จดหมายอาชีพคือเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสัมพันธ์ที่เป็นทางการระหว่างคู่สนทนาที่แตกต่างกัน มันมีโครงสร้างภายในที่ธรรมดามาก เขียนเป็นหลักในหนึ่งหน้าหรือสองหน้าโดยเฉพาะ จดหมายอาชีพส่วนใหญ่มักประกอบด้วยหัวเรื่องเดียว โครงสร้างภายในนี้ได้เปรียบ แผนการเขียนของเขาสามารถคงอยู่เหมือนเดิมไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น แน่นอนว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงตามวัตถุประสงค์ อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะเป็นการขอข้อมูลการสมัครหรือแม้แต่การร้องเรียน แผนการเขียนจดหมายแบบมืออาชีพจะยังคงไม่เปลี่ยนแปลงในทางปฏิบัติ
อดีตปัจจุบันอนาคต: แผนสามเฟสสำหรับจดหมายมืออาชีพที่ประสบความสำเร็จ
การใช้อดีตปัจจุบันและอนาคตในลำดับชั้นตามลำดับเวลานี้หมายถึงความมีค่าของแผนการเขียนจดหมายมืออาชีพ เป็นแผนที่ง่ายและมีประสิทธิภาพที่จะนำไปใช้ในทุกสถานการณ์ หากต้องการตั้งคำถามถ่ายทอดข้อมูลอธิบายหัวข้อที่กำหนดหรือแม้แต่ชักชวนผู้อ่านของคุณ ประสิทธิภาพซึ่งเป็นธรรมโดยคำนึงถึงลำดับตรรกะ สังเกตในโครงสร้างของมัน
อดีต: ขั้นตอนที่ 1 ของแผน
เราเขียนจดหมายบ่อยที่สุดโดยพิจารณาจากแบบอย่างสถานการณ์เริ่มต้นหรือก่อนหน้านี้ อาจเป็นจดหมายที่ได้รับการพบปะเยี่ยมเยียนการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ ฯลฯ จุดประสงค์ของการเขียนส่วนแรกของจดหมายฉบับนี้คือการถ่ายทอดเหตุผลในการส่ง หรือเป็นเพียงบริบทที่อธิบายสถานการณ์ โดยทั่วไปการเตือนความจำของข้อเท็จจริงจะแสดงเป็นประโยคเดียวและประโยคเดียวกัน อย่างไรก็ตามการสร้างประโยคนี้เป็นประโยคย่อยจะสะดวกกว่า จากภาพประกอบเราสามารถมีนิพจน์ดังต่อไปนี้:
- ฉันรับทราบการรับจดหมายของคุณแจ้งให้ฉันทราบถึง ...
- ในจดหมายของคุณลงวันที่………
- คุณนำความรู้ของเรา ...
- ในมุมมองของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณที่เผยแพร่โดยหนังสือพิมพ์ XXX (อ้างอิง n ° 12345) เราเพิ่งเสนอ ...
- หลังจากทำการตรวจสอบบัญชีของคุณแล้วเราพบว่า ...
ในสถานการณ์ที่เหตุผลในการเขียนจดหมายไม่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงในอดีต ณ จุดนั้นเรามีย่อหน้าแรกของจดหมายที่ผู้เขียนแนะนำตัวเองและสถานที่ตั้งของเขา จากนั้นดำเนินการต่อโดยระบุคำขอของคุณหรือเสนอบริการต่างๆ ตัวอย่างเช่นในบริบทของการร้องขอข้อมูลหรือข้อเสนอบริการเราอาจมีนิพจน์ต่อไปนี้:
- ในฐานะผู้เชี่ยวชาญในภาคความมั่นคงเราผ่านสิ่งนี้มา….
- เราต้องการความพึงพอใจของลูกค้าเป็นหลัก ...
- เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะแจ้งให้ทราบว่าเราได้วางแผนไว้สำหรับลูกค้าของเรา ...
ในบริบทของการสมัครที่เกิดขึ้นเอง (การฝึกงานหรืองาน) เราสามารถมีนิพจน์ด้านล่าง:
- บริษัท ของคุณดึงดูดความสนใจของฉันและในฐานะนักศึกษาใน…………ฉันต้องการสมัครฝึกงาน………
- เพิ่งจบการศึกษาใน ...
ผู้รับที่ส่งจดหมายถึงจะต้องเข้าใจหัวเรื่องของจดหมายของคุณตั้งแต่ย่อหน้าแรก
ปัจจุบัน: ขั้นตอนที่สองของแผน
ส่วนที่สองของแผนนี้อ้างถึงเหตุผลที่แสดงให้เห็นถึงการเขียนจดหมายในขณะที่ T. ในระดับนี้จะเป็นคำถามทั้งการโต้เถียงการให้ข้อมูลการอธิบายหรือแม้แต่การตั้งคำถาม ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของสถานการณ์ส่วนนี้สามารถเขียนได้ทั้งย่อหน้าหรือนำเสนอแนวคิดหลักในประโยคเดียว จากภาพประกอบเราสามารถมีนิพจน์ดังต่อไปนี้:
- เนื่องจากในวันที่…ใบแจ้งหนี้ n °…ยังไม่ได้รับการชำระเงินเรา ...
- การเป็นสมาชิกขององค์กรของเรายังทำให้คุณมั่นใจได้ ...
- แม้ว่าสัญญาจะระบุให้เริ่มงานในวันที่…เราสังเกตด้วยความประหลาดใจและมีปัญหาในการทำความเข้าใจกับความล่าช้าที่รายงานโดยนาย………
อนาคต: ขั้นตอนที่ 3 ของแผน
ส่วนที่สามและส่วนสุดท้ายนี้ปิดสองส่วนแรกโดยการรายงาน ผลพวง ที่จะมา
ไม่ว่าเราจะแสดงเจตนาของเราในฐานะผู้เขียนจดหมายและเราสามารถใช้นิพจน์ประเภท:
- วันนี้ฉันจะจัดการส่งสิ่งของที่คุณร้องขอเป็นการส่วนตัว
- เราพร้อมทดแทน ... โดยคำนึงถึงของเดิมแน่นอน
- กรุณาเข้าใกล้จุดจำหน่ายตั๋ว… ..
ไม่ว่าเราจะแสดงความปรารถนาขอหรือกระตุ้นให้ผู้รับกระทำหรือตอบสนอง ดังนั้นเราจึงสามารถมีสูตรต่อไปนี้:
- คุณได้รับเชิญให้เข้ามาใกล้เคาน์เตอร์มากขึ้น
- ฉันจึงขอให้คุณโทรหาผู้เชี่ยวชาญของคุณโดยเร็วเพื่อที่จะ ...
- ความพร้อมในการแก้ไขสถานการณ์นี้รออยู่อย่างใจจดใจจ่อ
จุดประสงค์ของการเขียนจดหมายฉบับนี้อาจมาพร้อมกับการโต้แย้ง:
- คุณจะปรับสถานการณ์ให้เร็วที่สุด (วัตถุประสงค์) ตามบทบัญญัติทั่วไปและเฉพาะของสัญญา (การโต้เถียง)
- คุณช่วยจัดส่งให้ฉันโดยเร็วที่สุดได้ไหม เหรอ? (วัตถุประสงค์) มันไม่มีประโยชน์ที่จะเตือนคุณว่าการจัดส่งจะต้องทำในวันที่กำหนดตามเงื่อนไขการขายของคุณ (การโต้เถียง)
สูตรสุภาพจำเป็นต่อการปิดจดหมายอาชีพของคุณ !
ในการลงท้ายจดหมายแบบมืออาชีพอย่างถูกต้องจำเป็นต้องเขียนวลีที่สุภาพ ในความเป็นจริงสูตรสุภาพสองชั้นประกอบด้วยนิพจน์ แต่ยังรวมถึงสูตร "ก่อนสรุป" ด้วย
เรามีสูตรที่เอื้อเฟื้อซึ่งสะท้อนถึงความจริงใจบางประการ:
- รับล่วงหน้าขอบคุณสำหรับ ...
- เราต้องขออภัยสำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดนี้
- ฉันจะพร้อมที่จะพูดคุยในการประชุมเสมอ
- คุณสามารถติดต่อเราได้ตลอดเวลาเพื่อ ...
- เราหวังว่าข้อเสนอนี้จะตรงตามความคาดหวังของคุณและแน่นอนว่าเราพร้อมให้ข้อมูลเพิ่มเติม
เรามีสูตรสุภาพ:
- เราขอให้คุณยอมรับมาดามเซอร์ขอแสดงความนับถือ
- โปรดเชื่อว่าเซอร์ในการแสดงความรู้สึกที่ดีที่สุดของเรา
- โปรดยอมรับมาดามขอแสดงความนับถือ
ข้อดีของแผนนี้ในการเขียนจดหมายแบบมืออาชีพคือความสุขุมรอบคอบในการเขียนเนื้อหาและในทางกลับกันความเรียบง่ายในการอ่านต่อหน้าผู้รับ อย่างไรก็ตามไม่แนะนำให้ใช้ไทม์ไลน์นี้สำหรับเนื้อหาที่ซับซ้อนและยาวขึ้น
