Isulat upang mabasa

Kaka-email lang sa iyo ng isang kasamahan tungkol sa isang pulong na gagawin mo sa loob ng isang oras. Ang email ay dapat na naglalaman ng pangunahing impormasyon na kailangan mong ipakita, bilang bahagi ng isang mahalagang proyekto.

Ngunit may problema: napakasama ng pagkakasulat ng email na hindi mo mahanap ang data na kailangan mo. May mga pagkakamali sa spelling at hindi kumpletong mga pangungusap. Ang mga talata ay napakahaba at nakakalito kung kaya't kailangan mo ng tatlong beses hangga't kinakailangan upang mahanap ang impormasyong gusto mo. Bilang resulta, hindi ka handa para sa pulong at hindi ito natuloy nang maayos gaya ng iyong inaasahan.

Nakaranas ka na ba ng sitwasyong katulad nito? Sa mundong puno ng impormasyon, mahalagang makipag-usap nang malinaw, maigsi at mabisa. Ang mga tao ay walang oras upang magbasa ng mga email na may haba ng aklat, at wala silang pasensya na bigyang-kahulugan ang mga email na hindi maganda ang pagkakagawa at kung saan nakakalat ang kapaki-pakinabang na impormasyon sa lahat ng dako.

Plus iyong pagsusulat ng mga kasanayan ay mabuti, mas maganda ang impresyon na gagawin mo sa mga nasa paligid mo, kasama ang iyong boss, kasamahan at kliyente. Hindi mo alam kung hanggang saan ka dadalhin ng magagandang impression na ito.

Sa artikulong ito, makikita namin kung paano mo mapapabuti ang iyong mga kasanayan sa pagsusulat at maiwasan ang mga karaniwang pagkakamali.

Madla at format

Ang unang hakbang sa malinaw na pagsusulat ay ang pagpili ng naaangkop na format. Kailangan mo bang magpadala ng impormal na email? Sumulat ng isang detalyadong ulat? O magsulat ng isang pormal na liham?

Ang format, kasama ng iyong madla, ay tutukuyin ang iyong "pagsusulat ng boses," ibig sabihin, kung gaano ka pormal o kalmado ang tono. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng isang email sa isang potensyal na kliyente, dapat ba itong magkaroon ng parehong tono bilang isang email sa isang kaibigan?

Tiyak na hindi.

Magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy kung sino ang magbabasa ng iyong mensahe. Para ba ito sa mga senior executive, sa buong team, o sa isang maliit na grupo na nagtatrabaho sa isang partikular na file? Sa lahat ng iyong isusulat, ang iyong mga mambabasa, o mga tatanggap, ay kailangang tukuyin ang iyong tono pati na rin ang mga aspeto ng nilalaman.

READ  Paano makagawa ng isang tagumpay ng layout nito?

Komposisyon at istilo

Kapag alam mo kung ano ang iyong isinusulat at kung kanino ikaw ay sumusulat, kailangan mong simulan ang pagsulat.

Ang isang blangko, puting screen ng computer ay kadalasang nakakatakot. Madaling makaalis dahil hindi mo alam kung paano magsisimula. Subukan ang mga tip na ito para sa pagbuo at pag-format ng iyong dokumento:

 

  • Magsimula sa iyong madla: Tandaan na ang iyong mga mambabasa ay maaaring walang alam sa iyong sinasabi sa kanila. Ano ang dapat nilang unang malaman?
  • Lumikha ng isang plano: Ito ay partikular na kapaki-pakinabang kung nagsusulat ka ng mas mahabang dokumento, gaya ng ulat, presentasyon o talumpati. Tinutulungan ka ng mga balangkas na matukoy kung aling mga hakbang ang dapat sundin sa kung anong pagkakasunud-sunod at hatiin ang gawain sa napapamahalaang impormasyon.
  • Subukan ang kaunting empatiya: Halimbawa, kung sumusulat ka ng email sa pagbebenta para sa mga potensyal na customer, bakit dapat nilang pakialam ang iyong produkto o ang iyong sales pitch? Ano ang benepisyo para sa kanila? Alalahanin ang mga pangangailangan ng iyong madla sa lahat ng oras.
  • Gamitin ang retorika na tatsulok: Kung sinusubukan mong hikayatin ang isang tao na gumawa ng isang bagay, tiyaking ipaliwanag kung bakit dapat makinig ang mga tao sa iyo, ihatid ang iyong mensahe sa paraang makahikayat sa iyong madla, at ipakita ang impormasyon sa isang makatwiran at magkakaugnay na paraan.
  • Kilalanin ang iyong pangunahing tema: Kung nahihirapan kang tukuyin ang pangunahing tema ng iyong mensahe, magpanggap na mayroon kang 15 segundo na natitira upang ipaliwanag ang iyong posisyon. Anong masasabi mo ? Ito marahil ang iyong pangunahing tema.
  • Gumamit ng simpleng wika: Maliban kung nagsusulat ka ng isang siyentipikong papel, kadalasan ay pinakamahusay na gumamit ng simple at tuwirang wika. Huwag gumamit ng mahahabang salita para lang ma-impress ang mga tao.

kaayusan

Ang iyong dokumento ay dapat na maging friendly na user hangga't maaari. Gumamit ng mga pamagat, subtitle, bullet at numero hangga't maaari upang paghiwalayin ang teksto.

Pagkatapos ng lahat, ano ang maaaring mas madaling basahin: isang pahinang puno ng mahahabang talata o isang pahinang hinati-hati sa mga maiikling talata na may mga heading ng seksyon at mga bullet point? Ang isang dokumento na madaling i-scan ay babasahin nang mas madalas kaysa sa isang dokumento na may mahaba at siksik na mga talata.

READ  Mga dahilan upang maiwasan ang mga pagkakamali sa pagbaybay sa trabaho

Dapat makuha ng mga heading ang atensyon ng mambabasa. Ang paggamit ng mga tanong ay kadalasang magandang ideya, lalo na sa kopya ng ad, dahil nakakatulong ang mga tanong na panatilihing interesado at mausisa ang mambabasa.

Sa mga e-mail at mga panukala, gumamit ng mga maikling, may-katuturang mga pamagat at subtitle, tulad ng sa artikulong ito.

Ang pagdagdag ng mga graphics ay isang matalinong paraan upang paghiwalayin ang iyong teksto. Ang mga visual aid ay hindi lamang nagbibigay-daan sa mambabasa na panatilihin ang kanyang pansin sa nilalaman, kundi pati na rin upang makipag-usap mahalagang impormasyon nang mas mabilis kaysa sa teksto.

Mga pagkakamali ng gramatika

Malamang na alam mo na ang mga pagkakamali sa iyong email ay magmumukhang hindi propesyonal ang iyong trabaho. Mahalagang maiwasan ang mga malalaking pagkakamali sa pamamagitan ng pagkuha sa iyong sarili ng isang spell checker at pagrerebisa ng iyong spelling hangga't maaari.

Narito ang ilang mga halimbawa ng karaniwang ginagamit na mga salita:

 

  • Nagpapadala ako / magpadala / magpadala sa iyo

 

Ang pandiwa na "magpadala" ay isang pandiwa ng unang grupo, ang isa ay laging isulat sa unang tao ng isahan na "magpadala ako" sa isang "e". Ang "pagpapadala" na walang "e" ay isang pangalan ("isang kargamento") at maaaring pangmaramihang: "pagpapadala".

 

  • Sumali ako sa iyo / sumali ako sa iyo

 

Ang isa ay palaging magsulat "sumali ako sa iyo" na may "s". Ang "Joint" na may "t" ay ang conjugation ng third person singular "joins siya".

 

  • Deadline / deadline

 

Kahit na ang "bumper" ay nakalagay sa isang pambabae pangalan, huwag magbigay sa tukso at palaging magsulat ng "bumper" nang walang "e".

 

  • Rekomendasyon / rekomendasyon

 

Kung sa Ingles isusulat namin ang "rekomendasyon" sa isang "e", sa wikang Pranses palagi nating isinusulat ang "rekomendasyon" na may "a".

 

  • Mayroon bang / mayroon / doon

 

Nagdagdag kami ng isang euphonic "t" sa mga pormulang nagtatanong upang mapabilis ang pagbigkas at maiwasan ang magkakasunod na dalawang patinig. Susulat din kami kung "nandiyan".

 

  • Sa mga tuntunin ng / sa mga tuntunin ng

 

Ang isa ay hindi nagsusulat "sa mga tuntunin ng" walang isang "s". Tunay na laging may ilang "mga tuntunin" sa paggamit ng pananalitang ito.

READ  Ibahin ang isang propesyonal na email mula sa isang liham

 

  • Ng / kasama

 

Mag-ingat na huwag malito sa salitang "maliban" na nagtatapos sa isang "s". Ang isa ay hindi nagsusulat ng "kabilang" sa isang "s". Ito ay isang preposisyon at ito ay walang palagian.

 

  • Tulad ng napagkasunduan

 

Kahit na nakakabit sa isang pambabae pangalan, "bilang sumang-ayon" ay palaging walang palagian at hindi kailanman tumatagal ng isang "e".

 

  • Pagpapanatili / serbisyo

Huwag malito ang pangalan at ang pandiwa. Ang pangalan na "interbyu" na walang "t" ay naglalarawan ng isang palitan o isang "pakikipanayam sa trabaho". Ang conjugated na pandiwa sa ikatlong tao ng isahan na "nagpapanatili" ay ginagamit pagdating sa paggawa ng pagkilos ng pagpapanatili ng isang bagay.

Ang ilan sa iyong mga mambabasa ay hindi perpekto sa spelling at grammar. Hindi nila mapapansin kung ginawa mo ang mga pagkakamali na ito. Ngunit huwag gamitin ito bilang isang dahilan: karaniwang may mga tao, lalo na ang mga senior executive, na mapapansin!

Para sa kadahilanang ito, ang anumang isusulat mo ay dapat na may katanggap-tanggap na kalidad para sa lahat ng mga mambabasa.

beripikasyon

Ang kalaban ng isang mahusay na pag-proofread ay ang bilis. Maraming tao ang nagmamadali sa kanilang mga email, ngunit sa ganoong paraan ka nakakaligtaan ng mga error. Sundin ang mga tagubiling ito para ma-verify kung ano ang iyong isinulat:

  • Suriin ang iyong mga header at footer: Madalas silang hindi pinapansin ng mga tao para tumuon lang sa text. Dahil lang sa malaki at naka-bold ang mga header ay hindi nangangahulugan na sila ay walang error!
  • Basahin ang email nang malakas: Pinipilit ka nito na mas mabagal, na nangangahulugan na mas malamang na makita mo ang mga error.
  • Gamitin ang iyong daliri upang sundin ang teksto habang binabasa mo: Ito ay isa pang bagay na tumutulong sa iyo na makapagpabagal.
  • Magsimula sa dulo ng iyong teksto: Bumasa ng isang pangungusap mula sa dulo hanggang sa simula, nakakatulong ito sa iyo na tumuon sa mga pagkakamali at hindi sa nilalaman.