พิมพ์ง่าย PDF & Email

ข้อความที่ขาดไปเป็นงานเขียนที่สำคัญ แต่ด้วยเหตุผลหลายประการพวกเขาสามารถมองข้ามได้ สิ่งนี้อธิบายได้จากบริบทของงานเขียนของพวกเขา และบางครั้งก็ไม่ได้คำนึงถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น

อันที่จริงข้อความการขาดงานเป็นข้อความอัตโนมัติ ส่งเป็นการตอบกลับข้อความใดๆ ที่ได้รับภายในช่วงเวลาหรือภายในระยะเวลาที่กำหนด บางครั้งข้อความถูกจัดเตรียมในบริบทของการลา ช่วงนี้เมื่อคุณมีความคิดอย่างอื่นอยู่แล้ว อาจไม่ใช่เวลาที่ดีที่สุดในการเขียนข้อความของคุณ

จุดประสงค์ในการกำหนดค่าข้อความการขาดงานโดยอัตโนมัติคืออะไร

การขาดงานจากข้อความมีความสำคัญในหลาย ๆ ด้าน ใช้เพื่อแจ้งพนักงานทุกคนว่าคุณไม่อยู่ นอกจากนี้ยังทำหน้าที่ให้ข้อมูลที่ช่วยให้พวกเขาสามารถทำกิจกรรมต่อไปได้ในขณะที่รอให้คุณกลับมา ข้อมูลนี้ส่วนใหญ่เป็นวันที่ที่คุณพักฟื้น รายละเอียดการติดต่อในกรณีฉุกเฉินเพื่อติดต่อคุณ หรือรายละเอียดการติดต่อของเพื่อนร่วมงานที่จะติดต่อในกรณีฉุกเฉิน จากทั้งหมดนี้ ข้อความการขาดงานเป็นการสื่อสารที่สำคัญสำหรับมืออาชีพทุกคน

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยงคืออะไร?

เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของข้อความขาดงาน คุณจะต้องคำนึงถึงพารามิเตอร์ต่างๆ เพื่อไม่ให้ตกใจหรือดูหมิ่นคู่สนทนาของคุณ ถือว่าให้เกียรติเกินไปดีกว่าไม่เคารพ ดังนั้นคุณจึงไม่สามารถใช้นิพจน์เช่น OUPS, pff เป็นต้น คุณจะต้องคำนึงถึงโปรไฟล์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด ดังนั้น หลีกเลี่ยงการเขียนราวกับว่าคุณกำลังพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในขณะที่ผู้บังคับบัญชาหรือลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐอาจส่งข้อความถึงคุณ

อ่าน  เทมเพลตจดหมายเพื่อขอเงินล่วงหน้าหรือเงินมัดจำ

เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกนี้ เป็นไปได้ใน Outlook ที่จะมีข้อความการขาดงานสำหรับจดหมายภายในของบริษัทและข้อความอื่นสำหรับจดหมายภายนอก ไม่ว่าในกรณีใด คุณจะต้องคำนึงถึงโปรไฟล์ทั้งหมดเพื่อสร้างข้อความการขาดงานที่มีโครงสร้างที่ดี

นอกจากนี้ข้อมูลจะต้องมีประโยชน์และแม่นยำ หลีกเลี่ยงข้อความที่คลุมเครือเช่น "พรุ่งนี้ฉันจะไป" โดยรู้ว่าใครก็ตามที่ได้รับข้อมูลนี้จะไม่สามารถทราบวันที่ของ "พรุ่งนี้" นี้ได้

สุดท้าย หลีกเลี่ยงการใช้น้ำเสียงที่คุ้นเคยและไม่เป็นทางการ แท้จริงแล้ว ความอิ่มเอิบใจในการพักผ่อนในสายตาอาจทำให้คุณใช้น้ำเสียงที่คุ้นเคยมากเกินไป อย่าลืมทำตัวเป็นมืออาชีพจนถึงที่สุด การพูดกับเพื่อนร่วมงานอาจเกิดขึ้นได้ แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่ใช่ในบริบทของเอกสารการทำงาน

ข้อความการขาดงานประเภทใดให้เลือก

เพื่อหลีกเลี่ยงหลุมพรางเหล่านี้ ให้เลือกสไตล์ดั้งเดิม ซึ่งรวมถึงชื่อและนามสกุลของคุณ ข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่คุณสามารถประมวลผลข้อความที่ได้รับ และบุคคลที่ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน