Print Friendly, PDF & மின்னஞ்சல்

 

எல் 'மின்னஞ்சல் நம்மில் பெரும்பாலானோருக்கு விருப்பமான தகவல் தொடர்பு கருவியாகும். மின்னஞ்சல் சிறப்பாக உள்ளது, ஏனென்றால் தொடர்புகொள்வதற்கு எங்கள் உரையாசிரியர் இருக்கும் அதே நேரத்தில் நாங்கள் இருக்க வேண்டியதில்லை. நமது சக ஊழியர்கள் இல்லாதபோது அல்லது உலகின் மறுபுறம் இருக்கும் போது தற்போதைய பிரச்சினைகளில் முன்னேற இது அனுமதிக்கிறது.

இருப்பினும், நம்மில் பெரும்பாலோர் முடிவில்லாத மின்னஞ்சல்களின் பட்டியலில் மூழ்கி விடுகிறோம். 2016 இல் வெளியிடப்பட்ட ஒரு அறிக்கையின்படி, ஒரு சராசரி வணிக பயனர் ஒரு நாளைக்கு 100 க்கும் மேற்பட்ட மின்னஞ்சல்களைப் பெற்று அனுப்புகிறார்.

கூடுதலாக, மின்னஞ்சல்கள் மிகவும் எளிதாக தவறாக புரிந்து கொள்ளப்படுகின்றன. சமீபத்திய Sendmail ஆய்வில், கோபமான அல்லது எதிர்பாராத விதமான குழப்பத்தை ஏற்படுத்தும் மின்னஞ்சலை அனுப்பியவர்கள் அல்லது அனுப்பியவர்களில் 20% பேர் கண்டறிந்துள்ளனர்.

நாங்கள் மின்னஞ்சல்களை அனுப்பும் மற்றும் பெறும் மின்னஞ்சல்கள் காரணமாக, மின்னஞ்சல்கள் பெரும்பாலும் தவறாகப் புரிந்து கொள்ளப்படுவதால், அவை தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான வகையில் எழுத முக்கியம்.

ஒரு தொழில்முறை மின்னஞ்சல் சரியாக எப்படி எழுதுவது

சுருக்கமான, துல்லியமான மின்னஞ்சல்களை எழுதுவது மின்னஞ்சல் நிர்வாகத்தில் செலவழித்த நேரத்தை குறைக்கும் மற்றும் அதிக உற்பத்தி செய்யும். உங்கள் மின்னஞ்சல்களைக் குறுகியதாக வைத்தால் நீங்கள் மற்ற நேரங்களில் மின் அஞ்சல் மற்றும் அதிக நேரத்தை செலவழிப்பீர்கள். என்று தெளிவாக ஒரு திறமை உள்ளது. அனைத்து திறன்களைப் போலவே, நீங்கள் வேண்டும் அதன் வளர்ச்சியில் வேலை.

ஆரம்பத்தில், நீங்கள் நீண்ட மின்னஞ்சல்களை எழுதுவதற்கு குறுகிய மின்னஞ்சல்களை எழுதுவதற்கு அதிக நேரம் தேவைப்படலாம். இருப்பினும், இதுபோன்றிருந்தாலும், உங்கள் சக ஊழியர்கள், வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது பணியாளர்கள் இன்னும் அதிக உற்பத்திக்கு உதவலாம், ஏனென்றால் நீங்கள் அவற்றின் இன்பாக்ஸிற்கு குறைந்த இடம் சேர்க்கும், இது அவர்களுக்கு மிக விரைவாக பதிலளிக்க உதவும்.

தெளிவாகத் தெரிந்துகொள்வதன் மூலம், அவர் என்ன விரும்புகிறார் என்பதை அறிந்தவராகவும், விஷயங்களை நடத்துவார் எனவும் அறியப்படுவீர்கள். இருவரும் உங்கள் தொழில் வாய்ப்புக்களுக்கு நல்லவர்கள்.

தெளிவான, சுருக்கமான மற்றும் தொழில்முறை மின்னஞ்சல்களை எழுதுவதற்கு எதை எடுக்கும்?

உங்கள் இலக்கை அடையாளம் காணவும்

தெளிவான மின்னஞ்சல்கள் எப்போதும் தெளிவான நோக்கம் கொண்டவை.

ஒவ்வொரு முறையும் நீங்கள் ஒரு மின்னஞ்சல் எழுத உட்கார்ந்தால், சில வினாடிகள் நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள், "நான் இதை ஏன் அனுப்புகிறேன்? பெறுநரிடமிருந்து நான் என்ன எதிர்பார்க்கிறேன்?

இந்த கேள்விகளுக்கு நீங்கள் பதிலளிக்க முடியாது என்றால், நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பக்கூடாது. உங்களுக்கு தேவையானதைத் தெரிந்துகொள்ளாமல் மின்னஞ்சல்களை எழுதுவது உங்கள் நேரத்தை வீணடிக்கிறது. நீங்கள் சரியாக என்னவென்று உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் வெளிப்படுத்த நீங்கள் கடினமாக இருப்பீர்கள்.

படிப்பதற்கான  நன்றாக எழுதுதல், ஒரு அத்தியாவசிய திறன்!

"ஒரு நேரத்தில் ஒரு விஷயம்" விதியைப் பயன்படுத்தவும்

சந்திப்புகளுக்கு பதிலாக மின்னஞ்சல்கள் செய்யப்படவில்லை. வேலை கூட்டங்கள் மூலம், நீங்கள் கூடுதலாக நிகழ்ச்சி நிரலில் வேலை செய்கிறீர்கள், கூட்டத்தை அதிக உற்பத்தி செய்கிறீர்கள்.

மின்னஞ்சல்கள் மூலம், எதிர் உண்மை. உங்கள் மின்னஞ்சல்களில் நீங்கள் குறைவாக உள்ள தலைப்புகளை உள்ளடக்கியுள்ளீர்கள், உங்கள் விஷயத்தில் மேலும் பல விஷயங்கள் தெளிவாக இருக்கும்.

அதனால் தான் "ஒரு நேரத்தில் ஒரு காரியத்தை" நடைமுறைப்படுத்த ஒரு நல்ல யோசனை. நீங்கள் அனுப்பும் ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலும் ஒன்றுக்கு ஒன்று என்பதை உறுதிப்படுத்தவும். நீங்கள் மற்றொரு திட்டத்தில் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும் என்றால், மற்றொரு மின்னஞ்சல் எழுதவும்.

"இந்த மின்னஞ்சல் உண்மையிலேயே அவசியமா?" என்று நீங்களே கேட்டுக்கொள்வதற்கும் இது ஒரு நல்ல நேரம். மீண்டும், நீங்கள் தேவையான மின்னஞ்சல்களை மட்டுமே அனுப்பும் நபரின் மரியாதைக்கு முற்றிலும் தேவையான மின்னஞ்சல்கள் மட்டுமே சாட்சியமளிக்கின்றன.

பச்சாத்தாபம்

மற்றவர்கள் கண்களால் உலகம் பார்க்கும் திறனைப் பற்றிக் கொள்ளுதல். இதை நீங்கள் செய்யும் போது, ​​அவர்களுடைய எண்ணங்களையும் உணர்வுகளையும் புரிந்துகொள்கிறீர்கள்.

மின்னஞ்சல்களை எழுதுகையில், வாசகரின் கண்ணோட்டத்தில் உங்கள் வார்த்தைகளைப் பற்றி சிந்திக்கவும். நீங்கள் எழுதும் அனைத்தையும் வைத்துக் கொள்ளுங்கள்:

  • நான் அதை பெற்றால் எப்படி இந்த வாக்கியத்தை விளக்குவது?
  • குறிப்பிடுவதற்கு தெளிவற்ற சொற்கள் உள்ளதா?

இது நீங்கள் எழுத வேண்டிய விதத்தில் எளிமையான, ஆனால் பயனுள்ள சரிசெய்தல் ஆகும். உங்களைப் படிக்கும் நபர்களைப் பற்றி சிந்திப்பது அவர்கள் உங்களுக்கு பதிலளிக்கும் விதத்தை மாற்றும்.

நீங்கள் தொடங்குவதற்கு உதவ, உலகத்தைப் பார்ப்பதற்கான ஒரு எளிய வழி இங்கே. பெரும்பாலான மக்கள்:

  • பிஸியாக இருக்கிறார்கள். உங்களுக்கு என்ன தேவை என்று யூகிக்க நேரம் இல்லை, அவர்கள் உங்கள் மின்னஞ்சலைப் படிக்க விரைவாக பதிலளிக்க விரும்புகிறார்கள்.
  • ஒரு பாராட்டு உண்டு. அவர்கள் அல்லது அவர்களது வேலையைப் பற்றி சாதகமான ஒன்றை சொல்ல முடியுமா என்றால், அதை செய். உங்கள் வார்த்தைகள் வீணாகாது.
  • நன்றி சொல்ல வேண்டும். பெறுநர் நீங்கள் எந்த விதத்திலும் உதவியிருந்தால், அவருக்கு நன்றி சொல்ல நினைவிடுங்கள். உங்களுக்கு உதவ அவர்கள் வேலை செய்யும் போது நீங்கள் அதை செய்ய வேண்டும்.

சுருக்கமான விளக்கக்காட்சிகள்

நீங்கள் முதல்முறையாக ஒருவருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது, ​​நீங்கள் யார் என்பதை பெறுநரிடம் சொல்ல வேண்டும். நீங்கள் இதை வழக்கமாக ஒரு வாக்கியத்தில் செய்யலாம். எடுத்துக்காட்டாக: “[நிகழ்வு X] இல் உங்களைச் சந்தித்ததில் மகிழ்ச்சி. "

படிப்பதற்கான  சம்பந்தப்பட்ட அறிக்கையை எழுதுவது எப்படி?

விளக்கங்களை சுருக்க ஒரு வழி நீங்கள் முகம் சந்திப்பது போல் அவற்றை எழுத வேண்டும். நீங்கள் யாரோ ஒருவர் சந்திக்கும்போது ஒரு ஐந்து நிமிட மோனோலாக்கிக்காக செல்ல விரும்பமாட்டீர்கள். எனவே, அதை மின்னஞ்சல் செய்ய வேண்டாம்.

ஒரு அறிமுகம் தேவைப்பட்டால் உங்களுக்கு தெரியாது. ஒருவேளை நீங்கள் ஏற்கெனவே அந்தப் பணியாளரைத் தொடர்பு கொண்டிருப்பார், ஆனால் அவர் உன்னை நினைப்பார் என்று உனக்கு தெரியாது. உங்கள் நம்பகத்தன்மையை உங்கள் மின்னணு கையொப்பத்தில் விட்டுவிடலாம்.

இது தவறான புரிந்துணர்வுகளைத் தவிர்க்கிறது. ஏற்கனவே நீங்கள் முரட்டுத்தனமாக இருக்கிறீர்கள் என்று அறிந்த ஒருவருக்கு நீங்கள் மீண்டும் வருகிறீர்கள். அவர் உங்களுக்குத் தெரிந்திருந்தால் அவளுக்கு தெரியாது என்றால், அவள் கையெழுத்தை சரிபார்க்க அனுமதிக்கலாம்.

ஐந்து வாக்கியங்களுக்கு உங்களை கட்டுப்படுத்துங்கள்

ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலிலும் நீங்கள் எழுதுவீர்கள், உங்களுக்கு என்ன தேவை என்று சொல்வதற்குத் தேவையான வாக்கியங்களை நீங்கள் பயன்படுத்த வேண்டும். ஒரு பயனுள்ள நடைமுறை உங்களை ஐந்து வாக்கியங்களுக்கு மட்டுப்படுத்த வேண்டும்.

ஐந்து வாக்கியங்களுக்கும் குறைவானது, பெரும்பாலும் கொடூரமானது மற்றும் முரட்டுத்தனமாக, ஐந்து தண்டனை கழிவுகள்.

ஐந்து வாக்கியங்களைக் கொண்ட மின்னஞ்சலை வைத்திருக்க இயலாது. ஆனால் பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், ஐந்து தண்டனை போதும்.

ஐந்து வாக்கியங்களின் ஒழுங்குமுறையை ஏற்றுக்கொள்வீர்கள், மின்னஞ்சல்களை விரைவாக எழுதுங்கள். மேலும் பதில்களைப் பெறுவீர்கள்.

குறுகிய வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்தவும்

ஜார்ஜ் ஓர்வெல்லில், ஒரு சிறிய சொற்பொழிவு செய்யும் ஒரு நீண்ட சொல்லைப் பயன்படுத்துவதற்கு எழுத்தாளர்கள் அறிவுரை கூறவில்லை.

இன்றைய மின்னஞ்சல்களை எழுதும் போது, ​​இந்த ஆலோசனை மிகவும் பொருத்தமானது.

சிறுகதைகள் உங்கள் வாசகருக்கு மரியாதை காட்டுகின்றன. குறுகிய வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், உங்கள் செய்தியை புரிந்துகொள்வது எளிது.

குறுகிய வாக்கியங்கள் மற்றும் பத்திகளிலும் இதுவே உண்மை. உங்கள் செய்தியை தெளிவாகவும் எளிதாகவும் புரிந்து கொள்ள வேண்டுமெனில் உரை பெரிய தொகுதிகள் எழுதுவதை தவிர்க்கவும்.

செயலில் குரல் பயன்படுத்தவும்

செயலில் குரல் வாசிக்க எளிதாக உள்ளது. இது நடவடிக்கை மற்றும் பொறுப்பை ஊக்குவிக்கிறது. உண்மையில், செயலில் குரல், தண்டனை செயல்படும் நபர் மீது கவனம். செயலற்ற குரல், வாக்கியம் ஒரு பொருளின் மீதான பொருள் மீது கவனம் செலுத்துகிறது. செயலற்ற குரலில், அது தனியாக நடக்கிறது என்று தோன்றலாம். ஒரு செயலில், மக்கள் செயல்படும் போது மட்டுமே விஷயங்கள் நடக்கின்றன.

ஒரு நிலையான அமைப்பு ஒட்டிக்கொள்கின்றன

உங்கள் மின்னஞ்சல்களை சிறியதாக வைத்திருப்பது முக்கியம் என்ன? ஒரு நிலையான அமைப்பு பயன்படுத்தவும். நீங்கள் எழுதுகின்ற ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலுக்கும் நீங்கள் பின்பற்றக்கூடிய ஒரு டெம்ப்ளேட் இது.

படிப்பதற்கான  ஊதிய அழகுபடுத்தலில் போட்டியிட மாதிரி கடிதம்

உங்கள் மின்னஞ்சல்களை சுருக்கமாக வைத்துக்கொள்வதோடு மட்டுமல்லாமல், ஒரு நிலையான அமைப்பை நீங்கள் விரைவில் எழுத உதவுகிறது.

காலப்போக்கில், நீங்கள் வேலை செய்யும் ஒரு கட்டமைப்பை உருவாக்கும். நீங்கள் தொடங்குவதற்கு ஒரு எளிய அமைப்பு இங்கு உள்ளது:

  • வணக்கமுறை
  • ஒரு பாராட்டு
  • உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு காரணம்
  • நடவடிக்கைக்கு அழைப்பு
  • ஒரு நிறைவு செய்தி (நிறைவு)
  • கையொப்பம்

இவை ஒவ்வொன்றும் ஆழமாக பார்க்க வேண்டும்.

  • இது மின்னஞ்சலின் முதல் வரி. "ஹலோ, [முதல் பெயர்]" என்பது ஒரு பொதுவான வாழ்த்து.

 

  • முதல் முறையாக ஒருவரை நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது, ​​ஒரு பாராட்டு ஒரு சிறந்த தொடக்கமாகும். ஒரு நன்கு எழுதப்பட்ட பாராட்டு ஒரு அறிமுகம் பணியாற்ற முடியும். உதாரணமாக:

 

“[தேதி] [தலைப்பில்] உங்கள் விளக்கக்காட்சியை நான் ரசித்தேன். "

“உங்கள் வலைப்பதிவை [தலைப்பில்] மிகவும் பயனுள்ளதாகக் கண்டேன். "

[நிகழ்வில் உங்களை சந்தித்ததில் மகிழ்ச்சி. "

 

  • உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு காரணம். அந்த பிரிவில், “நான் கேட்க ஒரு மின்னஞ்சல் அனுப்புவேன்…” அல்லது “உங்களுக்கு உதவ முடியுமா என்று நான் யோசித்துக்கொண்டிருந்தேன்…” என்று நீங்கள் கூறுகிறீர்கள், சில சமயங்களில் உங்களுக்கு எழுதுவதற்கான காரணங்களை விளக்க இரண்டு வாக்கியங்கள் தேவைப்படும்.

 

  • நடவடிக்கைக்கு அழைப்பு. நீங்கள் உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு காரணத்தை விளக்கினீர்களானால், பெறுபவர் என்ன செய்வார் என்று அறிந்து கொள்ளாதீர்கள். குறிப்பிட்ட வழிமுறைகளை வழங்கவும். உதாரணமாக:

"வியாழக்கிழமைக்குள் இந்த கோப்புகளை எனக்கு அனுப்ப முடியுமா?" "

"அடுத்த இரண்டு வாரங்களில் இதை எழுத முடியுமா?" "

"தயவுசெய்து இதைப் பற்றி யானுக்கு எழுதுங்கள், நீங்கள் அதை எப்போது செய்தீர்கள் என்பதை எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள். "

உங்கள் கோரிக்கையை கேள்வியின் வடிவத்தில் கட்டமைப்பதன் மூலம், பெறுநர் பதிலளிக்க அழைக்கப்படுகிறார். மாற்றாக, நீங்கள் இதைப் பயன்படுத்தலாம்: "நீங்கள் இதைச் செய்தபோது எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள்" அல்லது "இது உங்களுக்கு சரியா என்று எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள்." "

 

  • இறுதி. உங்கள் மின்னஞ்சலை அனுப்பும் முன், ஒரு இறுதி செய்தி சேர்க்க வேண்டும். இது நடவடிக்கைக்கு உங்கள் அழைப்பை மீண்டும் வலியுறுத்துவதோடு, பெறுநரைப் பெறுவது நல்லது.

 

நல்ல மூடுதலுக்கான உதாரணங்கள்:

“இதற்கு நீங்கள் செய்த அனைத்து உதவிகளுக்கும் நன்றி. "

“நீங்கள் என்ன நினைக்கிறீர்கள் என்று கேட்க நான் காத்திருக்க முடியாது. "

“உங்களுக்கு ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள். "

  • வாழ்த்துக்கள் செய்தியின்படி உங்கள் கையொப்பத்தை சேர்க்கும் எண்ணத்தை முடிக்க.

இது "உங்களுடையது உண்மையிலேயே", "உண்மையுள்ளவர்", "ஒரு நல்ல நாள்" அல்லது "நன்றி".