พิมพ์ง่าย PDF & Email

อีเมลเป็นหนึ่งในวิธีการสื่อสารหลักในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ อย่างไรก็ตามบางคนมักจะลืมกฎเกณฑ์ สิ่งนี้ทำให้อีเมล ถือว่าเป็นทางการน้อยกว่าจดหมาย สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าสิ่งนี้ยังคงเป็นงานเขียน แม้ว่าจะมีสไตล์ที่เบากว่าหรือเป็นมิตรกับผู้ใช้มากกว่าก็ตาม จะประสบความสำเร็จในอีเมลอย่างมืออาชีพได้อย่างไร ค้นพบแนวทางปฏิบัติในการร่างกฎเกณฑ์ทางศิลปะ

หัวเรื่องของอีเมลต้องสั้น

สิ่งแรกที่ผู้รับของคุณจะอ่านคือหัวเรื่องของอีเมลของคุณ นี่เป็นบรรทัดเดียวที่ปรากฏในกล่องจดหมาย นี่คือเหตุผลว่าทำไมจึงต้องสั้น แม่นยำ และเรียบร้อย ในทำนองเดียวกัน จะต้องมีลิงก์ที่มีวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ (แจ้ง แจ้ง เชิญ…) กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้รับต้องเข้าใจอย่างรวดเร็วว่ามันคืออะไร เพียงแค่อ่านหัวเรื่อง

หัวเรื่องของอีเมลสามารถกำหนดเป็นประโยคนาม, ประโยคที่ไม่มีคำเชื่อมโยง, ประโยค 5-7 คำ, ประโยคที่ไม่มีบทความ นี่คือตัวอย่างบางส่วน: "การขอข้อมูล", "การสมัครงานตำแหน่ง ... ", "การยกเลิกการฝึกอบรม CSE วันที่ 25 มกราคม", "การเชิญ 10 ปีของบริษัท X", "รายงานการประชุมจาก … ” เป็นต้น

นอกจากนี้ โปรดทราบว่าการไม่มีหัวเรื่องอาจทำให้อีเมลไม่เป็นที่ต้องการได้

สูตรเริ่มต้น

เรียกอีกอย่างว่าสูตรการโทร ซึ่งจะกำหนดคำแรกของอีเมล กล่าวอีกนัยหนึ่งคือคำที่ทำให้มั่นใจว่ามีการติดต่อกับคู่สนทนา

สูตรอุทธรณ์นี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่อไปนี้โดยเฉพาะ:

  • ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ: คุณรู้จักผู้รับหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้น ณ จุดใด?
  • บริบทของการสื่อสาร: เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ?
อ่าน  เทมเพลตจดหมายเพื่อยอมรับหรือปฏิเสธยอดคงเหลือจากบัญชีใด ๆ

ดังนั้นจึงเห็นได้ชัดว่าคุณจะไม่พูดถึงผู้บังคับบัญชาในลักษณะเดียวกับที่คุณกำลังพูดถึงเพื่อนร่วมงาน ในทำนองเดียวกัน เป็นสูตรอื่นที่คุณจะใช้เมื่อต้องพูดกับคนแปลกหน้า

ตามสูตรอุทธรณ์มาประโยคแรกของอีเมลที่ต้องเชื่อมโยงกับหัวเรื่องของการเขียนมืออาชีพ

เนื้อหาของอีเมล

ลองใช้เทคนิค Inverted Pyramid เพื่อเขียนเนื้อหาของอีเมล ประกอบด้วยข้อมูลหลักของอีเมลซึ่งส่วนใหญ่มักจะเป็นหัวเรื่องของอีเมล หลังจากนั้น คุณจะต้องทำให้ข้อมูลอื่น ๆ ลดลง กล่าวคือจากที่สำคัญที่สุดไปหาจำเป็นน้อยที่สุด

เหตุผลที่คุณควรใช้วิธีนี้เพราะว่าส่วนแรกของประโยคนั้นอ่านได้ดีที่สุดและจำได้ดีที่สุด ในประโยค 40 คำ คุณมักจะจำส่วนแรกได้เพียง 30% เท่านั้น

อีเมลของคุณควรเขียนด้วยประโยคสั้นๆ และเป็นภาษามืออาชีพในชีวิตประจำวัน ในแง่นี้ ให้หลีกเลี่ยงข้อกำหนดทางเทคนิคและตรวจดูให้แน่ใจว่ามีคำที่เชื่อมโยงระหว่างประโยค

สุดท้าย อย่าลืมวลีสุภาพเพื่อกรอกอีเมลของคุณ จากนั้นใช้มารยาทสั้น ๆ ในตอนท้ายในขณะที่ปรับให้เข้ากับบริบทของการแลกเปลี่ยน แต่ยังรวมถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับด้วย