พนักงานชาวฝรั่งเศสโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณหนึ่งในสี่ของสัปดาห์ไปกับอีเมลหลายร้อยฉบับที่พวกเขาส่งและรับทุกวัน
อย่างไรก็ตามแม้ว่าเราจะติดอยู่ในกล่องจดหมายของเราเป็นส่วนหนึ่งของเวลาของเราเราหลายคนแม้มืออาชีพมากที่สุดยังไม่ทราบวิธีการใช้ อีเมลอย่างเหมาะสม.
ในความเป็นจริงเนื่องจากปริมาณของข้อความที่เราอ่านและเขียนในแต่ละวันเรามีแนวโน้มที่จะทำผิดพลาดที่น่าอับอายซึ่งอาจมีผลกระทบทางธุรกิจอย่างรุนแรง
ในบทความนี้เราได้กำหนดกฎ "cybercourt" ที่สำคัญที่สุดที่ควรทราบ
รวมหัวเรื่องที่ชัดเจนและตรงไปตรงมา
ตัวอย่างของหัวเรื่องที่ดี ได้แก่ "เปลี่ยนวันประชุม" "คำถามด่วนเกี่ยวกับการนำเสนอของคุณ" หรือ "ข้อเสนอแนะสำหรับข้อเสนอ"
ผู้คนมักจะตัดสินใจเปิดอีเมลตามหัวเรื่อง เลือกอีเมลที่ช่วยให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณกำลังจัดการกับข้อกังวลหรือปัญหาในการทำงานของพวกเขา
ใช้ที่อยู่อีเมลมืออาชีพ
หากคุณทำงานให้กับบริษัท คุณต้องใช้ที่อยู่อีเมลของบริษัท แต่ถ้าคุณใช้บัญชีอีเมลส่วนตัว ไม่ว่าคุณจะประกอบอาชีพอิสระหรือต้องการใช้เป็นครั้งคราวสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ คุณควรระมัดระวังในการเลือกที่อยู่นี้
คุณควรมีที่อยู่อีเมลที่มีชื่อของคุณอยู่เสมอ เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าใครเป็นผู้ส่งอีเมล ห้ามใช้ที่อยู่อีเมลที่ไม่เหมาะสมกับการทำงาน
คิดให้ดีก่อนคลิก "ตอบกลับทั้งหมด"
ไม่มีใครอยากอ่านอีเมล 20 ฉบับที่ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา การเพิกเฉยอีเมลอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากหลายคนได้รับการแจ้งเตือนเมื่อมีข้อความใหม่บนสมาร์ทโฟนหรือข้อความป๊อปอัปที่รบกวนสมาธิบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ หลีกเลี่ยงการคลิก "ตอบกลับทุกคน" เว้นแต่คุณคิดว่าทุกคนในรายการควรได้รับอีเมล
รวมถึงบล็อกลายเซ็น
ให้ผู้อ่านของคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณ โดยทั่วไป ให้ระบุชื่อนามสกุล ตำแหน่ง ชื่อบริษัท และข้อมูลติดต่อของคุณ รวมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ คุณสามารถเพิ่มโฆษณาเล็กน้อยสำหรับตัวคุณเองได้ แต่อย่าใช้คำพูดหรือภาพประกอบมากเกินไป
ใช้แบบอักษร ขนาด และสีเดียวกันกับอีเมลที่เหลือ
ใช้คำทักทายอย่างมืออาชีพ
อย่าใช้สำนวนที่ไม่เป็นทางการ เช่น “สวัสดี”, “สวัสดี!” หรือ “คุณเป็นอย่างไรบ้าง”
ลักษณะที่ผ่อนคลายของงานเขียนของเราไม่ควรส่งผลต่อคำทักทายในอีเมล "สวัสดี!" เป็นการทักทายอย่างไม่เป็นทางการและโดยทั่วไปไม่ควรใช้ในสถานการณ์การทำงาน ใช้ "สวัสดี" หรือ "สวัสดีตอนเย็น" แทน
ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เท่าที่จำเป็น
หากคุณเลือกใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ ให้ใช้เพียงอันเดียวเพื่อแสดงความกระตือรือร้นของคุณ
บางครั้งผู้คนเริ่มคลั่งไคล้และใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์ไว้ท้ายประโยค ผลลัพธ์อาจดูมีอารมณ์หรืออ่อนเกินไป ควรใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ในการเขียนเท่าที่จำเป็น
ระวังด้วยอารมณ์ขัน
อารมณ์ขันจะหายไปในการแปลโดยปราศจากน้ำเสียงและการแสดงออกทางสีหน้าที่ถูกต้อง ในการสนทนาอย่างมืออาชีพ อารมณ์ขันไม่ควรอยู่ในอีเมล เว้นแต่คุณจะรู้จักผู้รับเป็นอย่างดี นอกจากนี้ สิ่งที่คุณคิดว่าตลกอาจไม่เหมาะกับคนอื่น
รู้ว่าผู้คนจากวัฒนธรรมที่แตกต่างพูดและเขียนต่างกัน
การสื่อสารที่ผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้ง่ายเนื่องจากความแตกต่างทางวัฒนธรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งในรูปแบบลายลักษณ์อักษรเมื่อเราไม่เห็นภาษากายของกันและกัน ปรับข้อความของคุณให้เข้ากับภูมิหลังทางวัฒนธรรมหรือระดับความรู้ของผู้รับ
เป็นเรื่องดีที่จะต้องระลึกไว้เสมอว่าวัฒนธรรมบริบทสูง (ญี่ปุ่นอาหรับหรือจีน) ต้องการทำความรู้จักกับคุณก่อนที่จะทำธุรกิจกับคุณ ดังนั้นอาจเป็นเรื่องปกติที่พนักงานในประเทศเหล่านี้จะมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้นในการเขียน ในทางกลับกันผู้คนที่มาจากวัฒนธรรมที่มีบริบทต่ำ (เยอรมันอเมริกาหรือสแกนดิเนเวีย) ต้องการที่จะไปถึงจุดนั้นอย่างรวดเร็ว
ตอบกลับอีเมลของคุณ แม้ว่าอีเมลนั้นจะไม่ได้มีไว้สำหรับคุณก็ตาม
เป็นการยากที่จะตอบกลับอีเมลทั้งหมดที่ส่งถึงคุณ แต่คุณควรลอง ซึ่งรวมถึงกรณีที่อีเมลส่งถึงคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ส่งคาดหวังการตอบกลับ ไม่จำเป็นต้องตอบกลับ แต่เป็นมารยาทที่ดีในอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบุคคลนั้นทำงานในบริษัทหรืออุตสาหกรรมเดียวกันกับคุณ
นี่คือตัวอย่างของการตอบกลับ: “ฉันรู้ว่าคุณยุ่งมาก แต่ฉันไม่คิดว่าคุณต้องการส่งอีเมลนี้ถึงฉัน และฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบ เพื่อให้คุณส่งให้ถูกคนได้ »
ตรวจสอบแต่ละข้อความ
ความผิดพลาดของคุณ จะไม่ถูกมองข้ามโดยผู้รับอีเมลของคุณ และขึ้นอยู่กับผู้รับ คุณอาจถูกตัดสินให้ทำเช่นนั้น
อย่าพึ่งเครื่องตรวจการสะกด อ่านและอ่านจดหมายของคุณซ้ำหลายๆ ครั้ง แนะนำให้อ่านออกเสียงก่อนส่ง
เพิ่มที่อยู่อีเมลล่าสุด
หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลโดยไม่ได้ตั้งใจก่อนที่คุณจะเขียนและแก้ไขข้อความเสร็จ แม้ว่าเมื่อตอบกลับข้อความ จะเป็นความคิดที่ดีที่จะลบที่อยู่ของผู้รับและใส่เฉพาะเมื่อคุณแน่ใจว่าข้อความพร้อมที่จะส่งเท่านั้น
ตรวจสอบว่าคุณได้เลือกผู้รับที่ถูกต้อง
คุณต้องระวังให้มากเมื่อพิมพ์ชื่อจากสมุดที่อยู่ของคุณในบรรทัด "ถึง" ของอีเมล การเลือกชื่อผิดเป็นเรื่องง่าย ซึ่งอาจทำให้คุณและผู้รับอีเมลผิดพลาดได้
ใช้แบบอักษรคลาสสิก
สำหรับการติดต่อแบบมืออาชีพควรรักษาแบบอักษรสีและขนาดมาตรฐานของคุณเสมอ
กฎสำคัญ: อีเมลของคุณควรอ่านได้ง่ายสำหรับคนอื่น
โดยทั่วไป ควรใช้ประเภท 10 หรือ 12 จุดและแบบอักษรที่อ่านง่าย เช่น Arial, Calibri หรือ Times New Roman เมื่อพูดถึงสี สีดำคือตัวเลือกที่ปลอดภัยที่สุด
จับตาดูเสียงของคุณ
เช่นเดียวกับมุขตลกที่หายไปในการแปลข้อความของคุณสามารถตีความได้อย่างรวดเร็ว จำไว้ว่าผู้สัมภาษณ์ของคุณไม่มีเสียงพูดและการแสดงออกทางสีหน้าพวกเขาจะได้รับการพูดคุยแบบตัวต่อตัว
เพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดขอแนะนำให้คุณอ่านออกเสียงข้อความก่อนที่จะคลิกส่ง ถ้ามันยากสำหรับคุณมันจะยากสำหรับผู้อ่าน
เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด หลีกเลี่ยงการใช้คำเชิงลบโดยสิ้นเชิง ("ความล้มเหลว" "ไม่ดี" หรือ "มองข้าม") และพูดว่า "ได้โปรด" และ "ขอบคุณ" เสมอ
