อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ต้องการสำหรับพวกเราส่วนใหญ่ อีเมลนั้นยอดเยี่ยมเพราะคุณไม่จำเป็นต้องพร้อมในเวลาเดียวกับที่คู่สนทนาของคุณเพื่อสื่อสาร ซึ่งช่วยให้เราก้าวไปข้างหน้าในประเด็นต่อเนื่องเมื่อเพื่อนร่วมงานของเราไม่ว่างหรืออยู่อีกซีกโลก
อย่างไรก็ตาม พวกเราส่วนใหญ่จมอยู่กับรายการอีเมลที่ไม่รู้จบ ตามรายงานที่เผยแพร่ในปี 2016 ผู้ใช้ธุรกิจโดยเฉลี่ยได้รับและส่งอีเมลมากกว่า 100 ฉบับต่อวัน
นอกจากนี้อีเมลยังเข้าใจผิดง่ายเกินไป การศึกษา Sendmail เมื่อเร็ว ๆ นี้พบว่า 64% ของคนที่ส่งหรือรับอีเมลที่ทำให้เกิดความโกรธหรือความสับสนโดยไม่ตั้งใจ
เนื่องจากปริมาณอีเมลที่เราส่งและรับและเนื่องจากอีเมลมักตีความผิดจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเขียนอีเมลเหล่านั้นอย่างชัดเจนและรัดกุม
วิธีการเขียนอีเมลมืออาชีพอย่างถูกต้อง
การเขียนอีเมลที่สั้นและตรงประเด็นจะช่วยลดเวลาในการจัดการอีเมลและทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น การทำให้อีเมลสั้นลง คุณอาจใช้เวลากับอีเมลน้อยลงและมีเวลาทำงานอื่นๆ มากขึ้น ที่กล่าวว่าการเขียนอย่างชัดเจนเป็นทักษะ เช่นเดียวกับทักษะทั้งหมด คุณจะต้อง ทำงานเกี่ยวกับการพัฒนา.
ในตอนแรก คุณอาจใช้เวลานานในการเขียนอีเมลสั้นๆ เหมือนกับการเขียนอีเมลยาวๆ อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะเป็นกรณีนี้ คุณจะช่วยให้เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือพนักงานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น เพราะคุณจะเพิ่มความยุ่งเหยิงน้อยลงในกล่องจดหมายของพวกเขา ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาตอบกลับคุณได้เร็วขึ้น
ด้วยการเขียนให้ชัดเจน คุณจะเป็นที่รู้จักในฐานะคนที่รู้ว่าเขาต้องการอะไรและทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ ทั้งสองสิ่งที่ดีสำหรับโอกาสในการทำงานของคุณ
ดังนั้นสิ่งที่ต้องใช้ในการเขียนอีเมลที่ชัดเจนกระชับและเป็นมืออาชีพ?
ระบุเป้าหมายของคุณ
อีเมลที่ชัดเจนมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนเสมอ
ทุกครั้งที่คุณนั่งลงเพื่อเขียนอีเมล ให้ใช้เวลาสองสามวินาทีเพื่อถามตัวเองว่า “ทำไมฉันถึงส่งสิ่งนี้ ฉันคาดหวังอะไรจากผู้รับ
หากคุณไม่สามารถตอบคำถามเหล่านี้คุณไม่ควรส่งอีเมล การเขียนอีเมลโดยไม่ทราบว่าคุณต้องการอะไรคือการเสียเวลาและผู้รับ หากคุณไม่ทราบว่าสิ่งที่คุณต้องการมันจะยากสำหรับคุณที่จะแสดงตัวเองอย่างชัดเจนและรัดกุม
ใช้กฎ "หนึ่งสิ่งในเวลาเดียวกัน"
อีเมลไม่สามารถทดแทนการประชุมได้ ด้วยการประชุมทางธุรกิจ ยิ่งคุณมีวาระการประชุมมากเท่าไร การประชุมก็จะยิ่งมีประสิทธิผลมากขึ้นเท่านั้น
ตรงกันข้ามกับอีเมล ยิ่งคุณใส่หัวข้อต่าง ๆ ลงในอีเมลของคุณมากเท่าใดสิ่งที่คู่สนทนาของคุณจะเข้าใจก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น
จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะปฏิบัติตามกฎ "ทีละอย่าง" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลทุกฉบับที่คุณส่งเป็นเรื่องเดียวกัน หากคุณต้องการสื่อสารเกี่ยวกับโครงการอื่น ให้เขียนอีเมลอีกฉบับ
เป็นเวลาที่ดีที่จะถามตัวเองว่า "อีเมลนี้จำเป็นจริง ๆ หรือไม่" อีกครั้งอีเมลที่จำเป็นอย่างยิ่งเท่านั้นเป็นพยานถึงการเคารพของบุคคลที่คุณส่งอีเมล
ฝึกการเอาใจใส่
การเอาใจใส่คือความสามารถในการมองโลกผ่านสายตาของผู้อื่น เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณเข้าใจความคิดและความรู้สึกของพวกเขา
เมื่อเขียนอีเมลให้คิดถึงคำพูดของคุณจากมุมมองของผู้อ่าน ทุกสิ่งที่คุณเขียนถามตัวเอง:
- ฉันจะตีความประโยคนี้ได้อย่างไรถ้าฉันได้รับ?
- มันมีคำที่ไม่ชัดเจนที่จะระบุหรือไม่?
นี่เป็นการปรับวิธีเขียนที่เรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพ การคิดถึงคนที่จะอ่านคุณจะเปลี่ยนวิธีที่พวกเขาตอบสนองต่อคุณ
นี่คือวิธีการเอาใจใส่ต่อการมองโลกเพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ คนส่วนใหญ่:
- กำลังยุ่ง พวกเขาไม่มีเวลาคาดเดาสิ่งที่คุณต้องการ และพวกเขาต้องการอ่านอีเมลของคุณและตอบกลับอย่างรวดเร็ว
- เพลิดเพลินไปกับคำชม หากคุณสามารถพูดสิ่งที่เป็นบวกเกี่ยวกับพวกเขาหรืองานของพวกเขาทำมัน คำพูดของคุณจะไม่สูญเปล่า
- ชอบที่จะขอบคุณ หากผู้รับช่วยเหลือคุณในทางใดทางหนึ่ง อย่าลืมขอบคุณพวกเขา คุณควรทำเช่นนี้แม้ว่าจะเป็นงานของพวกเขาที่จะช่วยคุณ
ย่อการนำเสนอ
เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครในครั้งแรก คุณต้องบอกผู้รับว่าคุณเป็นใคร โดยปกติคุณสามารถทำได้ในหนึ่งประโยค ตัวอย่างเช่น: “ยินดีที่ได้พบคุณที่ [กิจกรรม X] »
วิธีหนึ่งในการย่อคำนำคือการเขียนราวกับว่าคุณกำลังพบปะกันต่อหน้า คุณคงไม่อยากพูดคนเดียวเป็นเวลาห้านาทีเมื่อพบใครซักคนแบบตัวต่อตัว ดังนั้นอย่าทำในอีเมล
คุณไม่ทราบว่าจำเป็นต้องมีการแนะนำตัวหรือไม่ บางทีคุณอาจติดต่อผู้รับไปแล้ว แต่คุณไม่รู้ว่าเธอจะจำคุณได้หรือไม่ คุณสามารถออกจากข้อมูลประจำตัวของคุณในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ
เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด แนะนำตัวเองให้รู้จักกับคนที่รู้ว่าคุณเป็นคนหยาบคาย หากเธอไม่แน่ใจว่าเธอรู้จักคุณหรือไม่ คุณสามารถให้เธอตรวจสอบลายเซ็นของคุณได้
จำกัด เพียงห้าประโยคเท่านั้น
ในอีเมลทุกฉบับที่คุณเขียนคุณต้องใช้ประโยคมากพอที่จะพูดในสิ่งที่คุณต้องการไม่ต้องเพิ่มเติม วิธีปฏิบัติที่มีประโยชน์คือ จำกัด ตัวคุณเองเพียงห้าประโยค
น้อยกว่าห้าประโยคมักจะโหดร้ายและหยาบมากกว่าห้าประโยคเสียเวลา
จะมีบางครั้งที่มันเป็นไปไม่ได้ที่จะเก็บอีเมลที่มีห้าประโยค แต่ในกรณีส่วนใหญ่ห้าประโยคก็เพียงพอแล้ว
นำมาใช้วินัยของห้าประโยคและคุณจะพบว่าตัวเองเขียนอีเมลได้เร็วขึ้น คุณจะได้รับคำตอบเพิ่ม
ใช้คำสั้น ๆ
ในปีพ.ศ. 1946 จอร์จ ออร์เวลล์แนะนำว่านักเขียนอย่าใช้คำยาวๆ ในสิ่งที่คำสั้นๆ จะทำ
คำแนะนำนี้มีความเกี่ยวข้องมากขึ้นในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเขียนอีเมล
คำสั้น ๆ แสดงความเคารพต่อผู้อ่านของคุณ การใช้คำสั้น ๆ ทำให้คุณเข้าใจข้อความได้ง่ายขึ้น
เช่นเดียวกับประโยคและย่อหน้าสั้น ๆ หลีกเลี่ยงการเขียนบล็อกข้อความขนาดใหญ่หากคุณต้องการให้ข้อความของคุณชัดเจนและเข้าใจง่าย
ใช้เสียงที่ใช้งานอยู่
เสียงที่ใช้งานอ่านง่ายกว่า นอกจากนี้ยังส่งเสริมให้ดำเนินการและความรับผิดชอบ แน่นอน ในน้ำเสียง ประโยคเน้นที่บุคคลที่กระทำ ในเสียงพาสซีฟ ประโยคจะเน้นไปที่วัตถุที่คนๆ หนึ่งทำ ในลักษณะ passive voice อาจฟังดูเหมือนสิ่งต่างๆ เกิดขึ้นได้ด้วยตัวเอง อย่างแข็งขัน สิ่งต่างๆ จะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อมีคนลงมือเท่านั้น
ยึดตามโครงสร้างมาตรฐาน
กุญแจสำคัญในการทำให้อีเมลของคุณสั้นคืออะไร? ใช้โครงสร้างมาตรฐาน นี่คือเทมเพลตที่คุณสามารถติดตามได้สำหรับอีเมลทุกฉบับที่คุณเขียน
นอกเหนือจากการทำให้อีเมลของคุณสั้นการติดตามโครงสร้างมาตรฐานยังช่วยให้คุณเขียนได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อเวลาผ่านไปคุณจะพัฒนาโครงสร้างที่เหมาะกับคุณ นี่เป็นโครงสร้างที่ง่ายในการเริ่มต้น:
- คำอวยพร
- คำชมเชย
- เหตุผลสำหรับอีเมลของคุณ
- คำกระตุ้นการตัดสินใจ
- ข้อความปิด (ปิด)
- ลายเซ็น
ลองดูที่ความลึกแต่ละข้อ
- นี่คือบรรทัดแรกของอีเมล “สวัสดี [ชื่อ]” เป็นคำทักทายทั่วไป
- เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครซักคนเป็นครั้งแรก คำชมถือเป็นการเริ่มต้นที่ดี คำชมที่เขียนมาอย่างดีสามารถใช้เป็นคำนำได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น:
“ฉันสนุกกับการนำเสนอของคุณใน [เรื่อง] เมื่อวันที่ [วันที่] »
“ฉันพบว่าบล็อกของคุณใน [หัวข้อ] มีประโยชน์จริงๆ »
“ยินดีที่ได้พบคุณที่ [กิจกรรม] »
- เหตุผลสำหรับอีเมลของคุณ ในส่วนนี้ คุณจะพูดว่า "ฉันจะส่งอีเมลถามเกี่ยวกับ..." หรือ "ฉันสงสัยว่าคุณจะช่วยได้ไหม..." บางครั้ง คุณอาจต้องใช้สองประโยคเพื่ออธิบายเหตุผลในการเขียนของคุณ
- คำกระตุ้นการตัดสินใจ เมื่อคุณอธิบายเหตุผลของอีเมลแล้วอย่าคิดว่าผู้รับจะรู้ว่าต้องทำอย่างไร ให้คำแนะนำเฉพาะ ตัวอย่างเช่น
"คุณช่วยส่งไฟล์เหล่านั้นมาให้ฉันภายในวันพฤหัสบดีได้ไหม" »
"คุณช่วยเขียนเรื่องนี้ในอีกสองสัปดาห์ข้างหน้าได้ไหม" "
“กรุณาเขียน Yann เกี่ยวกับเรื่องนี้และแจ้งให้เราทราบเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว »
ด้วยการจัดโครงสร้างคำขอของคุณในรูปแบบของคำถามผู้รับจะได้รับเชิญให้ตอบกลับ นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้: "แจ้งให้เราทราบเมื่อคุณทำสิ่งนี้" หรือ "แจ้งให้เราทราบว่าคุณทำได้หรือไม่" "
- ปิด. ก่อนส่งอีเมล อย่าลืมใส่ข้อความปิดท้ายด้วย มีจุดประสงค์สองประการในการย้ำคำกระตุ้นการตัดสินใจของคุณและทำให้ผู้รับรู้สึกดี
ตัวอย่างของสายการปิดที่ดี:
“ ขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือทั้งหมดนี้ "
“ฉันแทบรอไม่ไหวที่จะได้ยินสิ่งที่คุณคิด »
“ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใด ๆ "
- เพื่อให้การคิดในการเพิ่มลายเซ็นของคุณจบลงด้วยข้อความทักทาย
อาจเป็น "ของคุณอย่างแท้จริง", "ขอแสดงความนับถือ", "ขอให้เป็นวันที่ดีนะ" หรือ "ขอบคุณ"
