จะเขียนอีเมลที่ชัดเจนและเป็นมืออาชีพได้อย่างไร

 

L 'อีเมล เป็นเครื่องมือสื่อสารที่ต้องการสำหรับพวกเราส่วนใหญ่ อีเมลเป็นสิ่งที่ดีเพราะเราไม่ต้องพร้อมในเวลาเดียวกับที่คู่สนทนาของเราสื่อสารกัน ซึ่งช่วยให้เราก้าวไปข้างหน้าในประเด็นปัจจุบันเมื่อเพื่อนร่วมงานของเราไม่ว่างหรืออยู่อีกฟากหนึ่งของโลก

อย่างไรก็ตามพวกเราส่วนใหญ่จมอยู่กับรายชื่ออีเมลไม่รู้จบ ตามรายงานที่เผยแพร่ในปี 2016 ผู้ใช้ทางธุรกิจโดยเฉลี่ยรับและส่งอีเมลมากกว่า 100 ฉบับต่อวัน

นอกจากนี้อีเมลยังเข้าใจผิดง่ายเกินไป การศึกษา Sendmail เมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่า 64% ของคนที่ส่งหรือรับอีเมลที่ทำให้เกิดความโกรธหรือความสับสนโดยไม่ตั้งใจ

เนื่องจากปริมาณอีเมลที่เราส่งและรับและเนื่องจากอีเมลมักตีความผิดจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเขียนอีเมลเหล่านั้นอย่างชัดเจนและรัดกุม

วิธีการเขียนอีเมลมืออาชีพอย่างถูกต้อง

การเขียนอีเมลที่สั้นและแม่นยำจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการจัดการอีเมลและทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น การทำให้อีเมลของคุณสั้นหมายถึงคุณอาจใช้เวลากับอีเมลน้อยลงและใช้เวลากับงานอื่นมากขึ้น ที่กล่าวว่าการเขียนอย่างชัดเจนเป็นทักษะ เช่นเดียวกับทักษะทั้งหมดคุณจะต้อง ทำงานเกี่ยวกับการพัฒนา.

เริ่มแรกคุณอาจต้องใช้เวลามากในการเขียนอีเมลสั้น ๆ เพื่อเขียนอีเมลยาว ๆ อย่างไรก็ตามแม้ว่าในกรณีนี้คุณจะช่วยเพื่อนร่วมงานลูกค้าหรือพนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพราะคุณจะเพิ่มพื้นที่น้อยลงในกล่องจดหมายของพวกเขาซึ่งจะช่วยให้พวกเขาตอบสนองได้เร็วขึ้น

โดยการเขียนอย่างชัดเจนคุณจะถูกรู้จักในฐานะคนที่รู้ว่าเขาต้องการอะไรและทำให้สิ่งต่าง ๆ เกิดขึ้น ทั้งคู่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับการประกอบอาชีพของคุณ

ดังนั้นสิ่งที่ต้องใช้ในการเขียนอีเมลที่ชัดเจนกระชับและเป็นมืออาชีพ?

ระบุเป้าหมายของคุณ

อีเมลที่ชัดเจนมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนเสมอ

ทุกครั้งที่คุณนั่งเขียนอีเมลใช้เวลาสักครู่เพื่อถามตัวเองว่า "ทำไมฉันต้องส่งสิ่งนี้? ฉันคาดหวังอะไรจากผู้รับ

หากคุณไม่สามารถตอบคำถามเหล่านี้คุณไม่ควรส่งอีเมล การเขียนอีเมลโดยไม่ทราบว่าคุณต้องการอะไรคือการเสียเวลาและผู้รับ หากคุณไม่ทราบว่าสิ่งที่คุณต้องการมันจะยากสำหรับคุณที่จะแสดงตัวเองอย่างชัดเจนและรัดกุม

ใช้กฎ "หนึ่งสิ่งในเวลาเดียวกัน"

ไม่ได้ทำการส่งอีเมลเพื่อแทนที่การประชุม ด้วยการประชุมการทำงานยิ่งคุณทำงานในระเบียบวาระการประชุมมากเท่าไหร่การประชุมก็จะมีประสิทธิผลมากขึ้นเท่านั้น

ตรงกันข้ามกับอีเมล ยิ่งคุณใส่หัวข้อต่าง ๆ ลงในอีเมลของคุณมากเท่าใดสิ่งที่คู่สนทนาของคุณจะเข้าใจก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

นั่นเป็นเหตุผลที่เป็นความคิดที่ดีที่จะฝึกฝนกฎ "ทีละสิ่ง" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งเป็นเรื่องเดียว หากคุณต้องการสื่อสารกับโครงการอื่นให้เขียนอีเมลใหม่

เป็นเวลาที่ดีที่จะถามตัวเองว่า "อีเมลนี้จำเป็นจริง ๆ หรือไม่" อีกครั้งอีเมลที่จำเป็นอย่างยิ่งเท่านั้นเป็นพยานถึงการเคารพของบุคคลที่คุณส่งอีเมล

การฝึกเอาใจใส่

การเอาใจใส่คือความสามารถในการมองโลกผ่านสายตาของผู้อื่น เมื่อคุณทำเช่นนี้คุณจะเข้าใจความคิดและความรู้สึกของพวกเขา

เมื่อเขียนอีเมลให้คิดถึงคำพูดของคุณจากมุมมองของผู้อ่าน ทุกสิ่งที่คุณเขียนถามตัวเอง:

• ฉันจะตีความประโยคนี้ได้อย่างไรถ้าฉันได้รับ?
• มันมีคำที่ไม่ชัดเจนที่จะระบุหรือไม่?

นี่เป็นการปรับวิธีเขียนที่เรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพ การคิดถึงคนที่จะอ่านคุณจะเปลี่ยนวิธีที่พวกเขาตอบสนองต่อคุณ

นี่คือวิธีการเอาใจใส่ต่อการมองโลกเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ คนส่วนใหญ่:

• กำลังยุ่ง พวกเขาไม่มีเวลาคาดเดาสิ่งที่คุณต้องการและพวกเขาต้องการอ่านอีเมลของคุณและตอบกลับอย่างรวดเร็ว
• เพลิดเพลินไปกับคำชม หากคุณสามารถพูดสิ่งที่เป็นบวกเกี่ยวกับพวกเขาหรืองานของพวกเขาทำมัน คำพูดของคุณจะไม่สูญเปล่า
• ชอบที่จะขอบคุณ หากผู้รับได้ช่วยคุณ แต่อย่างใดอย่าลืมขอบคุณเขา คุณควรทำแม้ว่ามันจะเป็นหน้าที่ของพวกเขาที่จะช่วยคุณ

ย่อการนำเสนอ

เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนเป็นครั้งแรกคุณต้องบอกผู้รับว่าคุณเป็นใคร โดยปกติคุณสามารถทำได้ในประโยคเดียว ตัวอย่างเช่น:“ ดีใจที่ได้พบคุณที่ [Event X] "

วิธีหนึ่งที่จะย่องานนำเสนอให้สั้นลงคือเขียนเหมือนว่าคุณกำลังประชุมแบบเห็นหน้า คุณไม่ต้องการพูดคนเดียวห้านาทีเมื่อคุณพบใครบางคนด้วยตนเอง ดังนั้นอย่าทำในอีเมล

คุณไม่ทราบว่าจำเป็นต้องมีการแนะนำตัวหรือไม่ บางทีคุณอาจติดต่อผู้รับไปแล้ว แต่คุณไม่รู้ว่าเธอจะจำคุณได้หรือไม่ คุณสามารถออกจากข้อมูลประจำตัวของคุณในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ

สิ่งนี้หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด คุณนำเสนออีกครั้งกับคนที่รู้ว่าคุณหยาบคาย หากเธอไม่ทราบว่าเธอรู้จักคุณหรือไม่คุณสามารถปล่อยให้เธอตรวจสอบลายเซ็นของคุณ

จำกัด เพียงห้าประโยคเท่านั้น

ในอีเมลทุกฉบับที่คุณเขียนคุณต้องใช้ประโยคมากพอที่จะพูดในสิ่งที่คุณต้องการไม่ต้องเพิ่มเติม วิธีปฏิบัติที่มีประโยชน์คือ จำกัด ตัวคุณเองเพียงห้าประโยค

น้อยกว่าห้าประโยคมักจะโหดร้ายและหยาบมากกว่าห้าประโยคเสียเวลา

จะมีบางครั้งที่มันเป็นไปไม่ได้ที่จะเก็บอีเมลที่มีห้าประโยค แต่ในกรณีส่วนใหญ่ห้าประโยคก็เพียงพอแล้ว

นำมาใช้วินัยของห้าประโยคและคุณจะพบว่าตัวเองเขียนอีเมลได้เร็วขึ้น คุณจะได้รับคำตอบเพิ่ม

ใช้คำสั้น ๆ

ใน 1946 จอร์จออร์เวลล์แนะนำให้นักเขียนไม่ใช้คำที่ยาวซึ่งสั้นจะทำ

คำแนะนำนี้มีความเกี่ยวข้องมากขึ้นในวันนี้โดยเฉพาะเมื่อเขียนอีเมล

คำสั้น ๆ แสดงความเคารพต่อผู้อ่านของคุณ การใช้คำสั้น ๆ ทำให้คุณเข้าใจข้อความได้ง่ายขึ้น

เช่นเดียวกับประโยคและย่อหน้าสั้น ๆ หลีกเลี่ยงการเขียนบล็อกข้อความขนาดใหญ่หากคุณต้องการให้ข้อความของคุณชัดเจนและเข้าใจง่าย

ใช้เสียงที่ใช้งานอยู่

เสียงที่ใช้งานง่ายต่อการอ่าน นอกจากนี้ยังส่งเสริมการกระทำและความรับผิดชอบ แท้จริงแล้วในเสียงที่ใช้งานประโยคที่มุ่งเน้นไปที่คนที่ทำหน้าที่ ในเสียงที่ไม่โต้ตอบประโยคนั้นจะเน้นไปที่วัตถุที่ทำหน้าที่ ในเสียงเฉยเมยอาจดูเหมือนว่าสิ่งต่าง ๆ กำลังเกิดขึ้นตามลำพัง ในทางที่กระฉับกระเฉงสิ่งต่าง ๆ ก็เกิดขึ้นเฉพาะเมื่อผู้คนแสดงออก

ติดกับโครงสร้างมาตรฐาน

กุญแจสำคัญในการทำให้อีเมลของคุณสั้นคืออะไร? ใช้โครงสร้างมาตรฐาน นี่คือเทมเพลตที่คุณสามารถติดตามได้สำหรับอีเมลทุกฉบับที่คุณเขียน

นอกเหนือจากการทำให้อีเมลของคุณสั้นการติดตามโครงสร้างมาตรฐานยังช่วยให้คุณเขียนได้อย่างรวดเร็ว

เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะพัฒนาโครงสร้างที่เหมาะกับคุณ นี่เป็นโครงสร้างที่ง่ายในการเริ่มต้น:

• คำอวยพร
• คำชมเชย
• เหตุผลสำหรับอีเมลของคุณ
• การเรียกร้องให้ดำเนินการ
• ข้อความปิด (ปิด)
• ลายเซ็น

ลองดูที่ความลึกแต่ละข้อ

• นี่คือบรรทัดแรกของอีเมล "สวัสดี [ชื่อจริง]" เป็นคำทักทายทั่วไป

 

• เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครเป็นครั้งแรกคำชมเป็นการเริ่มต้นที่ดี คำชมเชยที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ดีสามารถใช้เป็นคำแนะนำได้ ตัวอย่างเช่น

 

“ ฉันสนุกกับการนำเสนอของคุณใน [หัวข้อ] ในวันที่ [วันที่] "

“ ฉันพบว่าบล็อกของคุณใน [topic] มีประโยชน์มาก "

“ ดีใจที่ได้พบคุณที่ [งานอีเวนต์] "

 

• เหตุผลสำหรับอีเมลของคุณ ในส่วนนั้นคุณจะพูดว่า“ ฉันจะส่งอีเมลไปถามเกี่ยวกับ…” หรือ“ ฉันสงสัยว่าคุณจะช่วยได้ไหม…” บางครั้งคุณอาจต้องใช้สองประโยคเพื่ออธิบายเหตุผลในการเขียน

 

• การเรียกร้องให้ดำเนินการ เมื่อคุณอธิบายเหตุผลของอีเมลแล้วอย่าคิดว่าผู้รับจะรู้ว่าต้องทำอย่างไร ให้คำแนะนำเฉพาะ ตัวอย่างเช่น

"คุณช่วยส่งไฟล์เหล่านี้ให้ฉันภายในวันพฤหัสบดีได้ไหม" "

"คุณช่วยเขียนเรื่องนี้ในอีกสองสัปดาห์ข้างหน้าได้ไหม" "

"โปรดเขียนถึง Yann เกี่ยวกับเรื่องนี้และแจ้งให้เราทราบเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว" "

ด้วยการจัดโครงสร้างคำขอของคุณในรูปแบบของคำถามผู้รับจะได้รับเชิญให้ตอบกลับ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้: "แจ้งให้เราทราบเมื่อคุณทำสิ่งนี้" หรือ "แจ้งให้เราทราบว่าคุณทำได้หรือไม่" "

 

• ปิด. ก่อนส่งอีเมลให้แน่ใจว่าได้รวมข้อความปิด สิ่งนี้มีวัตถุประสงค์สองประการในการยืนยันคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณและทำให้ผู้รับรู้สึกดี

 

ตัวอย่างของสายการปิดที่ดี:

“ ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือทั้งหมดนี้ "

“ ฉันแทบรอไม่ไหวที่จะได้ยินสิ่งที่คุณคิด "

“ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใด ๆ "

• เพื่อให้การคิดในการเพิ่มลายเซ็นของคุณจบลงด้วยข้อความทักทาย

อาจเป็น "ของคุณอย่างแท้จริง", "ขอแสดงความนับถือ", "ขอให้เป็นวันที่ดีนะ" หรือ "ขอบคุณ"