Print Friendly, PDF & ఇమెయిల్

చదవడానికి వ్రాయండి

ఒక సహోద్యోగి ఒక గంటలో మీరు కలిగి ఉన్న సమావేశం గురించి మీకు ఇమెయిల్ పంపారు. ముఖ్యమైన ప్రాజెక్ట్ యొక్క భాగంగా మీరు అందించవలసిన ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని ఇమెయిల్ కలిగి ఉండాలి.

కానీ సమస్య ఉంది: మీకు అవసరమైన డేటాను మీరు పొందలేరు కాబట్టి మెయిల్ చాలా చెడ్డది. స్పెల్లింగ్ తప్పులు మరియు అసంపూర్తి వాక్యాలు ఉన్నాయి. పేరాలు చాలా కాలం మరియు మీరు మీకు కావలసిన సమాచారాన్ని కనుగొనేందుకు అవసరమైన కంటే మూడు రెట్లు ఎక్కువ అవసరం కాబట్టి గందరగోళంగా ఉన్నాయి. ఫలితంగా, మీరు సమావేశానికి అండర్ సన్నద్ధుడవుతున్నారు మరియు మీరు కోరినట్లుగా ఇది సాఫీగా సాగదు.

మీరు ఇలాంటి పరిస్థితిని ఎదుర్కొన్నారా? సమాచార ఓవర్లోడ్ ప్రపంచంలో, స్పష్టంగా, సంక్షిప్తంగా మరియు సమర్థవంతంగా కమ్యూనికేట్ అవసరం. ఇ-మెయిల్లను ఒక పుస్తకపు పొడవును చదివే సమయానికి ప్రజలు లేరు మరియు పేలవంగా నిర్మించిన ఇ-మెయిల్లను అర్థం చేసుకోవడానికి సహనం లేదు మరియు ప్రతిచోటా ఉపయోగకరమైన సమాచారం చెల్లాచెదురుగా ఉంటుంది.

ప్లస్ మీ రాయడం నైపుణ్యాలు మంచివి, మీ యజమానితో సహా మీ సహోద్యోగులు మరియు కస్టమర్లతో సహా మీ గురించి మీకు మరింతగా మంచిగా భావిస్తారు. ఈ మంచి అభిప్రాయాలను మీరు ఎంత దూరం చేస్తారో మీకు ఎప్పటికీ తెలియదు.

ఈ ఆర్టికల్లో, మీ వ్రాత నైపుణ్యాలను మెరుగుపరచడానికి మరియు సాధారణ తప్పులను ఎలా నివారించవచ్చో మేము చూస్తాము.

ప్రేక్షకులు మరియు ఆకృతి

సరిగ్గా వ్రాయడానికి మొదటి అడుగు తగిన ఫార్మాట్ ఎంచుకోండి ఉంది. మీరు అనధికారిక ఇమెయిల్ను పంపాలా? వివరణాత్మక నివేదికను వ్రాయాలా? లేదా అధికారిక లేఖ రాయాలా?

ఫార్మాట్, అలాగే మీ ప్రేక్షకులు, మీ "రాత వాయిస్" ను నిర్వచిస్తారు, అనగా టోన్ ఎలా అధికారికంగా లేదా రిలాక్స్డ్గా ఉండాలి. ఉదాహరణకు, సంభావ్య కస్టమర్కు మీరు ఒక ఇమెయిల్ను వ్రాస్తే, స్నేహితుడికి ఒక ఇమెయిల్గా అదే టోన్ ఉండాలి?

ఖచ్చితంగా కాదు.

మీ సందేశాన్ని ఎవరు చదవారో గుర్తించడం ద్వారా ప్రారంభించండి. సీనియర్ మేనేజర్స్, మొత్తం బృందం లేదా ఒక ప్రత్యేకమైన సమస్యపై పనిచేసే ఒక చిన్న సమూహంతో వ్యవహరిస్తున్నారా? మీరు వ్రాసే ప్రతిదానిలో, మీ పాఠకులు లేదా గ్రహీతలు, మీ టోన్ను అలాగే కంటెంట్ యొక్క అంశాలను నిర్వచించాలి.

READ జీతం లేకుండా సెలవు అభ్యర్థించడానికి మెయిల్ యొక్క ఉదాహరణ.

కూర్పు మరియు శైలి

ఒకసారి మీరు రచన చేస్తున్నారని మరియు మీరు ఎవరికి వ్రాతారో తెలియకపోతే, మీరు రాయడం ప్రారంభించాలి.

ఖాళీ, తెలుపు కంప్యూటర్ తెర తరచుగా బెదిరింపు ఉంది. మీరు ఎలా ప్రారంభించాలో మీకు తెలియదు ఎందుకంటే ఇది కష్టం అవుతుంది. మీ పత్రాన్ని రూపొందించడానికి మరియు ఫార్మాట్ చేయడానికి ఈ చిట్కాలను ప్రయత్నించండి:

  • మీ ప్రేక్షకులతో ప్రారంభించండిమీ పాఠకులు మీరు చెప్పే విషయాల గురించి ఏదైనా తెలియకపోవచ్చని మర్చిపోవద్దు. వారు మొదట ఏమి తెలుసుకోవాలి?
  • ఒక ప్రణాళికను సృష్టించండిమీరు రిపోర్ట్, ప్రదర్శన లేదా ప్రసంగం లాంటి సుదీర్ఘ పత్రాన్ని వ్రాస్తున్నట్లయితే ఇది చాలా ఉపయోగకరం. ఏ క్రమంలో అనుసరించాలో దశలను గుర్తించడానికి మరియు పనిని నిర్వహించదగిన సమాచారంలోకి విభజించడానికి మీకు సహాయం చేస్తుంది.
  • కొద్దిగా తదనుభూతి ప్రయత్నించండిఉదాహరణకు, సంభావ్య కస్టమర్ల కోసం మీరు ఒక అమ్మకాల ఇమెయిల్ను వ్రాస్తున్నట్లయితే, మీ ఉత్పత్తి లేదా అమ్మకాల పిచ్ గురించి ఎందుకు వారు జాగ్రత్త తీసుకోవాలి? వారికి ప్రయోజనం ఏమిటి? మీ ప్రేక్షకుల అవసరాలను అన్ని సమయాల్లో గుర్తుంచుకో.
  • అలంకారిక త్రిభుజం ఉపయోగించండిమీరు ఒకరిని ఒప్పించడానికి ప్రయత్నించినట్లయితే, ప్రజలు మీ గురించి వినండి, మీ సందేశాన్ని మీ ప్రేక్షకులను నిమగ్నం చేయడం మరియు సమాచారాన్ని సమగ్రమైన మరియు స్థిరమైన పద్ధతిలో అందించడం ఎందుకు అని మీరు వివరించండి.
  • మీ ప్రధాన థీమ్ను గుర్తించండి: మీ సందేశం యొక్క ప్రధాన ఇతివృత్తాన్ని నిర్వచించడంలో మీకు కష్టం ఉన్నట్లయితే, మీ స్థానాన్ని వివరించడానికి మీకు ఎడమవైపున 15 సెకన్లు మిగిలాయి నటిస్తాయి. మీరు ఏమి చెప్తున్నారు? ఈ బహుశా మీ ప్రధాన థీమ్.
  • సాదా భాషను ఉపయోగించండి: ఒక శాస్త్రీయ వ్యాసం రాయకుండా, సాధారణ భాష, ఒక ప్రత్యక్ష భాషను ఉపయోగించడం మంచిది. ప్రజలను ఆకట్టుకోవడానికి దీర్ఘ పదాలను ఉపయోగించవద్దు.

నిర్మాణం

మీ పత్రం సాధ్యమైనంత వినియోగదారు స్నేహంగా ఉండాలి. టెక్స్ట్ను వేరు చేయడానికి శీర్షికలు, ఉపశీర్షికలు, బులెట్లు మరియు సంఖ్యలను వీలైనంతవరకూ ఉపయోగించండి.

అన్ని తరువాత, చదవడానికి సులభంగా ఏది? సుదీర్ఘ పేరాలతో నిండిన పేజీ లేదా విభాగ శీర్షికలు మరియు బుల్లెట్లతో చిన్న పేరాలుగా విభజించబడిన పేజీ? స్కాన్కు తేలికగా ఉండే పత్రం పొడవు, దట్టమైన పేరాలతో పత్రాన్ని కన్నా ఎక్కువగా చదవబడుతుంది.

READ వోల్టైర్ ప్రాజెక్ట్ ఫేమస్ ఆర్తోగ్రాఫిక్ పోటీకి మీరు తీసుకుంటుంది

శీర్షికలు పాఠకుల దృష్టిని పట్టుకోవాలి. ప్రశ్నలు సహాయంతో, ఇది తరచుగా మంచి పాఠం, ముఖ్యంగా ప్రకటనల పాఠాలలో, ఎందుకంటే ప్రశ్నలు రీడర్ ఆసక్తి మరియు ఆసక్తికరంగా ఉంటాయి.

ఇ-మెయిల్స్ మరియు ప్రతిపాదనలు, ఈ వ్యాసంలో ఉన్నటువంటి చిన్న, వాస్తవిక శీర్షికలు మరియు ఉపశీర్షికలను ఉపయోగించండి.

గ్రాఫిక్స్ను జోడించడం అనేది మీ టెక్స్ట్ను వేరు చేయడానికి కూడా ఉత్తమ మార్గం. ఈ దృశ్య సహాయకులు పాఠకుడికి తన దృష్టిని కంటెంట్ మీద ఉంచడానికి మాత్రమే అనుమతించరు, కాని టెక్స్ట్ కంటే చాలా ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని కమ్యూనికేట్ చేయడానికి కూడా.

వ్యాకరణ తప్పులు

మీ మెయిల్లోని లోపాలు మీ పనిని అన్యాయమైన చిత్రంగా ఇస్తుంది అని మీరు బహుశా మీకు తెలుసు. అక్షరక్రమ తనిఖీని పొందడం మరియు సాధ్యమైనంతవరకు మీ స్పెల్లింగ్ను సమీక్షించడం ద్వారా స్థూల లోపాలను నివారించడం చాలా అవసరం.

సాధారణంగా ఉపయోగించే పదాలు కొన్ని ఉదాహరణలు:

  • నేను పంపే / పంపుతాను / పంపుతాను

మొదటి గుంపు యొక్క క్రియగా ఉండటానికి "పంపుటకు" క్రియాపదము అనే పదం, ఒక "e" తో ఏక మొదటి వ్యక్తి "నేను పంపుతాను". "ఇ" లేకుండా "ఎగుమతి" అనేది ఒక పేరు ("ఒక రవాణా") మరియు బహువచనం కావచ్చు: "సరుకులను".

  • నేను నిన్ను చేర్చుతాను / నేను నిన్ను చేర్చుతాను

ఒక "s" తో నేను "నేను నిన్ను చేరవేస్తాను". ఒక "t" తో "ఉమ్మడి" మూడవ వ్యక్తి ఏకీకృత "అతను చేరిన" సంయోగం.

  • గడువు / గడువు

"బంపర్" ఒక స్త్రీ పేరుకు పెట్టబడినా, టెంప్టేషన్కు ఇవ్వు మరియు ఎల్లప్పుడూ "ఇ" లేకుండా "బంపర్" రాయండి.

  • సిఫార్సు / సిఫారసు

ఇంగ్లీష్లో మేము "సిఫార్సు" ను "ఇ" తో వ్రాసి ఉంటే, ఫ్రెంచ్ లో మేము ఎల్లప్పుడూ "సిఫార్సు" ను "a" తో వ్రాస్తాము.

  • అక్కడ / అక్కడ ఉందా / ఉంది

ఉచ్చారణను సులభతరం చేసేందుకు మరియు రెండు అచ్చులు ఒకదానికొకటి అనుసరించకుండా నిరోధించడానికి ఒక యూప్హానిక్ "టి" ను ప్రశ్నించే సూత్రాలకు చేర్చారు. మేము "అక్కడ ఉంది" అని వ్రాస్తాను.

  • పరంగా / పరంగా

ఒక "s" లేకుండా "ఒక పరంగా" ఎప్పుడూ రాదు. ఈ వ్యక్తీకరణ ఉపయోగంలో అనేక "నిబంధనలు" ఎల్లప్పుడూ ఉన్నాయి.

READ కార్డియల్ ప్రో ఆర్తోగ్రాఫిక్ Retouching సాఫ్ట్వేర్ డిస్కవరీ.

  • / వాటి మధ్య

ఒక "s" తో ముగిసే పదం "మినహా" తప్పుదారి పట్టకుండా జాగ్రత్త వహించండి. ఒక "s" తో "మధ్యలో" ఎప్పుడూ రాదు. ఇది ఒక ఆవశ్యకత మరియు ఇది అదృశ్యమైనది.

  • అంగీకరించినట్లు / ఆమోదించినట్లుగా

ఒక స్త్రీ పేరుకు కూడా సరిపోతుంది, "అంగీకరించినట్లు" ఎల్లప్పుడూ మార్పులేనిది మరియు ఎప్పటికీ "e" తీసుకోదు.

  • నిర్వహణ / సేవ

పేరు మరియు క్రియలను కంగారుపడవద్దు. "T" లేకుండా "ఇంటర్వ్యూ" అనే పేరు మార్పిడి లేదా "ఉద్యోగ ఇంటర్వ్యూ" ను వివరిస్తుంది. ఏకరీతిలో నిర్వహించాల్సిన చర్యను చేపట్టేటప్పుడు ఏకవచనం యొక్క మూడవ వ్యక్తి "సంభంధం" లో సంహరించబడిన క్రియ ఉపయోగించబడుతుంది.

మీ పాఠకులలో అక్షరక్రమం మరియు వ్యాకరణంలో ఖచ్చితమైనవి ఉండవు. మీరు ఈ తప్పులను చేస్తే వారు గమనించి ఉండకపోవచ్చు. కానీ ఒక అవసరం లేదు ఈ ఉపయోగించడానికి లేదు: సాధారణంగా ప్రజలు, ముఖ్యంగా సీనియర్ అధికారులు, అక్కడ గమనించే వారు ఉంటుంది!

ఈ కారణంగా, మీరు వ్రాసిన ప్రతిదీ తప్పకుండా అన్ని పాఠకులకు ఆమోదయోగ్యం కావాలి.

ధృవీకరణ

ఒక మంచి నిర్ధారణ యొక్క శత్రువు వేగం. చాలామంది ప్రజలు వారి ఇమెయిళ్ళను బ్రౌజ్ చేయడానికి అత్యవసరము, కానీ మీరు తప్పులు మిస్ ఎలా. మీరు వ్రాసిన దాన్ని తనిఖీ చేయడానికి ఈ సూచనలను అనుసరించండి:

  • మీ శీర్షికలు మరియు ఫుటర్లు తనిఖీ చేయండి: ప్రజలు తరచుగా టెక్స్ట్ మాత్రమే దృష్టి వాటిని పట్టించుకోకుండా. ఇది పొరలు కొవ్వు మరియు కొవ్వు లోపాలు లేని కారణంగా కాదు!
  • బిగ్గరగా ఇమెయిల్ చదువు: ఇది మీరు నెమ్మదిగా వెళ్లడానికి బలవంతం చేస్తుంది, అంటే మీరు లోపాలను గుర్తించే అవకాశం ఎక్కువగా ఉంటుంది.
  • మీరు చదివేటప్పుడు వచనాన్ని అనుసరించడానికి మీ వేలిని ఉపయోగించండి: మీరు నెమ్మదిగా సహాయపడే మరొక విషయం.
  • మీ టెక్స్ట్ చివరిలో ప్రారంభించండి: ముగింపు నుండి ఒక వాక్యం ప్రారంభం వరకు పునఃప్రచురణ, మీరు లోపాలు మరియు కంటెంట్ కాదు దృష్టి సహాయపడుతుంది.