ในชีวิตการทำงานของคุณ คุณมักจะต้องเขียนอีเมลประท้วง สามารถส่งถึงเพื่อนร่วมงาน คู่ค้า หรือซัพพลายเออร์ ไม่ว่าแรงจูงใจของคุณจะเป็นอย่างไร คุณต้องคำนึงถึงข้อกำหนดบางประการเพื่อให้คู่สนทนาของคุณพิจารณาอย่างจริงจัง ดังนั้น การควบคุมการเขียนข้อความประเภทนี้จึงมีความจำเป็น นี่คือวิธีสร้างความสำเร็จให้กับอีเมลการประท้วงของคุณ
เน้นข้อเท็จจริง
เมื่อเขียนอีเมลประท้วง สิ่งสำคัญคือต้องเคร่งครัดเกี่ยวกับข้อเท็จจริง กล่าวอีกนัยหนึ่ง องค์ประกอบต้องวางในลักษณะที่เป็นจริงเพื่อให้ผู้อ่านสามารถเข้าใจบริบทได้อย่างรวดเร็ว
ดังนั้น ให้หลีกเลี่ยงรายละเอียดและประโยคที่ไม่จำเป็น และให้ระบุสิ่งสำคัญแทน เช่น ข้อเท็จจริงและวันที่ ด้วยองค์ประกอบเหล่านี้ที่ผู้รับจะสามารถเข้าใจวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณได้อย่างแท้จริง คุณต้องให้ข้อมูลที่ชัดเจน แม่นยำ และลงวันที่
ระบุบริบทแล้วตามด้วยหัวเรื่องของอีเมล
ไปตรงประเด็นเมื่อคุณเขียนอีเมลประท้วง คุณไม่จำเป็นต้องใช้ถ้อยคำเช่น “ฉันกำลังเขียนอีเมลนี้ถึงคุณ” เพราะสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ชัดเจนซึ่งไม่จำเป็นต้องเน้นย้ำ
หลังจากที่ได้นำเสนอข้อเท็จจริงที่ก่อให้เกิดการร้องเรียนของคุณอย่างชัดเจนและไม่ลืมวันที่ อาจเป็นการประชุม สัมมนา การแลกเปลี่ยนอีเมล การรายงาน การซื้อวัสดุ การรับใบแจ้งหนี้ ฯลฯ
ดำเนินการต่อโดยระบุความคาดหวังของคุณให้ชัดเจนที่สุด
แนวคิดคือผู้รับสามารถเข้าใจวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็วและสิ่งที่คุณต้องการจากอีเมล
เน้นความมีสติสัมปชัญญะในการพูดคุยของคุณ
การเขียนอีเมลประท้วงต้องใช้รูปแบบที่รอบคอบและรัดกุม เนื่องจากเป็นสถานการณ์พิเศษ คุณต้องให้ความสำคัญกับข้อเท็จจริงและความคาดหวังของคุณ ในการทำเช่นนี้ ให้ใช้ประโยคสั้น ๆ ที่สรุปสาระสำคัญของความท้าทายของคุณและเขียนด้วยภาษาสุภาพทุกวัน
นอกจากนี้ อย่าลืมใช้วลีสุภาพที่เหมาะสมกับโอกาสนั้นๆ ควรหลีกเลี่ยง "ขอแสดงความนับถือ" และ "ขอแสดงความนับถือ" ในการแลกเปลี่ยนประเภทนี้
เป็นมืออาชีพ
อย่าลืมทำตัวเป็นมืออาชีพเมื่อเขียนอีเมลประท้วง แม้ว่าคุณจะไม่มีความสุขอย่างยิ่งก็ตาม คุณต้องพยายามอย่างเต็มที่ที่จะควบคุมตัวเองเพราะอารมณ์ไม่ได้เกี่ยวข้องกับการเขียนอย่างมืออาชีพ
ดังนั้น หลีกเลี่ยงการใช้คำที่อาจอวดความรู้สึกของคุณไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง สิ่งสำคัญคืออีเมลของคุณยังคงเป็นข้อมูลจริง
แนบหลักฐาน
สุดท้าย ในการประสบความสำเร็จในอีเมลการประท้วง จำเป็นต้องแนบหลักฐานในการโต้แย้งของคุณ คุณต้องแสดงให้ผู้รับเห็นว่าคุณมีสิทธิ์โต้แย้ง ดังนั้นแนบเอกสารใด ๆ ที่คุณสามารถใช้เป็นหลักฐานและระบุในอีเมล
