மின்னஞ்சல் என்பது நம்மில் பெரும்பாலானோருக்கு விருப்பமான தகவல் தொடர்பு கருவியாகும். மின்னஞ்சல் அற்புதமானது, ஏனெனில் தொடர்புகொள்வதற்கு உங்கள் உரையாசிரியர் இருக்கும் அதே நேரத்தில் நீங்கள் இருக்க வேண்டியதில்லை. எங்களுடைய சக ஊழியர்கள் கிடைக்காதபோது அல்லது உலகின் மறுபக்கத்தில் இருக்கும் போது, நடந்துகொண்டிருக்கும் பிரச்சினைகளில் முன்னேற இது நம்மை அனுமதிக்கிறது.
இருப்பினும், நம்மில் பெரும்பாலோர் முடிவில்லாத மின்னஞ்சல்களின் பட்டியலில் மூழ்கி இருக்கிறோம். 2016 இல் வெளியிடப்பட்ட அறிக்கையின்படி, சராசரி வணிகப் பயனர் ஒரு நாளைக்கு 100 மின்னஞ்சல்களுக்கு மேல் பெறுகிறார் மற்றும் அனுப்புகிறார்.
கூடுதலாக, மின்னஞ்சல்கள் மிகவும் எளிதாக தவறாக புரிந்து கொள்ளப்படுகின்றன. சமீபத்திய Sendmail ஆய்வில், கோபமான அல்லது எதிர்பாராத விதமான குழப்பத்தை ஏற்படுத்தும் மின்னஞ்சலை அனுப்பியவர்கள் அல்லது அனுப்பியவர்களில் 20% பேர் கண்டறிந்துள்ளனர்.
நாங்கள் மின்னஞ்சல்களை அனுப்பும் மற்றும் பெறும் மின்னஞ்சல்கள் காரணமாக, மின்னஞ்சல்கள் பெரும்பாலும் தவறாகப் புரிந்து கொள்ளப்படுவதால், அவை தெளிவான மற்றும் சுருக்கமான வகையில் எழுத முக்கியம்.
ஒரு தொழில்முறை மின்னஞ்சல் சரியாக எப்படி எழுதுவது
குறுகிய மற்றும் புள்ளி மின்னஞ்சல்களை எழுதுவது மின்னஞ்சல்களை நிர்வகிப்பதற்கான நேரத்தைக் குறைத்து, உங்களை அதிக உற்பத்தி செய்யும். உங்கள் மின்னஞ்சல்களை சுருக்கமாக வைத்திருப்பதன் மூலம், மின்னஞ்சல்களில் குறைந்த நேரத்தையும் மற்ற பணிகளில் அதிக நேரத்தையும் செலவிடலாம். தெளிவாக எழுதுவது ஒரு திறமை என்று கூறினார். எல்லா திறன்களையும் போலவே, உங்களுக்கும் இது தேவைப்படும் அதன் வளர்ச்சியில் வேலை.
தொடக்கத்தில், நீண்ட மின்னஞ்சல்களை எழுதுவது போல் குறுகிய மின்னஞ்சல்களை எழுதுவதற்கும் அதிக நேரம் எடுக்கலாம். இருப்பினும், இதுபோன்ற நிலை ஏற்பட்டாலும், உங்கள் சக ஊழியர்கள், வாடிக்கையாளர்கள் அல்லது பணியாளர்கள் அதிக உற்பத்தி செய்ய உதவுவீர்கள், ஏனெனில் அவர்களின் இன்பாக்ஸில் குறைவான ஒழுங்கீனத்தை நீங்கள் சேர்ப்பீர்கள், இது உங்களுக்கு விரைவாக பதிலளிக்க உதவும்.
தெளிவாக எழுதுவதன் மூலம், தங்களுக்கு என்ன வேண்டும் என்பதை அறிந்து காரியங்களைச் செய்பவராக நீங்கள் அறியப்படுவீர்கள். இரண்டுமே உங்கள் தொழில் வாய்ப்புக்கு நல்லது.
தெளிவான, சுருக்கமான மற்றும் தொழில்முறை மின்னஞ்சல்களை எழுதுவதற்கு எதை எடுக்கும்?
உங்கள் இலக்கை அடையாளம் காணவும்
தெளிவான மின்னஞ்சல்கள் எப்போதும் தெளிவான நோக்கம் கொண்டவை.
ஒவ்வொரு முறையும் நீங்கள் மின்னஞ்சலை எழுத உட்கார்ந்து, சில நொடிகளில் உங்களை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள், “நான் ஏன் இதை அனுப்புகிறேன்? பெறுநரிடமிருந்து நான் என்ன எதிர்பார்க்கிறேன்?
இந்த கேள்விகளுக்கு நீங்கள் பதிலளிக்க முடியாது என்றால், நீங்கள் மின்னஞ்சல் அனுப்பக்கூடாது. உங்களுக்கு தேவையானதைத் தெரிந்துகொள்ளாமல் மின்னஞ்சல்களை எழுதுவது உங்கள் நேரத்தை வீணடிக்கிறது. நீங்கள் சரியாக என்னவென்று உங்களுக்குத் தெரியாவிட்டால், தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் வெளிப்படுத்த நீங்கள் கடினமாக இருப்பீர்கள்.
"ஒரு நேரத்தில் ஒரு விஷயம்" விதியைப் பயன்படுத்தவும்
சந்திப்புகளுக்கு மின்னஞ்சல்கள் மாற்று இல்லை. வணிகக் கூட்டங்கள் மூலம், நீங்கள் எவ்வளவு அதிகமான நிகழ்ச்சி நிரல்களில் பணிபுரிகிறீர்களோ, அந்தச் சந்திப்பு மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும்.
மின்னஞ்சல்கள் மூலம், எதிர் உண்மை. உங்கள் மின்னஞ்சல்களில் நீங்கள் குறைவாக உள்ள தலைப்புகளை உள்ளடக்கியுள்ளீர்கள், உங்கள் விஷயத்தில் மேலும் பல விஷயங்கள் தெளிவாக இருக்கும்.
அதனால்தான் "ஒரு நேரத்தில் ஒரு விஷயம்" விதியை நடைமுறைப்படுத்துவது நல்லது. நீங்கள் அனுப்பும் ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலும் ஒரு விஷயத்தைப் பற்றியதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். வேறொரு திட்டத்தைப் பற்றி நீங்கள் தொடர்பு கொள்ள வேண்டும் என்றால், மற்றொரு மின்னஞ்சலை எழுதவும்.
"இந்த மின்னஞ்சல் உண்மையிலேயே அவசியமா?" என்று நீங்களே கேட்டுக்கொள்வதற்கும் இது ஒரு நல்ல நேரம். மீண்டும், நீங்கள் தேவையான மின்னஞ்சல்களை மட்டுமே அனுப்பும் நபரின் மரியாதைக்கு முற்றிலும் தேவையான மின்னஞ்சல்கள் மட்டுமே சாட்சியமளிக்கின்றன.
அனுதாபத்தின் பயிற்சி
பச்சாதாபம் என்பது மற்றவர்களின் கண்களால் உலகைப் பார்க்கும் திறன். நீங்கள் இதைச் செய்யும்போது, அவர்களின் எண்ணங்களையும் உணர்வுகளையும் நீங்கள் புரிந்துகொள்கிறீர்கள்.
மின்னஞ்சல்களை எழுதுகையில், வாசகரின் கண்ணோட்டத்தில் உங்கள் வார்த்தைகளைப் பற்றி சிந்திக்கவும். நீங்கள் எழுதும் அனைத்தையும் வைத்துக் கொள்ளுங்கள்:
- நான் அதை பெற்றால் எப்படி இந்த வாக்கியத்தை விளக்குவது?
- குறிப்பிடுவதற்கு தெளிவற்ற சொற்கள் உள்ளதா?
இது நீங்கள் எழுத வேண்டிய விதத்தில் எளிமையான, ஆனால் பயனுள்ள சரிசெய்தல் ஆகும். உங்களைப் படிக்கும் நபர்களைப் பற்றி சிந்திப்பது அவர்கள் உங்களுக்கு பதிலளிக்கும் விதத்தை மாற்றும்.
நீங்கள் தொடங்குவதற்கு உதவ, உலகத்தைப் பார்ப்பதற்கான ஒரு எளிய வழி இங்கே. பெரும்பாலான மக்கள்:
- பிஸியாக இருக்கிறார்கள். நீங்கள் என்ன விரும்புகிறீர்கள் என்று யூகிக்க அவர்களுக்கு நேரம் இல்லை, மேலும் அவர்கள் உங்கள் மின்னஞ்சலைப் படித்து விரைவாக பதிலளிக்க விரும்புகிறார்கள்.
- ஒரு பாராட்டு உண்டு. அவர்கள் அல்லது அவர்களது வேலையைப் பற்றி சாதகமான ஒன்றை சொல்ல முடியுமா என்றால், அதை செய். உங்கள் வார்த்தைகள் வீணாகாது.
- நன்றி சொல்ல விரும்புகிறேன். பெறுநர் உங்களுக்கு எந்த விதத்திலும் உதவியிருந்தால், அவர்களுக்கு நன்றி சொல்ல மறக்காதீர்கள். உங்களுக்கு உதவுவது அவர்களின் வேலையாக இருக்கும்போது கூட நீங்கள் இதைச் செய்ய வேண்டும்.
சுருக்கமான விளக்கக்காட்சிகள்
நீங்கள் முதலில் ஒருவருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பும் போது, நீங்கள் யார் என்பதை பெறுநரிடம் தெரிவிக்க வேண்டும். நீங்கள் வழக்கமாக ஒரு வாக்கியத்தில் செய்யலாம். உதாரணமாக: “[Event X] இல் உங்களை சந்தித்ததில் மகிழ்ச்சியாக இருந்தது. »
அறிமுகங்களைச் சுருக்கிக் கொள்வதற்கான ஒரு வழி, நீங்கள் நேருக்கு நேர் சந்திப்பது போல் எழுதுவது. ஒருவரை நேரில் சந்திக்கும் போது நீங்கள் ஐந்து நிமிட மோனோலாக்கைப் பேச விரும்ப மாட்டீர்கள். எனவே மின்னஞ்சலில் செய்ய வேண்டாம்.
ஒரு அறிமுகம் தேவைப்பட்டால் உங்களுக்கு தெரியாது. ஒருவேளை நீங்கள் ஏற்கெனவே அந்தப் பணியாளரைத் தொடர்பு கொண்டிருப்பார், ஆனால் அவர் உன்னை நினைப்பார் என்று உனக்கு தெரியாது. உங்கள் நம்பகத்தன்மையை உங்கள் மின்னணு கையொப்பத்தில் விட்டுவிடலாம்.
இது தவறான புரிதல்களைத் தவிர்க்கும். உங்களை ஏற்கனவே அறிந்த ஒருவரிடம் உங்களை மீண்டும் அறிமுகப்படுத்துவது முரட்டுத்தனமாக வரும். அவளுக்கு உங்களைத் தெரியுமா என்பது உறுதியாகத் தெரியாவிட்டால், உங்கள் கையொப்பத்தைச் சரிபார்க்க அனுமதிக்கலாம்.
ஐந்து வாக்கியங்களுக்கு உங்களை கட்டுப்படுத்துங்கள்
ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலிலும் நீங்கள் எழுதுவீர்கள், உங்களுக்கு என்ன தேவை என்று சொல்வதற்குத் தேவையான வாக்கியங்களை நீங்கள் பயன்படுத்த வேண்டும். ஒரு பயனுள்ள நடைமுறை உங்களை ஐந்து வாக்கியங்களுக்கு மட்டுப்படுத்த வேண்டும்.
ஐந்து வாக்கியங்களுக்கும் குறைவானது, பெரும்பாலும் கொடூரமானது மற்றும் முரட்டுத்தனமாக, ஐந்து தண்டனை கழிவுகள்.
ஐந்து வாக்கியங்களைக் கொண்ட மின்னஞ்சலை வைத்திருக்க இயலாது. ஆனால் பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், ஐந்து தண்டனை போதும்.
ஐந்து வாக்கியங்களின் ஒழுங்குமுறையை ஏற்றுக்கொள்வீர்கள், மின்னஞ்சல்களை விரைவாக எழுதுங்கள். மேலும் பதில்களைப் பெறுவீர்கள்.
குறுகிய வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்தவும்
1946 ஆம் ஆண்டில், ஜார்ஜ் ஆர்வெல் எழுத்தாளர்களுக்கு ஒரு குறும்படத்தின் நீண்ட வார்த்தையைப் பயன்படுத்த வேண்டாம் என்று அறிவுறுத்தினார்.
இந்த அறிவுரை இன்று மிகவும் பொருத்தமானது, குறிப்பாக மின்னஞ்சல்களை எழுதும் போது.
சிறுகதைகள் உங்கள் வாசகருக்கு மரியாதை காட்டுகின்றன. குறுகிய வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துவதன் மூலம், உங்கள் செய்தியை புரிந்துகொள்வது எளிது.
குறுகிய வாக்கியங்கள் மற்றும் பத்திகளிலும் இதுவே உண்மை. உங்கள் செய்தியை தெளிவாகவும் எளிதாகவும் புரிந்து கொள்ள வேண்டுமெனில் உரை பெரிய தொகுதிகள் எழுதுவதை தவிர்க்கவும்.
செயலில் குரல் பயன்படுத்தவும்
சுறுசுறுப்பான குரல் வாசிக்க எளிதானது. இது செயலையும் பொறுப்பையும் ஊக்குவிக்கிறது. உண்மையில், செயலில் உள்ள குரலில், வாக்கியங்கள் செயல்படும் நபரின் மீது கவனம் செலுத்துகின்றன. செயலற்ற குரலில், வாக்கியங்கள் ஒருவர் செயல்படும் பொருளின் மீது கவனம் செலுத்துகின்றன. செயலற்ற குரலில், விஷயங்கள் தாங்களாகவே நடப்பது போல் தோன்றலாம். செயலில், மக்கள் செயல்படும்போது மட்டுமே விஷயங்கள் நடக்கும்.
நிலையான கட்டமைப்பில் ஒட்டிக்கொள்க
உங்கள் மின்னஞ்சல்களை சிறியதாக வைத்திருப்பது முக்கியம் என்ன? ஒரு நிலையான அமைப்பு பயன்படுத்தவும். நீங்கள் எழுதுகின்ற ஒவ்வொரு மின்னஞ்சலுக்கும் நீங்கள் பின்பற்றக்கூடிய ஒரு டெம்ப்ளேட் இது.
உங்கள் மின்னஞ்சல்களை சுருக்கமாக வைத்துக்கொள்வதோடு மட்டுமல்லாமல், ஒரு நிலையான அமைப்பை நீங்கள் விரைவில் எழுத உதவுகிறது.
காலப்போக்கில், நீங்கள் வேலை செய்யும் ஒரு கட்டமைப்பை உருவாக்கும். நீங்கள் தொடங்குவதற்கு ஒரு எளிய அமைப்பு இங்கு உள்ளது:
- வணக்கமுறை
- ஒரு பாராட்டு
- உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு காரணம்
- நடவடிக்கைக்கான அழைப்பு
- ஒரு நிறைவு செய்தி (நிறைவு)
- கையொப்பம்
இவை ஒவ்வொன்றும் ஆழமாக பார்க்க வேண்டும்.
- இது மின்னஞ்சலின் முதல் வரி. “வணக்கம், [முதல் பெயர்]” என்பது ஒரு பொதுவான வாழ்த்து.
- நீங்கள் முதன்முறையாக ஒருவருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது, ஒரு பாராட்டு ஒரு சிறந்த தொடக்கமாகும். நன்கு எழுதப்பட்ட பாராட்டு ஒரு அறிமுகமாகவும் இருக்கலாம். உதாரணமாக:
“[தேதி] அன்று [பொருள்] உங்கள் விளக்கக்காட்சியை நான் ரசித்தேன். »
“[தலைப்பில்] உங்கள் வலைப்பதிவு மிகவும் உதவிகரமாக இருப்பதைக் கண்டேன். »
“உங்களை [நிகழ்வில்] சந்திப்பதில் மகிழ்ச்சியாக இருந்தது. »
- உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு காரணம். இந்தப் பிரிவில், "நான் அதைப் பற்றிக் கேட்க மின்னஞ்சலுக்குச் செல்கிறேன்..." அல்லது "உங்களால் உதவ முடியுமா என்று யோசித்துக்கொண்டிருந்தேன்..." என்று நீங்கள் கூறுகிறீர்கள், சில சமயங்களில் நீங்கள் எழுதுவதற்கான காரணங்களை விளக்க இரண்டு வாக்கியங்கள் தேவைப்படும்.
- நடவடிக்கைக்கான அழைப்பு. நீங்கள் உங்கள் மின்னஞ்சலுக்கு காரணத்தை விளக்கினீர்களானால், பெறுபவர் என்ன செய்வார் என்று அறிந்து கொள்ளாதீர்கள். குறிப்பிட்ட வழிமுறைகளை வழங்கவும். உதாரணமாக:
"வியாழக்கிழமைக்குள் அந்தக் கோப்புகளை எனக்கு அனுப்ப முடியுமா?" »
"அடுத்த இரண்டு வாரங்களில் இதை எழுத முடியுமா?" "
"தயவுசெய்து அதைப் பற்றி யான் எழுதுங்கள், நீங்கள் அதைச் செய்தவுடன் எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள். »
உங்கள் கோரிக்கையை கேள்வியின் வடிவத்தில் கட்டமைப்பதன் மூலம், பெறுநர் பதிலளிக்க அழைக்கப்படுகிறார். மாற்றாக, நீங்கள் இதைப் பயன்படுத்தலாம்: "நீங்கள் இதைச் செய்தபோது எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள்" அல்லது "இது உங்களுக்கு சரியா என்று எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள்." "
- இறுதி. உங்கள் மின்னஞ்சலை அனுப்பும் முன், இறுதிச் செய்தியைச் சேர்க்க மறக்காதீர்கள். செயலுக்கான உங்கள் அழைப்பை மீண்டும் வலியுறுத்துவதற்கும் பெறுநரை நன்றாக உணர வைப்பதற்கும் இது இரட்டை நோக்கத்திற்கு உதவுகிறது.
நல்ல மூடுதலுக்கான உதாரணங்கள்:
“இதற்கு நீங்கள் செய்த அனைத்து உதவிகளுக்கும் நன்றி. "
"நீங்கள் என்ன நினைக்கிறீர்கள் என்று கேட்க என்னால் காத்திருக்க முடியாது. »
“உங்களுக்கு ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால் எனக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள். "
- வாழ்த்துக்கள் செய்தியின்படி உங்கள் கையொப்பத்தை சேர்க்கும் எண்ணத்தை முடிக்க.
இது "உங்களுடையது உண்மையிலேயே", "உண்மையுள்ளவர்", "ஒரு நல்ல நாள்" அல்லது "நன்றி".
