చదవడానికి వ్రాయండి
ఒక సహోద్యోగి మీకు గంటలో జరిగిన మీటింగ్ గురించి ఇమెయిల్ చేసారు. ముఖ్యమైన ప్రాజెక్ట్‌లో భాగంగా మీరు సమర్పించాల్సిన కీలక సమాచారాన్ని ఇమెయిల్ కలిగి ఉండాలి.
కానీ ఒక సమస్య ఉంది: ఇమెయిల్ చాలా తప్పుగా వ్రాయబడింది, మీకు అవసరమైన డేటాను మీరు కనుగొనలేరు. స్పెల్లింగ్ తప్పులు మరియు అసంపూర్ణ వాక్యాలు ఉన్నాయి. పేరాగ్రాఫ్‌లు చాలా పొడవుగా మరియు గందరగోళంగా ఉన్నాయి, మీకు కావలసిన సమాచారాన్ని కనుగొనడానికి మూడు రెట్లు ఎక్కువ సమయం పడుతుంది. ఫలితంగా, మీరు సమావేశానికి సిద్ధంగా ఉన్నారు మరియు మీరు ఆశించిన విధంగా అది జరగడం లేదు.
మీరు ఎప్పుడైనా ఇలాంటి పరిస్థితిని ఎదుర్కొన్నారా? సమాచారంతో ఓవర్‌లోడ్ చేయబడిన ప్రపంచంలో, స్పష్టంగా, సంక్షిప్తంగా మరియు ప్రభావవంతంగా కమ్యూనికేట్ చేయడం చాలా అవసరం. వ్యక్తులకు పుస్తక-నిడివి గల ఇమెయిల్‌లను చదవడానికి సమయం ఉండదు మరియు పేలవంగా నిర్మించబడిన మరియు ఉపయోగకరమైన సమాచారం అన్ని చోట్ల చెల్లాచెదురుగా ఉన్న ఇమెయిల్‌లను అర్థం చేసుకునే ఓపిక వారికి ఉండదు.
ప్లస్ మీ రాయడం నైపుణ్యాలు బాగున్నాయి, మీ బాస్, సహోద్యోగులు మరియు క్లయింట్‌లతో సహా మీ చుట్టూ ఉన్న వారిపై మీరు ఎంత మెరుగ్గా ముద్ర వేస్తారు. ఈ మంచి ఇంప్రెషన్‌లు మిమ్మల్ని ఎంత దూరం తీసుకెళ్తాయో మీకు ఎప్పటికీ తెలియదు.
ఈ ఆర్టికల్లో, మీ వ్రాత నైపుణ్యాలను మెరుగుపరచడానికి మరియు సాధారణ తప్పులను ఎలా నివారించవచ్చో మేము చూస్తాము.
ప్రేక్షకులు మరియు ఆకృతి
స్పష్టంగా వ్రాయడానికి మొదటి దశ తగిన ఆకృతిని ఎంచుకోవడం. మీరు అనధికారిక ఇమెయిల్ పంపాలనుకుంటున్నారా? వివరణాత్మక నివేదికను వ్రాయాలా? లేక అధికారిక లేఖ రాస్తారా?
ఫార్మాట్, మీ ప్రేక్షకులతో పాటు, మీ “వ్రాత స్వరాన్ని” నిర్వచిస్తుంది, అంటే స్వరం ఎంత అధికారికంగా లేదా రిలాక్స్‌గా ఉండాలి. ఉదాహరణకు, మీరు సంభావ్య క్లయింట్‌కి ఇమెయిల్‌ను వ్రాస్తున్నట్లయితే, అది స్నేహితుడికి పంపిన ఇమెయిల్ వలె అదే స్వరాన్ని కలిగి ఉండాలా?
ఖచ్చితంగా కాదు.
మీ సందేశాన్ని ఎవరు చదువుతారో గుర్తించడం ద్వారా ప్రారంభించండి. ఇది సీనియర్ ఎగ్జిక్యూటివ్‌లు, మొత్తం బృందం లేదా నిర్దిష్ట ఫైల్‌లో పని చేసే చిన్న సమూహం కోసం కాదా? మీరు వ్రాసే ప్రతిదానిలో, మీ పాఠకులు లేదా గ్రహీతలు, మీ స్వరాన్ని అలాగే కంటెంట్ యొక్క అంశాలను నిర్వచించవలసి ఉంటుంది.
కూర్పు మరియు శైలి
ఒకసారి మీరు రచన చేస్తున్నారని మరియు మీరు ఎవరికి వ్రాతారో తెలియకపోతే, మీరు రాయడం ప్రారంభించాలి.
ఒక ఖాళీ, తెలుపు కంప్యూటర్ స్క్రీన్ తరచుగా భయపెడుతుంది. ఎలా ప్రారంభించాలో మీకు తెలియనందున చిక్కుకోవడం సులభం. మీ పత్రాన్ని కంపోజ్ చేయడానికి మరియు ఫార్మాట్ చేయడానికి ఈ చిట్కాలను ప్రయత్నించండి:
- మీ ప్రేక్షకులతో ప్రారంభించండి: మీ పాఠకులకు మీరు చెప్పేది ఏమీ తెలియదని గుర్తుంచుకోండి. వారు ముందుగా ఏమి తెలుసుకోవాలి?
- ఒక ప్రణాళికను సృష్టించండి: మీరు రిపోర్ట్, ప్రెజెంటేషన్ లేదా ప్రసంగం వంటి పొడవైన పత్రాన్ని వ్రాస్తున్నట్లయితే ఇది చాలా ఉపయోగకరంగా ఉంటుంది. ఏ క్రమంలో ఏ దశలను అనుసరించాలో గుర్తించడానికి మరియు పనిని నిర్వహించదగిన సమాచారంగా విభజించడానికి అవుట్‌లైన్‌లు మీకు సహాయపడతాయి.
- కొంచెం సానుభూతిని ప్రయత్నించండి: ఉదాహరణకు, మీరు సంభావ్య కస్టమర్‌ల కోసం విక్రయాల ఇమెయిల్‌ను వ్రాస్తున్నట్లయితే, వారు మీ ఉత్పత్తి లేదా మీ విక్రయాల పిచ్ గురించి ఎందుకు శ్రద్ధ వహించాలి? వాళ్లకు ఏం లాభం? మీ ప్రేక్షకుల అవసరాలను ఎల్లప్పుడూ గుర్తుంచుకోండి.
- అలంకారిక త్రిభుజం ఉపయోగించండి: మీరు ఎవరినైనా ఏదో ఒకటి చేయమని ఒప్పించడానికి ప్రయత్నిస్తుంటే, ప్రజలు మీ మాట ఎందుకు వినాలి, మీ ప్రేక్షకులను ఆకట్టుకునే విధంగా మీ సందేశాన్ని అందజేయడం మరియు సమాచారాన్ని హేతుబద్ధంగా మరియు పొందికగా అందించడం ఎందుకు అని తప్పకుండా వివరించండి.
- మీ ప్రధాన థీమ్ను గుర్తించండి: మీ సందేశం యొక్క ప్రధాన థీమ్ను నిర్వచించడంలో మీకు ఇబ్బంది ఉంటే, మీ స్థానాన్ని వివరించడానికి మీకు 15 సెకన్లు మిగిలి ఉన్నట్లు నటించండి. ఏమంటావు ? ఇది బహుశా మీ ప్రధాన థీమ్.
- సాదా భాషను ఉపయోగించండి: మీరు శాస్త్రీయ పత్రాన్ని వ్రాస్తే తప్ప, సాధారణంగా సరళమైన, సూటిగా ఉండే భాషను ఉపయోగించడం ఉత్తమం. ప్రజలను ఆకట్టుకోవడానికి పెద్ద పదాలను ఉపయోగించవద్దు.
<span style="font-family: Mandali; ">నిర్మాణం</span>
మీ పత్రం సాధ్యమైనంత వినియోగదారు స్నేహంగా ఉండాలి. టెక్స్ట్ను వేరు చేయడానికి శీర్షికలు, ఉపశీర్షికలు, బులెట్లు మరియు సంఖ్యలను వీలైనంతవరకూ ఉపయోగించండి.
అన్నింటికంటే, ఏది సులభంగా చదవవచ్చు: పొడవైన పేరాగ్రాఫ్‌లతో నిండిన పేజీ లేదా విభాగ శీర్షికలు మరియు బుల్లెట్ పాయింట్‌లతో చిన్న పేరాగ్రాఫ్‌లుగా విభజించబడిన పేజీ? స్కాన్ చేయడానికి సులభమైన పత్రం పొడవైన, దట్టమైన పేరాలతో ఉన్న పత్రం కంటే తరచుగా చదవబడుతుంది.
శీర్షికలు పాఠకుల దృష్టిని ఆకర్షించాలి. ప్రశ్నలను ఉపయోగించడం తరచుగా మంచి ఆలోచన, ముఖ్యంగా ప్రకటన కాపీలో, ఎందుకంటే ప్రశ్నలు పాఠకుడికి ఆసక్తిని మరియు ఆసక్తిని కలిగించడంలో సహాయపడతాయి.
ఇ-మెయిల్స్ మరియు ప్రతిపాదనలు, ఈ వ్యాసంలో ఉన్నటువంటి చిన్న, వాస్తవిక శీర్షికలు మరియు ఉపశీర్షికలను ఉపయోగించండి.
గ్రాఫిక్స్ను జోడించడం అనేది మీ టెక్స్ట్ను వేరు చేయడానికి కూడా ఉత్తమ మార్గం. ఈ దృశ్య సహాయకులు పాఠకుడికి తన దృష్టిని కంటెంట్ మీద ఉంచడానికి మాత్రమే అనుమతించరు, కాని టెక్స్ట్ కంటే చాలా ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని కమ్యూనికేట్ చేయడానికి కూడా.
వ్యాకరణ తప్పులు
మీ ఇమెయిల్‌లోని పొరపాట్లు మీ పనిని వృత్తిపరమైనవిగా మార్చగలవని మీకు బహుశా తెలుసు. మిమ్మల్ని మీరు స్పెల్ చెకర్‌ని పొందడం ద్వారా మరియు మీ స్పెల్లింగ్‌ని వీలైనంత వరకు సవరించుకోవడం ద్వారా స్థూల తప్పులను నివారించడం చాలా అవసరం.
సాధారణంగా ఉపయోగించే పదాలు కొన్ని ఉదాహరణలు:
- నేను పంపే / పంపుతాను / పంపుతాను
మొదటి గుంపు యొక్క క్రియగా ఉండటానికి "పంపుటకు" క్రియాపదము అనే పదం, ఒక "e" తో ఏక మొదటి వ్యక్తి "నేను పంపుతాను". "ఇ" లేకుండా "ఎగుమతి" అనేది ఒక పేరు ("ఒక రవాణా") మరియు బహువచనం కావచ్చు: "సరుకులను".
- నేను నిన్ను చేర్చుతాను / నేను నిన్ను చేర్చుతాను
ఒక "s" తో నేను "నేను నిన్ను చేరవేస్తాను". ఒక "t" తో "ఉమ్మడి" మూడవ వ్యక్తి ఏకీకృత "అతను చేరిన" సంయోగం.
- గడువు / గడువు
"బంపర్" ఒక స్త్రీ పేరుకు పెట్టబడినా, టెంప్టేషన్కు ఇవ్వు మరియు ఎల్లప్పుడూ "ఇ" లేకుండా "బంపర్" రాయండి.
- సిఫార్సు / సిఫారసు
ఇంగ్లీష్లో మేము "సిఫార్సు" ను "ఇ" తో వ్రాసి ఉంటే, ఫ్రెంచ్ లో మేము ఎల్లప్పుడూ "సిఫార్సు" ను "a" తో వ్రాస్తాము.
- అక్కడ / అక్కడ ఉందా / ఉంది
ఉచ్చారణను సులభతరం చేయడానికి మరియు రెండు అచ్చులను వరుసగా నిరోధించడానికి మేము ఇంటరాగేటివ్ సూత్రాలలో ఒక యుఫోనిక్ “టి” ని చేర్చుతాము. అందువల్ల "ఉంది" అని వ్రాస్తాము.
- పరంగా / పరంగా
ఒక "s" లేకుండా "ఒక పరంగా" ఎప్పుడూ రాదు. ఈ వ్యక్తీకరణ ఉపయోగంలో అనేక "నిబంధనలు" ఎల్లప్పుడూ ఉన్నాయి.
- / వాటి మధ్య
ఒక "s" తో ముగిసే పదం "మినహా" తప్పుదారి పట్టకుండా జాగ్రత్త వహించండి. ఒక "s" తో "మధ్యలో" ఎప్పుడూ రాదు. ఇది ఒక ఆవశ్యకత మరియు ఇది అదృశ్యమైనది.
- అంగీకరించినట్లు / ఆమోదించినట్లుగా
ఒక స్త్రీ పేరుకు కూడా సరిపోతుంది, "అంగీకరించినట్లు" ఎల్లప్పుడూ మార్పులేనిది మరియు ఎప్పటికీ "e" తీసుకోదు.
- నిర్వహణ / సేవ
పేరు మరియు క్రియలను కంగారుపడవద్దు. "T" లేకుండా "ఇంటర్వ్యూ" అనే పేరు మార్పిడి లేదా "ఉద్యోగ ఇంటర్వ్యూ" ను వివరిస్తుంది. ఏకరీతిలో నిర్వహించాల్సిన చర్యను చేపట్టేటప్పుడు ఏకవచనం యొక్క మూడవ వ్యక్తి "సంభంధం" లో సంహరించబడిన క్రియ ఉపయోగించబడుతుంది.
మీ పాఠకులలో అక్షరక్రమం మరియు వ్యాకరణంలో ఖచ్చితమైనవి ఉండవు. మీరు ఈ తప్పులను చేస్తే వారు గమనించి ఉండకపోవచ్చు. కానీ ఒక అవసరం లేదు ఈ ఉపయోగించడానికి లేదు: సాధారణంగా ప్రజలు, ముఖ్యంగా సీనియర్ అధికారులు, అక్కడ గమనించే వారు ఉంటుంది!
ఈ కారణంగా, మీరు వ్రాసే ఏదైనా పాఠకులందరికీ ఆమోదయోగ్యమైన నాణ్యతను కలిగి ఉండాలి.
ధృవీకరణ
మంచి ప్రూఫ్ రీడింగ్ యొక్క శత్రువు వేగం. చాలా మంది వ్యక్తులు వారి ఇమెయిల్‌ల ద్వారా హడావిడిగా ఉంటారు, కానీ మీరు లోపాలను ఎలా కోల్పోతారు. మీరు వ్రాసిన వాటిని ధృవీకరించడానికి ఈ సూచనలను అనుసరించండి:
- మీ శీర్షికలు మరియు ఫుటర్లు తనిఖీ చేయండి: వ్యక్తులు టెక్స్ట్‌పై మాత్రమే దృష్టి పెట్టడానికి తరచుగా వాటిని విస్మరిస్తారు. హెడర్‌లు పెద్దవిగా మరియు బోల్డ్‌గా ఉన్నందున అవి ఎర్రర్ రహితంగా ఉన్నాయని అర్థం కాదు!
- బిగ్గరగా ఇమెయిల్ చదువు: ఇది మీరు నెమ్మదిగా వెళ్లడానికి బలవంతం చేస్తుంది, అంటే మీరు లోపాలను గుర్తించే అవకాశం ఎక్కువగా ఉంటుంది.
- మీరు చదివేటప్పుడు వచనాన్ని అనుసరించడానికి మీ వేలిని ఉపయోగించండి: మీరు నెమ్మదిగా సహాయపడే మరొక విషయం.
- మీ టెక్స్ట్ చివరిలో ప్రారంభించండి: ముగింపు నుండి ఒక వాక్యం ప్రారంభం వరకు పునఃప్రచురణ, మీరు లోపాలు మరియు కంటెంట్ కాదు దృష్టి సహాయపడుతుంది.
