Дӯстони азиз, PDF & Email

 

Почтаи электронӣ воситаи ахбори омма бо аксарияти мо мебошад. E-mail аҷоиб аст, зеро шумо наметавонед, ки ҳамзамон бо тамос бо шумо тамос гиред. Ин ба мо имкон медиҳад, ки мушкилотро пешгирӣ намоем, вақте ки ҳамкасбони мо дастрас нестанд ё дар тарафи дигари ҷаҳон.

Бо вуҷуди ин, аксарияти мо дар рӯйхати бепоёни почтаи электронӣ ғарқ мешавем. Тибқи гузориши соли 2016 нашршуда, як корбари миёнаи тиҷорат дар як рӯз беш аз 100 мактуби электронӣ қабул ва мефиристад.

Илова бар ин, мактубҳо хеле осонанд. Тафтиши охирин постмодшавӣ нишон дод, ки 64% одамони почтаи электронӣ фиристодаанд ё ба онҳо фиристода шуда буданд, ки аз сабаби хашми худ ё бепарвоии ноаён.

Бо вокуниши почтаи электронӣ мо фиристодем ва қабул мекунем ва азбаски мактубҳо аксаран нодуруст мебошанд, онҳо бояд ба таври равшан ва оддӣ нависанд.

Чӣ тавр дуруст почтаи электронии касбиро нависед

Навиштани мактубҳои кӯтоҳ, почтаи дақиқӣ вақтро дар идоракунии почта сарф мекунад ва ба шумо самараноктар хоҳад кард. Паёмҳои почтаи электронии худро кӯтоҳ нигоҳ доред, шумо эҳтимол ба почтаи электронӣ ва вақти бештар дар вазифаҳои дигар вақт сарф кунед. Ин гуфт, ки навиштаҷот ба таври равшан қобил аст. Мисли ҳамаи малакаҳо, ба шумо лозим меояд оид ба рушди он кор кунед.

Аввалан, шумо метавонед вақти эфирро барои навиштан ба мактубҳои кӯтоҳ ҳамчун почтаи дарозмуддат эҳтиёт кунед. Бо вуҷуди ин, ҳатто агар ин ҳолат бошад, шумо ба ҳамшираҳои худ, мизоҷон ё коргарони худ кӯмакҳои бештар медиҳед, зеро шумо ба қуттиҳои худ камтар ҷой хоҳед кард, ки ба онҳо зудтар посух медиҳад.

Бо возеҳан ба таври хаттӣ ба шумо маълум мешавад, ки шахсе, ки мехоҳад, чизеро, ки мехоҳад, медонад ва чизи дигарро медиҳад. Ҳар ду ҷониб барои пешомадҳои касбӣ хубанд.

Пас, чӣ гуна эҷод кардани почтаи электронии равшан, хулоса ва касбӣ ба даст меояд?

Ҳадафи худро муайян кунед

Тоза кардани почтаи электронӣ ҳамеша ният дорад.

Ҳар боре, ки шумо ба почтаи электронӣ нишастед, якчанд сонияро ба худ кашед, "Чаро ман инро мефиристам? Аз гирандаи ман чӣ интизор аст?

Агар шумо ин саволҳоро ҷавоб надиҳед, шумо бояд почтаи электронӣ фиристед. Набудани почтаи электронӣ бе донистани чизе, ки шумо ниёз доред, вақт ва вақти қабулкунандаатон нестед. Агар шумо ягон чизи дилхоҳеро донед, онро ба шумо равшан нишон додан душвор аст.

READ  CCI-ро дар почтаи электронӣ хуб истифода баред

Қарори "Як чизро дар як вақт" истифода баред

Эълонҳо барои иваз кардани вохӯриҳо гузаронида намешаванд. Бо вохӯриҳои корӣ, бештар аз он ки шумо дар рӯйхати рӯзнома кор мекунед, вохӯрӣ бештар самаранок аст.

Бо мактубҳо, муқобил аст. Шумо камтар аз он дар почтаи электронии шумо мавзӯъҳои мухталифро дар бар мегиред, чизи бештарро ба ҳамсӯҳбати шумо фаҳмидан мумкин аст.

Барои ҳамин, ин як идеяи хубест, ки «як чизро дар як вақт» амал мекунад. Боварӣ ҳосил кунед, ки ҳар як почтаи электронии шумо фиристодааст, дар бораи як чиз. Агар шумо ба лоиҳаи дигар муошират кардан лозим аст, почтаи дигар нависед.

Ин низ як бор хуб аз худ бипурсед: «Ин почтаи он аст, дар ҳақиқат лозим?» Боз, танҳо мактубҳои комилан зарур эҳтиром зоҳир ба шахсе, ки ба онҳо Шумо мактубҳои фиристед.

Истифодаи ғамхорӣ

Empathy қобилияти диданро аз рӯи чашмҳои дигарон дидан аст. Вақте ки шумо ин корро мекунед, шумо фикру ҳиссиёти онҳоро фаҳмед.

Ҳангоми навиштани мактубҳо, дар бораи нуқтаи назари хонандагон фикр кунед. Бо ҳама чизҳое, ки шумо нависед, аз худ бипурсед:

  • Чӣ тавр ман ин ҷазоро шарҳ дода метавонам, агар онро қабул кунам?
  • Оё ин шартҳои мушаххасро муайян кардан мумкин аст?

Ин як тасҳеҳи оддӣ, вале самарабахш ба тарзи навиштан аст. Фикр кардан дар бораи одамоне, ки шуморо мехонанд, тарзи посухи онҳоро ба шумо дигаргун мекунад.

Дар ин ҷо роҳи роҳатбахше, ки дар ҷаҳон ба шумо кӯмак мекунад, ки ба шумо оғоз кунед. Аксари одамон:

  • Мушкил аст. Онҳо вақт надоранд, ки шумо мехоҳед, ки чӣ мехоҳед, ва мехоҳед e-mail худро хонед ва зуд ҷавоб диҳед.
  • Боварӣ аз шодӣ. Агар шумо метавонед дар бораи онҳо ё кори худ мусбат гап занед, онро иҷро кунед. Калимаҳои шумо нест карда мешаванд.
  • Тавре ки ба онҳо сипосгузорӣ карда мешавад. Агар қабулкунанда ба шумо кӯмак кунад, ба ӯ шукр гӯед. Шумо бояд онро ба кор баред, ҳатто вақте ки он кори худро ба шумо кӯмак мекунад.

Пешниҳодҳоро нависед

Вақте ки шумо бори аввал ба касе паёми электронӣ мефиристед, шумо бояд ба қабулкунанда кӣ будани худро гӯед. Шумо одатан инро дар як ҷумла иҷро карда метавонед. Масалан: “Бо шумо дар [Чорабинии X] мулоқот кардан хуш буд. "

READ  Ҳангоми набудани почтаи электронӣ нависед

Яке аз роҳҳои кӯтоҳ кардани ин пешниҳодҳо ин аст, ки онҳо ба мисли онҳое, ки шумо рӯ ба рӯ мешавед, менависед. Шумо намехоҳед, ки ба ягон шахс бо шахсоне, Пас, онро дар почтаи электронӣ иҷро накунед.

Шумо намедонед, ки оё муаррифӣ зарур аст. Шояд шумо аллакай аллакай ба муштарӣ муроҷиат мекардед, аммо шумо намедонед, ки оё вай шуморо ба ёд меорад. Шумо метавонед коғазҳои қайди худро дар имзои электронии худ тарк кунед.

Ин носаҳеҳиятро аз даст медиҳад. Шумо боз ба шахсе, ки аллакай медонед, ки шумо бардурӯғ ҳастед. Агар ӯ намедонад, ки оё ӯ туро медонад, шумо метавонед танҳо иҷозат диҳед, ки ӯро имзо кунед.

Худро ба панҷ ҳукм маҳдуд кунед

Дар ҳар як почтаи электроние, ки шумо навиштан мехоҳед, шумо бояд дар бораи он чизе, ки ба шумо лозим аст, истифода баред. Истифодаи муфид ин аст, ки худро ба панҷ ҳукм маҳдуд кунед.

Камтар аз панҷ ҳукмронӣ одатан зӯроварӣ ва қаллобӣ, зиёда аз панҷ ҳабсро партофтаанд.

Вақти он расидааст, ки почтаи электронӣ, ки панҷ калимаро нигоҳ медорад, имконнопазир аст. Аммо дар бештари ҳолатҳо, панҷ ҳукм кофӣ аст.

Қабули интизори панҷ ҷазо ва шумо худатон зудтар хабарҳои электрониро нависед. Шумо низ ҷавобҳои бештар мегиред.

Истифодаи калимаҳои кӯтоҳ

Дар 1946, Джордж Орлов навиштани нависандагонро ҳеҷ гоҳ калимаи дарозеро истифода намебарад.

Ин маслиҳат имрӯз хеле муҳим аст, алалхусус вақте ки мактубҳои хаттиро нависед.

Суханҳои кӯтоҳ ба хонандаи худ эҳтиром нишон медиҳанд. Бо истифодаи калимаҳои кӯтоҳ, шумо паёми худро осонтар фаҳмидед.

Ҳамин тавр ҳам бо ибораҳои кӯтоҳ ва параграф рост меояд. Агар шумо хоҳед, ки паёми шумо бифаҳмед ва фаҳмед, ки блокҳои калонтарини матн нависед.

Сатҳи фаъолро истифода баред

Сатҳи фаъолтар барои хондан осон аст. Он ҳамчунин амал ва масъулиятро ҳавасманд мекунад. Дар ҳақиқат, дар овози фаъол, ҷазоҳо ба шахсе, ки амал мекунад, диққат медиҳад. Дар овози раис, ҷазоҳо ба объекте, ки яке аз онҳо амал мекунад, диққат медиҳад. Дар овози раис, он метавонад ба назар мерасад, ки чизҳо рӯй медиҳанд. Бо роҳи фаъол, чизҳо танҳо вақте одамон амал мекунанд.

Ба сохтори стандартие дохил кунед

Калид барои нигоҳ доштани мактубҳои шумо чӣ қадар кӯтоҳ аст? Сохтори стандартӣ истифода баред. Ин як шаблонест, ки шумо метавонед барои ҳар як почтаи электроние, ки шумо навиштан мумкин аст, пайравӣ кунед

READ  Услуби навиштаи худро такмил диҳед: пайвасткунакҳои мантиқӣ

Илова ба нигоҳ доштани почтаи электронии шумо, пас аз сохтори стандартӣ, инчунин ба шумо нависед.

Бо гузашти вақт шумо сохтореро, ки барои шумо кор мекунанд, таҳия хоҳед кард. Дар ин ҷо сохтори соддае, ки шумо оғоз кардед:

  • саломе
  • Муборак аст
  • Сабаби почтаи электронии шумо
  • Занг ба амал
  • Паёмҳои пӯшида (пӯшидани)
  • соядаст

Биёед ҳар яке аз ин чизҳоро бифаҳмем.

  • Ин варақаи аввалин почтаи электронӣ мебошад. "Салом, [Номи Name]" орзуи маъмул аст.

 

  • Вақте ки шумо бори аввал ба яке аз почтаи электронӣ супоридаед, илтимос оғози хуб аст. Илова бар ин, илтимос, ба таври муфассал шарҳ диҳед. Масалан:

 

«Ман аз презентатсияи шумо дар бораи [мавзӯъ] дар [сана] маъқул шудам. "

«Ман блоги шуморо дар бораи [мавзӯъ] воқеан муфид донистам. "

«Мулоқот бо шумо дар [чорабинӣ] хуш буд. "

 

  • Сабаби почтаи электронии шумо. Дар ин қисмат, шумо мегӯед, ки "Ман ба почтаи электронӣ муроҷиат мекунам ..." ё "Ман фикр мекардам, ки оё шумо кӯмак карда метавонед ..." Баъзан барои шарҳи сабабҳои навиштанатон ба шумо ду ҷумла лозим мешавад.

 

  • Занг ба амал Пас аз он ки сабаби почтаи электронии шумо фаҳмонд, фикр накунед, ки қабулкунанда чӣ кор мекунад. Таъмини дастурҳои мушаххас. Масалан:

"Шумо ин файлҳоро то рӯзи панҷшанбе ба ман фиристода метавонед?" "

"Оё шумо инро дар ду ҳафтаи оянда навишта метавонед?" "

"Лутфан дар ин бора ба Ян нависед ва вақте ки ин корро кардаед, ба ман хабар диҳед." "

Бо сохтани дархости шумо дар шакли савол, қабулкунанда даъват карда мешавад, ки ҷавоб диҳад. Ғайр аз ин, шумо инчунин метавонед истифода баред: "ба ман хабар диҳед, ки кай ин корро кардаед" ё "ба ман хабар диҳед, ки оё ин барои шумо хуб аст." "

 

  • баста. Пеш аз фиристодани почтаи электронии шумо, бояд боварӣ ҳосил кунед, ки паёми пӯшида. Ин ҳадафи дуҷонибаи такрори занги худро ба амалҳо ва қабули қабули эҳтиёҷот дорад.

 

Намунаҳои хатҳои хуби бастабандӣ:

«Ташаккур барои ҳама кӯмакҳоятон дар ин бора. "

«Ман наметавонам интизор шавам, ки шумо чӣ фикр доред. "

«Агар шумо ягон савол дошта бошед, ба ман хабар диҳед. "

  • Барои хотима додан ба фикри илова намудани имзои шумо, ки бо паёми табрикоти пешакӣ анҷом ёфтед.

Он метавонад "Шумо ҳақиқатан", "Шукрона", "Як рӯзи хуб дошта бошед" ё "Ташаккур".