మీ లక్ష్యానికి అనుగుణంగా ప్రామాణిక నమూనాను గుర్తించండి
వ్యాపారంలో ఉపయోగించే వివిధ ప్రామాణిక ఇమెయిల్ రిపోర్ట్ టెంప్లేట్లు ఉన్నాయి. మీ సందేశాన్ని స్పష్టంగా మరియు ప్రభావవంతంగా తెలియజేయడానికి మీ నివేదిక యొక్క ప్రయోజనం ఆధారంగా సరైన ఆకృతిని ఎంచుకోవడం చాలా అవసరం.
వారంవారీ లేదా నెలవారీ నివేదిక వంటి సాధారణ పర్యవేక్షణ నివేదిక కోసం, కీలక గణాంకాలు (అమ్మకాలు, ఉత్పత్తి మొదలైనవి) ఉన్న పట్టిక నిర్మాణాన్ని ఎంచుకోండి.
బడ్జెట్ లేదా వనరుల అభ్యర్థన కోసం, పరిచయం, మీ వివరణాత్మక అవసరాలు, వాదన మరియు ముగింపుతో భాగాలలో నిర్మాణాత్మక ఫైల్ను వ్రాయండి.
అత్యవసర ప్రతిస్పందన అవసరమయ్యే సంక్షోభ పరిస్థితుల్లో, కొన్ని దిగ్భ్రాంతికరమైన వాక్యాలలో సమస్యలు, పరిణామాలు మరియు చర్యలను జాబితా చేయడం ద్వారా ప్రత్యక్ష మరియు శక్తివంతమైన శైలిపై పందెం వేయండి.
మోడల్ ఏదైనా సరే, చదవడానికి వీలుగా ఇంటర్టైటిల్స్, బుల్లెట్లు, టేబుల్లతో ఫార్మాటింగ్ను జాగ్రత్తగా చూసుకోండి. వృత్తిపరమైన మరియు సమర్థవంతమైన ఇమెయిల్ నివేదికల కోసం ప్రతి పరిస్థితికి ఉత్తమమైన ఆకృతిని ఎంచుకోవడానికి దిగువ నిర్దిష్ట ఉదాహరణలు మీకు సహాయపడతాయి.
పట్టికల రూపంలో సాధారణ పర్యవేక్షణ నివేదిక
సాధారణ పర్యవేక్షణ నివేదిక, ఉదాహరణకు నెలవారీ లేదా వారానికోసారి, కీలక డేటాను హైలైట్ చేసే స్పష్టమైన మరియు సింథటిక్ నిర్మాణం అవసరం.
పట్టికలలోని ఆకృతి కొన్ని సెకన్లలో ముఖ్యమైన సూచికలను (అమ్మకాలు, ఉత్పత్తి, మార్పిడి రేటు మొదలైనవి) వ్యవస్థీకృత మరియు చదవగలిగే విధంగా ప్రదర్శించడాన్ని సాధ్యం చేస్తుంది.
మీ టేబుల్లకు ఖచ్చితంగా శీర్షిక పెట్టండి, ఉదాహరణకు “ఆన్లైన్ అమ్మకాల పరిణామం (నెలవారీ టర్నోవర్ 2022)”. యూనిట్లను పేర్కొనడం గుర్తుంచుకోండి.
సందేశాన్ని బలోపేతం చేయడానికి మీరు గ్రాఫిక్స్ వంటి దృశ్యమాన అంశాలను చేర్చవచ్చు. డేటా సరైనదని మరియు లెక్కలు సరిగ్గా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి.
2-3 వాక్యాలలో, ప్రధాన పోకడలు మరియు ముగింపులను విశ్లేషించే చిన్న వ్యాఖ్యానంతో ప్రతి పట్టిక లేదా గ్రాఫ్తో పాటు.
టేబుల్ ఫార్మాట్ మీ గ్రహీతకి అవసరమైన వాటిని త్వరగా చదవడాన్ని సులభతరం చేస్తుంది. కీలకమైన డేటా యొక్క సారాంశ ప్రదర్శన అవసరమయ్యే సాధారణ పర్యవేక్షణ నివేదికలకు ఇది అనువైనది.
సంక్షోభం సమయంలో ప్రభావవంతమైన ఇ-మెయిల్
త్వరిత ప్రతిస్పందన అవసరమయ్యే అత్యవసర పరిస్థితిలో, చిన్న, పంచ్ వాక్యాల రూపంలో నివేదికను ఎంచుకోండి.
మొదటి నుండి సమస్యను ప్రకటించండి: "దాడి తర్వాత మా సర్వర్ డౌన్ అయింది, మేము ఆఫ్లైన్లో ఉన్నాము". ఆపై ప్రభావాన్ని వివరించండి: కోల్పోయిన టర్నోవర్, ప్రభావితమైన కస్టమర్లు మొదలైనవి.
ఆపై నష్టాన్ని పరిమితం చేయడానికి తీసుకున్న చర్యలు మరియు వెంటనే అమలు చేయవలసిన వాటిని జాబితా చేయండి. నొక్కే ప్రశ్న లేదా అభ్యర్థనతో ముగించండి: "48 గంటలలోపు సేవను పునరుద్ధరించడానికి మేము అదనపు వనరులను లెక్కించవచ్చా?"
సంక్షోభంలో, కొన్ని ప్రత్యక్ష వాక్యాలలో ఇబ్బందులు, పరిణామాలు మరియు సమాధానాల గురించి త్వరగా తెలియజేయడం కీలకం. మీ సందేశం క్లుప్తంగా మరియు సమీకరించే విధంగా ఉండాలి. ఈ రకమైన అత్యవసర ఇమెయిల్ నివేదిక కోసం పంచ్ స్టైల్ అత్యంత ప్రభావవంతంగా ఉంటుంది.
ఉదాహరణ XNUMX: వివరణాత్మక నెలవారీ విక్రయ నివేదిక
దయచేసి మా మార్చి విక్రయాల వివరణాత్మక నివేదికను క్రింద కనుగొనండి:
- దుకాణంలో అమ్మకాలు
ఇన్-స్టోర్ అమ్మకాలు గత నెల నుండి 5% తగ్గి €1కి చేరుకున్నాయి. విభాగం వారీగా పరిణామం ఇక్కడ ఉంది:
- గృహోపకరణాలు: €550 టర్నోవర్, స్థిరంగా
- DIY విభాగం: €350 టర్నోవర్, 000% తగ్గింది
- గార్డెన్ విభాగం: €300 టర్నోవర్, 000% తగ్గింది
- వంటగది విభాగం: €50 టర్నోవర్, 000% పెరిగింది
ఉద్యానవన శాఖలో క్షీణత ఈ నెలలో ప్రతికూల వాతావరణం ద్వారా వివరించబడింది. వంటగది విభాగంలో ప్రోత్సాహకరమైన వృద్ధిని గమనించండి.
- ఆన్లైన్ అమ్మకాలు
మా వెబ్సైట్లో అమ్మకాలు €900 వద్ద స్థిరంగా ఉన్నాయి. ఆన్లైన్ అమ్మకాలలో మొబైల్ షేర్ 000%కి పెరిగింది. మా కొత్త స్ప్రింగ్ సేకరణకు కృతజ్ఞతలు తెలుపుతూ ఫర్నిచర్ మరియు అలంకరణ అమ్మకాలు బాగా పెరిగాయి.
- మార్కెటింగ్ చర్యలు
అమ్మమ్మల దినోత్సవం కోసం మా ఇమెయిల్ ప్రచారం వంటగది విభాగంలో €20 అదనపు టర్నోవర్ను సృష్టించింది.
ఇంటీరియర్ డిజైన్ చుట్టూ ఉన్న సోషల్ నెట్వర్క్లలో మా కార్యకలాపాలు కూడా ఈ విభాగంలో అమ్మకాలను పెంచాయి.
- ముగింపు
స్టోర్లలో కొంచెం తగ్గుదల ఉన్నప్పటికీ, ఇ-కామర్స్ మరియు టార్గెటెడ్ మార్కెటింగ్ కార్యకలాపాల ద్వారా మా అమ్మకాలు పటిష్టంగా ఉన్నాయి. గార్డెన్ డిపార్ట్మెంట్లో కాలానుగుణ క్షీణతను భర్తీ చేయడానికి మేము అలంకరణ మరియు ఫర్నిచర్పై మా ప్రయత్నాలను కొనసాగించాలి.
ఏదైనా స్పష్టత కోసం నేను మీ వద్ద ఉన్నాను.
భవదీయులు,
జీన్ డుపోంట్ సెల్లర్ ఈస్ట్ సెక్టార్
రెండవ ఉదాహరణ: కొత్త ఉత్పత్తి శ్రేణిని ప్రారంభించడం కోసం అదనపు బడ్జెట్ అభ్యర్థన
జూన్ 2024న షెడ్యూల్ చేయబడిన మా కొత్త ఉత్పత్తుల శ్రేణిని ప్రారంభించడంలో భాగంగా మీ నుండి అదనపు బడ్జెట్ను అభ్యర్థించడానికి నాకు గౌరవం ఉంది.
ఈ వ్యూహాత్మక ప్రాజెక్ట్ 20 అదనపు సూచనలను అందించడం ద్వారా సంవత్సరానికి డిమాండ్ 15% పెరుగుతున్న ఆర్గానిక్ ఉత్పత్తుల యొక్క తేజముగల విభాగానికి మా ఆఫర్ను విస్తరించాలని లక్ష్యంగా పెట్టుకుంది.
ఈ ప్రయోగం విజయవంతం కావడానికి, అదనపు వనరులను సమీకరించడం చాలా అవసరం. నా సంఖ్యాపరమైన ప్రతిపాదనలు ఇక్కడ ఉన్నాయి:
- జట్టు యొక్క తాత్కాలిక ఉపబలము:
- ప్యాకేజింగ్ మరియు టెక్నికల్ డాక్యుమెంటేషన్ను ఖరారు చేయడానికి 2 నెలల్లో 6 పూర్తి-సమయ డెవలపర్ల నియామకం (ధర: €12000)
- వెబ్ ప్రచారం కోసం 3 నెలల పాటు డిజిటల్ మార్కెటింగ్ ఏజెన్సీ మద్దతు (8000€)
- మార్కెటింగ్ ప్రచారం :
- సోషల్ నెట్వర్క్లలో మా ప్రచురణలను స్పాన్సర్ చేయడానికి మీడియా బడ్జెట్ (5000€)
- ఇమెయిల్లను సృష్టించడం మరియు పంపడం: గ్రాఫిక్ డిజైన్, 3 ప్రచారాల కోసం షిప్పింగ్ ఖర్చులు (7000€)
- వినియోగదారు పరీక్షలు:
- ఉత్పత్తులపై అభిప్రాయాన్ని సేకరించడానికి వినియోగదారు ప్యానెల్ల సంస్థ (4000€)
ఈ వ్యూహాత్మక ప్రయోగం విజయవంతం కావడానికి అవసరమైన మానవ మరియు మార్కెటింగ్ వనరులను వినియోగించడానికి అంటే మొత్తం €36.
మా తదుపరి సమావేశంలో చర్చించడానికి నేను మీ వద్ద ఉన్నాను.
మీ రాబడి పెండింగ్లో ఉంది,
భవదీయులు,
జీన్ డుపాంట్
ప్రాజెక్ట్ మేనేజర్
మూడవ ఉదాహరణ: సేల్స్ డిపార్ట్మెంట్ నెలవారీ కార్యాచరణ నివేదిక
దయచేసి మార్చి నెలలో మా సేల్స్ డిపార్ట్మెంట్ యొక్క కార్యాచరణ నివేదికను క్రింద కనుగొనండి:
- ప్రోస్పెక్టింగ్ సందర్శనలు: మా కస్టమర్ ఫైల్లో గుర్తించబడిన 25 అవకాశాలను మా విక్రయ ప్రతినిధులు సంప్రదించారు. 12 నియామకాలు ఖరారయ్యాయి.
- ఆఫర్లు పంపబడ్డాయి: మేము మా కేటలాగ్ నుండి కీలక ఉత్పత్తులపై 10 వాణిజ్య ఆఫర్లను పంపాము, వాటిలో 3 ఇప్పటికే మార్చబడ్డాయి.
- వాణిజ్య ప్రదర్శనలు: Expopharm షోలో మా స్టాండ్ దాదాపు 200 పరిచయాలను ఆకర్షించింది. వాటిలో 15 మందిని భవిష్యత్తు నియామకాలుగా మార్చాము.
- శిక్షణ: మా కొత్త సహకారి లీనా మా ఉత్పత్తులు మరియు సేల్స్ పిచ్లతో పరిచయం పొందడానికి మార్క్తో ఒక వారం ఫీల్డ్ ట్రైనింగ్ని అనుసరించింది.
- లక్ష్యాలు: నెలలో 20 కొత్త ఒప్పందాల మా వాణిజ్య లక్ష్యం సాధించబడింది. టర్నోవర్ €30 వరకు ఉత్పత్తి చేయబడింది.
మేము మా క్లయింట్ జాబితాను అభివృద్ధి చేయడానికి మా ప్రయత్నాలను కొనసాగిస్తున్నాము, మీ సిఫార్సులను నాకు పంపడానికి వెనుకాడవద్దు.
భవదీయులు,
జీన్ డుపాంట్ సేల్స్ మేనేజర్
ఉదాహరణ నాలుగు: వివరణాత్మక వీక్లీ యాక్టివిటీ రిపోర్ట్ – సూపర్ మార్కెట్ బేకరీ
దయచేసి మార్చి 1-7 వారానికి సంబంధించిన మా బేకరీ యొక్క వివరణాత్మక కార్యాచరణ నివేదికను క్రింద కనుగొనండి:
ఉత్పత్తి:
- మేము రోజుకు సగటున 350 సాంప్రదాయ బాగెట్లను ఉత్పత్తి చేసాము, వారంలో మొత్తం 2100.
- మా కొత్త ఓవెన్ కారణంగా మొత్తం వాల్యూమ్ 5% పెరిగింది, ఇది పెరుగుతున్న డిమాండ్ను తీర్చడానికి మాకు వీలు కల్పిస్తుంది.
- మా ప్రత్యేక రొట్టెల శ్రేణి (గ్రామీణ, తృణధాన్యాలు, తృణధాన్యాలు) వైవిధ్యం ఫలాలను అందిస్తోంది. మేము ఈ వారం 750 కాల్చాము.
అమ్మకాలు:
- మొత్తం టర్నోవర్ 2500€, గత వారంతో పోలిస్తే స్థిరంగా ఉంది.
- వియన్నా పేస్ట్రీలు మా బెస్ట్ సెల్లర్ (€680), తర్వాత లంచ్ ఫార్ములాలు (€550) మరియు సాంప్రదాయ బ్రెడ్ (€430).
- ప్రత్యేక బ్రంచ్ ఆఫర్కు ధన్యవాదాలు, ఆదివారం ఉదయం అమ్మకాలు ముఖ్యంగా బలంగా ఉన్నాయి (€1200 టర్నోవర్).
సరఫరా:
- 50 కిలోల పిండి మరియు 25 కిలోల వెన్న రిసెప్షన్. స్టాక్స్ సరిపోతాయి.
- వచ్చే వారం గుడ్లు మరియు ఈస్ట్ ఆర్డర్ చేయడం గురించి ఆలోచిస్తున్నాను.
సిబ్బంది:
- జూలీ వచ్చే వారం సెలవులో ఉంటుంది, నేను షెడ్యూల్లను పునర్వ్యవస్థీకరిస్తాను.
- అమ్మకానికి ఓవర్ టైం అందించిన బాస్టియన్కు ధన్యవాదాలు.
సమస్యలు :
- మంగళవారం ఉదయం కాయిన్ మెకానిజం బ్రేక్డౌన్, ఎలక్ట్రీషియన్ ద్వారా పగటిపూట మరమ్మతులు చేయించారు.
భవదీయులు,
జీన్ డుపాంట్ మేనేజర్
ఐదవ ఉదాహరణ: అత్యవసర సమస్య - అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ పనిచేయకపోవడం
ఈ ఉదయం, మా అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ ఇన్వాయిస్ల ప్రవేశాన్ని మరియు సాధారణ లెడ్జర్ పర్యవేక్షణను నిరోధించే బగ్లను కలిగి ఉంది.
నేను సంప్రదించిన మా IT సర్వీస్ ప్రొవైడర్, ఇటీవలి అప్డేట్ సందేహాస్పదంగా ఉందని నిర్ధారిస్తుంది. వారు పరిష్కరించే పనిలో ఉన్నారు.
ఈలోగా, లావాదేవీలను రికార్డ్ చేయడం మాకు అసాధ్యం మరియు నగదు పర్యవేక్షణకు అంతరాయం ఏర్పడింది. మనం చాలా త్వరగా వెనుకబడిపోయే ప్రమాదం ఉంది.
సమస్యను తాత్కాలికంగా పరిష్కరించడానికి:
- నేను తిరిగి పొందే అత్యవసర ఎక్సెల్ ఫైల్లో మీ ఇన్వాయిస్లు/ఖర్చులను వ్రాయండి
- క్లయింట్ విచారణల కోసం, ఖాతాలను ప్రత్యక్షంగా ధృవీకరించడానికి నాకు కాల్ చేయండి
- పురోగతి గురించి మీకు తెలియజేయడానికి నేను నా వంతు కృషి చేస్తాను.
మా సర్వీస్ ప్రొవైడర్ పూర్తిగా సమీకరించబడింది మరియు గరిష్టంగా 48 గంటలలోపు ఈ సమస్యను పరిష్కరిస్తారని ఆశిస్తున్నాము. ఈ లోపం చెడ్డదని నాకు తెలుసు, మీ అవగాహనకు ధన్యవాదాలు. దయచేసి ఏవైనా అత్యవసర సమస్యలుంటే నాకు తెలియజేయండి.
భవదీయులు,
జీన్ డుపాంట్ అకౌంటెంట్