Katika maisha yako ya kitaaluma, mara nyingi utalazimika kuandika barua pepe ya kupinga. Hii inaweza kushughulikiwa kwa mwenzako, mshirika au muuzaji. Chochote nia yako, lazima uzingatie mahitaji fulani ya kuchukuliwa kwa uzito na waingiliaji wako. Kwa hivyo, kusimamia uandishi wa aina hii ya ujumbe ni muhimu. Hivi ndivyo jinsi ya kupata barua pepe yako ya kupinga kwa usahihi.
Zingatia ukweli
Wakati wa kuandika barua pepe ya maandamano, ni muhimu kuwa mkali kuhusu ukweli. Kwa maneno mengine, vipengele lazima viwekwe kwa njia ya ukweli ili msomaji aweze kufahamu kwa haraka muktadha.
Kwa hivyo, epuka maelezo na sentensi zisizo za lazima na badala yake taja mambo muhimu kama vile ukweli na tarehe. Kwa hakika ni kwa vipengele hivi ambapo mpokeaji ataweza kuelewa madhumuni ya barua pepe yako. Lazima utoe maelezo wazi, sahihi na ya tarehe.
Onyesha muktadha kisha mada ya barua pepe
Nenda moja kwa moja kwenye uhakika unapoandika barua pepe ya kupinga. Huhitaji maneno kama vile “Ninakuandikia barua pepe hii” kwa sababu haya ni mambo ya wazi ambayo hayahitaji kutiliwa mkazo.
Baada ya kuwasilisha kwa uwazi ukweli ambao ulizua malalamiko yako na bila kusahau tarehe. Inaweza kuwa mkutano, semina, kubadilishana barua pepe, kuripoti, ununuzi wa vifaa, risiti ya ankara, nk.
Endelea, ukisema matarajio yako kwa uwazi iwezekanavyo.
Wazo ni kwamba mpokeaji anaweza kuelewa kwa haraka madhumuni ya barua pepe yako na kile unachotaka kutoka kwayo.
Zingatia kiasi katika mazungumzo yako
Kuandika barua pepe ya kupinga kunahitaji mtindo wa kiasi na mafupi. Kwa sababu hii ni hali maalum, unahitaji kuzingatia ukweli na matarajio yako. Ili kufanya hivyo, tumia sentensi fupi ambazo ni muhtasari wa kiini cha changamoto yako na ambazo zimeandikwa katika lugha ya kila siku, ya heshima.
Pia, hakikisha unatumia maneno yenye heshima yanayofaa tukio hilo. "Salamu za fadhili" na "salamu bora" ni badala ya kuepukwa katika aina hii ya kubadilishana.
Kaa kitaaluma
Hakikisha unabaki mtaalamu unapoandika barua pepe ya kupinga, hata kama huna furaha sana. Lazima ujitahidi kujizuia kwa sababu hisia sio za uandishi wa kitaalamu.
Kwa hiyo, epuka kutumia maneno ambayo yanaweza kuonyesha hisia zako kwa njia moja au nyingine. Ni muhimu kwamba barua pepe yako ibaki kuwa ya kweli.
Ambatanisha ushahidi
Hatimaye, ili kufanikiwa katika barua pepe ya kupinga, ni muhimu kuambatisha ushahidi kwa hoja zako. Lazima uonyeshe mpokeaji kwamba una haki ya kupinga. Kwa hivyo ambatisha hati yoyote ambayo unaweza kutumia kama uthibitisho na uieleze kwenye barua pepe.
