మనలో చాలా మందికి ఇమెయిల్ అనేది ఇష్టపడే కమ్యూనికేషన్ సాధనం. ఇ-మెయిల్ అద్భుతమైనది ఎందుకంటే మీరు కమ్యూనికేట్ చేయడానికి మీ సంభాషణకర్త ఉన్న సమయంలోనే అందుబాటులో ఉండవలసిన అవసరం లేదు. ఇది మా సహోద్యోగులు అందుబాటులో లేనప్పుడు లేదా ప్రపంచంలోని ఇతర వైపున ఉన్నప్పుడు కొనసాగుతున్న సమస్యలపై ముందుకు సాగడానికి మమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.
అయితే, మనలో చాలా మంది ఇమెయిల్ల అంతులేని జాబితాలో మునిగిపోతారు. 2016లో ప్రచురించబడిన నివేదిక ప్రకారం, సగటు వ్యాపార వినియోగదారు రోజుకు 100 కంటే ఎక్కువ ఇమెయిల్లను స్వీకరిస్తారు మరియు పంపుతారు.
అదనంగా, ఇమెయిల్స్ చాలా సులభంగా తప్పుగా ఉంటాయి. ఇటీవలి సెండ్మెయిల్ అధ్యయనం కనుగొన్న ప్రకారం, కోపం లేదా అనుకోకుండా గందరగోళం సృష్టించిన వ్యక్తుల్లో 64% మంది వ్యక్తులు పంపిన లేదా స్వీకరించారు.
మేము పంపే మరియు స్వీకరించే ఇమెయిల్స్ వాల్యూమ్ కారణంగా మరియు ఇమెయిల్స్ తరచూ తప్పుగా అర్థం చేసుకున్న కారణంగా, వాటిని స్పష్టమైన మరియు సంక్షిప్త పద్ధతిలో రాయడం ముఖ్యం.
ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇ-మెయిల్ను సరిగ్గా వ్రాయడం ఎలా
చిన్న మరియు పాయింట్కి సంబంధించిన ఇమెయిల్లను వ్రాయడం వలన ఇమెయిల్లను నిర్వహించడానికి వెచ్చించే సమయాన్ని తగ్గిస్తుంది మరియు మిమ్మల్ని మరింత ఉత్పాదకంగా చేస్తుంది. మీ ఇమెయిల్లను తక్కువగా ఉంచడం ద్వారా, మీరు ఇమెయిల్లపై తక్కువ సమయం మరియు ఇతర పనులపై ఎక్కువ సమయం వెచ్చిస్తారు. స్పష్టంగా రాయడం ఒక నైపుణ్యం అని అన్నారు. అన్ని నైపుణ్యాల వలె, మీరు అవసరం దాని అభివృద్ధిపై పని చేయండి.
ప్రారంభంలో, పొడవైన ఇమెయిల్లను వ్రాయడానికి మీకు చిన్న ఇమెయిల్లను వ్రాయడానికి ఎక్కువ సమయం పట్టవచ్చు. అయినప్పటికీ, ఇది జరిగినప్పటికీ, మీ సహోద్యోగులు, క్లయింట్లు లేదా ఉద్యోగులు మరింత ఉత్పాదకంగా ఉండటానికి మీరు సహాయం చేస్తారు, ఎందుకంటే మీరు వారి ఇన్బాక్స్కు తక్కువ అయోమయాన్ని జోడిస్తారు, ఇది మీకు మరింత త్వరగా ప్రతిస్పందించడంలో వారికి సహాయపడుతుంది.
స్పష్టంగా రాయడం ద్వారా, మీరు తమకు ఏమి కావాలో తెలుసుకుని పనులు పూర్తి చేసే వ్యక్తిగా పేరు పొందగలరు. రెండూ మీ కెరీర్ అవకాశాలకు మంచివి.
కాబట్టి స్పష్టం, సంక్షిప్త మరియు ప్రొఫెషనల్ ఇ-మెయిల్స్ రాయడానికి ఏమి పడుతుంది?
మీ లక్ష్యాన్ని గుర్తించండి
ప్రశాంతంగా మెయిల్స్ ఎల్లప్పుడూ స్పష్టమైన ప్రయోజనం కలిగి ఉంటాయి.
మీరు ఇమెయిల్ వ్రాయడానికి కూర్చున్న ప్రతిసారీ, మిమ్మల్ని మీరు ఇలా ప్రశ్నించుకోవడానికి కొన్ని సెకన్ల సమయం తీసుకోండి, “నేను దీన్ని ఎందుకు పంపుతున్నాను? గ్రహీత నుండి నేను ఏమి ఆశిస్తున్నాను?
మీరు ఈ ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వలేకపోతే, మీరు ఇమెయిల్ పంపకూడదు. మీరు అవసరం ఏమి తెలియకుండా ఇ-మెయిల్స్ రాయడం మీ సమయం మరియు మీ గ్రహీత యొక్క వృధా. మీరు మీకు సరిగ్గా ఏమి తెలియకపోతే, మీరే స్పష్టంగా మరియు సంక్షిప్తంగా వ్యక్తపరచడం కష్టం.
"ఒక సమయంలో ఒక విషయం" నియమం ఉపయోగించండి
సమావేశాలకు ఇమెయిల్లు ప్రత్యామ్నాయం కాదు. వ్యాపార సమావేశాలతో, మీరు ఎంత ఎక్కువ ఎజెండా ఐటెమ్లపై పని చేస్తే, మీటింగ్ మరింత ఉత్పాదకతను కలిగి ఉంటుంది.
ఇమెయిళ్ళతో, వ్యతిరేకత నిజం. మీ ఇమెయిల్లోని విభిన్న అంశాలను మీరు తక్కువగా కలిగి ఉంటారు, మీ విషయాల గురించి మరింత విషయాలు స్పష్టంగా అర్థమౌతాయి.
అందుకే "ఒకేసారి" అనే నియమాన్ని పాటించడం మంచిది. మీరు పంపే ప్రతి ఇమెయిల్ ఒక విషయం గురించి నిర్ధారించుకోండి. మీరు మరొక ప్రాజెక్ట్ గురించి కమ్యూనికేట్ చేయవలసి వస్తే, మరొక ఇమెయిల్ వ్రాయండి.
ఇది మీరే అడగడానికి మంచి సమయం, "ఈ ఇమెయిల్ నిజంగా అవసరం?" మరలా, కేవలం ఖచ్చితంగా అవసరమైన ఇ-మెయిల్లు మీరు ఇ-మెయిల్లను పంపే వ్యక్తికి గౌరవిస్తామని నిరూపిస్తాయి.
తాదాత్మ్యం యొక్క అభ్యాసం
తాదాత్మ్యం అనేది ఇతరుల దృష్టిలో ప్రపంచాన్ని చూడగల సామర్థ్యం. మీరు ఇలా చేసినప్పుడు, మీరు వారి ఆలోచనలు మరియు భావాలను అర్థం చేసుకుంటారు.
ఇమెయిళ్ళను వ్రాస్తున్నప్పుడు, మీ పదాల గురించి పాఠకుల అభిప్రాయాల నుండి ఆలోచించండి. మీరు వ్రాసే ప్రతిదానితో, మిమ్మల్ని మీరు ఇలా ప్రశ్నిస్తారు:
- నేను దాన్ని స్వీకరించినప్పుడు ఈ వాక్యాన్ని ఎలా అర్థం చేసుకోగలను?
- పేర్కొనడానికి అస్పష్టమైన పదాలను కలిగి ఉన్నారా?
మీరు వ్రాయవలసిన విధానానికి ఇది సరళమైన, సమర్థవంతమైన సర్దుబాటు. మిమ్మల్ని చదివే వ్యక్తుల గురించి ఆలోచిస్తే వారు మీకు ప్రతిస్పందించే విధానాన్ని మారుస్తారు.
మీరు ప్రారంభించడానికి సహాయం ప్రపంచానికి ఇక్కడ ఒక సానుభూతి మార్గం. చాలా మంది వ్యక్తులు:
- బిజీగా ఉన్నారు. మీకు ఏమి కావాలో అంచనా వేయడానికి వారికి సమయం లేదు మరియు వారు మీ ఇమెయిల్ను చదవగలరని మరియు దానికి త్వరగా ప్రతిస్పందించగలరని కోరుకుంటారు.
- అభినందనను ఆనందించండి. మీరు వారి గురించి లేదా వారి పని గురించి సానుకూలంగా చెప్పగలిగితే, దీన్ని చేయండి. మీ పదాలు వృధా చేయబడవు.
- కృతజ్ఞతలు తెలియజేయడం ఇష్టం. గ్రహీత మీకు ఏ విధంగానైనా సహాయం చేసినట్లయితే, వారికి కృతజ్ఞతలు చెప్పడం గుర్తుంచుకోండి. మీకు సహాయం చేయడం వారి పని అయినప్పుడు కూడా మీరు దీన్ని చేయాలి.
సంక్షిప్త వివరణలు
మీరు మొదట ఎవరికైనా ఇమెయిల్ చేసినప్పుడు, మీరు ఎవరో గ్రహీతకు తెలియజేయాలి. మీరు దీన్ని సాధారణంగా ఒక వాక్యంలో చేయవచ్చు. ఉదాహరణకు: “మిమ్మల్ని [ఈవెంట్ X]లో కలవడం ఆనందంగా ఉంది. »
పరిచయాలను తగ్గించడానికి ఒక మార్గం ఏమిటంటే, మీరు ముఖాముఖిగా కలుసుకున్నట్లుగా వాటిని వ్రాయడం. వ్యక్తిగతంగా ఎవరినైనా కలిసినప్పుడు మీరు ఐదు నిమిషాల మోనోలాగ్లో పాల్గొనకూడదు. కాబట్టి ఇమెయిల్లో చేయవద్దు.
ఒక పరిచయం అవసరమైతే మీకు తెలియదు. బహుశా మీరు ఇప్పటికే గ్రహీతను సంప్రదించారు, కానీ ఆమె మిమ్మల్ని గుర్తుంచుకుంటుంది అని మీకు తెలియదు. మీరు మీ ఆధారాలను మీ ఎలక్ట్రానిక్ సంతకంలో వదిలివేయవచ్చు.
ఇది అపార్థాలను నివారిస్తుంది. మీకు ఇప్పటికే తెలిసిన వ్యక్తికి మిమ్మల్ని మళ్లీ పరిచయం చేసుకోవడం మొరటుగా కనిపిస్తుంది. ఆమెకు మీరు తెలుసా అని ఖచ్చితంగా తెలియకపోతే, మీరు మీ సంతకాన్ని తనిఖీ చేయనివ్వండి.
ఐదు వాక్యాలు మిమ్మల్ని పరిమితం చేయండి
మీరు వ్రాసిన ప్రతి ఇమెయిల్లోనూ, మీరు అవసరం ఏమి, మీరు అవసరం ఏమి చెప్పడానికి తగినంత వాక్యాలు ఉపయోగించాలి. ఒక ఉపయోగకరమైన సాధన మీరే ఐదు వాక్యాలను పరిమితం చేయడం.
అయిదు వాక్యాలు కంటే క్రూరమైన మరియు అనాగరికమైనవి, అయిదు వాక్యాలు కంటే ఎక్కువ వ్యర్థ సమయం.
అయిదు వాక్యాలు కలిగి ఉన్న ఇమెయిల్ను ఉంచడం సాధ్యంకాదు. కానీ చాలా సందర్భాలలో, ఐదు వాక్యాలు సరిపోతాయి.
ఐదు వాక్యాల క్రమశిక్షణను స్వీకరించండి మరియు మీరే వేగంగా ఇమెయిల్స్ రాయడం కనుగొంటారు. మీరు మరిన్ని సమాధానాలను కూడా పొందుతారు.
చిన్న పదాలను ఉపయోగించండి
1946లో, జార్జ్ ఆర్వెల్ రచయితలకు చిన్న పదాన్ని ఉపయోగించకూడదని సూచించారు.
ఈ సలహా నేడు మరింత సందర్భోచితంగా ఉంది, ముఖ్యంగా ఇమెయిల్లు వ్రాసేటప్పుడు.
చిన్న పదాలు మీ రీడర్కు గౌరవం చూపుతాయి. చిన్న పదాలను ఉపయోగించడం ద్వారా, మీ సందేశాన్ని అర్థం చేసుకోవడానికి మీరు సులభంగా చేసాడు.
స్వల్ప వాక్యాలు మరియు పేరాల్లోని ఇదే నిజం. మీరు మీ సందేశాన్ని స్పష్టంగా అర్థం చేసుకోవటానికి మరియు సులభంగా అర్థం కావాలంటే టెక్స్ట్ యొక్క పెద్ద బ్లాక్స్ రాయడం మానుకోండి.
చురుకుగా వాయిస్ ఉపయోగించండి
క్రియాశీల వాయిస్ చదవడం సులభం. ఇది చర్య మరియు బాధ్యతను కూడా ప్రోత్సహిస్తుంది. నిజానికి, చురుకైన వాయిస్లో, వాక్యాలు పనిచేసే వ్యక్తిపై దృష్టి పెడతాయి. నిష్క్రియ స్వరంలో, వాక్యాలు ఒకరు పనిచేసే వస్తువుపై దృష్టి పెడతాయి. నిష్క్రియ స్వరంలో, విషయాలు వాటంతట అవే జరుగుతున్నట్లు అనిపించవచ్చు. చురుకుగా, వ్యక్తులు పని చేసినప్పుడు మాత్రమే విషయాలు జరుగుతాయి.
ప్రామాణిక నిర్మాణానికి కట్టుబడి ఉండండి
మీ ఇమెయిల్లను చిన్నగా ఉంచే కీ ఏమిటి? ఒక ప్రామాణిక నిర్మాణం ఉపయోగించండి. మీరు వ్రాసే ప్రతి ఇమెయిల్ కోసం మీరు అనుసరించే టెంప్లేట్.
మీ ఇమెయిల్లను చిన్నగా ఉంచడంతో పాటు, ప్రామాణిక నిర్మాణం తర్వాత మీరు త్వరగా వ్రాయడానికి సహాయపడుతుంది.
కాలక్రమేణా, మీరు పనిచేసే ఒక నిర్మాణాన్ని అభివృద్ధి చేస్తారు. మీరు ప్రారంభించడానికి ఒక సాధారణ నిర్మాణం ఇక్కడ ఉంది:
- సెల్యుటేషన్
- ఒక అభినందన
- మీ ఇమెయిల్ కోసం కారణం
- చర్యకు పిలుపు
- ముగింపు సందేశం (మూసివేయడం)
- సంతకం
వీటిలో ప్రతి లోతులో చూద్దాము.
- ఇది ఇమెయిల్ యొక్క మొదటి పంక్తి. “హలో, [మొదటి పేరు]” అనేది ఒక సాధారణ గ్రీటింగ్.
- మీరు మొదటిసారిగా ఎవరికైనా ఇమెయిల్ పంపుతున్నప్పుడు, ఒక అభినందన గొప్ప ప్రారంభం. బాగా వ్రాసిన అభినందన పరిచయంగా కూడా ఉపయోగపడుతుంది. ఉదాహరణకి :
“నేను [తేదీ] [విషయం]లో మీ ప్రదర్శనను ఆస్వాదించాను. »
“[అంశం]పై మీ బ్లాగ్ నిజంగా సహాయకరంగా ఉందని నేను కనుగొన్నాను. »
“[ఈవెంట్]లో మిమ్మల్ని కలవడం చాలా ఆనందంగా ఉంది. »
- మీ ఇమెయిల్ కోసం కారణం. ఈ విభాగంలో, మీరు ఇలా అంటారు, "నేను దాని గురించి అడగడానికి ఇమెయిల్ పంపబోతున్నాను..." లేదా "మీరు సహాయం చేయగలరా అని నేను ఆశ్చర్యపోతున్నాను..." కొన్నిసార్లు మీరు వ్రాయడానికి గల కారణాలను వివరించడానికి మీకు రెండు వాక్యాలు అవసరమవుతాయి.
- చర్యకు పిలుపు. మీరు మీ ఇమెయిల్ కోసం కారణాన్ని వివరించిన తర్వాత, గ్రహీత ఏమి చేయాలో తెలుసుకున్నట్లు భావించవద్దు. నిర్దిష్ట సూచనలను అందించండి. ఉదాహరణకు:
"గురువారం నాటికి ఆ ఫైల్స్ నాకు పంపగలరా?" »
"రాబోయే రెండు వారాల్లో మీరు దీన్ని వ్రాయగలరా?" "
“దయచేసి దాని గురించి యాన్ వ్రాయండి మరియు మీరు దీన్ని చేసినప్పుడు నాకు తెలియజేయండి. »
మీ అభ్యర్థనను ప్రశ్న రూపంలో రూపొందించడం ద్వారా, గ్రహీత ప్రతిస్పందించడానికి ఆహ్వానించబడ్డారు. ప్రత్యామ్నాయంగా, మీరు కూడా వీటిని ఉపయోగించవచ్చు: "మీరు దీన్ని ఎప్పుడు చేశారో నాకు తెలియజేయండి" లేదా "ఇది మీ కోసం సరేనా అని నాకు తెలియజేయండి." "
- ముగింపు. మీ ఇమెయిల్ను పంపే ముందు, ముగింపు సందేశాన్ని చేర్చాలని నిర్ధారించుకోండి. ఇది చర్యకు మీ కాల్ని పునరుద్ఘాటించడం మరియు గ్రహీతకు మంచి అనుభూతిని కలిగించడం అనే ద్వంద్వ ప్రయోజనాన్ని అందిస్తుంది.
మంచి ముగింపు రేఖల ఉదాహరణలు:
“దీనికి మీ అందరి సహాయానికి ధన్యవాదాలు. "
"మీరు ఏమి అనుకుంటున్నారో వినడానికి నేను వేచి ఉండలేను. »
“మీకు ఏమైనా ప్రశ్నలు ఉంటే నాకు తెలియజేయండి. "
- శుభాకాంక్షలు సందేశానికి ముందుగా మీ సంతకాన్ని జోడించడం గురించి ఆలోచించడం పూర్తి.
ఇది "యువర్స్", "భవదీయులు", "ఒక మంచి రోజు" లేదా "ధన్యవాదాలు" కావచ్చు.