ศิลปะแห่งการจัดการอีเมลด้วย Gmail Enterprise: คู่มือสำหรับผู้ฝึกอบรม

วิธีจัดระเบียบกล่องจดหมาย Gmail สำหรับธุรกิจของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

ตอนนี้เราได้พูดถึงความสำคัญของการจัดการอีเมลใน Gmail for Business แล้ว มาดูวิธีใช้คุณลักษณะต่างๆ ของ Google Workspace เพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

สร้างตัวกรอง: ตัวกรองของ Gmail ช่วยให้คุณ จัดเรียงโดยอัตโนมัติ อีเมลของคุณทันทีที่มาถึง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตัวกรองเพื่อให้อีเมลทั้งหมดจากลูกค้าที่ระบุได้รับการทำเครื่องหมายว่าสำคัญโดยอัตโนมัติหรือย้ายไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ หากต้องการสร้างตัวกรอง สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกไอคอนตัวกรองในแถบค้นหาของ Gmail กำหนดเกณฑ์ของคุณ จากนั้นเลือกการดำเนินการที่จะทำ

ใช้ป้ายกำกับ: ป้ายกำกับทำงานคล้ายกับโฟลเดอร์ แต่ให้ a ความยืดหยุ่นมากขึ้น. อีเมลหนึ่งฉบับสามารถมีได้หลายป้ายกำกับ ทำให้คุณสามารถจำแนกอีเมลฉบับเดียวออกเป็นหลายหมวดหมู่ได้ คุณยังสามารถระบายสีฉลากเพื่อให้ระบุได้ง่าย

ทำเครื่องหมายอีเมลที่สำคัญ: เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดอีเมลที่สำคัญที่สุด ให้ใช้ดาวเพื่อทำเครื่องหมายข้อความสำคัญ อีเมลเหล่านี้จะปรากฏที่ด้านบนสุดของกล่องจดหมาย ช่วยให้คุณมองเห็นได้อย่างรวดเร็ว

เก็บถาวรอีเมล: การเก็บถาวรทำให้คุณสามารถย้ายอีเมลจากกล่องจดหมายของคุณโดยไม่ต้องลบทิ้ง นี่เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับอีเมลที่ไม่ต้องการการดำเนินการในทันที แต่คุณอาจต้องการตรวจทานในภายหลัง

ใช้โหมดลับ: Gmail Enterprise เสนอตัวเลือกโหมดลับที่ให้คุณกำหนดวันหมดอายุของอีเมลและปกป้องด้วยรหัสผ่าน สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับอีเมลที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

เมื่อใช้คุณลักษณะเหล่านี้ คุณสามารถเปลี่ยนกล่องจดหมายที่ยุ่งเหยิงให้เป็นพื้นที่ทำงานที่เป็นระเบียบและง่ายต่อการใช้งาน