Paano Mabisang Buuin ang Iyong Mga Ulat sa Email

Maimpluwensyang pagpapakilala, malinaw na pag-unlad at nakakaakit na konklusyon

Ang istruktura ay ang susi sa isang matagumpay at maimpluwensyang ulat sa email. Bago magsulat, maglaan ng oras upang planuhin ang iyong nilalaman sa paligid ng isang 3-bahaging balangkas: panimula, pagbuo, konklusyon.

Magsimula sa isang maikli at mapanlinlang na panimula, perpektong isang catchphrase na nagbabalangkas sa pangunahing layunin ng iyong ulat. Halimbawa: "Ang aming bagong paglulunsad ng produkto noong nakaraang buwan ay nagpapakita ng magkahalong resulta na kailangang imbestigahan."

Magpatuloy sa isang development na nakabalangkas sa 2 o 3 bahagi, na may subtitle bawat seksyon. Ang bawat bahagi ay bumubuo ng isang partikular na aspeto ng iyong ulat: paglalarawan ng mga problemang naranasan, mga solusyon sa pagwawasto, mga susunod na hakbang, atbp.

Sumulat ng maikli at mahangin na mga talata, umabot sa punto. Magbigay ng quantified evidence, mga konkretong halimbawa. Ang isang direktang, walang-pagbabagong istilo ay gagawing mas madaling basahin ang iyong ulat sa email.

Tumaya sa isang nakakaengganyong konklusyon na nagbubuod sa mga pangunahing punto at nagbubukas ng pananaw sa pamamagitan ng pagmumungkahi ng mga aksyon sa hinaharap o paghikayat ng tugon mula sa iyong tatanggap.

Ang 3-hakbang na istrukturang ito – panimula, katawan, konklusyon – ay ang pinakaepektibong format para sa mga propesyonal at maimpluwensyang ulat sa email. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga pinakamahuhusay na kagawian na ito, ang iyong pagsulat ay maakit ang iyong mambabasa mula simula hanggang katapusan.

Gumamit ng mga mapaglarawang heading para buuin ang iyong ulat

Mahalaga ang mga subtitle upang biswal na masira ang iba't ibang bahagi ng iyong ulat sa email. Pinapayagan nila ang iyong mambabasa na madaling mag-navigate sa mga pangunahing punto.

Sumulat ng mga maiikling heading (mas mababa sa 60 character), tumpak at nakakapukaw, gaya ng "Mga resulta ng benta kada quarter" o "Mga Rekomendasyon para mapabuti ang aming mga proseso."

Iba-iba ang haba ng iyong mga intertitle para pasiglahin ang pagbabasa. Maaari kang gumamit ng afirmative o interrogative formulations kung kinakailangan.

Mag-iwan ng blangko na linya bago at pagkatapos ng bawat heading para mapansin ang mga ito sa iyong email. Gumamit ng Bold o Italic na pag-format upang biswal na makilala ang mga ito sa body text.

Tiyaking tumpak na ipinapakita ng iyong mga heading ang nilalamang sakop sa bawat seksyon. Ang iyong mambabasa ay dapat na makakuha ng ideya ng paksa sa pamamagitan lamang ng pagbabasa ng intertitle.

Sa pamamagitan ng pagbubuo ng iyong ulat sa email na may maayos na mga heading, ang iyong mensahe ay magkakaroon ng kalinawan at pagiging epektibo. Ang iyong mambabasa ay maaaring direktang pumunta sa mga punto na interesado sa kanya nang hindi nag-aaksaya ng oras.

Magtapos sa isang nakakaakit na buod

Ang iyong konklusyon ay sinadya upang tapusin ang mga pangunahing punto at pukawin ang iyong mambabasa na kumilos pagkatapos ng iyong ulat.

Maikling buod sa 2-3 pangungusap ang mahahalagang punto at konklusyong nabuo sa katawan ng email. I-highlight ang impormasyong gusto mong unang tandaan ng iyong mambabasa.

Maaari kang gumamit ng ilang mga pangunahing salita o expression mula sa iyong mga intertitle para ipaalala ang istruktura. Halimbawa: "Tulad ng nabanggit sa seksyon sa mga quarterly na resulta, ang aming bagong hanay ng mga produkto ay nakakaranas ng mga paghihirap na dapat malutas nang mabilis."

Magtapos sa isang pambungad sa kung ano ang susunod: humiling para sa pagpapatunay, tumawag para sa isang pulong, follow-up para sa isang sagot... Ang iyong konklusyon ay dapat pasiglahin ang iyong mambabasa na tumugon.

Istilo ng paninindigan at kasamang mga parirala tulad ng "Ngayon ay kailangan na nating..." magbigay ng pakiramdam ng pangako. Ang iyong konklusyon ay estratehiko sa pagbibigay ng pananaw sa iyong ulat.

Sa pamamagitan ng pag-aalaga sa iyong panimula at konklusyon, at sa pamamagitan ng pagbubuo ng iyong pag-unlad na may makapangyarihang mga intertitle, ginagarantiyahan mo ang isang propesyonal at epektibong ulat sa pamamagitan ng email, na malalaman kung paano makuha ang atensyon ng iyong mga mambabasa mula simula hanggang katapusan.

Narito ang isang kathang-isip na halimbawa ng isang ulat sa email batay sa mga tip sa editoryal na tinalakay sa artikulo:

[/ kahon]