Print Friendly, PDF & ఇమెయిల్

మీ ఇమెయిల్‌లను నిర్వహించడంలో మీకు స్పష్టమైన దినచర్య లేకపోతే, అవి త్వరగా గణనీయమైన సమయ నష్టానికి మూలంగా మారతాయి. మరోవైపు, సంస్థాగత స్థాయిలో అవసరమైన వాటిని మీరు చేస్తే, డజన్ల కొద్దీ చదవని ఇమెయిళ్ళ ద్వారా మిమ్మల్ని మీరు ఆక్రమించవద్దు. అప్పుడు మీరు ఒక ముఖ్యమైన ఇమెయిల్‌ను కోల్పోయే అవకాశం నుండి మీ మనస్సును విడిపించుకోవచ్చు. ఈ వ్యాసంలో అనేక నిరూపితమైన పద్ధతులు జాబితా చేయబడ్డాయి. వాటిని స్వీకరించడం ద్వారా, మీరు ఖచ్చితంగా మీ మెయిల్‌బాక్స్‌ను మరింత ప్రశాంతంగా నిర్వహించగలుగుతారు.

ప్రత్యేకమైన ఫోల్డర్ లేదా ఉప ఫోల్డర్లలో ఏదైనా ఇమెయిల్‌ను స్వయంచాలకంగా లేదా మానవీయంగా వర్గీకరించండి.

ప్రాముఖ్యత క్రమంలో మీ ఇమెయిల్‌లను త్వరగా క్రమబద్ధీకరించడానికి మిమ్మల్ని అనుమతించే పద్ధతి ఇది. మీరు మీ ఇమెయిల్‌లను థీమ్ ద్వారా, విషయం ద్వారా, గడువు ద్వారా వర్గీకరించడానికి ఎంచుకోవచ్చు. ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటంటే అందరి ప్రయోజనాన్ని పొందడం లక్షణాలు మీ ఇమెయిల్‌లను పూర్తిగా పనిచేసే విధంగా నిర్వహించడానికి మీ మెయిల్‌బాక్స్. మీకు సరిపోయే సంస్థాగత మోడ్ ప్రకారం ఫోల్డర్ మరియు ఉప ఫోల్డర్‌తో మీరు డైరెక్టరీని సృష్టించిన తర్వాత. మీ డెస్క్‌లోని ప్రతి పేపర్ ఫైల్ మాదిరిగా ప్రతి సందేశానికి మీ మెయిల్‌బాక్స్‌లో స్థానం ఉంటుంది. అందువల్ల మీరు మీ ఇమెయిల్‌ల ప్రాసెసింగ్‌కు క్షణం ఇచ్చిన తర్వాత, మీ మిగిలిన పనులపై 100% దృష్టి పెట్టగలుగుతారు.

మీ ఇమెయిల్‌ల ప్రాసెసింగ్ కోసం నిర్దిష్ట సమయాన్ని ప్లాన్ చేయండి

వాస్తవానికి, మీరు ప్రతిస్పందించేలా ఉండాలి మరియు మీ నుండి తక్షణ ప్రతిస్పందన కోసం ఎదురుచూసే సందేశాలను ప్రాసెస్ చేయగలగాలి. మిగిలిన వాటి కోసం, మీ ఇమెయిళ్ళతో స్థిరమైన పద్ధతిలో వ్యవహరించడానికి, చాలా సందర్భోచితమైన క్షణం (ల) ను ప్లాన్ చేయండి. మీ పని ప్రాసెసింగ్‌కు అవసరమైన అన్ని అంశాలను సిద్ధం చేయడం ద్వారా ప్రారంభించండి. పేపర్ ఫైల్స్, స్టెప్లర్లు, ప్రింటర్లు, గరిష్ట ఏకాగ్రతను సులభతరం చేయడానికి ప్రతిదీ సులభంగా ఉండాలి. మీరు ఎన్నుకున్నప్పుడు పట్టింపు లేదు. ఇప్పుడు మీ మెయిల్‌బాక్స్ పోస్టల్ సార్టింగ్ సెంటర్ లాగా నిర్వహించబడింది, మీ ఇమెయిల్‌లను సామర్థ్యం మరియు వేగంతో ప్రశాంతంగా ప్రాసెస్ చేసే అవకాశం మీకు ఉంది.

READ ఓపెన్ స్పేస్లో ఎలా సమర్థవంతంగా పని చేయాలి?

అన్ని అనవసరమైన వార్తాలేఖలను తొలగించడం ద్వారా మీ మెయిల్‌బాక్స్‌ను శుభ్రపరచండి

రసహీనమైన వార్తాలేఖలు లేదా ప్రకటనల ద్వారా మీ మెయిల్‌బాక్స్ నిరంతరం పరాన్నజీవి అవుతుందా? అన్నిటికంటే స్పామ్‌లా కనిపించే ఈ వార్తాలేఖలన్నింటినీ మీ మెయిల్‌బాక్స్ నుండి తొలగించడానికి జాగ్రత్త వహించండి. ఈ మెయిలింగ్ జాబితాల నుండి మీరు క్రమపద్ధతిలో అన్‌సబ్‌స్క్రయిబ్ చేయాలి, ఇవి మీకు ఏదైనా కాంక్రీటును తీసుకురావు మరియు అవి త్వరగా మరింత దూకుడుగా మారతాయి. మీరు వంటి సాధనాలను ఉపయోగించవచ్చు Cleanfox పేరు UnrollMe కొన్ని క్లిక్‌లలో అవసరమైన వాటిని చేయండి. మిమ్మల్ని ఉదయాన్నే తీసుకోకుండా, ఈ డిజిటల్ కాలుష్యాన్ని అంతం చేయడానికి ఈ రకమైన పరిష్కారం మీకు ఎంతో సహాయపడుతుంది. వేలాది ఇమెయిళ్ళను సాపేక్షంగా త్వరగా ప్రాసెస్ చేయవచ్చు.

స్వయంచాలక ప్రతిస్పందనను సెటప్ చేయండి

మీరు త్వరలో చాలా కాలం సెలవులో ఉంటారు. పట్టించుకోని వివరాలు, మీ మెయిల్‌బాక్స్ యొక్క స్వయంచాలక ప్రత్యుత్తరాన్ని సక్రియం చేసింది. ఇది చాలా ముఖ్యమైనది, తద్వారా మీరు ఇమెయిల్ ద్వారా వృత్తిపరంగా అనుగుణంగా ఉన్న ప్రజలందరికీ మీ లేకపోవడం గురించి బాగా తెలుస్తుంది. కస్టమర్ లేదా సరఫరాదారు సహనం కోల్పోయినప్పుడు చాలా అపార్థాలు సాధ్యమవుతాయి, ఎందుకంటే ఈ సందేశాలు సమాధానం ఇవ్వలేదు. మీ సెలవుల్లో స్వయంచాలకంగా పంపబడే చిన్న సందేశంతో దీన్ని సులభంగా నివారించవచ్చు. మీరు సెలవు నుండి తిరిగి వచ్చిన తేదీని సూచించాల్సిన అవసరం ఉంది మరియు అవసరమైతే సహోద్యోగి యొక్క ఇమెయిల్ ఎందుకు చేయకూడదు.

మీరు కాపీలో పంపే ఇమెయిల్‌ల సంఖ్యను తగ్గించండి

కార్బన్ కాపీ (సిసి) మరియు అదృశ్య కార్బన్ కాపీ (సిసిఐ) లో పంపిన ఇమెయిల్‌లను క్రమపద్ధతిలో ఉపయోగించడం ద్వారా అంతులేని మార్పిడిని త్వరగా ఉత్పత్తి చేయవచ్చు. సమాచారం కోసం మీ సందేశాన్ని మాత్రమే స్వీకరించాల్సిన వ్యక్తులు, ఇప్పుడు స్పష్టత అవసరం. మరికొందరు ఈ సందేశాన్ని ఎందుకు స్వీకరించారో ఆశ్చర్యపోతారు మరియు దానిని సమయం వృధాగా భావిస్తారు. ఒకరిని లూప్‌లో ఉంచడానికి ఎంపిక చేసేటప్పుడు, మీ ఎంపిక నిజంగా సంబంధితంగా ఉందని నిర్ధారించుకోండి. ఎవరికైనా ఏ విధంగానైనా పంపే సందేశాలను నివారించాలి.

READ మీ కార్యస్థలంను ఎలా నిర్వహించాలి?

ఇమెయిల్‌కు చట్టపరమైన విలువ ఉంటుందని గుర్తుంచుకోండి

సాధ్యమైనంతవరకు మీ అన్ని ఇమెయిల్‌లను ఉంచండి, అవి రుజువు శక్తిని కలిగి ఉంటాయి, ముఖ్యంగా పారిశ్రామిక ట్రిబ్యునల్‌కు. ఎలక్ట్రానిక్ సందేశం మీరు చేతితో వ్రాసిన లేఖకు సమానమైన చట్టపరమైన విలువతో ధృవీకరించబడితే. కానీ జాగ్రత్త, సాధారణ సందేశం కూడా ఆలోచించకుండా పంపబడింది సహోద్యోగికి లేదా క్లయింట్‌కు తీవ్రమైన పరిణామాలు ఉంటాయి. కస్టమర్ నిరూపిస్తే, డెలివరీ లేదా ఇతర పరంగా మీ కట్టుబాట్లను మీరు గౌరవించలేదని ఇమెయిల్‌కు మద్దతు ఉంది. మీ వ్యాపారం మరియు మీ కోసం మీరు పర్యవసానాలను భరించాల్సి ఉంటుంది. పారిశ్రామిక ట్రిబ్యునల్స్ మాదిరిగా వాణిజ్య వివాదాలలో, రుజువు "ఉచితం" అని చెప్పబడింది. అంటే న్యాయమూర్తి నిర్ణయిస్తారని మరియు అతని ఇమెయిళ్ళను చెత్తబుట్టలో పెట్టడం కంటే జాగ్రత్తగా వర్గీకరించడం మంచిది అని చెప్పడం.