Tambua modeli ya kawaida iliyochukuliwa kwa lengo lako

Kuna violezo mbalimbali vya kawaida vya ripoti ya barua pepe vinavyotumika katika biashara. Kuchagua umbizo sahihi kulingana na madhumuni ya ripoti yako ni muhimu ili kuwasilisha ujumbe wako kwa uwazi na kwa ufanisi.

Kwa ripoti ya mara kwa mara ya ufuatiliaji kama vile ripoti ya kila wiki au ya kila mwezi, chagua muundo wa jedwali wenye takwimu muhimu (mauzo, uzalishaji, n.k.).

Kwa ombi la bajeti au rasilimali, andika faili iliyopangwa katika sehemu na utangulizi, mahitaji yako ya kina, hoja na hitimisho.

Katika hali ya shida inayohitaji majibu ya haraka, weka dau kwa mtindo wa moja kwa moja na wenye nguvu kwa kuorodhesha matatizo, matokeo na vitendo katika sentensi chache za kushtua.

Chochote kielelezo, tunza umbizo la maandishi, risasi, jedwali ili kurahisisha usomaji. Mifano madhubuti iliyo hapa chini itakusaidia kuchagua umbizo bora kwa kila hali kwa ripoti za barua pepe za kitaalamu na zinazofaa.

Ripoti ya ufuatiliaji wa mara kwa mara katika mfumo wa majedwali

Ripoti ya mara kwa mara ya ufuatiliaji, kwa mfano kila mwezi au kila wiki, inahitaji muundo wazi na wa syntetisk unaoangazia data muhimu.

Muundo katika jedwali hufanya iwezekanavyo kuwasilisha viashiria muhimu (mauzo, uzalishaji, kiwango cha ubadilishaji, nk) kwa njia iliyopangwa na inayosomeka, kwa sekunde chache.

Taja jedwali zako kwa usahihi, kwa mfano "Mageuzi ya mauzo ya mtandaoni (mapato ya kila mwezi 2022)". Kumbuka kutaja vitengo.

Unaweza kujumuisha vipengele vya kuona kama michoro ili kuimarisha ujumbe. Hakikisha data ni sahihi na hesabu ni sahihi.

Ondana na kila jedwali au grafu na ufafanuzi mfupi unaochanganua mielekeo na hitimisho kuu, katika sentensi 2-3.

Umbizo la jedwali hurahisisha mpokeaji wako kusoma mambo muhimu haraka. Ni bora kwa ripoti za ufuatiliaji wa mara kwa mara zinazohitaji uwasilishaji wa muhtasari wa data muhimu.

Barua pepe yenye athari katika tukio la shida

Katika hali ya dharura inayohitaji jibu la haraka, chagua ripoti kwa njia ya sentensi fupi fupi, zenye nguvu.

Tangaza tatizo tangu mwanzo: "Seva yetu iko chini kufuatia shambulio, tuko nje ya mtandao". Kisha kwa undani athari: mauzo yaliyopotea, wateja walioathirika, nk.

Kisha orodhesha hatua zilizochukuliwa ili kupunguza uharibifu, na zile zinazopaswa kutekelezwa mara moja. Malizia kwa swali au ombi muhimu: "Je, tunaweza kutegemea nyenzo za ziada kurejesha huduma ndani ya saa 48?"

Katika shida, jambo kuu ni kufahamisha haraka shida, matokeo na majibu katika sentensi chache za moja kwa moja. Ujumbe wako lazima uwe mfupi na wa kuhamasisha. Mtindo wa punchy unafaa zaidi kwa aina hii ya ripoti ya barua pepe ya dharura.

 

Mfano XNUMX: Ripoti ya Kina ya Mauzo ya Kila Mwezi

Madam,

Tafadhali pata chini ripoti ya kina ya mauzo yetu ya Machi:

  1. Uuzaji wa duka

Mauzo ya dukani yalikuwa chini kwa 5% kutoka mwezi uliopita hadi €1. Hapa kuna mageuzi kwa idara:

  • Vifaa vya kaya: mauzo ya €550, imara
  • Idara ya DIY: mauzo ya €350, chini 000%
  • Sehemu ya bustani: mauzo ya €300, chini ya 000%
  • Idara ya Jikoni: mauzo ya €50, hadi 000%

Kupungua kwa idara ya bustani kunaelezewa na hali ya hewa isiyofaa mwezi huu. Kumbuka ukuaji wa kutia moyo katika idara ya jikoni.

  1. Ventes kwenye mstari

Uuzaji kwenye tovuti yetu ni thabiti kwa €900. Hisa za rununu zilipanda hadi 000% ya mauzo ya mtandaoni. Uuzaji wa fanicha na mapambo umeongezeka kwa kasi kutokana na mkusanyiko wetu mpya wa Spring.

  1. Shughuli za uuzaji

Kampeni yetu ya barua pepe kwa Siku ya Akina Bibi ilizalisha mauzo ya ziada ya €20 katika idara ya jikoni.

Shughuli zetu kwenye mitandao ya kijamii karibu na muundo wa mambo ya ndani pia zilikuza mauzo katika sehemu hii.

  1. Hitimisho

Licha ya kupungua kidogo kwa maduka, mauzo yetu yanaendelea kuwa thabiti, yakiendeshwa na biashara ya mtandaoni na shughuli zinazolengwa za uuzaji. Ni lazima tuendelee na jitihada zetu za mapambo na samani ili kulipa fidia kwa kushuka kwa msimu katika idara ya bustani.

Niko ovyo wako kwa ufafanuzi wowote.

Kwa dhati,

Sekta ya Mashariki ya Jean Dupont

Mfano wa pili: Ombi la ziada la bajeti kwa ajili ya uzinduzi wa laini mpya ya bidhaa

 

Bi Mkurugenzi Mkuu,

Nina heshima kukuomba bajeti ya ziada kama sehemu ya uzinduzi wa aina zetu mpya za bidhaa zinazopangwa kufanyika Juni 2024.

Mradi huu wa kimkakati unalenga kupanua ofa yetu kwa sehemu inayoshamiri ya bidhaa za kikaboni, ambapo mahitaji yanaongezeka kwa 20% kwa mwaka, kwa kutoa marejeleo 15 ya ziada.

Ili kuhakikisha mafanikio ya uzinduzi huu, ni muhimu kuhamasisha rasilimali za ziada. Hapa kuna mapendekezo yangu ya nambari:

  1. Uimarishaji wa muda wa timu:
  • Kuajiri watengenezaji 2 wa muda wote kwa muda wa miezi 6 ili kukamilisha ufungaji na nyaraka za kiufundi (gharama: €12000)
  • Usaidizi wa wakala wa uuzaji wa dijiti kwa miezi 3 kwa kampeni ya wavuti (8000€)
  1. Kampeni ya uuzaji:
  • Bajeti ya media kufadhili machapisho yetu kwenye mitandao ya kijamii (5000€)
  • Uundaji na utumaji barua pepe: muundo wa picha, gharama za usafirishaji kwa kampeni 3 (7000€)
  1. Vipimo vya watumiaji:
  • Shirika la paneli za watumiaji kukusanya maoni juu ya bidhaa (4000€)

Hiyo ni jumla ya €36 ili kupeleka rasilimali watu na masoko muhimu kwa mafanikio ya uzinduzi huu wa kimkakati.

Ninao uwezo wako kulijadili wakati wa mkutano wetu ujao.

Inasubiri kurudi kwako,

Regards,

John Dupont

Meneja wa mradi

 

Mfano wa tatu: Ripoti ya shughuli ya kila mwezi ya idara ya mauzo

 

Mpendwa Bi Durand,

Tafadhali pata hapa chini ripoti ya shughuli ya idara yetu ya mauzo ya mwezi wa Machi:

  • Ziara za utafutaji: Wawakilishi wetu wa mauzo waliwasiliana na watarajiwa 25 walioainishwa katika faili yetu ya wateja. Uteuzi 12 umepangwa.
  • Matoleo yametumwa: Tumetuma ofa 10 za kibiashara kwenye bidhaa muhimu kutoka kwenye orodha yetu, 3 kati yake ambazo tayari zimebadilishwa.
  • Maonyesho ya biashara: Msimamo wetu katika onyesho la Expopharm ulivutia takriban watu 200. Tumebadilisha 15 kati yao kuwa miadi ya siku zijazo.
  • Mafunzo: Mshiriki wetu mpya Lena alifuata wiki ya mafunzo ya uwandani na Marc ili kujifahamisha na bidhaa zetu na viwango vya mauzo.
  • Malengo: Lengo letu la kibiashara la kandarasi mpya 20 kwa mwezi limefikiwa. Mauzo yaliyotokana na kiasi cha €30.

Tunaendelea na juhudi za kutengeneza orodha ya wateja wetu, usisite kunitumia mapendekezo yako.

Kwa dhati,

Jean Dupont Meneja Mauzo

 

Mfano wa Nne: Ripoti ya Kina ya Shughuli ya Kila Wiki - Maduka makubwa ya Kuoka mikate

 

Wenzangu wapendwa,

Tafadhali pata hapa chini ripoti ya kina ya shughuli ya mkate wetu wa wiki ya Machi 1-7:

Uzalishaji:

  • Tulizalisha wastani wa baguette za kitamaduni 350 kwa siku, kwa jumla ya 2100 kwa wiki.
  • Kiasi cha jumla kimeongezeka kwa 5% kwa shukrani kwa oveni yetu mpya, ambayo huturuhusu kukidhi mahitaji yanayokua.
  • Mseto wa aina zetu za mikate maalum (mashambani, unga mzima, nafaka) huzaa matunda. Tulioka 750 wiki hii.

Mauzo:

  • Mauzo ya jumla ni 2500 €, thabiti ikilinganishwa na wiki iliyopita.
  • Keki za Viennese zinasalia kuwa muuzaji wetu bora zaidi (€ 680), zikifuatiwa na fomula za chakula cha mchana (€550) na mkate wa kitamaduni (€430).
  • Mauzo ya Jumapili asubuhi yalikuwa makubwa (mapato ya €1200) kutokana na ofa maalum ya chakula cha mchana.

Ugavi :

  • Mapokezi ya 50kg ya unga na 25kg ya siagi. Hisa zinatosha.
  • Kufikiria juu ya kuagiza mayai na chachu kwa wiki ijayo.

Wafanyakazi:

  • Julie atakuwa likizo wiki ijayo, nitapanga upya ratiba.
  • Asante kwa Bastien ambaye hutoa muda wa ziada kwa mauzo.

Matatizo:

  • Uchanganuzi wa utaratibu wa sarafu Jumanne asubuhi, uliorekebishwa wakati wa mchana na fundi umeme.

Kwa dhati,

Jean Dupont Meneja

 

Mfano wa tano: Tatizo la dharura - utendakazi wa programu ya uhasibu

 

Jambo kila mtu,

Leo asubuhi, programu yetu ya uhasibu ina hitilafu zinazozuia uwekaji wa ankara na ufuatiliaji wa leja ya jumla.

Mtoa huduma wetu wa TEHAMA, ambaye niliwasiliana naye, anathibitisha kuwa sasisho la hivi majuzi linahusika. Wanafanya kazi ya kurekebisha.

Wakati huo huo, haiwezekani kwetu kurekodi shughuli na ufuatiliaji wa pesa unatatizwa. Tuna hatari ya kurudi nyuma haraka sana.

Ili kurekebisha tatizo kwa muda:

  • Andika ankara/gharama zako kwenye faili ya dharura ya excel ambayo nitaipata
  • Kwa maswali ya mteja, nipigie ili kuthibitisha akaunti moja kwa moja
  • Ninajitahidi kukufahamisha maendeleo.

Mtoa huduma wetu amehamasishwa kikamilifu na anatarajia kusuluhisha tatizo hili ndani ya saa 48. Ninajua kuwa malfunction hii ni mbaya, asante kwa uelewa wako. Tafadhali nijulishe kuhusu masuala yoyote ya dharura.

Regards,

Jean Dupont Mhasibu