เขียนให้อ่าน
เพื่อนร่วมงานเพิ่งส่งอีเมลถึงคุณเกี่ยวกับการประชุมที่คุณมีในหนึ่งชั่วโมง อีเมลควรมีข้อมูลสำคัญที่คุณต้องนำเสนอ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการที่สำคัญ
แต่มีปัญหาคือ อีเมลเขียนได้แย่มากจนคุณไม่พบข้อมูลที่ต้องการ มีการสะกดผิดและประโยคที่ไม่สมบูรณ์ ย่อหน้ายาวและสับสนมากจนคุณต้องใช้เวลานานถึงสามครั้งในการค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่พร้อมสำหรับการประชุมและไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง
คุณเคยเผชิญกับสถานการณ์เช่นนี้หรือไม่? ในโลกที่เต็มไปด้วยข้อมูลข่าวสาร จำเป็นต้องสื่อสารอย่างชัดเจน รัดกุม และมีประสิทธิภาพ ผู้คนไม่มีเวลาอ่านอีเมลที่มีขนาดยาวเป็นหนังสือ และพวกเขาไม่มีความอดทนในการตีความอีเมลที่สร้างมาไม่ดี และข้อมูลที่เป็นประโยชน์กระจัดกระจายไปทั่ว
บวกกับของคุณ ทักษะการเขียน เป็นสิ่งที่ดี ยิ่งสร้างความประทับใจให้กับคนรอบข้าง รวมทั้งเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน และลูกค้าของคุณ คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าความประทับใจดีๆ เหล่านี้จะพาคุณไปไกลแค่ไหน
ในบทความนี้เราจะดูว่าคุณสามารถพัฒนาทักษะการเขียนและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปได้อย่างไร
ผู้ชมและรูปแบบ
ขั้นตอนแรกในการเขียนให้ชัดเจนคือการเลือกรูปแบบที่เหมาะสม คุณจำเป็นต้องส่งอีเมลอย่างไม่เป็นทางการหรือไม่? เขียนรายงานโดยละเอียด? หรือเขียนจดหมายทางการ?
รูปแบบร่วมกับผู้ฟังของคุณจะกำหนด "เสียงเขียน" ของคุณ กล่าวคือ โทนเสียงที่เป็นทางการหรือผ่อนคลายควรเป็นอย่างไร ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า อีเมลควรมีโทนเดียวกับอีเมลถึงเพื่อนหรือไม่
ไม่แน่นอน
เริ่มต้นด้วยการระบุว่าใครที่จะอ่านข้อความของคุณ สำหรับผู้บริหารระดับสูง ทีมงานทั้งหมด หรือกลุ่มเล็กที่ทำงานเกี่ยวกับไฟล์เฉพาะหรือไม่? ในทุกสิ่งที่คุณเขียน ผู้อ่านหรือผู้รับของคุณต้องกำหนดน้ำเสียงและแง่มุมของเนื้อหา
องค์ประกอบและสไตล์
เมื่อคุณรู้ว่าคุณกำลังเขียนอะไรและใครที่คุณกำลังเขียนคุณต้องเริ่มเขียน
หน้าจอคอมพิวเตอร์ที่ว่างเปล่าและสีขาวมักจะน่ากลัว มันง่ายที่จะติดอยู่เพราะคุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไร ลองใช้เคล็ดลับเหล่านี้ในการเขียนและจัดรูปแบบเอกสารของคุณ:
- เริ่มต้นด้วยผู้ชมของคุณ: จำไว้ว่าผู้อ่านของคุณอาจไม่รู้สิ่งที่คุณบอกพวกเขา พวกเขาควรรู้อะไรก่อน?
- สร้างแผน: สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณกำลังเขียนเอกสารที่ยาวกว่า เช่น รายงาน การนำเสนอ หรือคำพูด โครงร่างช่วยให้คุณระบุขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามในลำดับใด และแบ่งงานออกเป็นข้อมูลที่สามารถจัดการได้
- ลองเอาใจใส่กันสักนิด: ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนอีเมลการขายสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า เหตุใดพวกเขาจึงสนใจผลิตภัณฑ์หรือสำนวนการขายของคุณ ประโยชน์สำหรับพวกเขาคืออะไร? จดจำความต้องการของผู้ชมของคุณตลอดเวลา
- ใช้สามเหลี่ยมวาทศิลป์: หากคุณกำลังพยายามเกลี้ยกล่อมให้ใครบางคนทำบางสิ่ง อย่าลืมอธิบายว่าทำไมคนอื่นควรฟังคุณ ส่งข้อความของคุณในแบบที่จะดึงดูดผู้ฟังของคุณ และนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่มีเหตุผลและสอดคล้องกัน
- ระบุธีมหลักของคุณ: หากคุณมีปัญหาในการกำหนดธีมหลักของข้อความ ให้แสร้งทำเป็นว่าคุณเหลือเวลาอีก 15 วินาทีในการอธิบายจุดยืนของคุณ พูดว่าอะไรนะ ? นี่อาจเป็นธีมหลักของคุณ
- ใช้ภาษาธรรมดา: โดยปกติแล้ว ควรใช้ภาษาที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา เว้นแต่ว่าคุณกำลังเขียนบทความทางวิทยาศาสตร์ อย่าใช้คำยาวๆ เพียงเพื่อสร้างความประทับใจให้ผู้คน
โครงสร้าง
เอกสารของคุณควรเป็นมิตรกับผู้ใช้มากที่สุด ใช้หัวเรื่องคำบรรยายกระสุนและตัวเลขให้มากที่สุดเพื่อแยกข้อความ
ท้ายที่สุด อะไรจะอ่านง่ายกว่านี้: หน้าที่เต็มไปด้วยย่อหน้ายาวหรือหน้าที่แยกเป็นย่อหน้าสั้น ๆ ที่มีส่วนหัวของส่วนและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย เอกสารที่สแกนง่ายจะถูกอ่านบ่อยกว่าเอกสารที่มีย่อหน้าที่ยาวและหนาแน่น
หัวเรื่องควรดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน การใช้คำถามมักเป็นความคิดที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในข้อความโฆษณา เนื่องจากคำถามช่วยให้ผู้อ่านสนใจและสงสัย
ในอีเมลและข้อเสนอให้ใช้ชื่อย่อและคำบรรยายสั้น ๆ เช่นในบทความนี้
การเพิ่มกราฟิกเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการแยกข้อความของคุณ ภาพเหล่านี้ช่วยให้ผู้อ่านไม่เพียง แต่ให้ความสนใจกับเนื้อหาเท่านั้น แต่ยังช่วยให้สามารถสื่อสารข้อมูลสำคัญได้เร็วกว่าตัวอักษร
ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์
คุณอาจรู้ว่าข้อผิดพลาดในอีเมลของคุณจะทำให้งานของคุณดูไม่เป็นมืออาชีพ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดร้ายแรงโดยให้ตัวเองตรวจสอบตัวสะกดและแก้ไขการสะกดคำให้มากที่สุด
นี่คือตัวอย่างของคำศัพท์ที่ใช้กันทั่วไป:
- ฉันส่ง / ส่ง / ส่งคุณ
คำกริยา "ส่ง" เป็นคำกริยาของกลุ่มแรกหนึ่งจะเขียนในคนแรกของ "ฉันส่ง" เอกพจน์กับ "e" "การจัดส่ง" โดยไม่มี "e" เป็นชื่อ ("การจัดส่ง") และอาจเป็นพหูพจน์: "การจัดส่ง"
- ฉันเข้าร่วมคุณ / ฉันเข้าร่วมคุณ
หนึ่งจะเขียนว่า "ฉันเข้าร่วมคุณ" กับ "s" เสมอ "ร่วม" กับ "t" คือการผันคำกริยาของบุคคลที่สามเอกพจน์ "เขาเข้าร่วม"
- กำหนดเวลา / กำหนดเวลา
แม้ว่า "บัมเปอร์" ติดอยู่กับชื่อผู้หญิงอย่ายอมแพ้และเขียน "บัฟเฟต์" โดยไม่มี "e" เสมอ
- คำแนะนำ / ข้อเสนอแนะ
หากเป็นภาษาอังกฤษเราจะเขียน "การแนะนำ" ด้วย "e" ในภาษาฝรั่งเศสเรามักจะเขียน "การแนะนำ" ด้วย "a"
- มี / มี / มี
เราเพิ่ม "t" ที่ไพเราะในสูตรคำถามเพื่ออำนวยความสะดวกในการออกเสียงและป้องกันไม่ให้สระสองตัวติดต่อกัน เราจึงจะเขียนว่า "is there"
- ในแง่ของ / ในแง่ของ
หนึ่งไม่เคยเขียน "ในแง่ของ" ไม่มี "s" มีคำว่า "หลายคำ" เสมอในการใช้นิพจน์นี้
- ของ / หมู่
ระวังอย่าเข้าใจผิดโดยคำว่า "ยกเว้น" ซึ่งลงท้ายด้วย "s" ไม่มีใครเขียน "ท่ามกลาง" ด้วย "s" มันเป็นคำบุพบทและมันคงที่
- ตามที่ตกลง / ตกลง
แม้แต่ที่ติดอยู่กับชื่อของผู้หญิง "ตามที่ตกลง" มักจะไม่เปลี่ยนแปลงและไม่เคยใช้ "e"
- การบำรุงรักษา / บริการ
อย่าสับสนชื่อและคำกริยา ชื่อ "สัมภาษณ์" โดยไม่มี "t" อธิบายถึงการแลกเปลี่ยนหรือ "สัมภาษณ์งาน" คำกริยาผันในบุคคลที่สามของเอกพจน์ "รักษา" ถูกนำมาใช้เมื่อมันมาถึงการกระทำของการบำรุงรักษาบางอย่าง
ผู้อ่านบางส่วนของคุณจะไม่สมบูรณ์ในการสะกดและไวยากรณ์ พวกเขาอาจไม่สังเกตเห็นหากคุณทำผิดพลาดเหล่านี้ แต่อย่าใช้สิ่งนี้เป็นข้อแก้ตัว: มักจะมีคนโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงที่จะสังเกตเห็น!
ด้วยเหตุนี้ สิ่งที่คุณเขียนควรมีคุณภาพที่ยอมรับได้สำหรับผู้อ่านทุกคน
การตรวจสอบ
ศัตรูของการพิสูจน์อักษรที่ดีคือความเร็ว หลายคนรีบอ่านอีเมล แต่นั่นทำให้คุณพลาดข้อผิดพลาดได้ ทำตามคำแนะนำเหล่านี้เพื่อตรวจสอบสิ่งที่คุณเขียน:
- ตรวจสอบส่วนหัวและส่วนท้ายของคุณ: ผู้คนมักเพิกเฉยเพื่อเน้นที่ข้อความเท่านั้น เพียงเพราะส่วนหัวมีขนาดใหญ่และหนา ไม่ได้หมายความว่าไม่มีข้อผิดพลาด!
- อ่านอีเมลดัง ๆ: สิ่งนี้บังคับให้คุณช้าลงซึ่งหมายความว่าคุณมีแนวโน้มที่จะตรวจพบข้อผิดพลาดมากขึ้น
- ใช้นิ้วของคุณติดตามข้อความในขณะที่คุณอ่าน: เป็นอีกสิ่งที่ช่วยให้คุณช้าลง
- เริ่มต้นที่ส่วนท้ายของข้อความ: อ่านประโยคใหม่ตั้งแต่ต้นจนจบมันช่วยให้คุณจดจ่อกับข้อผิดพลาดไม่ใช่เนื้อหา
