หากคุณไม่มีรูทีนที่ชัดเจนในการจัดการอีเมลของคุณอีเมลเหล่านั้นอาจกลายเป็นสาเหตุของการสูญเสียเวลาจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ในทางตรงกันข้ามถ้าคุณทำสิ่งที่จำเป็นในระดับองค์กรเพื่อไม่ให้ตัวเองถูกรุกรานโดยอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านนับสิบ จากนั้นคุณสามารถปลดปล่อยจิตใจของคุณจากความเป็นไปได้ที่จะพลาดอีเมลสำคัญ ในบทความนี้มีการระบุจำนวนแนวทางปฏิบัติที่พิสูจน์แล้ว คุณจะสามารถจัดการกล่องจดหมายของคุณได้อย่างเงียบสงบยิ่งขึ้น
จำแนกอีเมลโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเองในโฟลเดอร์เฉพาะหรือโฟลเดอร์ย่อย
นี่คือวิธีการที่จะช่วยให้คุณเรียงลำดับอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็วตามลำดับความสำคัญ คุณสามารถเลือกที่จะจำแนกอีเมลของคุณตามธีม, เรื่อง, ตามกำหนดเวลา สิ่งสำคัญคือการใช้ประโยชน์จากทั้งหมด คุณสมบัติ ของกล่องจดหมายของคุณเพื่อจัดการอีเมลของคุณด้วยวิธีการดำเนินการอย่างสมบูรณ์ เมื่อคุณสร้างไดเร็กทอรีพร้อมโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยตามโหมดองค์กรที่เหมาะกับคุณแล้ว แต่ละข้อความจะมีที่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณเหมือนกับไฟล์กระดาษบนโต๊ะทำงานของคุณ ดังนั้นเมื่อผ่านช่วงเวลาในการประมวลผลอีเมลของคุณแล้วคุณสามารถมีสมาธิกับงานที่เหลือได้ 100%
วางแผนเวลาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการประมวลผลอีเมลของคุณ
แน่นอนคุณต้องตอบสนองต่อและสามารถประมวลผลข้อความที่รอการตอบกลับจากคุณทันที สำหรับส่วนที่เหลือให้วางแผนช่วงเวลาที่เกี่ยวข้องมากที่สุดเพื่อจัดการกับอีเมลของคุณในลักษณะที่สอดคล้องกัน เริ่มต้นด้วยการเตรียมองค์ประกอบทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการประมวลผลงานของคุณ ไฟล์กระดาษอุปกรณ์เย็บกระดาษเครื่องพิมพ์ทุกอย่างจะต้องมีประโยชน์เพื่อช่วยให้มีสมาธิมากที่สุด ไม่ว่าเมื่อคุณเลือก เมื่อกล่องจดหมายของคุณได้รับการจัดระเบียบเหมือนศูนย์คัดแยกทางไปรษณีย์คุณมีความเป็นไปได้ที่จะประมวลผลอีเมลของคุณอย่างสงบด้วยประสิทธิภาพและความเร็ว
ทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณด้วยการลบจดหมายข่าวที่ไม่จำเป็นทั้งหมด
กล่องจดหมายของคุณมีการคุกคามจากจดหมายข่าวหรือโฆษณาอย่างต่อเนื่องหรือไม่? ระวังกำจัดกล่องจดหมายของจดหมายข่าวทั้งหมดเหล่านี้ที่ดูเหมือนสแปมมากกว่าสิ่งอื่นใด คุณต้องยกเลิกการเป็นสมาชิกอย่างเป็นระบบจากรายชื่อผู้รับจดหมายทั้งหมดซึ่งไม่ทำให้คุณมีรูปธรรมและสามารถรุกรานได้เร็ว คุณสามารถใช้เครื่องมือเช่น Cleanfox ที่ไหน คลี่ฉัน ทำสิ่งที่จำเป็นในไม่กี่คลิก วิธีแก้ปัญหาประเภทนี้จะช่วยให้คุณหมดสิ้นไปกับมลพิษทางดิจิตอลทั้งหมด อีเมลนับพันสามารถถูกประมวลผลได้อย่างรวดเร็ว
ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ
คุณจะไปพักผ่อนในวันหยุดเป็นเวลานาน ไม่ควรมองข้ามรายละเอียดเปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติของกล่องจดหมายของคุณ นี่คือสิ่งที่สำคัญเพื่อให้ทุกคนที่คุณติดต่อด้วยกันอย่างมืออาชีพทางอีเมลได้ทราบถึงการขาดงาน ความเข้าใจผิดหลายเรื่องเกิดขึ้นได้เมื่อลูกค้าหรือซัพพลายเออร์หมดความอดทนเพราะข้อความเหล่านี้ยังไม่ได้รับคำตอบ สิ่งนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้โดยง่ายด้วยข้อความสั้น ๆ ที่จะถูกส่งโดยอัตโนมัติในช่วงวันหยุดของคุณ คุณเพียงแค่ต้องระบุวันที่กลับมาจากวันหยุดพักผ่อนและทำไมไม่ส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานหากจำเป็น
กำหนดจำนวนอีเมลที่คุณส่งเป็นสำเนา
การใช้อีเมลที่ส่งเป็นสำเนา (CC) และสำเนาคาร์บอนที่มองไม่เห็น (CCI) อย่างเป็นระบบสามารถสร้างการแลกเปลี่ยนที่ไม่สิ้นสุดได้อย่างรวดเร็ว คนที่ควรจะได้รับข้อความของคุณสำหรับข้อมูลตอนนี้ต้องชี้แจง หลายคนสงสัยว่าทำไมพวกเขาถึงได้รับข้อความนี้และรับรู้อย่างถูกต้องว่าเป็นการเสียเวลา เมื่อทำการเลือกที่จะนำใครบางคนในวงให้แน่ใจว่าคุณเลือกที่เกี่ยวข้องจริงๆ ข้อความที่ส่งถึงทุกคนควรหลีกเลี่ยง
โปรดจำไว้ว่าอีเมลสามารถมีค่าได้ตามกฎหมาย
เท่าที่เป็นไปได้เก็บอีเมลทั้งหมดของคุณพวกเขามีพลังในการพิสูจน์โดยเฉพาะศาลอุตสาหกรรม ข้อความอิเล็กทรอนิกส์หากได้รับการรับรองด้วยมูลค่าทางกฎหมายเช่นเดียวกับจดหมายที่คุณเขียนด้วยมือ แต่ระวังแม้แต่ข้อความง่ายๆ ส่งโดยไม่คิด ต่อเพื่อนร่วมงานหรือต่อลูกค้าอาจมีผลกระทบร้ายแรง หากลูกค้าพิสูจน์ได้ว่าอีเมลได้รับการสนับสนุนว่าคุณไม่ได้เคารพข้อผูกพันในแง่ของการส่งมอบหรืออื่น ๆ คุณจะต้องรับผลที่ตามมาสำหรับธุรกิจของคุณและเพื่อตัวคุณเอง ในข้อพิพาททางการค้าเช่นเดียวกับในศาลอุตสาหกรรมการพิสูจน์ว่าเป็น "ฟรี" กล่าวคือเป็นผู้พิพากษาที่จะเป็นผู้ตัดสินและเป็นการดีกว่าที่จะจำแนกอีเมลของเขาอย่างระมัดระวังมากกว่าที่จะเก็บไว้ในถังขยะ
