Mga tip para sa maikli at nakakaakit na mga ulat sa email

I-hook ang iyong mambabasa mula sa pagpapakilala

Ang panimula ay mahalaga upang makuha ang atensyon ng iyong mambabasa at hikayatin silang basahin ang natitirang bahagi ng iyong ulat. gamit ang email.

Magsimula sa isang malakas na pangungusap na nagtatakda ng konteksto o nagsasalungguhit sa pangunahing layunin, halimbawa: "Kasunod ng nabigong paglulunsad ng aming bagong linya ng produkto, kinakailangang suriin ang mga sanhi at kumilos nang mabilis."

Buuin ang maikling panimula na ito sa 2-3 pangunahing pangungusap: kasalukuyang sitwasyon, pangunahing isyu, pananaw.

Tumaya sa isang direktang istilo at malalakas na salita. Ilagay ang mahahalagang impormasyon sa simula ng mga pangungusap.

Maaari kang magsama ng mga numero upang suportahan ang iyong punto.

Sa ilang naka-target na mga linya, ang iyong pagpapakilala ay dapat na maakit sa iyong mambabasa na magbasa pa upang malaman ang higit pa. Mula sa mga unang segundo, dapat mahuli ang iyong mga salita.

Sa isang mahusay na ginawang panimula, ang iyong ulat sa email ay kukuha ng pansin at mag-uudyok sa iyong mambabasa na makarating sa puso ng iyong pagsusuri.

Palakasin ang iyong ulat gamit ang mga nauugnay na visual

Ang mga visual ay may hindi maikakaila na kapangyarihan na nakakaakit ng pansin sa isang ulat sa email. Pinapatibay nila ang iyong mensahe sa isang makapangyarihang paraan.

Huwag mag-atubiling isama ang mga graph, talahanayan, diagram, larawan kung mayroon kang nauugnay na data na ilalagay. Ang isang simpleng pie chart na naglalarawan sa pamamahagi ng mga benta ay magkakaroon ng higit na epekto kaysa sa isang mahabang talata.

Mag-ingat, gayunpaman, upang pumili ng mga malinaw na visual na mabilis na nauunawaan. Iwasan ang mga overload na graphics. Palaging banggitin ang pinagmulan at magdagdag ng paliwanag na caption kung kinakailangan.

Tiyakin din na ang iyong mga visual ay mananatiling nababasa sa mobile, sa pamamagitan ng pagsuri sa display. Kung kinakailangan, lumikha ng isang bersyon na angkop para sa maliliit na screen.

Pag-iba-iba ang mga visual sa iyong ulat upang mapukaw ang atensyon, nang matipid. Mawawalan ng kalinawan ang isang email na puno ng mga larawan. Kahaliling text at visual para sa isang dynamic na ulat.

Sa may kaugnayang data na mahusay na naka-highlight, ang iyong mga visual ay makakakuha ng mata at gawing mas madaling maunawaan ang iyong ulat sa email sa isang kapansin-pansin at propesyonal na paraan.

Magtapos sa pamamagitan ng pagbubukas ng mga pananaw

Ang iyong konklusyon ay dapat magbigay ng inspirasyon sa iyong mambabasa na kumilos sa iyong ulat.

Una, mabilis na ibuod ang mga pangunahing punto at konklusyon sa 2-3 maiikling pangungusap.

I-highlight ang impormasyong gusto mong unang tandaan ng iyong tatanggap. Maaari kang gumamit ng ilang partikular na keyword mula sa mga pamagat upang maalala ang istraktura.

Pagkatapos, tapusin ang iyong email sa isang pambungad sa kung ano ang susunod: panukala para sa isang follow-up na pulong, kahilingan para sa pagpapatunay ng isang plano ng aksyon, follow-up upang makakuha ng mabilis na tugon...

Ang iyong konklusyon ay sinadya upang maging makatawag pansin upang makakuha ng reaksyon mula sa iyong mambabasa. Ang isang affirmative na istilo na may mga action na pandiwa ay magpapadali sa layuning ito.

Sa pamamagitan ng paggawa sa iyong konklusyon, magbibigay ka ng pananaw sa iyong ulat at mag-uudyok sa iyong tatanggap na tumugon o kumilos.

Halimbawa ng isang ulat sa pamamagitan ng e-mail upang palakihin ang mga teknikal na problema at magmungkahi ng plano ng aksyon