พิมพ์ง่าย PDF & Email

จดหมายอาชีพคือเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ถึงความสัมพันธ์ที่เป็นทางการระหว่างคู่สนทนาที่แตกต่างกัน มันมีโครงสร้างภายในที่ธรรมดามาก เขียนเป็นหลักในหนึ่งหน้าหรือสองหน้าโดยเฉพาะ จดหมายอาชีพส่วนใหญ่มักประกอบด้วยหัวเรื่องเดียว โครงสร้างภายในนี้ได้เปรียบ แผนการเขียนของเขาสามารถคงอยู่เหมือนเดิมไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น แน่นอนว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงตามวัตถุประสงค์ อย่างไรก็ตามไม่ว่าจะเป็นการขอข้อมูลการสมัครหรือแม้แต่การร้องเรียน แผนการเขียนจดหมายแบบมืออาชีพจะยังคงไม่เปลี่ยนแปลงในทางปฏิบัติ

อดีตปัจจุบันอนาคต: แผนสามเฟสสำหรับจดหมายมืออาชีพที่ประสบความสำเร็จ

การใช้อดีตปัจจุบันและอนาคตในลำดับชั้นตามลำดับเวลานี้หมายถึงความมีค่าของแผนการเขียนจดหมายมืออาชีพ เป็นแผนที่ง่ายและมีประสิทธิภาพที่จะนำไปใช้ในทุกสถานการณ์ หากต้องการตั้งคำถามถ่ายทอดข้อมูลอธิบายหัวข้อที่กำหนดหรือแม้แต่ชักชวนผู้อ่านของคุณ ประสิทธิภาพซึ่งเป็นธรรมโดยคำนึงถึงลำดับตรรกะ สังเกตในโครงสร้างของมัน

 

อดีต: ขั้นตอนที่ 1 ของแผน

เราเขียนจดหมายบ่อยที่สุดโดยพิจารณาจากแบบอย่างสถานการณ์เริ่มต้นหรือก่อนหน้านี้ อาจเป็นจดหมายที่ได้รับการพบปะเยี่ยมเยียนการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ ฯลฯ จุดประสงค์ของการเขียนส่วนแรกของจดหมายฉบับนี้คือการถ่ายทอดเหตุผลในการส่ง หรือเป็นเพียงบริบทที่อธิบายสถานการณ์ โดยทั่วไปการเตือนความจำของข้อเท็จจริงจะแสดงเป็นประโยคเดียวและประโยคเดียวกัน อย่างไรก็ตามการสร้างประโยคนี้เป็นประโยคย่อยจะสะดวกกว่า จากภาพประกอบเราสามารถมีนิพจน์ดังต่อไปนี้:

  • ฉันรับทราบการรับจดหมายของคุณแจ้งให้ฉันทราบถึง ...
  • ในจดหมายของคุณลงวันที่………
  • คุณนำความรู้ของเรา ...
  • ในมุมมองของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณที่เผยแพร่โดยหนังสือพิมพ์ XXX (อ้างอิง n ° 12345) เราเพิ่งเสนอ ...
  • หลังจากทำการตรวจสอบบัญชีของคุณแล้วเราพบว่า ...

ในสถานการณ์ที่เหตุผลในการเขียนจดหมายไม่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงในอดีต ณ จุดนั้นเรามีย่อหน้าแรกของจดหมายที่ผู้เขียนแนะนำตัวเองและสถานที่ตั้งของเขา จากนั้นดำเนินการต่อโดยระบุคำขอของคุณหรือเสนอบริการต่างๆ ตัวอย่างเช่นในบริบทของการร้องขอข้อมูลหรือข้อเสนอบริการเราอาจมีนิพจน์ต่อไปนี้:

  • ในฐานะผู้เชี่ยวชาญในภาคความมั่นคงเราผ่านสิ่งนี้มา….
  • เราต้องการความพึงพอใจของลูกค้าเป็นหลัก ...
  • เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่จะแจ้งให้ทราบว่าเราได้วางแผนไว้สำหรับลูกค้าของเรา ...

ในบริบทของการสมัครที่เกิดขึ้นเอง (การฝึกงานหรืองาน) เราสามารถมีนิพจน์ด้านล่าง:

  • บริษัท ของคุณดึงดูดความสนใจของฉันและในฐานะนักศึกษาใน…………ฉันต้องการสมัครฝึกงาน………
  • เพิ่งจบการศึกษาใน ...

ผู้รับที่ส่งจดหมายถึงจะต้องเข้าใจหัวเรื่องของจดหมายของคุณตั้งแต่ย่อหน้าแรก

อ่าน  จะสร้างความสำเร็จในการจัดวางได้อย่างไร?

ปัจจุบัน: ขั้นตอนที่สองของแผน

ส่วนที่สองของแผนนี้อ้างถึงเหตุผลที่แสดงให้เห็นถึงการเขียนจดหมายในขณะที่ T. ในระดับนี้จะเป็นคำถามทั้งการโต้เถียงการให้ข้อมูลการอธิบายหรือแม้แต่การตั้งคำถาม ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของสถานการณ์ส่วนนี้สามารถเขียนได้ทั้งย่อหน้าหรือนำเสนอแนวคิดหลักในประโยคเดียว จากภาพประกอบเราสามารถมีนิพจน์ดังต่อไปนี้:

  • เนื่องจากในวันที่…ใบแจ้งหนี้ n °…ยังไม่ได้รับการชำระเงินเรา ...
  • การเป็นสมาชิกขององค์กรของเรายังทำให้คุณมั่นใจได้ ...
  • แม้ว่าสัญญาจะระบุให้เริ่มงานในวันที่…เราสังเกตด้วยความประหลาดใจและมีปัญหาในการทำความเข้าใจกับความล่าช้าที่รายงานโดยนาย………

อนาคต: ขั้นตอนที่ 3 ของแผน

ส่วนที่สามและส่วนสุดท้ายนี้ปิดสองส่วนแรกโดยการรายงาน ผลพวง ที่จะมา

ไม่ว่าเราจะแสดงเจตนาของเราในฐานะผู้เขียนจดหมายและเราสามารถใช้นิพจน์ประเภท:

  • วันนี้ฉันจะจัดการส่งสิ่งของที่คุณร้องขอเป็นการส่วนตัว
  • เราพร้อมทดแทน ... โดยคำนึงถึงของเดิมแน่นอน
  • กรุณาเข้าใกล้จุดจำหน่ายตั๋ว… ..

ไม่ว่าเราจะแสดงความปรารถนาขอหรือกระตุ้นให้ผู้รับกระทำหรือตอบสนอง ดังนั้นเราจึงสามารถมีสูตรต่อไปนี้:

  • คุณได้รับเชิญให้เข้ามาใกล้เคาน์เตอร์มากขึ้น
  • ฉันจึงขอให้คุณโทรหาผู้เชี่ยวชาญของคุณโดยเร็วเพื่อที่จะ ...
  • ความพร้อมในการแก้ไขสถานการณ์นี้รออยู่อย่างใจจดใจจ่อ

จุดประสงค์ของการเขียนจดหมายฉบับนี้อาจมาพร้อมกับการโต้แย้ง:

  • คุณจะปรับสถานการณ์ให้เร็วที่สุด (วัตถุประสงค์) ตามบทบัญญัติทั่วไปและเฉพาะของสัญญา (การโต้เถียง)
  • คุณช่วยจัดส่งให้ฉันโดยเร็วที่สุดได้ไหมเหรอ? (วัตถุประสงค์) มันไม่มีประโยชน์ที่จะเตือนคุณว่าการจัดส่งจะต้องทำในวันที่กำหนดตามเงื่อนไขการขายของคุณ (การโต้เถียง)

 

สูตรสุภาพจำเป็นต่อการปิดจดหมายอาชีพของคุณ!

ในการลงท้ายจดหมายแบบมืออาชีพอย่างถูกต้องจำเป็นต้องเขียนวลีที่สุภาพ ในความเป็นจริงสูตรสุภาพสองชั้นประกอบด้วยนิพจน์ แต่ยังรวมถึงสูตร "ก่อนสรุป" ด้วย

อ่าน  โครงการ Voltaire นำคุณไปสู่การประกวด Orthographic ที่มีชื่อเสียง

เรามีสูตรที่เอื้อเฟื้อซึ่งสะท้อนถึงความจริงใจบางประการ:

  • รับล่วงหน้าขอบคุณสำหรับ ...
  • เราต้องขออภัยสำหรับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดนี้
  • ฉันจะพร้อมที่จะพูดคุยในการประชุมเสมอ
  • คุณสามารถติดต่อเราได้ตลอดเวลาเพื่อ ...
  • เราหวังว่าข้อเสนอนี้จะตรงตามความคาดหวังของคุณและแน่นอนว่าเราพร้อมให้ข้อมูลเพิ่มเติม

เรามีสูตรสุภาพ:

  • เราขอให้คุณยอมรับมาดามเซอร์ขอแสดงความนับถือ
  • โปรดเชื่อว่าเซอร์ในการแสดงความรู้สึกที่ดีที่สุดของเรา
  • โปรดยอมรับมาดามขอแสดงความนับถือ

 

ข้อดีของแผนนี้ในการเขียนจดหมายแบบมืออาชีพคือความสุขุมรอบคอบในการเขียนเนื้อหาและในทางกลับกันความเรียบง่ายในการอ่านต่อหน้าผู้รับ อย่างไรก็ตามไม่แนะนำให้ใช้ไทม์ไลน์นี้สำหรับเนื้อหาที่ซับซ้อนและยาวขึ้น