Почтаи электронӣ барои аксари мо воситаи бартарии иртибот аст. Почтаи электронӣ аҷиб аст, зеро барои муошират ба шумо лозим нест, ки ҳамзамон бо ҳамсӯҳбататон дастрас бошед. Ин ба мо имкон медиҳад, ки ҳангоми мавҷуд набудани ҳамкасбони мо ё дар он тарафи ҷаҳон дар ҳалли масъалаҳои ҷорӣ пеш равем.

Бо вуҷуди ин, аксарияти мо дар рӯйхати беохири почтаи электронӣ ғарқ мешавем. Тибқи гузорише, ки дар соли 2016 нашр шудааст, корбари миёнаи тиҷорат дар як рӯз беш аз 100 почтаи электронӣ мегирад ва мефиристад.

Илова бар ин, мактубҳо хеле осонанд. Тафтиши охирин постмодшавӣ нишон дод, ки 64% одамони почтаи электронӣ фиристодаанд ё ба онҳо фиристода шуда буданд, ки аз сабаби хашми худ ё бепарвоии ноаён.

Бо вокуниши почтаи электронӣ мо фиристодем ва қабул мекунем ва азбаски мактубҳо аксаран нодуруст мебошанд, онҳо бояд ба таври равшан ва оддӣ нависанд.

Чӣ тавр дуруст почтаи электронии касбиро нависед

Навиштани мактубҳои кӯтоҳ ва ба таври дақиқ вақти сарфшударо барои идоракунии почтаи электронӣ кам мекунад ва шуморо самараноктар мекунад. Бо кӯтоҳ нигоҳ доштани мактубҳои худ, шумо эҳтимолан вақти камтарро барои почтаи электронӣ ва вақти бештарро барои дигар вазифаҳо сарф мекунед. Гуфта мешавад, ки равшан навиштан маҳорат аст. Мисли ҳама малакаҳо, ба шумо лозим меояд оид ба рушди он кор кунед.

Дар аввал, он метавонад ба шумо барои навиштани мактубҳои кӯтоҳ ҳамон қадар вақт лозим шавад, зеро он барои навиштани мактубҳои дароз. Бо вуҷуди ин, ҳатто агар ин тавр бошад, шумо ба ҳамкорон, мизоҷон ё кормандони худ кӯмак мерасонед, ки самараноктар кор кунанд, зеро шумо ба паёмдони онҳо камтар бесарусомонӣ илова мекунед, ки ин ба онҳо кӯмак мекунад, ки ба шумо зудтар посух диҳанд.

Бо навиштани возеҳ, шумо ҳамчун шахсе шинохта мешавед, ки медонад, ки чӣ мехоҳад ва корҳоро анҷом медиҳад. Ҳарду барои дурнамои касбии шумо хубанд.

Пас, чӣ гуна эҷод кардани почтаи электронии равшан, хулоса ва касбӣ ба даст меояд?

Ҳадафи худро муайян кунед

Тоза кардани почтаи электронӣ ҳамеша ният дорад.

Ҳар дафъае, ки шумо барои навиштани почтаи электронӣ нишастаед, чанд сония вақт ҷудо кунед, то аз худ бипурсед: "Чаро ман инро мефиристам? Ман аз қабулкунанда чӣ интизорам?

Агар шумо ин саволҳоро ҷавоб надиҳед, шумо бояд почтаи электронӣ фиристед. Набудани почтаи электронӣ бе донистани чизе, ки шумо ниёз доред, вақт ва вақти қабулкунандаатон нестед. Агар шумо ягон чизи дилхоҳеро донед, онро ба шумо равшан нишон додан душвор аст.

Қарори "Як чизро дар як вақт" истифода баред

Почтаи электронӣ ивазкунандаи вохӯриҳо нест. Бо вохӯриҳои корӣ, ҳар қадаре, ки шумо оид ба масъалаҳои рӯзнома кор кунед, вохӯрӣ ҳамон қадар самараноктар мешавад.

Бо мактубҳо, муқобил аст. Шумо камтар аз он дар почтаи электронии шумо мавзӯъҳои мухталифро дар бар мегиред, чизи бештарро ба ҳамсӯҳбати шумо фаҳмидан мумкин аст.

Аз ин рӯ, хуб аст, ки қоидаи "як чиз дар як вақт" амал кунед. Боварӣ ҳосил кунед, ки ҳар як почтаи электроние, ки шумо мефиристед, дар бораи як чиз аст. Агар ба шумо лозим аст, ки дар бораи лоиҳаи дигар муошират кунед, почтаи электронии дигар нависед.

Ин низ як бор хуб аз худ бипурсед: «Ин почтаи он аст, дар ҳақиқат лозим?» Боз, танҳо мактубҳои комилан зарур эҳтиром зоҳир ба шахсе, ки ба онҳо Шумо мактубҳои фиристед.

Амалияи ҳамдардӣ

Ҳамдардӣ ин қобилияти дидани ҷаҳон бо чашми дигарон аст. Вақте ки шумо ин корро мекунед, шумо фикру ҳиссиёти онҳоро мефаҳмед.

Ҳангоми навиштани мактубҳо, дар бораи нуқтаи назари хонандагон фикр кунед. Бо ҳама чизҳое, ки шумо нависед, аз худ бипурсед:

  • Чӣ тавр ман ин ҷазоро шарҳ дода метавонам, агар онро қабул кунам?
  • Оё ин шартҳои мушаххасро муайян кардан мумкин аст?

Ин як тасҳеҳи оддӣ, вале самарабахш ба тарзи навиштан аст. Фикр кардан дар бораи одамоне, ки шуморо мехонанд, тарзи посухи онҳоро ба шумо дигаргун мекунад.

Дар ин ҷо роҳи роҳатбахше, ки дар ҷаҳон ба шумо кӯмак мекунад, ки ба шумо оғоз кунед. Аксари одамон:

  • банд мебошанд. Онҳо барои фаҳмидани он чизе, ки шумо мехоҳед, вақт надоранд ва онҳо мехоҳанд, ки почтаи электронии шуморо хонда, ба он зуд ҷавоб диҳанд.
  • Боварӣ аз шодӣ. Агар шумо метавонед дар бораи онҳо ё кори худ мусбат гап занед, онро иҷро кунед. Калимаҳои шумо нест карда мешаванд.
  • Монанди ташаккур. Агар қабулкунанда ба шумо бо ягон роҳ кӯмак карда бошад, ба онҳо раҳмат гӯед. Шумо бояд ин корро кунед, ҳатто вақте ки вазифаи онҳо ба шумо кӯмак кардан аст.

Пешниҳодҳоро нависед

Вақте ки шумо бори аввал ба касе почтаи электронӣ мефиристед, шумо бояд ба қабулкунанда гӯед, ки шумо кистед. Шумо метавонед онро одатан дар як ҷумла иҷро кунед. Масалан: "Бо шумо дар [Вақти X] мулоқот кардан хуш буд. »

Як роҳи кӯтоҳ кардани муқаддимаҳо ин навиштан аст, ки гӯё шумо рӯ ба рӯ вохӯред. Ҳангоми вохӯрӣ бо касе шахсан шумо намехоҳед ба монологи панҷдақиқаӣ дохил шавед. Пас, онро дар почтаи электронӣ иҷро накунед.

Шумо намедонед, ки оё муаррифӣ зарур аст. Шояд шумо аллакай аллакай ба муштарӣ муроҷиат мекардед, аммо шумо намедонед, ки оё вай шуморо ба ёд меорад. Шумо метавонед коғазҳои қайди худро дар имзои электронии худ тарк кунед.

Ин аз нофаҳмиҳо пешгирӣ мекунад. Аз нав муаррифӣ кардани худ ба касе, ки аллакай шуморо медонад, дағалона аст. Агар вай боварӣ надошта бошад, ки вай шуморо мешиносад, шумо метавонед ба ӯ иҷозат диҳед, ки имзои шуморо тафтиш кунад.

Худро ба панҷ ҳукм маҳдуд кунед

Дар ҳар як почтаи электроние, ки шумо навиштан мехоҳед, шумо бояд дар бораи он чизе, ки ба шумо лозим аст, истифода баред. Истифодаи муфид ин аст, ки худро ба панҷ ҳукм маҳдуд кунед.

Камтар аз панҷ ҳукмронӣ одатан зӯроварӣ ва қаллобӣ, зиёда аз панҷ ҳабсро партофтаанд.

Вақти он расидааст, ки почтаи электронӣ, ки панҷ калимаро нигоҳ медорад, имконнопазир аст. Аммо дар бештари ҳолатҳо, панҷ ҳукм кофӣ аст.

Қабули интизори панҷ ҷазо ва шумо худатон зудтар хабарҳои электрониро нависед. Шумо низ ҷавобҳои бештар мегиред.

Истифодаи калимаҳои кӯтоҳ

Дар соли 1946 Ҷорҷ Орвел ба нависандагон маслиҳат дод, ки ҳеҷ гоҳ калимаи дарозро истифода набаранд, ки дар он ҷо кӯтоҳ кор кунад.

Ин маслиҳат имрӯз боз ҳам муҳимтар аст, хусусан ҳангоми навиштани почтаи электронӣ.

Суханҳои кӯтоҳ ба хонандаи худ эҳтиром нишон медиҳанд. Бо истифодаи калимаҳои кӯтоҳ, шумо паёми худро осонтар фаҳмидед.

Ҳамин тавр ҳам бо ибораҳои кӯтоҳ ва параграф рост меояд. Агар шумо хоҳед, ки паёми шумо бифаҳмед ва фаҳмед, ки блокҳои калонтарини матн нависед.

Сатҳи фаъолро истифода баред

Овози фаъол хондан осонтар аст. Он инчунин фаъолият ва масъулиятро ташвиқ мекунад. Дар ҳақиқат, дар овози фаъол, ҷумлаҳо ба шахсе, ки амал мекунад, тамаркуз мекунанд. Дар овози ғайрифаъол, ҷумлаҳо ба объекте равона мешаванд, ки дар он кас амал мекунад. Дар овози ғайрифаъол, он метавонад садо диҳад, ки чизҳо худ аз худ рух медиҳанд. Фаъолона, чизҳо танҳо вақте рух медиҳанд, ки одамон амал мекунанд.

Ба сохтори стандартӣ пайваст шавед

Калид барои нигоҳ доштани мактубҳои шумо чӣ қадар кӯтоҳ аст? Сохтори стандартӣ истифода баред. Ин як шаблонест, ки шумо метавонед барои ҳар як почтаи электроние, ки шумо навиштан мумкин аст, пайравӣ кунед

Илова ба нигоҳ доштани почтаи электронии шумо, пас аз сохтори стандартӣ, инчунин ба шумо нависед.

Бо гузашти вақт шумо сохтореро, ки барои шумо кор мекунанд, таҳия хоҳед кард. Дар ин ҷо сохтори соддае, ки шумо оғоз кардед:

  • саломе
  • Муборак аст
  • Сабаби почтаи электронии шумо
  • Даъват ба амал
  • Паёмҳои пӯшида (пӯшидани)
  • соядаст

Биёед ҳар яке аз ин чизҳоро бифаҳмем.

  • Ин сатри аввали почтаи электронӣ аст. "Салом, [Номи аввал]" як саломи маъмулист.

 

  • Вақте ки шумо бори аввал ба касе почтаи электронӣ мефиристед, таъриф оғози хуб аст. Таърифи хуб навишташуда метавонад ҳамчун муқаддима хидмат кунад. Масалан :

 

«Ман аз баромади шумо дар бораи [мавзуъ] дар [санаи] лаззат бурдам. »

“Ман блоги шуморо дар [мавзуъ] воқеан муфид ёфтам. »

“Дар [тадбир] бо шумо вохӯрдам. »

 

  • Сабаби почтаи электронии шумо. Дар ин бахш шумо мегӯед, ки "Ман ба почтаи электронӣ муроҷиат мекунам, то дар бораи ..." ё "Ман ҳайрон будам, ки оё шумо дар ин бора кӯмак карда метавонед ..." Баъзан ба шумо барои шарҳ додани сабабҳои навиштани худ ду ҷумла лозим мешавад.

 

  • Даъват ба амал. Пас аз он ки сабаби почтаи электронии шумо фаҳмонд, фикр накунед, ки қабулкунанда чӣ кор мекунад. Таъмини дастурҳои мушаххас. Масалан:

"Оё шумо метавонед ин файлҳоро то рӯзи панҷшанбе ба ман фиристед?" »

"Оё шумо инро дар ду ҳафтаи оянда навишта метавонед?" "

«Лутфан, дар ин бора Янн нависед ва вақте ки ин корро анҷом додед, ба ман хабар диҳед. »

Бо сохтани дархости шумо дар шакли савол, қабулкунанда даъват карда мешавад, ки ҷавоб диҳад. Ғайр аз ин, шумо инчунин метавонед истифода баред: "ба ман хабар диҳед, ки кай ин корро кардаед" ё "ба ман хабар диҳед, ки оё ин барои шумо хуб аст." "

 

  • баста. Пеш аз фиристодани почтаи электронии худ, боварӣ ҳосил кунед, ки паёми пӯшидаро дохил кунед. Ин ба ҳадафи дуҷониба такрор кардани даъвати шумо ба амал ва эҳсоси хуби қабулкунанда хизмат мекунад.

 

Намунаҳои хатҳои хуби бастабандӣ:

«Ташаккур барои ҳама кӯмакҳоятон дар ин бора. "

«Ман интизор шуда наметавонам, ки шумо чӣ фикр мекунед. »

«Агар шумо ягон савол дошта бошед, ба ман хабар диҳед. "

  • Барои хотима додан ба фикри илова намудани имзои шумо, ки бо паёми табрикоти пешакӣ анҷом ёфтед.

Он метавонад "Шумо ҳақиқатан", "Шукрона", "Як рӯзи хуб дошта бошед" ё "Ташаккур".