Njia bora ya kuandika barua ya kitaalam vizuri 

Barua ya kitaalam ni hati iliyoandikwa, ambayo inahakikisha uhusiano rasmi kati ya waingiliaji tofauti. Ina muundo wa kawaida sana wa ndani. Kimsingi imeandikwa kwenye ukurasa mmoja, au mbili kipekee. Barua ya kitaalam mara nyingi huwa na somo moja. Muundo huu wa ndani una faida. Mpango wake wa uandishi unaweza kukaa sawa hata iweje. Kwa wazi, kutakuwa na mabadiliko kutokana na lengo. Walakini, iwe ombi rahisi la habari, maombi, au hata malalamiko. Mpango wa kuandika mawasiliano ya kitaalam utabaki bila kubadilika.

Zamani, za sasa, za baadaye: mpango wa awamu tatu wa barua yenye mafanikio ya taaluma

Matumizi ya zamani, ya sasa na ya baadaye, katika safu hii ya mpangilio, inahusu safari ya tatu ya mpango wa uandishi wa barua ya kitaalam. Ni mpango rahisi na mzuri wa kutekeleza katika hali zote. Kuuliza, kufikisha habari, kuelezea mada uliyopewa, au hata kumshawishi msomaji wako. Ufanisi, ambayo ni haki kwa kuzingatiautaratibu wa kimantiki kuzingatiwa katika muundo wake.

 

Zamani: hatua namba 1 ya mpango

Tunaandika barua mara nyingi, kwa msingi wa mfano, hali ya awali au ya awali. Inaweza kuwa barua iliyopokelewa, mkutano, ziara, mahojiano ya simu, n.k. Kusudi la kuandika sehemu ya kwanza ya barua hii ni kufikisha sababu za kutuma. Au kwa urahisi kabisa muktadha unaoelezea hali hiyo. Ukumbusho wa ukweli kwa ujumla huonyeshwa kwa sentensi moja na ile ile. Walakini, ni rahisi zaidi kujenga sentensi hii katika sentensi ndogo. Kwa mfano, tunaweza kuwa na maneno yafuatayo:

• Ninakubali kupokea barua yako, ukinijulisha ...
• Katika barua yako ya tarehe ………
• Umetuletea ufahamu ...
• Kwa maoni ya chapisho lako kwa waandishi wa habari lililochapishwa na gazeti XXX (kumbukumbu n ° 12345), tumependekeza tu ...
• Baada ya kufanya ukaguzi wa akaunti yako, tumepata ...

Katika hali ambapo sababu ya kuandika barua haihusiani na ukweli wa zamani. Wakati huo tunayo aya ya kwanza ya barua ambapo mwandishi anajitambulisha na kuanzishwa kwake. Kisha endelea kwa kutaja ombi lako au kwa kutoa huduma zake anuwai. Kwa mfano, kama sehemu ya ombi la habari au pendekezo la huduma, tunaweza kuwa na maneno yafuatayo:

• Kama wataalam katika sekta ya usalama, tunakuja hivi….
• Kuwa na kuridhika kwa wateja wetu kwa moyo, tulitaka ...
• Tunayo furaha kubwa kutangaza kwamba tumepanga kwa wateja wetu ...

Katika muktadha wa matumizi ya hiari (mafunzo au kazi), tunaweza pia kuwa na maneno hapa chini:

• Kampuni yako ilinivutia na kama mwanafunzi katika …………, ningependa kuomba tarajali ………
• Walihitimu hivi karibuni katika ...

Mpokeaji ambaye barua imeandikiwa lazima, kutoka kwa aya ya kwanza, aelewe mada ya barua yako.

Ya sasa: hatua ya pili ya mpango huo

Sehemu hii ya pili ya mpango inahusu sababu zinazothibitisha uandishi wa barua kwa wakati T. Kuhusiana na hali ya hapo awali iliyoonyeshwa katika sehemu ya kwanza. Katika kiwango hiki, ni swali la ama kubishana, kuarifu, kuelezea, au hata kuuliza. Kulingana na ugumu wa hali hiyo, sehemu hii inaweza kuandikwa ama katika aya kamili au kuwasilisha wazo kuu katika sentensi moja. Kwa mfano, tunaweza kuwa na maneno yafuatayo:

• Tukigundua kuwa tarehe ya… ankara n °… haijafutwa, sisi…
• Uanachama wa shirika letu pia unakuhakikishia ...
• Licha ya ukweli kwamba mkataba unatoa mwanzoni mwa kazi tarehe ya…, tunaona kwa mshangao na tulipata shida kuelewa ucheleweshaji ulioripotiwa na Bwana ……….

Baadaye: hatua namba 3 ya mpango huo

Sehemu hii ya tatu na ya mwisho inafunga mbili za kwanza kwa kuripoti Baada kuja.

Ama tunaelezea nia zetu, kama mwandishi wa barua hiyo, na kwa hivyo tunaweza kutumia maneno ya aina hiyo:

• Leo nitasimamia kibinafsi kutuma vitu ulivyoomba
• Tuko tayari kuchukua nafasi ... kwa kuzingatia asili.
• Tafadhali fika karibu na ofisi ya tiketi… ..

Ama tunaelezea matakwa, kuuliza au kumtia moyo mpokeaji kutenda au kutenda. Kwa hivyo tunaweza kuwa na michanganyiko ifuatayo:

• Umealikwa kuja karibu na kaunta
• Kwa hivyo ninakuomba uwitoe wataalam wako haraka ili ...
• Haraka yako ya kutatua hali hii inasubiriwa kwa hamu.

Kusudi la kuandika barua hii kunaweza kuongozana na hoja:

• Utarekebisha hali hiyo haraka iwezekanavyo (lengo) kulingana na masharti ya jumla na maalum ya mkataba. (Hoja)
• Je! Unaweza kupanga utoaji wangu haraka iwezekanavyo ? (Lengo) Haina maana kukukumbusha kwamba uwasilishaji lazima ufanyike kwa tarehe iliyopangwa, kwa kuzingatia hali yako ya uuzaji. (Hoja)

 

Fomula ya heshima, muhimu kufunga barua yako ya kitaalam !

Ili kumaliza vizuri barua ya kitaalam, ni muhimu kuandika kifungu cha heshima. Kwa kweli ni fomula ya heshima mara mbili, inayojumuisha usemi, lakini pia ya fomula ya "kabla ya kumalizia"

Labda tuna fomula ya adabu, inayoonyesha urafiki fulani:

• Pokea mapema shukrani zetu kwa ...
• Tunaomba radhi kwa hali hii isiyotarajiwa
• Nitapatikana kila wakati kuijadili kwenye mkutano
• Unaweza kuwasiliana nasi wakati wowote kwa ...
• Tunatumahi kuwa toleo hili litakidhi matarajio yako na kwa kweli tunayo habari zaidi.

Labda tuna fomula ya heshima:

• Tunakuomba ukubali, Madam, Mheshimiwa, salamu zetu bora.
• Tafadhali amini, Mheshimiwa, katika usemi wa hisia zetu nzuri.
• Tafadhali kubali, Madam, salamu zetu bora.

 

Faida ya mpango huu kwa kuandika barua ya kitaaluma ni kwa upande mmoja unyofu wake katika kuandika yaliyomo na kwa upande mwingine, urahisi wake wa kusoma kwa mpokeaji. Walakini, ratiba hii haipendekezi kwa yaliyomo ngumu zaidi na marefu.