Maraming mga okasyon kapag ang iyong kumpanya ay kailangang magpadala ng isang sulat ng reklamo, kung sa konteksto ng hindi bayad na mga invoice, isang claim para sa kabayaran o pagbayad para sa isang di-sumusunod na produkto mula sa isang supplier, atbp. . Sa artikulong ito, binibigyan ka namin ng dalawang pinaka-karaniwang mga template ng email ng reklamo.

Email template upang mag-claim ng pagbabayad ng isang invoice

Ang pagreklamo ng mga hindi nabayarang mga invoice ay ang pinakakaraniwang uri ng reklamo sa loob ng mga negosyo. Ang ganitong uri ng email ay dapat na napaka tukoy at sapat na ayon sa konteksto upang maunawaan agad ng kausap kung ano ito - maiiwasan nito ang pabalik-balik, lalo na sa mga nakikipag-usap na subukang itulak ang petsa ng pagbabayad!

Kung ang email ng claim ay ipinadala ang unang paalala, ito ay isang pormal na paunawa. Samakatuwid ito ay bahagi ng isang legal na balangkas at dapat na maayos na inaalagaan kung sakaling ang kaso ay dapat pumunta sa karagdagang dahil maaari itong magsilbing katibayan.

Narito ang isang template ng email para sa pag-angkin ng isang hindi bayad na invoice:

Paksa: Pormal na paunawa para sa overdue invoice

Sir / Madam,

Maliban sa error o pagkukulang sa aming bahagi, hindi namin natanggap ang pagbabayad ng iyong invoice na may petsang [petsa], sa halaga ng [angkop na halaga], at nag-expire sa [due date].

Pinapayuhan naming hilingin sa iyo na bayaran ang invoice na ito sa lalong madaling panahon, pati na rin ang late payment. Pakihanap nakapaloob sa invoice na pinag-uusapan, kasama ang default na kabayaran kinakalkula alinsunod sa Artikulo L.441-6 ng Batas No. 2008-776 mula sa 4 2008 Agosto.

Habang naghihintay para sa iyong regularization, mananatili kami sa iyong pagtatapon para sa anumang tanong tungkol sa invoice na ito.

Tanggapin, Sir / Madam, ang pagpapahayag ng aming taos-pusong pagbati,

[Lagda] "

Email template upang mag-claim ng kabayaran o refund

Karaniwan para sa isang negosyo na kailangang mag-claim ng kabayaran o muling pagbabayad, mula man sa tagatustos nito o mula sa isang kasosyo sa panlabas. Ang mga sanhi ay maraming: isang pagkaantala sa transportasyon sa loob ng balangkas ng isang paglalakbay sa negosyo, isang hindi umaayon na produkto o isang dumating sa masamang kalagayan, isang sakuna o anumang iba pang pinsala na maaaring bigyang katwiran sa pagsusulat ng gayong email.

READ  Sumulat ng isang email sa isang propesyonal na kapaligiran

Anuman ang pinagmulan ng problema, ang istraktura ng email sa pag-claim ay palaging pareho. Magsimula sa pamamagitan ng paglalantad ng problema at ang likas na katangian ng pinsala, bago isampa ang iyong claim. Huwag mag-atubili na quote ng isang legal na probisyon upang suportahan ang iyong kahilingan.

Ipinapanukala namin ang isang modelo ng email ng reklamo na hinarap sa isang tagapagtustos sa kaso ng isang di-sumusunod na produkto sa mga sukat nito.

Paksa: Kahilingan sa pag-refund para sa produktong hindi sumusunod

Sir / Madam,

Bilang bahagi ng kontrata [pagtatalaga o numero ng kontrata] na nag-uugnay sa iyong kumpanya sa aming, inayos namin ang [dami + pangalan ng produkto] sa [petsa], para sa isang kabuuang halaga ng [order].

Natanggap namin ang mga produkto sa [petsa ng resibo]. Gayunpaman, hindi ito sumusunod sa paglalarawan ng iyong katalogo. Sa katunayan, ang mga sukat na ipinahiwatig sa iyong katalogo ay sa [mga sukat], habang ang natanggap na mga sukat ng produkto [mga sukat]. Pakitingnan ang kalakip na larawan na nagpapatunay sa di-pagsunod ng ipinadala na produkto.

Sa ilalim ng artikulo 211-4 ng Kodigo ng Consumer, na nagsasaad na kailangan mong maghatid ng isang produkto alinsunod sa kontrata ng pagbebenta, mangyaring paki-refund ang produktong ito hanggang sa [halaga].

Inaasahan ang iyong tugon, mangyaring tanggapin, Madam / Sir, ang pagpapahayag ng aking mga kilalang damdamin.

[Lagda]