Ujumbe wa watoro ni kazi muhimu ya uandishi. Lakini kwa sababu nyingi, zinaweza kupuuzwa. Hii inafafanuliwa na muktadha wa uandishi wao na wakati mwingine kwa kutozingatia athari wanazoweza kuwa nazo.

Hakika, ujumbe wa kutokuwepo ni ujumbe wa moja kwa moja. Imetumwa kama jibu kwa ujumbe wowote uliopokelewa ndani ya muda au kwa kipindi kilichoelezwa. Wakati mwingine ujumbe umeandaliwa katika muktadha wa kwenda likizo. Kipindi hiki, wakati labda tayari una akili yako mahali pengine, inaweza kuwa sio wakati mzuri wa kuandika ujumbe wako.

Je! Ni nini maana ya kusanidi ujumbe wa kutokuwepo kiatomati?

Kukosekana kwa ujumbe wa kazi ni muhimu kwa njia nyingi. Inatumika kuwaarifu wafanyikazi wako wote juu ya kutokuwepo kwako. Inatumika pia kutoa habari ambayo inawaruhusu kuendelea na shughuli zao wakati wanakusubiri urudi. Habari hii haswa ni tarehe ya kupona kwako, maelezo ya mawasiliano ya dharura kuwasiliana na wewe au maelezo ya mawasiliano ya mwenzako kuwasiliana wakati wa dharura. Kwa kuzingatia haya yote, ujumbe wa kutokuwepo ni kitendo muhimu cha mawasiliano kwa mtaalamu yeyote.

Je! Ni makosa gani ya kuepuka?

Kwa kuzingatia umuhimu wa ujumbe wa kutokuwepo, itakuwa muhimu kuzingatia vigezo kadhaa ili usishtuke au kumheshimu mwingiliano wako. Afadhali kusikika kwa heshima sana kuliko kukosa heshima. Kwa hivyo huwezi kutumia misemo kama OUPS, pff, n.k. Utahitaji kuzingatia wasifu wa wadau wote. Kwa hivyo, epuka kuandika kana kwamba unazungumza tu na wafanyikazi wenzako wakati wakuu wako au wateja, wasambazaji, au hata mamlaka ya umma wanaweza kukutumia ujumbe.

Ili kuepuka usumbufu huu, inawezekana na Outlook kuwa na ujumbe wa kutokuwepo kwa barua pepe za kampuni za ndani na ujumbe mwingine kwa barua za nje. Kwa hali yoyote, italazimika kuzingatia wasifu wote ili kutoa ujumbe mzuri wa kutokuwepo.

Kwa kuongeza, habari lazima iwe muhimu na sahihi. Epuka ujumbe wa utata kama vile "Sitakuwepo kuanzia kesho" ukijua kwamba yeyote atakayepokea habari hii hataweza kujua tarehe ya "kesho" hii.

Mwishowe, epuka kutumia sauti ya kawaida na ya kawaida. Kwa kweli, furaha ya likizo inayoonekana inaweza kusababisha utumie sauti ya kawaida. Kumbuka kukaa mtaalamu hadi mwisho. Kwa mdomo na wenzako, hii inaweza kutokea, lakini haswa sio katika muktadha wa makaratasi ya kazi.

Ni aina gani ya ujumbe wa kukosekana wa kuchagua?

Ili kuepuka mitego yote hii, chagua mtindo wa kawaida. Hii ni pamoja na majina yako ya kwanza na ya mwisho, habari juu ya ni lini unaweza kuchakata ujumbe uliopokelewa na mtu au watu wa kuwasiliana nao ikiwa kuna dharura.