Ang email ay ang ginustong tool sa komunikasyon para sa karamihan sa atin. Ang e-mail ay hindi kapani-paniwala dahil hindi mo kailangang maging available kasabay ng iyong kausap para makipag-usap. Nagbibigay-daan ito sa amin na sumulong sa mga kasalukuyang isyu kapag hindi available ang aming mga kasamahan o nasa kabilang panig ng mundo.

Gayunpaman, karamihan sa atin ay nalulunod sa walang katapusang listahan ng mga email. Ayon sa isang ulat na inilathala noong 2016, ang karaniwang user ng negosyo ay tumatanggap at nagpapadala ng higit sa 100 mga email bawat araw.

Bilang karagdagan, ang mga email ay masyadong madaling maunawaan ng pagkaunawa. Nalaman ng isang kamakailang pag-aaral ng Sendmail na ang 64% ng mga tao ay nagpadala o nakatanggap ng isang email na naging sanhi ng galit o hindi sinasadyang pagkalito.

Dahil sa dami ng mga email na ipinadala at natatanggap namin, at dahil madalas ang mga misinterpreted na email, mahalagang isulat ang mga ito sa isang malinaw at maigsi na paraan.

Paano tama magsusulat ng isang propesyonal na e-mail

Ang pagsusulat ng maikli at to the point na mga email ay magbabawas sa oras na ginugol sa pamamahala ng mga email at gagawin kang mas produktibo. Sa pamamagitan ng pagpapanatiling maikli ang iyong mga email, malamang na maglaan ka ng mas kaunting oras sa mga email at mas maraming oras sa iba pang mga gawain. Sabi nga, ang pagsulat ay malinaw na isang kasanayan. Tulad ng lahat ng mga kasanayan, kakailanganin mo magtrabaho sa pag-unlad nito.

Sa simula, maaari kang magtagal sa pagsulat ng mga maiikling email gaya ng pagsusulat ng mahahabang email. Gayunpaman, kahit na ito ang kaso, tutulungan mo ang iyong mga kasamahan, kliyente o empleyado na maging mas produktibo, dahil magdaragdag ka ng mas kaunting kalat sa kanilang inbox, na makakatulong sa kanilang tumugon sa iyo nang mas mabilis.

Sa pamamagitan ng malinaw na pagsusulat, makikilala ka bilang isang taong nakakaalam kung ano ang gusto nila at nakakagawa ng mga bagay. Parehong mabuti para sa iyong mga prospect sa karera.

Kaya kung ano ang kinakailangan upang isulat ang malinaw, maigsi at propesyonal na e-mail?

Kilalanin ang iyong layunin

Ang mga malinaw na e-mail ay palaging may malinaw na layunin.

Sa tuwing uupo ka para magsulat ng email, maglaan ng ilang segundo para tanungin ang iyong sarili, “Bakit ko ito ipinapadala? Ano ang inaasahan ko mula sa tatanggap?

Kung hindi mo masagot ang mga tanong na ito, hindi ka dapat magpadala ng email. Ang pagsulat ng mga e-mail nang hindi alam kung ano ang kailangan mo ay pag-aaksaya ng iyong oras at ng iyong tatanggap. Kung hindi mo alam kung ano ang gusto mo, mahirap para sa iyo na ipahayag ang iyong sarili nang malinaw at maigsi.

READ  Magpadala ng email sa iyong superbisor: anong uri ng magalang na formula ang gagamitin?

Gamitin ang "Isang bagay sa isang pagkakataon" na panuntunan

Ang mga email ay walang kapalit para sa mga pagpupulong. Sa mga pagpupulong sa negosyo, mas maraming mga item sa agenda ang gagawin mo, mas produktibo ang pulong.

Sa mga email, tapat ang totoo. Ang mas mababa isama mo ang iba't ibang mga paksa sa iyong mga email, mas maraming mga bagay ang mauunawaan sa iyong tagapamagitan.

Kaya naman magandang ideya na isagawa ang panuntunang "isang bagay sa isang pagkakataon." Tiyaking tungkol sa isang bagay ang bawat email na ipapadala mo. Kung kailangan mong makipag-usap tungkol sa isa pang proyekto, magsulat ng isa pang email.

Magandang oras din para tanungin ang iyong sarili, "Posible ba ang email na ito?" Muli, pinapatunayan lamang ang mga kinakailangang e-mail sa paggalang sa taong pinadala mo ng mga e-mail.

Pagsasanay ng empatiya

Ang empatiya ay ang kakayahang makita ang mundo sa pamamagitan ng mga mata ng iba. Kapag ginawa mo ito, naiintindihan mo ang kanilang mga iniisip at nararamdaman.

Kapag nagsusulat ng mga email, isipin ang iyong mga salita mula sa punto ng reader ng view. Sa lahat ng isulat mo, tanungin ang iyong sarili:

  • Paano ko mabibigyang kahulugan ang pangungusap na ito kung natanggap ko ito?
  • Isinasama ba nito ang hindi maliwanag na mga tuntunin upang tukuyin?

Ito ay isang simple, ngunit mabisang pagsasaayos sa paraang dapat mong isulat. Ang pag-iisip tungkol sa mga taong makakabasa sa iyo ay magbabago ng paraan ng pagtugon nila sa iyo.

Narito ang isang empathic na paraan upang tingnan ang mundo upang matulungan kang makapagsimula. Karamihan sa mga tao:

  • Busy. Wala silang oras upang hulaan kung ano ang gusto mo, at gusto nilang mabasa ang iyong email at makatugon dito nang mabilis.
  • Tangkilikin ang isang papuri. Kung maaari mong sabihin ang isang positibong bagay tungkol sa kanila o sa kanilang gawain, gawin ito. Ang iyong mga salita ay hindi nasayang.
  • Parang pasalamatan. Kung tinulungan ka ng tatanggap sa anumang paraan, tandaan na pasalamatan sila. Dapat mong gawin ito kahit na trabaho nila ang tumulong sa iyo.

Malinaw na mga pagtatanghal

Kapag una kang nag-email sa isang tao, kailangan mong sabihin sa tatanggap kung sino ka. Karaniwan mong magagawa ito sa isang pangungusap. Halimbawa: “Natutuwa akong makilala ka sa [Kaganapan X]. »

READ  Alamin ang mga code ng paggamit sa propesyonal na konteksto

Ang isang paraan upang paikliin ang mga pagpapakilala ay isulat ang mga ito na parang nakikipagkita ka nang harapan. Hindi mo nais na magkaroon ng limang minutong monologo kapag nakikipagkita sa isang tao nang personal. Kaya huwag gawin ito sa email.

Hindi mo alam kung kinakailangan ang pagpapakilala. Marahil ay nakipag-ugnay ka na sa tatanggap, ngunit hindi mo alam kung maaalala ka niya. Maaari mong iwanan ang iyong mga kredensyal sa iyong electronic signature.

Iniiwasan nito ang hindi pagkakaunawaan. Ang muling pagpapakilala sa iyong sarili sa isang taong nakakakilala na sa iyo ay itinuturing na bastos. Kung hindi siya sigurado kung kilala ka niya, maaari mo na lang hayaan na suriin niya ang iyong pirma.

Limitahan ang iyong sarili sa limang pangungusap

Sa bawat email na isinulat mo, dapat kang gumamit ng sapat na mga pangungusap upang sabihin kung ano ang kailangan mo, wala nang iba pa. Ang isang kapaki-pakinabang na kasanayan ay upang limitahan ang iyong sarili sa limang mga pangungusap.

Mas mababa sa limang mga pangungusap ay madalas na brutal at bastos, higit sa limang pangungusap na oras ng pag-aaksaya.

Magkakaroon ng mga oras kung kailan imposible na panatilihin ang isang email na naglalaman ng limang mga pangungusap. Ngunit sa karamihan ng mga kaso, limang pangungusap ay sapat.

Magpatibay ng disiplina ng limang mga pangungusap at masusumpungan mo ang iyong sarili na sumusulat ng mga email nang mas mabilis. Makakakuha ka rin ng mas maraming sagot.

Gumamit ng maikling salita

Noong 1946, pinayuhan ni George Orwell ang mga manunulat na huwag gumamit ng mahabang salita kung saan magagawa ng maikli.

Ang payo na ito ay mas may kaugnayan ngayon, lalo na kapag nagsusulat ng mga email.

Ang mga maikling salita ay nagpapakita ng paggalang sa iyong mambabasa. Sa pamamagitan ng paggamit ng maikling mga salita, ginawa mo ang iyong mensahe na madaling maunawaan.

Totoo rin ang mga maikling pangungusap at talata. Iwasan ang pagsusulat ng mga malalaking bloke ng teksto kung nais mong malinaw at madaling maunawaan ang iyong mensahe.

Gamitin ang aktibong boses

Ang aktibong boses ay mas madaling basahin. Hinihikayat din nito ang pagkilos at responsibilidad. Sa katunayan, sa aktibong boses, nakatuon ang mga pangungusap sa taong kumikilos. Sa passive voice, ang mga pangungusap ay nakatuon sa bagay kung saan kumikilos ang isa. Sa tinig na tinig, maaaring parang mga bagay na nangyayari sa kanilang sarili. Aktibo, nangyayari lang ang mga bagay kapag kumikilos ang mga tao.

READ  Email template para sa pagpapahayag ng iyong paglahok sa isang pulong

Manatili sa isang karaniwang istraktura

Ano ang susi sa pagpapanatiling maikli ang iyong mga email? Gumamit ng karaniwang istraktura. Ito ay isang template na maaari mong sundin para sa bawat email na isulat mo.

Bilang karagdagan sa pagpapanatiling maikli ang iyong mga email, ang pagsunod sa isang standard na istraktura ay tumutulong din sa iyo na sumulat nang mabilis.

Sa paglipas ng panahon, bubuo ka ng isang istraktura na gagana para sa iyo. Narito ang isang simpleng istraktura upang makapagsimula ka:

  • pagbati
  • Isang papuri
  • Ang dahilan para sa iyong email
  • Isang tawag sa pagkilos
  • Isang mensahe ng pagsasara (Pagsara)
  • Lagda

Tingnan natin ang bawat isa sa mga ito nang malalim.

  • Ito ang unang linya ng email. Ang “Hello, [First Name]” ay isang tipikal na pagbati.

 

  • Kapag nag-email ka sa isang tao sa unang pagkakataon, ang papuri ay isang magandang simula. Ang isang mahusay na pagkakasulat na papuri ay maaari ding magsilbing panimula. Halimbawa:

 

“Natuwa ako sa presentation mo sa [subject] noong [date]. »

"Nalaman kong talagang nakakatulong ang iyong blog sa [paksa]. »

“Natutuwa akong makilala ka sa [kaganapan]. »

 

  • Ang dahilan para sa iyong email. Sa seksyong ito, sasabihin mo, "Mag-email ako para magtanong tungkol sa..." o "Iniisip ko kung makakatulong ka ba sa..." Minsan, kakailanganin mo ng dalawang pangungusap upang ipaliwanag ang iyong mga dahilan sa pagsusulat.

 

  • Isang tawag sa pagkilos. Sa sandaling ipinaliwanag mo ang dahilan para sa iyong email, huwag ipagpalagay na alam ng tatanggap kung ano ang gagawin. Magbigay ng tiyak na mga tagubilin. Halimbawa:

"Maaari mo bang ipadala sa akin ang mga file na iyon sa Huwebes?" »

"Maaari mo ba itong isulat sa susunod na dalawang linggo?" "

“Pakisulat si Yann tungkol dito, at ipaalam sa akin kapag nagawa mo na. »

Sa pamamagitan ng pagbubuo ng iyong kahilingan sa anyo ng isang katanungan, inanyayahan ang tatanggap na tumugon. Bilang kahalili, maaari mo ring gamitin ang: "ipaalam sa akin kung kailan mo ito nagawa" o "ipaalam sa akin kung ok ito para sa iyo." "

 

  • pagsasara. Bago ipadala ang iyong email, siguraduhing magsama ng pangwakas na mensahe. Ito ay nagsisilbi sa dalawahang layunin ng pag-uulit ng iyong tawag sa pagkilos at pagpapagaan ng pakiramdam ng tatanggap.

 

Mga halimbawa ng magagandang pagsasara ng mga linya:

"Salamat sa lahat ng iyong tulong dito. "

“Hindi na ako makapaghintay na marinig ang iniisip mo. »

"Ipaalam sa akin kung mayroon kang mga katanungan. "

  • Upang tapusin ang pag-iisip ng pagdaragdag ng iyong lagda na sinundan ng isang mensahe ng pagbati.

Ito ay maaaring "Iyong tunay", "Taos-puso", "Magandang araw" o "Salamat".