จดหมายหรือจดหมาย: อันไหนดีกว่ากัน?
การส่งจดหมายหรือจดหมายถึงนักข่าวเป็นวิธีปฏิบัติที่แพร่หลายมาก แม้ว่าวันนี้จะมีความเป็นไปได้ที่จะแนะนำผู้ให้บริการจัดส่ง แต่ก็ชัดเจนว่าอีเมลรับประกันความเร็วที่มากขึ้นในการส่งข้อความ อย่างไรก็ตาม มีบางครั้งในบริบทของมืออาชีพที่การใช้อีเมลมีประโยชน์มากกว่าจดหมาย ที่กล่าวว่าไม่ควรละเลยการใช้สำนวนที่สุภาพอย่างเหมาะสม จดหมายหรือจดหมาย: สิ่งใดควรเป็นที่ต้องการ และสูตรที่สุภาพเหมาะสมในบางสถานการณ์?
เมื่อไหร่ที่จะส่งจดหมาย?
ขอแนะนำให้ส่งจดหมายในบริบทเฉพาะบางอย่าง บางครั้งมันเป็นกฎหมายที่กำหนดให้คุณต้องทำเช่นนี้
ในโลกของการทำงาน เป็นเรื่องปกติที่จะต้องส่งจดหมายลาออก เพื่อเรียกสัมภาษณ์การเลิกจ้าง หรือเพื่อยกเลิกช่วงทดลองงานด้วยการทำคำร้องหรือคำตัดสินให้เป็นแบบแผนในจดหมาย
ในส่วนที่เกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับซัพพลายเออร์ เราสามารถอ้างอิงถึงสถานการณ์ต่างๆ ที่ต้องการที่อยู่ของจดหมาย การแจ้งอย่างเป็นทางการสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระเงิน คำขอโทษหลังจากการส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องหรือการแจ้งผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องอย่างเป็นทางการ .
คุณควรส่งอีเมลแบบมืออาชีพเมื่อใด
ในทางปฏิบัติ การส่งจดหมายจะเหมาะกับการแลกเปลี่ยนรายวันที่เกิดขึ้นในบริบททางวิชาชีพ กรณีนี้เป็นกรณีของการส่งใบเสนอราคาไปยังผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า การเปิดตัวลูกค้าใหม่เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ หรือการส่งเอกสารไปยังเพื่อนร่วมงาน
แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องรู้ว่าเมื่อใดควรใช้อีเมลแบบมืออาชีพและอีกประการหนึ่งคือการใช้สำนวนที่สุภาพให้เป็นประโยชน์
โครงสร้างอีเมลติดตามผลคืออะไร?
อีเมลติดตามผลของลูกค้าโดยทั่วไปมีโครงสร้างเป็น 7 ส่วน เราสามารถอ้างถึงในหมู่เหล่านี้:
- สูตรสุภาพเฉพาะบุคคล
- ตะขอ
- บริบท
- โครงการ
- คำกระตุ้นการตัดสินใจ
- การเปลี่ยนแปลง
- ประโยคสุภาพสุดท้าย
สำหรับสูตรสุภาพที่ต้นอีเมล ขอแนะนำให้ปรับแต่งให้เป็นส่วนตัว คุณสามารถพูดเช่น: "สวัสดี + นามสกุล / ชื่อ"
สำหรับสูตรสุภาพสุดท้าย คุณสามารถใช้สูตรนี้: "รอการกลับมาของคุณ ฉันหวังว่าคุณจะสิ้นสุดวันที่ดีและยังคงว่างอยู่" สูตรที่สุภาพนี้เหมาะกับลูกค้าที่คุณมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ค่อนข้างกว้างขวางหรือลูกค้าที่คุณรู้จักโดยเฉพาะ
เมื่อพูดถึงลูกค้าที่คุณไม่เคยพัฒนาความสัมพันธ์ในชีวิตประจำวันด้วย สูตรสุภาพที่ต้นอีเมลควรเป็นประเภท "คุณ ... " หรือ "มาดาม ... " สำหรับสูตรสุภาพที่ส่วนท้ายของอีเมล คุณสามารถใช้สูตร "รอการส่งคืน โปรดยอมรับความมั่นใจในความรู้สึกดีที่สุดของฉัน"
ในการส่งใบเสนอราคาให้กับลูกค้า โครงสร้างเกือบจะเหมือนกัน อย่างไรก็ตาม เมื่อส่งเอกสารให้เพื่อนร่วมงาน ไม่มีอะไรขัดขวางคุณจากการทักทาย ที่ส่วนท้ายของอีเมล แนะนำให้ใช้สำนวนที่สุภาพ เช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"
