Ang karaniwang empleyadong Pranses ay gumugugol ng halos isang-kapat ng linggo sa pamamagitan ng daan-daang mga email na kanilang ipinapadala at natatanggap araw-araw.
Gayunpaman, sa kabila ng katotohanan na kami ay natigil sa aming mailbox isang magandang bahagi ng aming oras, marami sa atin, kahit na ang pinaka propesyonal ay hindi pa rin alam kung paano gamitin ang email nang naaangkop.
Sa katunayan, bibigyan ng dami ng mga mensahe na binabasa at isulat sa bawat araw, mas malamang na makagawa kami ng mga nakakahiya na pagkakamali, na maaaring magkaroon ng malubhang kahihinatnan sa negosyo.
Sa artikulong ito, tinukoy namin ang pinakamahalagang "cybercourt" na mga panuntunan upang malaman.
Magsama ng malinaw at direktang linya ng paksa
Kasama sa mga halimbawa ng magandang linya ng paksa ang "Binago ang petsa ng pagpupulong", "Mabilis na tanong tungkol sa iyong presentasyon" o "Mga mungkahi para sa panukala."
Kadalasang nagpapasya ang mga tao na magbukas ng email batay sa linya ng paksa, pumili ng isa na nagpapaalam sa mga mambabasa na tinutugunan mo ang kanilang mga alalahanin o mga isyu sa trabaho.
Gumamit ng isang propesyonal na email address
Kung nagtatrabaho ka sa isang kumpanya, dapat mong gamitin ang email address ng iyong kumpanya. Ngunit kung gumagamit ka ng personal na email account, self-employed ka man o gustong gamitin ito paminsan-minsan para sa pakikipagsulatan sa negosyo, dapat kang maging maingat sa pagpili ng address na ito.
Dapat palagi kang may email address na may pangalan mo para malaman ng tatanggap kung sino ang nagpapadala ng email. Huwag gumamit ng email address na hindi angkop para sa trabaho.
Mag-isip ng dalawang beses bago mag-click sa "reply all"
Walang gustong magbasa ng 20 email ng mga tao na walang kinalaman sa kanila. Maaaring maging mahirap ang pagbalewala sa mga email, dahil maraming tao ang nakakatanggap ng mga notification ng mga bagong mensahe sa kanilang smartphone o nakakagambalang mga pop-up na mensahe sa screen ng kanilang computer. Iwasang i-click ang "tugon sa lahat" maliban kung sa tingin mo ay dapat matanggap ng lahat ng nasa listahan ang email.
Isama ang block ng lagda
Bigyan ang iyong mambabasa ng impormasyon tungkol sa iyong sarili. Karaniwan, isama ang iyong buong pangalan, titulo, pangalan ng kumpanya at impormasyon sa pakikipag-ugnayan, kabilang ang isang numero ng telepono. Maaari ka ring magdagdag ng kaunting advertising para sa iyong sarili, ngunit huwag mag-overboard sa mga kasabihan o mga paglalarawan.
Gamitin ang parehong font, laki, at kulay gaya ng iba pang bahagi ng email.
Gumamit ng mga propesyonal na pagbati
Huwag gumamit ng mga kaswal, kolokyal na ekspresyon gaya ng “Hello”, “Hi!” o “Kumusta ka?”.
Ang nakakarelaks na kalikasan ng aming mga sinulat ay hindi dapat makakaapekto sa pagbati sa isang email. "Hi!" Ay isang napaka-impormal na pagbati at sa pangkalahatan, hindi ito dapat gamitin sa isang sitwasyon sa trabaho. Gamitin ang "Hello" o "Good evening" sa halip.
Gumamit ng mga tandang padamdam
Kung pipiliin mong gumamit ng tandang padamdam, gumamit lamang ng isa upang ipahayag ang iyong sigasig.
Ang mga tao kung minsan ay nadadala at naglalagay ng ilang mga tandang padamdam sa dulo ng kanilang mga pangungusap. Ang resulta ay maaaring mukhang masyadong emosyonal o wala pa sa gulang, ang mga tandang padamdam ay dapat gamitin nang matipid sa pagsulat.
Mag-ingat sa katatawanan
Ang katatawanan ay madaling mawala sa pagsasalin nang walang tamang tono at ekspresyon ng mukha. Sa isang pag-uusap sa negosyo, ang katatawanan ay pinakamahusay na iwanan sa mga email maliban kung kilala mo nang mabuti ang tatanggap. Gayundin, ang isang bagay na sa tingin mo ay nakakatawa ay maaaring hindi para sa iba.
Alamin na ang mga tao mula sa iba't ibang kultura ay nagsasalita at sumulat nang naiiba
Madaling umusbong ang miscommunication dahil sa pagkakaiba ng kultura, lalo na sa nakasulat na anyo kapag hindi natin nakikita ang body language ng bawat isa. Ibagay ang iyong mensahe sa kultural na background o antas ng kaalaman ng tatanggap.
Mahalagang isipin na ang mga kulturang konteksto (Japanese, Arabic o Tsino) ay nais na makilala ka bago magtrabaho sa iyo. Bilang resulta, maaaring karaniwan sa mga empleyado sa mga bansang ito na maging mas personal sa kanilang pagsulat. Sa kabilang banda, ang mga tao mula sa kultura ng mga konteksto na konteksto (Aleman, Amerikano o Skandinabyan) ay mas gusto na pumunta nang mabilis sa punto.
Tumugon sa iyong mga email, kahit na ang email ay hindi para sa iyo
Mahirap tumugon sa lahat ng mga email na ipinadala sa iyo, ngunit dapat mong subukan. Kabilang dito ang mga kaso kung saan ang email ay hindi sinasadyang naipadala sa iyo, lalo na kung ang nagpadala ay naghihintay ng tugon. Ang tugon ay hindi kailangan, ngunit ito ay magandang etiquette sa email, lalo na kung ang taong iyon ay nagtatrabaho sa parehong kumpanya o industriya na katulad mo.
Narito ang isang halimbawa ng tugon: “Alam kong abala ka, ngunit sa palagay ko ay hindi mo gustong ipadala sa akin ang email na ito. At gusto kong ipaalam sa iyo para maipadala mo ito sa tamang tao. »
Suriin ang bawat mensahe
Ang iyong mga pagkakamali ay hindi mapapansin ng mga tatanggap ng iyong e-mail. At, depende sa tatanggap, maaari kang husgahan sa paggawa nito.
Huwag umasa sa mga spell checker. Basahin at muling basahin ang iyong mail nang maraming beses, mas mabuti nang malakas, bago ito ipadala.
Idagdag ang email address sa huli
Iwasan ang hindi sinasadyang pagpapadala ng email bago mo matapos itong isulat at itama ang mensahe. Kahit na tumutugon sa isang mensahe, magandang ideya na alisin ang address ng tatanggap at ilagay lamang ito kapag sigurado kang handa nang ipadala ang mensahe.
Patunayan na napili mo ang tamang tatanggap
Kailangan mong maging maingat kapag nagta-type ng pangalan mula sa iyong address book sa linyang “Kay” ng email. Madaling piliin ang maling pangalan, na maaaring nakakahiya para sa iyo at sa taong nakakatanggap ng email dahil sa pagkakamali.
Gumamit ng mga klasikong font
Para sa mga propesyonal na pagsusulatan, palaging panatilihin ang iyong mga font, kulay at karaniwang laki.
Ang kardinal na panuntunan: Ang iyong mga email ay dapat na madali para sa ibang mga tao na magbasa.
Bilang pangkalahatang tuntunin, pinakamainam na gumamit ng 10 o 12 point type at isang madaling basahin na typeface, gaya ng Arial, Calibri, o Times New Roman. Pagdating sa kulay, itim ang pinakaligtas na pagpipilian.
Panoorin ang iyong tono
Tulad ng mga joke ay nawala sa pagsasalin, ang iyong mensahe ay maaaring mabilis na maling interpretasyon. Tandaan na ang iyong tagapanayam ay walang mga vocal cues at ekspresyon sa mukha na makukuha nila sa isa-sa-isang talakayan.
Upang maiwasan ang anumang hindi pagkakaunawaan, inirerekomenda na basahin mo ang iyong mensahe nang malakas bago i-click ang Ipadala. Kung tila mahirap para sa iyo, ito ay tila mahirap para sa mambabasa.
Para sa pinakamahusay na mga resulta, iwasang gumamit ng ganap na negatibong mga salita ("kabiguan", "masama" o "nakaligtaan") at palaging sabihin ang "pakiusap" at "salamat".
