Wakati baadhi ya wafanyakazi hawapo kwa sababu mbalimbali bila kumjulisha msimamizi au meneja wao, hawajui jinsi ya kutoa hoja zao. Wengine pia wanaona vigumu kuomba likizo fupi wakati wana idadi ya likizo maswala ya kibinafsi kulipwa.
Athari ya ukosefu wako inategemea sana juu ya asili ya kazi yako na sera iliyopo mahali pa kazi yako. Ukosefu wako, hasa kama haitatangazwa mapema, inaweza kuwa ghali sana kwa shirika lako. Kwa hiyo, kabla ya kufanya uamuzi kuwa mbali, fikiria juu yake. Ikiwa jambo hili litatokea au limefanyika, kutumia barua pepe kuomba msamaha au kueleza kwa msimamizi wako ni njia nzuri ya kuwasiliana kwa ufanisi na kwa haraka.
Kabla ya kuandika barua pepe ya haki
Makala haya yanalenga kuonyesha jinsi mfanyakazi aliye na sababu moja au zaidi halali anavyoweza kuhalalisha hitaji lake la kutokuwepo kazini au kwa nini hangeweza kuwepo kwenye wadhifa wake. Kama mfanyakazi, ni muhimu kuwa na uhakika wa matokeo ya kutokuwepo bila likizo. Hakuna hakikisho kwamba barua pepe yako ya kuomba msamaha itapata jibu linalofaa. Vivyo hivyo, hakuna hakikisho kwamba unapoandika barua-pepe ukiomba likizo ya kazi, itapokelewa vyema.
Walakini, wakati lazima uwe hayupo kwa sababu za haraka na huwezi kufikia bosi wako, ni muhimu kuandika barua pepe haraka iwezekanavyo ikiwa na sababu sahihi za kukosekana kwako. Vivyo hivyo, unapojua mapema kuwa una maswala makubwa ya kibinafsi au ya kifamilia ya kushughulikia, ni busara kuifanya Tunga barua pepe iliyo na msamaha wako kwa usumbufu huo na ufafanuzi kadhaa ikiwa inawezekana. Unafanya hivyo kwa matumaini ya kupunguza athari za maisha yako ya kibinafsi kwenye kazi yako.
Hatimaye, hakikisha kuwa unafahamu sera na itifaki ya kampuni yako kuhusu jinsi ya kutokuwepo kwenye kikundi chako. Kampuni inaweza kufanya makubaliano fulani katika tukio la dharura na kutoa njia ya kuyadhibiti. Kuna uwezekano kuwa na sera kuhusu idadi ya siku kati ya wakati unahitaji kutuma ombi na siku ambazo hautakuwepo.
Miongozo ya kuandika barua pepe
Tumia mtindo rasmi
Barua pepe hii ni rasmi. Inapaswa kuandikwa kwa mtindo rasmi. Kutoka kwa mstari wa somo hadi hitimisho, kila kitu kinapaswa kuwa mtaalamu. Msimamizi wako, pamoja na kila mtu mwingine, anatarajia ueleze uzito wa hali katika barua pepe yako. Kesi yako ina uwezekano mkubwa wa kusikilizwa unapoandika barua pepe kama hiyo kwa mtindo rasmi.
Tuma barua pepe mapema
Tayari tumekazia umuhimu wa kuheshimu sera ya kampuni. Pia kumbuka kuwa ikiwa unahitaji kuandika barua pepe yenye udhuru wa kitaaluma, ni muhimu kufanya hivyo iwezekanavyo. Hii ni muhimu hasa wakati umeshindwa na huja kuja kufanya kazi bila ruhusa. Kumjulisha bosi wako mapema baada ya kutokuwepo kwa usawa kunaweza kuzuia onyo. Kwa kukujulisha vizuri kabla ya kesi ya nguvu majeure ambayo wewe hujikuta, utawasaidia kampuni kuchagua nafasi sahihi au kufanya mipangilio.
Kuwa muhtasari na maelezo
Kuwa mfupi. Huna haja ya kuingia katika maelezo ya kile kilichotokea ambacho kilikufanya usiwepo au kuwa mbali hivi karibuni. Taja tu mambo muhimu. Ukiomba ruhusa mapema, onyesha siku/siku unazokusudia kutokuwepo. Kuwa mahususi kuhusu tarehe, usitoe makadirio.
Kutoa usaidizi
Unapoandika barua pepe ya udhuru kwa kuwa mbali, hakikisha unaonyesha kuwa unajali kuhusu tija ya kampuni. Si sawa kusema tu utakuwa mbali, jitolee kufanya jambo ambalo litapunguza madhara ya kutokuwepo kwako. Kwa mfano, unaweza kufanya hivyo unaporudi au kuzungumza na mwenzako kuchukua nafasi yako. Kampuni zingine zinaweza kuwa na sera kama vile kupunguzwa kwa mishahara kwa siku kadhaa. Kwa hiyo, jaribu kuelewa kikamilifu sera ya kampuni na jinsi unaweza kufanya kazi nayo.
Barua Pepe Mfano 1: Jinsi ya Kuandika Barua Pepe ya Kuomba Msamaha (Baada ya Kukosa Siku ya Kazi)
Mada: Uthibitisho wa kutokuwepo kutoka 19/11/2018
Bonjour Mheshimiwa Guillou,
Tafadhali kubali barua pepe hii kama arifa rasmi kwamba sikuweza kuhudhuria kazini tarehe 19 Novemba 2018 kwa sababu ya baridi kali. Liam na Arthur walichukua nafasi yangu nisipokuwepo. Walitimiza majukumu yangu yote niliyopewa kwa siku hiyo.
Naomba radhi kwa kutoweza kuwasiliana nawe kabla ya kuondoka kazini. Samahani ikiwa kulikuwa na usumbufu wowote kwenye biashara.
Nimeambatisha cheti changu cha matibabu kwa barua pepe hii.
Tafadhali nijulishe ikiwa unahitaji maelezo yoyote zaidi.
Asante kwa ufahamu wako.
Regards,
Ethan Gaudin
Barua Pepe Mfano wa 2: Jinsi ya Kuandika Barua Pepe ya Kuomba Msamaha kwa Kutokuwepo Kazini Kwako Wakati Ujao
Somo: Kusimamia ukosefu wangu siku 17 / 12 / 2018
Dear Madam Pascal,
Tafadhali kubali barua pepe hii kama arifa rasmi kwamba sitakuwepo kazini tarehe 17 Desemba 2018. Nitakuwa nikifika mahakamani kama shahidi wa kitaalamu siku hiyo. Nilikufahamisha kuhusu wito wangu wa kuitwa mahakamani wiki jana na hitaji la lazima kwangu kuwepo.
Nilifanya makubaliano na Gabin Thibault kutoka idara ya IT, ambaye kwa sasa yuko likizoni kuchukua nafasi yangu. Wakati wa mapumziko ya mahakama, nitapiga simu ili kuona kama anahitaji usaidizi wowote.
Je vous remercie.
Regards,
Emma Vallee
