Barua pepe kwa muda mrefu imekuwa zana muhimu kwa mawasiliano ya biashara, lakini kura ya maoni iliyofanywa na Sendmail. Imefichuliwa ilisababisha mvutano, mkanganyiko au matokeo mengine mabaya kwa 64% ya wataalamu.
Kwa hiyo, unawezaje kuepuka hili kwa barua pepe zako? Na unawezaje kuandika barua pepe zinazopa matokeo yaliyotakiwa? Katika makala hii, tunapitia mikakati ambayo unaweza kutumia ili kuhakikisha kuwa matumizi yako ya barua pepe ni wazi, yenye ufanisi, na yenye mafanikio.
Wafanyakazi wa ofisi wastani hupokea barua pepe za 80 kwa siku. Kwa kiasi hiki cha barua, ujumbe wa mtu binafsi unaweza kusahau kwa urahisi. Fuata sheria hizi rahisi ili barua pepe zako zimegunduliwa na kutumika.
- Usiwasiliane sana kwa barua pepe.
- Tumia vizuri vitu.
- Fanya ujumbe wazi na mfupi.
- Kuwa na heshima.
- Angalia sauti yako.
- Wasome tena.
Usiwasiliane sana kwa barua pepe
Mojawapo ya vyanzo vikubwa vya mafadhaiko kazini ni idadi kubwa ya barua pepe ambazo watu hupokea. Kwa hivyo, kabla ya kuanza kuandika barua pepe, jiulize: "Hii ni muhimu kweli?"
Katika muktadha huu, unapaswa kutumia simu au ujumbe wa papo hapo kushughulikia maswali ambayo yanaweza kuwa mada ya mazungumzo ya nyuma. Tumia zana ya kupanga mawasiliano na utambue njia bora za aina tofauti za ujumbe.
Kila iwezekanavyo, fanya habari mbaya kwa mtu. Inakusaidia kuwasiliana na huruma, huruma na uelewa na kujiokoa mwenyewe ikiwa ujumbe wako umechukuliwa vibaya.
Tumia vizuri vitu
Kichwa cha habari cha gazeti hufanya mambo mawili: kinavutia umakini wako na kufupisha makala ili uweze kuamua kuisoma au la. Mstari wa mada yako ya barua pepe unapaswa kufanya vivyo hivyo.
Kitu nafasi tupu ina uwezekano mkubwa wa kupuuzwa au kukataliwa kama "spam". Kwa hivyo kila wakati tumia maneno machache yaliyochaguliwa vizuri kumwambia mpokeaji barua pepe inahusu nini.
Unaweza kutaka kujumuisha tarehe katika mada ikiwa ujumbe wako ni sehemu ya mfululizo wa barua pepe za kawaida, kama vile ripoti ya kila wiki ya mradi. Kwa ujumbe unaohitaji jibu, unaweza pia kujumuisha mwito wa kuchukua hatua, kama vile "Tafadhali kabla ya tarehe 7 Novemba."
Mstari wa mada ulioandikwa vizuri, kama ilivyo hapa chini, hutoa habari muhimu zaidi bila mpokeaji hata kufungua barua pepe. Hili hutumika kama kidokezo ambacho huwakumbusha wapokeaji mkutano wako kila wanapoangalia kikasha chao.
| Mfano mbaya Mfano mzuri |
|
| Somo: mkutano | Somo: Mkutano juu ya mchakato wa GATEWAY - 09h 25 Februari 2018 |
Weka ujumbe wazi na mfupi
Barua pepe, kama barua za jadi za biashara, lazima ziwe wazi na zamu. Weka maneno yako fupi na sahihi. Mwili wa barua pepe lazima iwe moja kwa moja na taarifa, na una taarifa zote muhimu.
Tofauti na barua za kitamaduni, kutuma barua pepe nyingi hakugharimu zaidi ya kutuma moja. Kwa hivyo ikiwa unahitaji kuwasiliana na mtu juu ya mada kadhaa tofauti, zingatia kuandika barua pepe tofauti kwa kila moja. Hii hufafanua ujumbe na kuruhusu mwandishi wako kujibu mada moja kwa wakati mmoja.
| Mfano mbaya | Mfano mzuri |
| Somo: Marekebisho ya ripoti ya mauzo
Hi Michelin,
Asante kwa kutuma ripoti hii wiki iliyopita. Niliisoma jana na ninahisi kuwa Sura ya 2 inahitaji maelezo mahususi zaidi kuhusu takwimu zetu za mauzo. Pia nadhani toni inaweza kuwa rasmi zaidi.
Aidha, nilitaka kukuarifu kwamba nimepanga kukutana Ijumaa hii na idara ya mahusiano ya umma kuhusu kampeni mpya ya utangazaji. Yeye ni saa 11:00 asubuhi na atakuwa katika chumba kidogo cha mikutano.
Tafadhali nijulishe ikiwa unapatikana.
Asante,
Camille |
Somo: Marekebisho ya ripoti ya mauzo
Hi Michelin,
Asante kwa kutuma ripoti hii wiki iliyopita. Niliisoma jana na ninahisi kuwa Sura ya 2 inahitaji maelezo mahususi zaidi kuhusu takwimu zetu za mauzo.
Pia nadhani sauti inaweza kuwa rasmi zaidi.
Je! Unaweza kurekebisha kwa maoni haya kwa akili?
Asante kwa kazi yako ngumu!
Camille
(Camille basi anatuma barua pepe nyingine kuhusu mkutano wa PR.) |
Ni muhimu kuweka usawa hapa. Hutaki kushambulia mtu kwa barua pepe, na inaleta maana kuchanganya pointi kadhaa zinazohusiana katika chapisho moja. Hili linapotokea, ifanye iwe rahisi kwa kutumia aya zilizo na nambari au nukta za risasi, na uzingatie "kukata" habari katika vitengo vidogo, vilivyopangwa vizuri ili iwe rahisi kusaga.
Pia kumbuka kuwa katika mfano mzuri hapo juu, Camille alibainisha kile alichotaka Michelin afanye (katika kesi hii, badilisha ripoti). Ukiwasaidia watu kujua unachotaka, kuna uwezekano mkubwa wa kukupa.
Kuwa na heshima
Watu mara nyingi wanafikiri kwamba barua pepe haziwezi kuwa rasmi zaidi kuliko barua za jadi. Lakini ujumbe unayotuma ni kutafakari kwa taaluma yako mwenyewe, maadili na tahadhari kwa kina ni muhimu, hivyo kiwango fulani cha utaratibu kinahitajika.
Isipokuwa unaelewana vizuri na mtu, epuka lugha isiyo rasmi, misimu, jargon na vifupisho visivyofaa. Vikaragosi vinaweza kukusaidia kufafanua nia yako, lakini ni bora kuzitumia tu na watu unaowajua vyema.
Funga ujumbe wako kwa "Uaminifu," "Siku njema / jioni kwako" au "Nzuri kwako," kulingana na hali hiyo.
Wapokeaji wanaweza kuchagua kuchapisha barua pepe na kuzishiriki na wengine, kwa hivyo uwe na adabu kila wakati.
Angalia toni
Tunapokutana na watu kwa uso na uso, tunatumia lugha zao za mwili, tani za sauti, na usoni wa uso ili tathmini jinsi wanavyohisi. Barua pepe inatuzuia habari hii, ambayo inamaanisha hatuwezi kujua wakati watu hawakuelewa ujumbe wetu.
Chaguo lako la maneno, urefu wa sentensi, alama za uakifishaji na herufi kubwa zinaweza kutafsiriwa vibaya bila viashiria vya kuona na kusikia. Katika mfano wa kwanza hapa chini, Louise anaweza kufikiri kwamba Yann amechanganyikiwa au hasira, lakini kwa kweli, anahisi vizuri.
| Mfano mbaya | Mfano mzuri |
| Louise,
Nahitaji ripoti yako ifikapo saa kumi na moja jioni leo au nitakosa tarehe yangu ya mwisho.
Yann |
Hi Louise,
Asante kwa kazi yako ngumu kwenye ripoti hii. Je, unaweza kunipa toleo lako kabla ya masaa ya 17, ili nisikose wakati wangu wa mwisho?
Asante mapema,
Yann |
Fikiria juu ya "hisia" ya barua pepe yako kihisia. Ikiwa nia yako au hisia zako zinaweza kutoeleweka, pata njia isiyo ya kawaida ya kuunda maneno yako.
proofreading
Hatimaye, kabla ya kubofya "Tuma", chukua muda kuangalia barua pepe yako kwa hitilafu zozote za tahajia, sarufi na uakifishaji. Barua pepe zako ni sehemu ya picha yako ya kitaalamu kama vile nguo unazovaa. Kwa hivyo haifai kutuma ujumbe ulio na makosa katika mfululizo.
Wakati wa kuchunguza, fihadharini kwa urefu wa barua pepe yako. Watu huwa na uwezekano mkubwa wa kusoma barua pepe fupi, za mafupi zaidi kuliko barua pepe za muda mrefu, zinazounganishwa, na hakikisha kuwa barua pepe zako ni mfupi kama iwezekanavyo, bila kuacha habari muhimu.
Vipengele muhimu
Wengi wetu tunatumia sehemu nzuri ya siku yetu katika kusoma na kutunga barua pepe. Lakini ujumbe tunaotuma unaweza kuwa na utata kwa wengine.
Kuandika barua pepe yenye ufanisi, jiulize kwanza kama unapaswa kutumia kituo hiki. Wakati mwingine inaweza kuwa bora kuchukua simu.
Fanya barua pepe zako zielezeke na zenye sahihi. Tuma kwa watu pekee ambao wanahitaji kuwaona na kuonyesha wazi unataka nini mpokeaji kufanya ijayo.
Kumbuka kuwa barua pepe zako ni onyesho la taaluma yako, maadili yako na umakini wako kwa undani. Jaribu kufikiria jinsi wengine wanaweza kutafsiri sauti ya ujumbe wako. Kuwa na adabu na angalia mara mbili ulichoandika kabla ya kupiga "tuma".
