การใช้นโยบายรหัสผ่านที่รัดกุม
ความปลอดภัยของบัญชี Gmail ของบริษัทของคุณมีความสำคัญต่อการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและรับประกันความต่อเนื่องทางธุรกิจ หนึ่งในแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการรักษาความปลอดภัยบัญชี Gmail คือการมีนโยบายรหัสผ่านที่รัดกุม
เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้กับบัญชี Gmail จำเป็นต้องกำหนดข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับความยาวและความซับซ้อนของรหัสผ่าน โดยทั่วไปแนะนำให้ใช้รหัสผ่านอย่างน้อย 12 ตัวอักษร รวมทั้งตัวอักษรพิมพ์ใหญ่และพิมพ์เล็ก ตัวเลข และอักขระพิเศษ การผสมผสานนี้ทำให้ผู้โจมตีเดาหรือถอดรหัสรหัสผ่านได้ยากขึ้น
ต้องต่ออายุรหัสผ่านเป็นประจำเพื่อลดความเสี่ยงจากการโจรกรรมหรือการเปิดเผยโดยไม่ตั้งใจ ขอแนะนำให้กำหนดนโยบายการต่ออายุรหัสผ่านทุกๆ 60 ถึง 90 วัน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่ารหัสผ่านยังคงปลอดภัยและเป็นปัจจุบัน ในขณะที่จำกัดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับรหัสผ่านที่ถูกบุกรุก
ผู้จัดการรหัสผ่านเป็นเครื่องมือสำหรับจัดเก็บและจัดการรหัสผ่านอย่างปลอดภัย พวกเขาสามารถสร้างรหัสผ่านที่ซับซ้อนและไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละบัญชีและจัดเก็บเข้ารหัสไว้ สนับสนุนให้พนักงานของคุณใช้เครื่องมือจัดการรหัสผ่านเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้รหัสผ่านที่ไม่รัดกุมหรือใช้ซ้ำ ซึ่งอาจส่งผลต่อความปลอดภัยของบัญชี Gmail ของบริษัทของคุณ
การเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัย (2FA)
การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัย (2FA) เป็นอีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มความปลอดภัยให้กับบัญชี Gmail ของบริษัทของคุณ วิธีนี้จะเพิ่มความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งโดยต้องการหลักฐานยืนยันตัวตนเพิ่มเติมเมื่อลงชื่อเข้าใช้บัญชี
การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยเป็นกระบวนการที่ต้องใช้การยืนยันตัวตนผู้ใช้สองรูปแบบแยกกัน นอกจากรหัสผ่านแล้ว 2FA ยังขอให้ผู้ใช้แสดงหลักฐานยืนยันตัวตนเพิ่มเติม โดยปกติแล้ว จะอยู่ในรูปของรหัสชั่วคราวที่ส่งไปยังอุปกรณ์ที่เชื่อถือได้ (เช่น โทรศัพท์มือถือ) หรือสร้างโดยแอป
2FA มีข้อดีหลายประการสำหรับการรักษาความปลอดภัยบัญชี Gmail ของบริษัทของคุณ:
- ช่วยลดความเสี่ยงของการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตได้อย่างมาก แม้ว่ารหัสผ่านจะถูกบุกรุกก็ตาม
- ปกป้องบัญชีจากการพยายามฟิชชิงและการโจมตีแบบเดรัจฉาน
- ช่วยระบุความพยายามเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัยได้อย่างรวดเร็วและดำเนินการที่เหมาะสม
เพื่อเปิดใช้งาน 2FA สำหรับ บัญชี Gmail ของบริษัทของคุณ, ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบ Google Workspace
- ไปที่ส่วน "ความปลอดภัย" และคลิกที่ "การรับรองความถูกต้องสองขั้นตอน"
- เปิดใช้งานตัวเลือก “อนุญาตการยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน” และกำหนดการตั้งค่าตามที่คุณต้องการ
ขอแนะนำให้คุณฝึกอบรมพนักงานของคุณเกี่ยวกับการใช้ 2FA และกระตุ้นให้พวกเขาเปิดใช้คุณลักษณะนี้สำหรับบัญชี Gmail ที่ทำงาน
เมื่อเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัยสำหรับบัญชี Gmail ของบริษัท คุณจะเพิ่มความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งและลดความเสี่ยงของการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยไม่ได้รับอนุญาตได้อย่างมาก
การฝึกอบรมพนักงานและการรับรู้ถึงภัยคุกคามทางออนไลน์
ความปลอดภัยของบัญชี Gmail ของบริษัทขึ้นอยู่กับการดูแลเอาใจใส่ของพนักงานเป็นอย่างมาก การฝึกอบรมและให้ความรู้เกี่ยวกับภัยคุกคามออนไลน์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัยเป็นกุญแจสำคัญในการลดความเสี่ยงของเหตุการณ์ด้านความปลอดภัย
ฟิชชิงเป็นเทคนิคการโจมตีทั่วไปที่มีจุดประสงค์เพื่อหลอกลวงผู้ใช้ให้เปิดเผยข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ อีเมลฟิชชิ่งสามารถโน้มน้าวใจและเลียนแบบอีเมลที่เป็นทางการจาก Gmail หรือบริการอื่นๆ ได้ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะสอนพนักงานของคุณ วิธีระบุสัญญาณของอีเมลหลอกลวงและสิ่งที่ต้องทำหากคุณสงสัยว่ามีการพยายามฟิชชิง
อีเมลที่เป็นอันตรายอาจมีลิงก์หรือไฟล์แนบที่ติดมัลแวร์ พนักงานควรได้รับการฝึกอบรมให้ตรวจสอบลิงก์ก่อนที่จะคลิกและดาวน์โหลดไฟล์แนบเมื่อแน่ใจว่ามาจากที่ใดเท่านั้น ขอแนะนำให้คุณใช้ซอฟต์แวร์ป้องกัน เช่น ตัวกรองไวรัสและสแปม เพื่อปกป้องบัญชี Gmail ของบริษัทของคุณจากภัยคุกคามเหล่านี้
การฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องและการตระหนักถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัยเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาระดับการป้องกันระดับสูงสำหรับบัญชี Gmail ของบริษัทของคุณ จัดการฝึกอบรมและเวิร์กช็อปเป็นประจำสำหรับพนักงานของคุณ เพื่อให้พวกเขาทราบถึงภัยคุกคามล่าสุดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดด้านความปลอดภัย กระตุ้นให้พวกเขารายงานกิจกรรมที่น่าสงสัยและแบ่งปันข้อกังวลด้านความปลอดภัยกับทีม
