వ్యాపార కమ్యూనికేషన్‌ల కోసం ఇమెయిల్ చాలా కాలంగా ముఖ్యమైన సాధనంగా ఉంది, కానీ సెండ్‌మెయిల్ నిర్వహించిన పోల్. ఇది 64% మంది నిపుణులకు ఉద్రిక్తత, గందరగోళం లేదా ఇతర ప్రతికూల పరిణామాలను కలిగించిందని వెల్లడించింది.
కాబట్టి, మీ ఇమెయిల్స్తో దీన్ని ఎలా నివారించవచ్చు? కావలసిన ఫలితాలను ఇచ్చే ఇమెయిల్లను మీరు ఎలా వ్రాయగలరు? ఈ వ్యాసంలో, మీ ఇమెయిల్ ఉపయోగం స్పష్టంగా, సమర్థవంతంగా మరియు విజయవంతంగా ఉందని నిర్ధారించడానికి మీరు ఉపయోగించే వ్యూహాలను మేము సమీక్షిస్తాము.
ఒక సగటు కార్యాలయ ఉద్యోగి ఒక రోజు గురించి 80 ఇమెయిల్స్ అందుకుంటుంది. మెయిల్ యొక్క ఈ పరిమాణంలో, వ్యక్తిగత సందేశాలను సులభంగా మర్చిపోవచ్చు. మీ సాధారణ ఇమెయిల్స్ గమనించి ఉపయోగించడం కోసం ఈ సాధారణ నియమాలను అనుసరించండి.
- ఇమెయిల్ ద్వారా చాలా ఎక్కువగా కమ్యూనికేట్ చేయవద్దు.
- వస్తువుల ఉపయోగం మంచిది.
- స్పష్టమైన మరియు సంక్షిప్త సందేశాలు చేయండి.
- మర్యాదగా ఉండండి.
- మీ టోన్ను తనిఖీ చేయండి.
- చదవబడుతుంది.
ఇమెయిల్ ద్వారా చాలా ఎక్కువగా కమ్యూనికేట్ చేయవద్దు
పనిలో ఒత్తిడిని కలిగించే అతిపెద్ద మూలాలలో ఒకటి, వ్యక్తులు స్వీకరించే ఇమెయిల్‌ల సంఖ్య. కాబట్టి, మీరు ఇమెయిల్ రాయడం ప్రారంభించే ముందు, మిమ్మల్ని మీరు ఇలా ప్రశ్నించుకోండి: "ఇది నిజంగా అవసరమా?"
ఈ సందర్భంలో, మీరు వెనుక చర్చలకు సంబంధించిన ప్రశ్నలను ఎదుర్కోవడానికి టెలిఫోన్ లేదా తక్షణ సందేశాన్ని ఉపయోగించాలి. కమ్యూనికేషన్ ప్లానింగ్ సాధనాన్ని ఉపయోగించండి మరియు వివిధ రకాల సందేశాల కోసం ఉత్తమ ఛానెల్‌లను గుర్తించండి.
వీలైనప్పుడల్లా, చెడ్డ వార్తను వ్యక్తిగతంగా ఇవ్వండి. మీ సందేశాన్ని తప్పుగా తీసుకున్నట్లయితే, మీరు తాదాత్మ్యం, కరుణ మరియు అవగాహనతో కమ్యూనికేట్ చేసుకోవడంలో సహాయపడుతుంది మరియు మిమ్మల్ని మీరు స్వీకరించవచ్చు.
వస్తువుల ఉపయోగం మంచిది
వార్తాపత్రిక శీర్షిక రెండు పనులను చేస్తుంది: ఇది మీ దృష్టిని ఆకర్షించి, కథనాన్ని సారాంశం చేస్తుంది కాబట్టి మీరు దాన్ని చదవాలా వద్దా అని నిర్ణయించుకోవచ్చు. మీ ఇమెయిల్ సబ్జెక్ట్ లైన్ కూడా అలాగే చేయాలి.
ఒక వస్తువు ఖాళీ స్థలం "స్పామ్"గా విస్మరించబడే లేదా తిరస్కరించబడే అవకాశం ఉంది. కాబట్టి ఇమెయిల్ దేనికి సంబంధించినదో గ్రహీతకు తెలియజేయడానికి ఎల్లప్పుడూ కొన్ని బాగా ఎంచుకున్న పదాలను ఉపయోగించండి.
మీ సందేశం వారంవారీ ప్రాజెక్ట్ నివేదిక వంటి సాధారణ ఇమెయిల్ సిరీస్‌లో భాగమైతే మీరు తేదీని సబ్జెక్ట్ లైన్‌లో చేర్చాలనుకోవచ్చు. ప్రతిస్పందన అవసరమయ్యే సందేశం కోసం, మీరు "దయచేసి నవంబర్ 7లోపు" వంటి చర్యకు కాల్‌ని కూడా చేర్చవచ్చు.
దిగువ ఉన్నటువంటి బాగా వ్రాసిన సబ్జెక్ట్ లైన్, స్వీకర్త ఇమెయిల్‌ను తెరవకుండానే అత్యంత ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని అందిస్తుంది. గ్రహీతలు వారి ఇన్‌బాక్స్‌ని తనిఖీ చేసినప్పుడల్లా మీ సమావేశాన్ని గుర్తుచేసే ప్రాంప్ట్‌గా ఇది పనిచేస్తుంది.
| చెడు ఉదాహరణ మంచి ఉదాహరణ |
|
| విషయం: సమావేశం | విషయం: GATEWAY ప్రక్రియపై సమావేశం - శుక్రవారం, ఫిబ్రవరి 9, 2013 |
సందేశాలను స్పష్టంగా మరియు క్లుప్తంగా ఉంచండి
సంప్రదాయ వ్యాపార అక్షరాలు వంటి ఇమెయిల్లు స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా ఉండాలి. మీ వాక్యాలను చిన్న మరియు ఖచ్చితమైనదిగా ఉంచండి. ఇమెయిల్ యొక్క శరీరం ప్రత్యక్ష మరియు సమాచారంగా ఉండాలి మరియు అన్ని సంబంధిత సమాచారాన్ని కలిగి ఉండాలి.
సాంప్రదాయ లేఖల వలె కాకుండా, బహుళ ఇమెయిల్లను పంపడం వల్ల ఒకటి పంపడం కంటే ఎక్కువ ఖర్చు ఉండదు. కాబట్టి మీరు వివిధ అంశాలపై ఎవరితోనైనా కమ్యూనికేట్ చేయవలసి వస్తే, ప్రతిదానికి ప్రత్యేక ఇమెయిల్‌ను వ్రాయండి. ఇది సందేశాన్ని స్పష్టం చేస్తుంది మరియు మీ కరస్పాండెంట్‌ను ఒకేసారి ఒక అంశానికి ప్రతిస్పందించడానికి అనుమతిస్తుంది.
| బాడ్ ఉదాహరణ | మంచి ఉదాహరణ |
| విషయం: విక్రయాల నివేదిక కోసం పునర్విమర్శలు
ఎక్కువ మిచెలిన్,
గత వారం ఈ నివేదికను పంపినందుకు ధన్యవాదాలు. నేను నిన్న చదివాను మరియు మా అమ్మకాల గణాంకాల గురించి 2వ అధ్యాయం మరింత నిర్దిష్ట సమాచారం అవసరమని భావిస్తున్నాను. టోన్ మరింత లాంఛనప్రాయంగా ఉంటుందని కూడా నేను భావిస్తున్నాను.
అదనంగా, నేను ఈ శుక్రవారం కొత్త ప్రకటనల ప్రచారంపై పబ్లిక్ రిలేషన్స్ డిపార్ట్‌మెంట్‌తో సమావేశాన్ని షెడ్యూల్ చేశానని మీకు తెలియజేయాలనుకుంటున్నాను. ఆమె ఉదయం 11:00 గంటలకు మరియు చిన్న సమావేశ గదిలో ఉంటుంది.
మీరు అందుబాటులో ఉంటే దయచేసి నాకు తెలియజేయండి.
ధన్యవాదాలు,
కామిల్లె |
విషయం: విక్రయాల నివేదిక కోసం పునర్విమర్శలు
ఎక్కువ మిచెలిన్,
గత వారం ఈ నివేదికను పంపినందుకు ధన్యవాదాలు. నేను దానిని నిన్న చదివాను మరియు మా అమ్మకాల గణాంకాల గురించి 2వ అధ్యాయానికి మరింత నిర్దిష్ట సమాచారం అవసరమని భావిస్తున్నాను.
నేను కూడా టోన్ మరింత అధికారికంగా ఉంటుందని భావిస్తున్నాను.
ఈ వ్యాఖ్యానాలతో మనసులో మార్పు చేయవచ్చా?
మీ కృషికి ధన్యవాదాలు!
కామిల్లె
(PR సమావేశం గురించి కామిల్లె మరొక ఇమెయిల్ పంపుతుంది.) |
ఇక్కడ సమతుల్యతను సాధించడం ముఖ్యం. మీరు ఇమెయిల్‌లతో ఒకరిపై బాంబు దాడి చేయకూడదు మరియు అనేక సంబంధిత పాయింట్‌లను ఒక పోస్ట్‌లో కలపడం అర్ధమే. ఇది జరిగినప్పుడు, సంఖ్యల పేరాగ్రాఫ్‌లు లేదా బుల్లెట్ పాయింట్‌లతో సరళంగా ఉంచండి మరియు సులభంగా జీర్ణమయ్యేలా చేయడానికి సమాచారాన్ని చిన్న, చక్కటి వ్యవస్థీకృత యూనిట్‌లుగా “కత్తిరించడం” పరిగణించండి.
పైన ఉన్న మంచి ఉదాహరణలో, మిచెలిన్ ఏమి చేయాలనుకుంటున్నారో కామిల్లె పేర్కొన్నారని కూడా గమనించండి (ఈ సందర్భంలో, నివేదికను మార్చండి). మీకు ఏమి కావాలో తెలుసుకోవడానికి మీరు వ్యక్తులకు సహాయం చేస్తే, వారు దానిని మీకు అందించే అవకాశం ఉంది.
మర్యాదగా ఉండండి
సంప్రదాయక అక్షరాల కన్నా ఇమెయిల్స్ తక్కువగా ఉండవచ్చని తరచుగా ప్రజలు భావిస్తారు. కానీ మీరు పంపే సందేశాలు మీ స్వంత నైపుణ్యానికి ప్రతిబింబించాయి, విలువలు మరియు వివరాలకు శ్రద్ధ చాలా ముఖ్యమైనవి, అందువల్ల ఫార్మాలిటీ యొక్క కొంత స్థాయి అవసరం.
మీరు ఎవరితోనైనా మంచి సంబంధాలు కలిగి ఉండకపోతే, అనధికారిక భాష, యాస, పదజాలం మరియు అనుచితమైన సంక్షిప్త పదాలను నివారించండి. మీ ఉద్దేశాన్ని స్పష్టం చేయడంలో ఎమోటికాన్‌లు సహాయపడతాయి, అయితే వాటిని మీకు బాగా తెలిసిన వ్యక్తులతో మాత్రమే ఉపయోగించడం ఉత్తమం.
మీ సందేశాన్ని "భక్తులైన", "మీకు మంచి రోజు / సాయంత్రం" లేదా "మీకు మంచిది" తో ముగించండి.
స్వీకర్తలు ఇమెయిల్లను ప్రింట్ చేయడానికి మరియు వాటిని ఇతరులతో పంచుకోవడానికి ఎంచుకోవచ్చు, కాబట్టి ఎల్లప్పుడూ మర్యాదగా ఉండండి.
టోన్ను తనిఖీ చేయండి
మేము వ్యక్తులను ముఖాముఖిగా కలిసేటప్పుడు, వారి శరీర భాష, స్వర టోన్లు మరియు ముఖ కవళికలను వారు ఎలా భావిస్తారో అంచనా వేయడానికి ఉపయోగిస్తారు. ఇ-మెయిల్ ఈ సమాచారాన్ని మాకు బంధిస్తుంది, అంటే ప్రజలు మా సందేశాలను తప్పుగా అర్థం చేసుకున్నప్పుడు మనకు తెలియదు.
మీ పదాల ఎంపిక, వాక్య నిడివి, విరామ చిహ్నాలు మరియు క్యాపిటలైజేషన్ దృశ్య మరియు శ్రవణ సూచనలు లేకుండా సులభంగా తప్పుగా అర్థం చేసుకోవచ్చు. దిగువ మొదటి ఉదాహరణలో, యాన్ విసుగు చెందాడని లేదా కోపంగా ఉన్నాడని లూయిస్ అనుకోవచ్చు, కానీ వాస్తవానికి, అతను బాగానే ఉన్నాడు.
| బాడ్ ఉదాహరణ | మంచి ఉదాహరణ |
| లూయిస్,
నాకు ఈరోజు సాయంత్రం 17 గంటలలోపు మీ రిపోర్ట్ కావాలి, లేదంటే నా గడువును కోల్పోతాను.
Yann |
హాయ్ లూయిస్,
ఈ నివేదికపై మీ కృషికి ధన్యవాదాలు. నేను నా వెర్షన్ను 17 గంటలకి ముందుగా అందించగలను, కనుక నా గడువును నేను మిస్ చేయలేదా?
ముందుగా ధన్యవాదాలు,
Yann |
భావోద్వేగంగా మీ ఇమెయిల్ "భావన" గురించి ఆలోచించండి. మీ ఉద్దేశ్యాలు లేదా భావోద్వేగాలు తప్పుగా ఉంటే, మీ పదాలు రూపొందించే తక్కువ అస్పష్టమైన మార్గాన్ని కనుగొనండి.
లోపాల తనిఖీ
చివరగా, "పంపు" క్లిక్ చేసే ముందు, స్పెల్లింగ్, వ్యాకరణం మరియు విరామ చిహ్నాల దోషాలు ఏమైనా ఉన్నాయా అని మీ ఇమెయిల్‌ను తనిఖీ చేయడానికి కొంత సమయం కేటాయించండి. మీ ఇమెయిల్లు మీ వృత్తిపరమైన ఇమేజ్‌లో మీరు ధరించే దుస్తులతో సమానంగా ఉంటాయి. అందువల్ల శ్రేణిలో లోపాలను కలిగి ఉన్న సందేశాన్ని పంపడానికి ఇది కోపంగా ఉంది.
సమీక్షించిన ఉన్నప్పుడు, మీ ఇమెయిల్ పొడవు ధ్యాస. దీర్ఘకాలంగా చిన్నవి, క్లుప్తమైన ఇమెయిల్స్, వ్యాపించే ఇమెయిల్స్ చదవడానికి ఎక్కువ అవకాశం ఉంది, కాబట్టి అవసరమైన సమాచారం మినహా లేకుండా, మీ ఇమెయిల్స్ సాధ్యమైనంత తక్కువ వ్యవధి కలిగి ఉంటాయి నిర్ధారించుకోండి.
కీ పాయింట్లు
మనలో చాలామంది మన రోజులో మంచి భాగాన్ని గడుపుతారు ఇమెయిల్లను చదవండి మరియు కంపోజ్ చేయండి. కానీ మేము పంపే సందేశాలు ఇతరులకు గందరగోళంగా ఉంటాయి.
ప్రభావవంతమైన ఇమెయిల్లను వ్రాయడానికి, మీరు నిజంగా ఈ ఛానెల్ని ఉపయోగించాలా వద్దా ముందుగానే మీరే అడుగుతారు. ఫోన్ను తీసుకోవటానికి ఇది కొన్నిసార్లు మంచిది కావచ్చు.
మీ ఇమెయిల్స్ సంక్షిప్త మరియు ఖచ్చితమైన చేయండి. వారిని నిజంగా చూడవలసివచ్చే వ్యక్తులకు మాత్రమే పంపండి మరియు గ్రహీత మీరు ఏమి చేయాలనుకుంటున్నారో స్పష్టంగా సూచిస్తుంది.
మీ ఇమెయిల్లు మీ వృత్తి నైపుణ్యం, మీ విలువలు మరియు వివరాలకు మీ శ్రద్ధకు ప్రతిబింబమని గుర్తుంచుకోండి. మీ సందేశం యొక్క స్వరాన్ని ఇతరులు ఎలా అర్థం చేసుకుంటారో ఊహించడానికి ప్రయత్నించండి. మర్యాదగా ఉండండి మరియు "పంపు" నొక్కే ముందు మీరు వ్రాసిన వాటిని ఎల్లప్పుడూ రెండుసార్లు తనిఖీ చేయండి.
