Mfanyakazi wa wastani wa Ufaransa hutumia takriban robo ya wiki kupitia mamia ya barua pepe anazotuma na kupokea kila siku.
Walakini, licha ya ukweli kwamba sisi tumekaa kwenye sanduku letu la barua sehemu nzuri ya wakati wetu, wengi wetu, hata mtaalamu zaidi bado hajui jinsi ya kutumia barua pepe ipasavyo.
Kwa kweli, kutokana na kiasi cha ujumbe tunaosoma na kuandika kila siku, tuna uwezekano mkubwa wa kufanya makosa ya aibu, ambayo yanaweza kuwa na madhara makubwa ya biashara.
Katika makala hii, tumeelezea sheria muhimu zaidi za "cybercourt" kujua.
Jumuisha mstari wa somo wazi na wa moja kwa moja
Mifano ya mada nzuri ni pamoja na "Tarehe ya mkutano iliyobadilishwa", "Swali la haraka kuhusu wasilisho lako" au "Mapendekezo ya pendekezo".
Mara nyingi watu huamua kufungua barua pepe kulingana na mada, chagua moja ambayo huwafahamisha wasomaji kuwa unashughulikia matatizo yao au masuala ya kazi.
Tumia anwani ya barua pepe ya kitaaluma
Ikiwa unafanya kazi katika kampuni, lazima utumie barua pepe ya kampuni yako. Lakini ikiwa unatumia akaunti ya kibinafsi ya barua pepe, iwe umejiajiri au unapenda kuitumia mara kwa mara kwa mawasiliano ya biashara, unapaswa kuwa mwangalifu unapochagua anwani hii.
Unapaswa kuwa na barua pepe ambayo ina jina lako kila wakati ili mpokeaji ajue ni nani hasa anayetuma barua pepe hiyo. Kamwe usitumie barua pepe ambayo haifai kazini.
Fikiria mara mbili kabla ya kubofya "jibu yote"
Hakuna anayetaka kusoma barua pepe za watu 20 ambazo hazina uhusiano wowote nao. Kupuuza barua pepe kunaweza kuwa vigumu, kwa kuwa watu wengi hupokea arifa za ujumbe mpya kwenye simu zao mahiri au ujumbe unaosumbua ibukizi kwenye skrini ya kompyuta zao. Epuka kubofya "jibu kwa wote" isipokuwa unafikiri kila mtu kwenye orodha anapaswa kupokea barua pepe.
Weka kizuizi cha saini
Mpe msomaji wako habari kukuhusu. Kwa kawaida, jumuisha jina lako kamili, kichwa, jina la kampuni na maelezo ya mawasiliano, ikijumuisha nambari ya simu. Unaweza pia kujiongezea utangazaji kidogo, lakini usipitie maneno au vielelezo.
Tumia fonti, saizi na rangi sawa na barua pepe nyingine.
Tumia salamu za kitaaluma
Usitumie maneno ya kawaida, ya mazungumzo kama vile "Hujambo", "Hujambo!" au "Habari yako?".
Asili ya usawa wa maandishi yetu haipaswi kuathiri salamu kwa barua pepe. "Hi!" Ni salamu isiyo rasmi na kwa ujumla, haipaswi kutumika katika hali ya kazi. Tumia "Hello" au "jioni nzuri" badala yake.
Tumia alama za mshangao kwa uangalifu
Ukichagua kutumia alama ya mshangao, tumia moja pekee ili kuonyesha shauku yako.
Watu wakati mwingine huchukuliwa na kuweka alama kadhaa za mshangao mwishoni mwa sentensi zao. Matokeo yanaweza kuonekana ya kihisia sana au changa, vidokezo vya mshangao vinapaswa kutumiwa kwa uangalifu katika maandishi.
Kuwa makini na ucheshi
Ucheshi unaweza kupotea kwa urahisi katika tafsiri bila toni sahihi na sura za usoni. Katika mazungumzo ya kitaaluma, ucheshi ni bora usiachwe nje ya barua pepe isipokuwa unamfahamu mpokeaji vyema. Pia, kitu ambacho unafikiri ni cha kuchekesha kinaweza kisiwe kwa mtu mwingine.
Jua kwamba watu kutoka kwa tamaduni tofauti wanasema na kuandika tofauti
Kutoelewana kunaweza kutokea kwa urahisi kutokana na tofauti za kitamaduni, haswa katika maandishi wakati hatuwezi kuona lugha ya mwili ya kila mmoja. Badilisha ujumbe wako ulingane na usuli wa kitamaduni wa mpokeaji au kiwango cha maarifa.
Ni vyema kukumbuka kwamba tamaduni nyingi za kihistoria (Kijapani, Kiarabu au Kichina) zinataka kukujua kabla ya kufanya biashara na wewe. Matokeo yake, inaweza kuwa ya kawaida kwa wafanyakazi katika nchi hizi kuwa watu binafsi katika kuandika kwao. Kwa upande mwingine, watu kutoka kwa tamaduni duni (Kijerumani, Amerika au Scandinavia) wanapendelea kwenda haraka sana.
Jibu barua pepe zako, hata kama barua pepe haikukusudiwa
Ni vigumu kujibu barua pepe zote zilizotumwa kwako, lakini unapaswa kujaribu. Hii inajumuisha hali ambapo barua pepe ilitumwa kwako kimakosa, haswa ikiwa mtumaji anatarajia jibu. Jibu si lazima, lakini ni adabu nzuri ya barua pepe, haswa ikiwa mtu huyo anafanya kazi katika kampuni au tasnia sawa na wewe.
Huu hapa ni mfano wa jibu: “Najua una shughuli nyingi, lakini sidhani kama ulitaka kunitumia barua pepe hii. Na nilitaka kukujulisha ili uweze kuituma kwa mtu anayefaa. »
Kagua kila ujumbe
Makosa yako haitatambuliwa na wapokeaji wa barua pepe yako. Na, kulingana na mpokeaji, unaweza kuhukumiwa kwa kufanya hivyo.
Usitegemee vikagua tahajia. Soma na usome tena barua zako mara kadhaa, ikiwezekana kwa sauti, kabla ya kuzituma.
Ongeza barua pepe ya mwisho
Epuka kutuma barua pepe kimakosa kabla ya kumaliza kuitunga na kusahihisha ujumbe. Hata unapojibu ujumbe, ni vyema kuondoa anwani ya mpokeaji na kuiingiza tu ikiwa una uhakika kuwa ujumbe uko tayari kutumwa.
Thibitisha kuwa umechagua mpokeaji sahihi
Unapaswa kuwa mwangalifu sana unapoandika jina kutoka kwa kitabu chako cha anwani kwenye mstari wa "Kwa" wa barua pepe. Ni rahisi kuchagua jina lisilo sahihi, ambalo linaweza kukuaibisha wewe na mtu anayepokea barua pepe kimakosa.
Tumia fonti za kawaida
Kwa mawasiliano ya kitaalamu, daima kuweka fonts zako, rangi na ukubwa wa kawaida.
Utawala wa Kardinali: Barua pepe zako zinapaswa kuwa rahisi kwa watu wengine kusoma.
Kwa ujumla, ni bora kutumia aina ya alama 10 au 12 na chapa iliyo rahisi kusoma, kama vile Arial, Calibri, au Times New Roman. Linapokuja suala la rangi, nyeusi ni chaguo salama zaidi.
Weka jicho lako
Kama vile utani hupotea katika kutafsiri, ujumbe wako unaweza haraka kufasirikiwa. Kumbuka kwamba mhojiwaji wako hana maneno ya sauti na usoni ambao watapata majadiliano ya moja hadi moja.
Ili kuepuka kutokuelewana yoyote, inashauriwa kusoma ujumbe wako kwa sauti kabla ya kubonyeza Kutuma. Ikiwa inaonekana kuwa ngumu kwako, itaonekana kuwa vigumu kwa msomaji.
Kwa matokeo bora, epuka kutumia maneno mabaya kabisa ("kushindwa", "mbaya" au "kupuuzwa") na kila wakati sema "tafadhali" na "asante".
