รายงาน: 4 ประเด็นสำคัญที่ควรรู้เพื่อประสบความสำเร็จ
คุณต้องทำ a รายงานหรือรายงานตามคำขอของผู้จัดการของคุณ แต่คุณไม่ทราบว่าจะเริ่มต้นอย่างไรหรือจะกำหนดได้อย่างไร
ที่นี่ฉันเปิดเผยขั้นตอนง่ายๆในจุด 4 เพื่อให้รายงานฉบับนี้ได้รับประสิทธิภาพและมีความเร็วที่แน่นอน ต้องเขียนเป็นลำดับเหตุการณ์เชิงตรรกะ
การใช้รายงานคืออะไร?
มันให้ความสามารถกับคนที่ตั้งใจไว้ให้พึ่งพาได้ ข้อมูลที่นำเสนอ เพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับการกระทำ ข้อมูลที่บันทึกไว้ในรายงานทำให้สามารถตอบคำถามหนึ่งข้อหรือมากกว่าที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจ
กล่าวได้ว่าพนักงานสามารถเขียนรายงานเพื่อเสนอคำแนะนำแก่หัวหน้างานของตนในหัวข้อเฉพาะเพื่อปรับปรุงเช่นในองค์กรของบริการหรือการเปลี่ยน วัสดุ รายงานเป็นวิธีสื่อสารที่ยอดเยี่ยมระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา
การนำเสนออาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ แต่ขั้นตอนที่ฉันเปิดเผยด้านล่างนี้สามารถใช้ได้กับรายงานทั้งหมดที่คุณจะต้องทำ
จุดแรก - คำขอต้องแม่นยำและชัดเจน
จุดแรกนี้จะเป็นจุดสำคัญที่งานทั้งหมดของคุณจะเริ่มต้น นอกจากนี้ยังจะกำหนดเขตพื้นที่ที่เกี่ยวข้อง
ผู้รับรายงาน
- เขาต้องการอะไรจากรายงานของคุณ?
- เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของรายงานสำหรับเขาคืออะไร?
รายงานจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้รับของคุณหรือไม่?
- ผู้รับทราบเรื่องแล้วหรือยัง?
- รู้ว่าความรู้ของเขาคืออะไรเพื่อที่จะไม่ทำซ้ำข้อมูลที่รู้จักกันดีอยู่แล้ว
กรณีและวิธีการ
- อะไรคือสถานการณ์?
- อะไรคือเหตุผลที่เชื่อมโยงกับคำขอสำหรับรายงาน: ความยากลำบากการเปลี่ยนแปลงวิวัฒนาการการปรับเปลี่ยนการปรับปรุง?
จุดที่สอง - พิจารณาเลือกและรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น
ข้อมูลสามารถเป็นได้หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นบันทึกเอกสารหรือรายงานอื่น ๆ รวมถึงแหล่งข้อมูลต่าง ๆ แต่สิ่งที่สำคัญคือการเลือกสรรให้จำเฉพาะสิ่งที่สำคัญจำเป็นและจำเป็นเท่านั้น และไม่ควรนำไปใช้โดยข้อมูลที่มีดอกเบี้ยน้อยหรือซ้ำซ้อนที่อาจเป็นอันตรายต่อรายงานขั้นสุดท้าย ดังนั้นคุณควรใช้ข้อมูลที่เหมาะสมกับรายงานที่ร้องขอเท่านั้น
จุดที่สาม - จัดทำและใช้แผน
โดยปกติแผนเริ่มต้นด้วยการแนะนำแล้วดำเนินต่อไปกับการพัฒนาและจบลงด้วยข้อสรุป
ด้านล่างแผนการที่เปิดเผยคือสิ่งที่พบโดยทั่วไป บทบาทของบทนำและข้อสรุปไม่แตกต่างกันการรักษาบทบาทภายในไว้ ในทางตรงกันข้ามการพัฒนาสามารถเกิดขึ้นได้ในรูปแบบต่างๆตามรายงานที่คุณจะต้องตระหนัก
บทนำของรายงาน
ให้ข้อมูลที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับเหตุผลของรายงาน แรงจูงใจ, ความตั้งใจ, raison d'être, สิทธิพิเศษของมัน
ข้อมูลนี้ควรนำมารวมกันในไม่กี่คำเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานในข้อความที่รัดกุมในขณะที่มีรายละเอียดและสมบูรณ์
ไม่สมควรที่จะละเลยบทนำเนื่องจากเป็นครั้งแรกที่อธิบายข้อมูลที่ถูกต้องของคำขอซึ่งช่วยให้ทั้งผู้รับและผู้เขียนรายงานสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขาเข้าใจซึ่งกันและกัน นอกจากนี้ยังช่วยในการจดจำข้อกำหนดของคำขอสถานการณ์เงื่อนไขเมื่อไม่ได้ตรวจสอบรายงานทันทีหรือถ้าจำเป็นต้องพิจารณาใหม่ในภายหลัง
การพัฒนารายงาน
การพัฒนามักแบ่งออกเป็นสามส่วน
- รายการสินค้าที่เป็นรูปธรรมและเป็นกลางเกี่ยวกับสถานการณ์หรือบริบทนั่นคือคำแถลงรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่มีอยู่แล้ว
- การตัดสินอย่างชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ในสถานที่เน้นทั้งด้านบวกและด้านลบในขณะที่เสนอการวิเคราะห์แบบเดียวกับที่สร้างอารมณ์และเป็นรูปธรรมเท่าที่จำเป็น
- คำแนะนำคำแนะนำและข้อเสนอแนะให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ที่ตกอยู่กับพวกเขา
บทสรุปของรายงาน
ไม่ควรมีเรื่องใหม่ที่ไม่ได้ระบุไว้ในการพัฒนา หากปราศจากคำพูดสั้น ๆ ของการพัฒนาก็จะมีการนำเสนอคำตอบอย่างชัดเจนโดยนำเสนอคำแนะนำต่อไปนี้อย่างชัดเจนหรือคำแนะนำต่อไปนี้
ประเด็นที่สี่ - การเขียนรายงาน
กฎบางอย่างที่พบบ่อยสำหรับบทบรรณาธิการทั้งหมดต้องได้รับการยอมรับ เน้นคำศัพท์ที่เข้าใจได้ง่ายและสามารถเข้าถึงได้ การสะกดที่สมบูรณ์แบบ เพื่อความเป็นมืออาชีพมากขึ้นประโยคสั้น ๆ เพื่อความเข้าใจที่ดียิ่งขึ้นโครงสร้างที่โปร่งสบายของย่อหน้าเพื่อความคล่องในการอ่านที่ดี
การดูแลเป็นพิเศษในรูปแบบของรายงานสามารถนำเสนอผู้อ่านหรือผู้รับได้อย่างสะดวกสบายและการอ่านที่จำเป็นอย่างยิ่ง
- คุณต้องกระชับและชัดเจนในการเขียนของคุณ
- เพื่อให้มั่นใจว่าการอ่านรายงานมีความคล่องตัวได้ดียิ่งขึ้นให้อ่านผู้อ่านไปยังภาคผนวกซึ่งจะทำให้คำอธิบายของคุณสมบูรณ์ขึ้นเมื่อจำเป็น
- วางแผนสรุปเมื่อรายงานของคุณครอบคลุมมากกว่า 3 หน้าซึ่งช่วยให้ผู้รับสามารถกำหนดทิศทางการอ่านของตัวเองได้หากเป็นทางเลือกของเขา
- เมื่อทำกำไรหรือไม่จำเป็นต้องรวมตารางและกราฟอื่น ๆ เพื่อสะท้อนการเขียนของคุณเพื่อแสดงข้อมูล ในบางกรณีอาจจำเป็นสำหรับความเข้าใจที่ดี
- อย่าละเว้นชื่อและคำบรรยายเพื่อกำหนดส่วนของรายงานของคุณเพื่อให้ชนะด้วยความคล่องตัว
สรุป: สิ่งที่ต้องจำ
- การแปลความหมายและความเข้าใจในแอพพลิเคชั่นช่วยให้คุณสามารถตอบสนองได้อย่างถูกต้องโดยไม่ต้องอยู่ข้างเรื่องเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพ
- ในรายงานของคุณคุณสามารถแบ่งปันความคิดของคุณโดยยืนหยัดต่อสู้รายงานง่ายๆ
- เพื่อให้มีประสิทธิภาพรายงานของคุณต้องให้คำตอบสำหรับคำถามที่ผู้รับตั้งขึ้นด้วยเหตุนี้ผลประโยชน์ที่เหนือกว่าของงานนำเสนอทั้งหมด การร่างโครงสร้างแถลงการณ์และการตีแผ่ บทนำการพัฒนาข้อสรุป
- อธิบายข้อคิดเห็นข้อสังเกตและแนวทางแก้ไขที่เสนอ
เพื่อ การสร้าง บน Microsoft Word ทางอ้อม 15 นาทีนี้บน YouTube จะมีประโยชน์มากกว่าสำหรับคุณ
