คุณได้รับอีเมลเชิญเข้าร่วมการประชุมและต้องการยืนยันการแสดงตนของคุณ ในบทความนี้เราจะบอกคุณว่าเหตุใดจึงต้องตอบรับคำเชิญเพื่อยืนยันการแสดงตนของคุณและวิธีดำเนินการในรูปแบบที่เหมาะสม
ประกาศการมีส่วนร่วมในการประชุม
เมื่อคุณได้รับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมผู้ที่ส่งให้คุณอาจขอการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเข้าร่วมประชุมของคุณในที่ประชุมนั้น หากในบางกรณียืนยันการแสดงตนของคุณไม่ได้ขอแนะนำให้ทำต่อไป
อันที่จริงการประชุมอาจมีความซับซ้อนในการจัดระเบียบโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณไม่รู้ว่าจะมีผู้เข้าร่วมกี่คน การยืนยันการแสดงตนของคุณไม่เพียง แต่จะทำให้การเตรียมงานของผู้จัดทำได้ง่ายขึ้น แต่คุณยังต้องแน่ใจว่าการประชุมมีประสิทธิภาพไม่นานเกินไปและปรับให้เข้ากับจำนวนผู้เข้าร่วม ไม่เป็นการดีที่จะเสียเวลา 10 นาทีในการเริ่มการประชุมโดยเพิ่มเก้าอี้หรือไปพิมพ์ไฟล์ซ้ำ!
นอกจากนี้อย่าลืมรอนานเกินไปก่อนที่จะตอบแม้ว่าจะเป็นเรื่องจริงที่คุณจะไม่สามารถยืนยันความพร้อมได้ในทันที ยิ่งการยืนยันเกิดขึ้นก่อนหน้านี้ก็ยิ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการประชุมมากขึ้น (ไม่สามารถจัดการประชุมได้ในช่วงเวลาสุดท้าย!)
อีเมลยืนยันการเข้าร่วมการประชุมควรมีอะไรบ้าง?
ในอีเมลยืนยันการประชุมสิ่งสำคัญคือต้องระบุสิ่งต่อไปนี้:
- ขอบคุณผู้ที่ได้รับคำเชิญของเขา
- ประกาศสถานะของคุณอย่างชัดเจน
- แสดงการมีส่วนร่วมของคุณโดยการถามว่ามีสิ่งที่ควรเตรียมก่อนการประชุมหรือไม่
นี่คือเทมเพลตอีเมลที่จะติดตามเพื่อประกาศการเข้าร่วมการประชุมของคุณ
เรื่อง: การยืนยันการเข้าร่วมการประชุมของ [วันที่]
Sir / Madam,
ผมขอขอบคุณสำหรับคำเชิญเข้าร่วมประชุมในที่ประชุมและยินดีที่จะยืนยันการปรากฏตัวของผมในวันที่เวลา [เวลา]
โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีรายการใดบ้างที่จะเตรียมตัวสำหรับการประชุมครั้งนี้ ฉันยังคงอยู่ที่คุณเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้
ขอแสดงความนับถือ
[ลายเซ็น]