พิมพ์ง่าย PDF & Email

อีเมลเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจมานานแล้ว แต่การสำรวจความคิดเห็นที่จัดทำโดย Sendmail เปิดเผยว่าทำให้เกิดความตึงเครียด ความสับสน หรือผลกระทบด้านลบอื่นๆ ต่อผู้เชี่ยวชาญ 64%

ดังนั้นคุณจะหลีกเลี่ยงปัญหานี้กับอีเมลของคุณได้อย่างไร และคุณจะเขียนอีเมลที่ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการได้อย่างไร ในบทความนี้เราตรวจสอบกลยุทธ์ที่คุณสามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าการใช้อีเมลของคุณมีความชัดเจนมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ

พนักงานสำนักงานโดยเฉลี่ยได้รับอีเมลเกี่ยวกับ 80 ต่อวัน ด้วยจดหมายจำนวนมากนี้คุณสามารถลืมข้อความบุคคลได้อย่างง่ายดาย ปฏิบัติตามกฎง่ายๆเหล่านี้เพื่อให้อีเมลของคุณสังเกตเห็นและใช้

  1. อย่าสื่อสารมากเกินไปทางอีเมล
  2. ใช้ประโยชน์จากวัตถุ
  3. สร้างข้อความที่ชัดเจนและย่อ
  4. สุภาพ
  5. ตรวจสอบเสียงของคุณ
  6. อ่าน

อย่าสื่อสารมากเกินไปทางอีเมล

หนึ่งในแหล่งความเครียดที่ใหญ่ที่สุดในที่ทำงานคือปริมาณอีเมลที่ผู้คนได้รับ ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนอีเมล ให้ถามตัวเองว่า “นี่จำเป็นจริงๆ หรือ?”

ในบริบทนี้ คุณควรใช้โทรศัพท์หรือข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อจัดการกับคำถามที่น่าจะเป็นหัวข้อของการพูดคุยย้อนกลับ ใช้เครื่องมือวางแผนการสื่อสารและระบุช่องทางที่ดีที่สุดสำหรับข้อความประเภทต่างๆ

เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้ข่าวร้ายด้วยตนเอง มันช่วยให้คุณสื่อสารกับความเห็นอกเห็นใจความเห็นอกเห็นใจและความเข้าใจและแลกตัวเองถ้าข้อความของคุณถูกนำไปอย่างผิด

ใช้ประโยชน์จากวัตถุ

พาดหัวข่าวของหนังสือพิมพ์มีสองสิ่ง: ดึงความสนใจของคุณและสรุปบทความเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจว่าจะอ่านหรือไม่ หัวเรื่องอีเมลของคุณควรทำเช่นเดียวกัน

วัตถุ พื้นที่ว่างมักจะถูกมองข้ามหรือถูกปฏิเสธว่าเป็น "สแปม" ดังนั้นจงใช้คำที่เลือกสรรมาอย่างดีสองสามคำเพื่อบอกผู้รับว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร

คุณอาจต้องการรวมวันที่ในบรรทัดเรื่องถ้าข้อความของคุณเป็นส่วนหนึ่งของชุดอีเมลปกติ เช่น รายงานโครงการรายสัปดาห์ สำหรับข้อความที่ต้องการการตอบกลับ คุณยังสามารถใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ เช่น "ได้โปรดภายในวันที่ 7 พฤศจิกายน"

อ่าน  การใส่คำที่สุภาพ: คุณแน่ใจหรือว่าใช้มันให้เกิดประโยชน์?

หัวเรื่องที่มีการเขียนอย่างดี เช่นเดียวกับด้านล่าง ให้ข้อมูลที่สำคัญที่สุดโดยที่ผู้รับไม่ต้องเปิดอีเมลด้วยซ้ำ สิ่งนี้ทำหน้าที่เป็นพร้อมท์ที่เตือนผู้รับการประชุมของคุณทุกครั้งที่พวกเขาตรวจสอบกล่องจดหมายของพวกเขา

 

ตัวอย่างที่ไม่ดีตัวอย่างที่ดี
 
เรื่อง: การประชุม เรื่อง: การประชุมเกี่ยวกับกระบวนการ GATEWAY - 09h 25 กุมภาพันธ์ 2018

 

เก็บข้อความที่ชัดเจนและสั้น

อีเมลเช่นจดหมายธุรกิจแบบดั้งเดิมจะต้องชัดเจนและรัดกุม ทำให้ประโยคของคุณสั้นและแม่นยำ เนื้อหาของอีเมลจะต้องตรงและให้ข้อมูลและมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ต่างจากจดหมายทั่วไป การส่งอีเมลหลายฉบับไม่เสียค่าใช้จ่ายมากกว่าการส่งหนึ่งฉบับ ดังนั้น หากคุณต้องการสื่อสารกับใครบางคนในหัวข้อต่างๆ ให้พิจารณาเขียนอีเมลแยกกันสำหรับแต่ละหัวข้อ สิ่งนี้จะอธิบายข้อความให้กระจ่างและช่วยให้ผู้ติดต่อของคุณตอบกลับทีละหัวข้อ

 

ตัวอย่างที่ไม่ดี ตัวอย่างที่ดี
Subject: การแก้ไขรายงานการขาย

 

สวัสดีมิชลิน

 

ขอขอบคุณที่ส่งรายงานนี้เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ฉันอ่านมันเมื่อวานนี้และรู้สึกว่าบทที่ 2 ต้องการข้อมูลเฉพาะเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลขยอดขายของเรา ฉันยังคิดว่าน้ำเสียงน่าจะเป็นทางการกว่านี้

 

นอกจากนี้ ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่า ฉันได้กำหนดการประชุมในวันศุกร์นี้กับฝ่ายประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับแคมเปญโฆษณาใหม่ เธออยู่เวลา 11 น. และจะอยู่ในห้องประชุมขนาดเล็ก

 

โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณว่าง

 

ขอขอบคุณ

 

คามิลล์

Subject: การแก้ไขรายงานการขาย

 

สวัสดีมิชลิน

 

ขอขอบคุณที่ส่งรายงานนี้เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ฉันอ่านมันเมื่อวานนี้และรู้สึกว่าบทที่ 2 ต้องการข้อมูลเฉพาะเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลขยอดขายของเรา

 

ฉันยังคิดว่าน้ำเสียงอาจเป็นทางการมากกว่า

 

คุณสามารถแก้ไขมันด้วยความคิดเห็นเหล่านี้ในใจ

 

ขอบคุณสำหรับการทำงานอย่างหนักของคุณ!

 

คามิลล์

 

(คามิลล์ส่งอีเมลอีกฉบับเกี่ยวกับการประชุม PR)

 

สิ่งสำคัญคือต้องสร้างสมดุลที่นี่ คุณคงไม่อยากโจมตีใครด้วยอีเมล และการรวมประเด็นที่เกี่ยวข้องหลายประเด็นไว้ในอีเมลฉบับเดียวก็เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น ให้ใช้ย่อหน้าที่มีตัวเลขหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และพิจารณา "ตัด" ข้อมูลออกเป็นหน่วยย่อยที่มีการจัดการอย่างดีเพื่อให้ย่อยง่ายขึ้น

นอกจากนี้ โปรดทราบด้วยว่าในตัวอย่างที่ดีข้างต้น คามิลล์ระบุสิ่งที่เธอต้องการให้มิชลินทำ (ในกรณีนี้ ให้เปลี่ยนรายงาน) หากคุณช่วยให้คนอื่นรู้ว่าคุณต้องการอะไร พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะมอบสิ่งนั้นให้คุณ

สุภาพ

บ่อยครั้งที่ผู้คนคิดว่าอีเมลอาจเป็นทางการน้อยกว่าตัวอักษรแบบดั้งเดิม แต่ข้อความที่คุณส่งเป็นภาพสะท้อนของความเป็นมืออาชีพค่านิยมและการใส่ใจในรายละเอียดของคุณเป็นสิ่งสำคัญดังนั้นจำเป็นต้องมีพิธีการในระดับหนึ่ง

หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการ คำสแลง ศัพท์แสง และคำย่อที่ไม่เหมาะสม เว้นแต่คุณจะคบใครดีกับใครซักคน อีโมติคอนสามารถช่วยในการชี้แจงความตั้งใจของคุณ แต่ควรใช้เฉพาะกับคนที่คุณรู้จักดีเท่านั้น

ปิดข้อความของคุณด้วย "ขอแสดงความนับถือ" "วันดี / เย็นให้คุณ" หรือ "ดีต่อคุณ" ขึ้นอยู่กับสถานการณ์

ผู้รับอาจเลือกพิมพ์อีเมลและแบ่งปันกับผู้อื่น ดังนั้นควรสุภาพเสมอ

ตรวจสอบเสียง

เมื่อเราพบผู้คนแบบตัวต่อตัวเราจะใช้ภาษากายเสียงร้องและการแสดงออกทางสีหน้าเพื่อประเมินความรู้สึกของพวกเขา อีเมลทำให้เราขาดข้อมูลนี้ซึ่งหมายความว่าเราไม่สามารถรู้ได้เมื่อผู้คนเข้าใจผิดกับข้อความของเรา

ทางเลือกของคำ ความยาวประโยค เครื่องหมายวรรคตอน และการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่สามารถตีความผิดได้ง่ายโดยไม่มีการชี้นำทางภาพและการได้ยิน ในตัวอย่างแรกด้านล่าง หลุยส์อาจคิดว่ายานน์หงุดหงิดหรือโกรธ แต่ในความเป็นจริง เขารู้สึกดี

 

ตัวอย่างที่ไม่ดี ตัวอย่างที่ดี
หลุยส์

 

ฉันต้องการรายงานของคุณภายใน 17 น. วันนี้ มิฉะนั้นฉันจะพลาดกำหนดเวลา

 

Yann

สวัสดีหลุยส์

 

ขอขอบคุณสำหรับการทำงานอย่างหนักในรายงานนี้ คุณช่วยส่งเวอร์ชันของคุณให้ฉันก่อน 17 ชั่วโมงเพื่อที่ฉันจะได้ไม่พลาดกำหนดส่ง

 

ขอบคุณล่วงหน้า,

 

Yann

 

คิดเกี่ยวกับ "ความรู้สึก" ของอีเมลของคุณทางอารมณ์ หากความตั้งใจหรืออารมณ์ของคุณอาจเข้าใจผิดให้หาวิธีที่ไม่ชัดเจนในการกำหนดคำศัพท์ของคุณ

การพิสูจน์อักษร

สุดท้าย ก่อนคลิก "ส่ง" โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจสอบอีเมลของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกด ไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน อีเมลของคุณเป็นส่วนหนึ่งของภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของคุณมากพอๆ กับเสื้อผ้าที่คุณสวมใส่ ดังนั้นจึงขมวดคิ้วเมื่อส่งข้อความที่มีข้อผิดพลาดในซีรีส์

ในระหว่างการพิสูจน์อักษรให้ใส่ใจกับความยาวของอีเมลของคุณ ผู้คนมีแนวโน้มที่จะอ่านอีเมลสั้นกระชับกว่าอีเมลที่ไม่ได้เชื่อมต่อดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

คะแนน

พวกเราส่วนใหญ่ใช้เวลาส่วนหนึ่งของวันที่ อ่านและเขียนอีเมล. แต่ข้อความที่เราส่งอาจทำให้ผู้อื่นสับสน

หากต้องการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพให้ถามตัวเองก่อนว่าคุณควรใช้ช่องนี้จริงๆหรือไม่ บางครั้งการรับโทรศัพท์อาจดีกว่า

ทำให้อีเมลของคุณกระชับและแม่นยำ ส่งให้เฉพาะคนที่ต้องการเห็นพวกเขาจริงๆและระบุอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการให้ผู้รับทำอะไรต่อไป

จำไว้ว่าอีเมลของคุณเป็นภาพสะท้อนของความเป็นมืออาชีพ ค่านิยมของคุณ และความใส่ใจในรายละเอียดของคุณ ลองนึกภาพว่าคนอื่นจะตีความน้ำเสียงของข้อความของคุณอย่างไร สุภาพและตรวจสอบสิ่งที่คุณเขียนเสมอก่อนที่จะกด "ส่ง"