มีหลายครั้งที่ บริษัท ของคุณจะต้องส่งจดหมายร้องเรียนไม่ว่าในบริบทของใบแจ้งหนี้ค้างชำระการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนหรือการคืนเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ไม่สามารถปฏิบัติตามได้จากซัพพลายเออร์เป็นต้น . ในบทความนี้เรามีแม่แบบอีเมลสำหรับการร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดสองแบบ
เทมเพลตอีเมลเพื่อเรียกร้องการชำระเงินของใบแจ้งหนี้
การร้องเรียนใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระเป็นประเภทของการร้องเรียนที่พบบ่อยที่สุดในธุรกิจต่างๆ อีเมลประเภทนี้จะต้องมีความเฉพาะเจาะจงและมีบริบทเพียงพอเพื่อให้คู่สนทนาเข้าใจได้ทันทีว่ามันคืออะไรซึ่งจะหลีกเลี่ยงการกลับไปกลับมาโดยเฉพาะกับคู่สนทนาที่พยายามเลื่อนวันชำระเงิน!
หากอีเมลคำร้องเป็นข้อความเตือนแรกที่ส่งมาจะเป็นการแจ้งอย่างเป็นทางการ ดังนั้นจึงเป็นส่วนหนึ่งของกรอบกฎหมายและต้องได้รับการดูแลอย่างดีในกรณีที่ควรดำเนินการต่อไปเนื่องจากเป็นหลักฐาน
นี่คือเทมเพลตอีเมลสำหรับการอ้างสิทธิ์ใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ:
เรื่อง: ประกาศอย่างเป็นทางการสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ
Sir / Madam,
นอกเหนือจากข้อผิดพลาดหรือการละเว้นจากเราแล้วเรายังไม่ได้รับการชำระเงินจากใบแจ้งหนี้ของคุณลงวันที่ [วันที่] ในจำนวน [Due amount] และหมดอายุในวันที่ครบกำหนด
เราขอให้คุณชำระใบแจ้งหนี้นี้ให้เร็วที่สุดรวมถึงการชำระเงินล่าช้า โปรดดูใบแจ้งหนี้ที่แนบมาพร้อมกับค่าธรรมเนียมล่าช้าที่คำนวณตามกฎหมายบทความ L.441-6 2008 776-4 August 2008
ในระหว่างรอการปรับกฎระเบียบของคุณเราจะยังคงใช้ต่อไปสำหรับคำถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้นี้
ยอมรับ, Sir / Madam, การแสดงออกของคำทักทายอย่างจริงใจของเรา,
[ลายเซ็น] "
แม่แบบอีเมลเพื่อเรียกร้องค่าชดเชยหรือการคืนเงิน
เป็นเรื่องปกติที่ธุรกิจจะต้องเรียกร้องค่าชดเชยหรือการชำระเงินคืนไม่ว่าจะจากซัพพลายเออร์หรือจากพันธมิตรภายนอก สาเหตุมีหลายประการ: ความล่าช้าในการขนส่งภายในกรอบของการเดินทางเพื่อธุรกิจผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดหรือสินค้ามาถึงในสภาพที่ไม่ดีภัยพิบัติหรือความเสียหายอื่นใดสามารถพิสูจน์ได้ว่าเขียนอีเมลดังกล่าว
ไม่ว่าแหล่งที่มาของปัญหาโครงสร้างของอีเมลคำร้องจะเหมือนกันหรือไม่ เริ่มต้นด้วยการเปิดเผยปัญหาและลักษณะของอันตรายก่อนยื่นคำร้องของคุณ รู้สึกอิสระที่จะพูดบทบัญญัติทางกฎหมายเพื่อสนับสนุนคำขอของคุณ
เราเสนอรูปแบบของอีเมลร้องเรียนที่ส่งไปยังซัพพลายเออร์ในกรณีของผลิตภัณฑ์ที่ไม่สอดคล้องกันในมิติข้อมูล
เรื่อง: คำขอคืนเงินสำหรับผลิตภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
Sir / Madam,
ในส่วนของสัญญา [designation or contract number] ซึ่งเชื่อมโยง บริษัท ของคุณกับเราเราได้สั่งซื้อ [quantity + product name] ณ วันที่ [date] สำหรับยอดรวม [amount of order]
เราได้รับผลิตภัณฑ์เมื่อ [วันที่ได้รับ] อย่างไรก็ตามไม่สอดคล้องกับคำอธิบายแคตตาล็อกของคุณ ขนาดที่ระบุในแคตตาล็อกของคุณมีขนาด [dimensions] ในขณะที่ผลิตภัณฑ์ที่ได้รับมีการวัด [dimensions] โปรดแนบภาพยืนยันการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ที่ส่งมา
ภายใต้บทความ 211-4 ของ Consumer Code ระบุว่าคุณต้องส่งมอบผลิตภัณฑ์ตามสัญญาการขายโปรดจ่ายเงินคืนให้แก่ผลิตภัณฑ์นี้จำนวน [amount]
รอการตอบกลับของคุณโปรดยอมรับคุณ / Sir, การแสดงออกของความรู้สึกที่โดดเด่นของฉัน
[ลายเซ็น]
