Elewa umuhimu wa kudhibiti akaunti ya Gmail isiyotumika
Kudhibiti akaunti zetu mtandaoni kumekuwa sehemu muhimu ya maisha yetu ya kila siku. Miongoni mwa akaunti hizi, Gmail inajitokeza kama mojawapo ya huduma za wajumbe maarufu zaidi na inayotumika zaidi. Hata hivyo, nini hufanyika tunapoacha kutumia akaunti ya Gmail?
Ni muhimu kutambua kwamba hata kama akaunti ya Gmail haitumiki, inaendelea kupokea barua pepe. Hii inaweza kusababisha matatizo, kwa sababu waingiliaji wako wanaweza kuwa hawajui kwamba anwani ya barua pepe ambayo wanaandika haijashauriwa tena. Kwa bahati nzuri, Google imetoa suluhisho kwa hili: jibu la kiotomatiki kwa akaunti zisizotumika.
Kuanzia tarehe 1 Juni 2021, Google imetekeleza sera kwamba data kutoka kwa akaunti ambazo hazitumiki zilizo na nafasi ya kuhifadhi inaweza kufutwa ikiwa hakuna kuingia kwenye akaunti ya Gmail kwa miezi 24. Hata hivyo, akaunti yako haitafutwa na itaendelea kufanya kazi isipokuwa uamue vinginevyo.
Pia inawezekana kufupisha muda ambao akaunti yako ya Gmail inapaswa kuchukuliwa kuwa haitumiki. Huhitaji kusubiri miaka 2 ili jibu la kiotomatiki lianze. Mipangilio hukuruhusu kuweka kutotumika kuwa miezi 3, miezi 6, miezi 12 au miezi 18. Pia ni kutoka kwa kidhibiti cha akaunti ambacho hakitumiki ndipo unawasha jibu la kiotomatiki.
Jinsi ya Kuweka Akaunti ya Gmail kuwa Isiyotumika na Wezesha Majibu ya Kiotomatiki
Ni muhimu kuelewa ni lini na jinsi gani akaunti ya Gmail inachukuliwa kuwa isiyotumika. Kuanzia tarehe 1 Juni 2021, Google imetekeleza sera ya kufuta data kutoka kwa akaunti ambazo hazitumiki ambazo zina nafasi ya kuhifadhi. Usipoingia katika akaunti yako ya Gmail kwa miezi 24, Google itazingatia kuwa akaunti hiyo haitumiki na inaweza kufuta data iliyohifadhiwa. Hata hivyo, Google haitafuta akaunti yako hata kama barua pepe yako haijatumiwa kwa zaidi ya miaka 2. Akaunti yako ya Gmail itaendelea kufanya kazi kila wakati, isipokuwa uamue vinginevyo.
Kuna chaguo katika mipangilio ya akaunti yako ya Google kuomba kufutwa kiotomatiki kwa anwani yako ya Gmail baada ya kipindi ulichochagua cha kutotumika. Unaweza pia kuamua kufupisha muda ambao baada ya hapo akaunti yako ya Gmail itachukuliwa kuwa haitumiki. Si lazima kusubiri miaka 2 kwa ajili ya kutuma majibu ya moja kwa moja kuanzishwa. Mipangilio hukuruhusu kuweka kutotumika kuwa miezi 3, miezi 6, miezi 12 au miezi 18. Pia ni kutoka kwa kidhibiti cha akaunti ambacho hakitumiki ndipo unawasha jibu la kiotomatiki.
Ili kuwezesha jibu la kiotomatiki mtu anapoandika barua pepe kwa akaunti yako ya Gmail ambayo haitumiki, lazima kwanza uweke muda ambapo baada ya hapo akaunti yako itachukuliwa kuwa haitumiki. Hapa kuna hatua tofauti za kufuata:
- Nenda kwa kidhibiti cha akaunti ambacho hakitumiki.
- Bainisha muda ambao akaunti yako inapaswa kuchukuliwa kuwa haitumiki.
- Toa nambari ya simu ya mwasiliani na anwani ya barua pepe (muda utakapofika, utapokea arifa za kukuarifu kuwa akaunti inaacha kutumika).
- Bofya Inayofuata ili kusanidi utumaji wa barua pepe otomatiki, baada ya kufafanua muda wa kutotumika katika kidhibiti cha akaunti ambacho hakitumiki.
- Chagua somo na uandike ujumbe utakaotumwa.
Hatua hizi zitakuruhusu kusanidi jumbe otomatiki katika hali ya kutokuwa na shughuli. Katika ukurasa huo huo, unaweza kuonyesha maelezo ya mawasiliano ya watu ambao wanaweza kuchukua akaunti yako ikiwa hakuna shughuli. Ukurasa unaofuata unakuruhusu kuchagua ikiwa ungependa akaunti yako ifutwe au la baada ya muda uliowekwa wa kutotumika.
Unaweza kubadilisha mipangilio yako wakati wowote kwa kwenda kwenye Dhibiti akaunti yako ya Google > Data na faragha > Panga urithi wako wa kihistoria.
Faida na hasara za kuwezesha kujibu kiotomatiki kwenye akaunti ya Gmail ambayo haitumiki
Kuanzisha jibu la kiotomatiki kwenye akaunti ya Gmail ambayo haitumiki inaweza kuwa suluhisho la vitendo kuwafahamisha wanahabari wako kwamba hutaangalia tena akaunti hii. Hata hivyo, kipengele hiki kina faida na hasara zote mbili.
Miongoni mwa faida ni kwamba inaepusha mkanganyiko au kufadhaika kwa upande wa waandishi wako. Hawatakaa kusubiri jibu ambalo halitakuja kamwe. Pia, inaweza kukusaidia kudumisha picha ya kitaalamu, hata kama hutaangalia akaunti hiyo tena.
Hata hivyo, kuna pia hasara za kuzingatia. Kwa mfano, kuwasha jibu la kiotomatiki kunaweza kuwahimiza watumaji taka kutuma ujumbe zaidi kwa akaunti yako, wakijua kwamba watapokea jibu. Pia, ukipokea barua pepe muhimu kwenye akaunti hii, unaweza kuzikosa ikiwa hutaangalia tena akaunti.
