Kung wala kang malinaw na gawain sa paghawak ng iyong mga email, maaari silang mabilis na mapagkukunan ng kaunting pagkawala ng oras. Sa kabilang banda kung gagawin mo kung ano ang kinakailangan sa antas ng organisasyon upang hindi hayaang ma-invaded ang iyong sarili sa pamamagitan ng dose-dosenang mga email na hindi pa nababasa. Pagkatapos ay maaari mong palayain ang iyong isip mula sa anumang posibilidad ng pagkawala ng isang mahalagang email. Sa artikulong ito ay nakalista ng isang bilang ng mga napatunayan na kasanayan. Sa pamamagitan ng pag-ampon sa mga ito, tiyak na mapamamahalaan mo ang iyong mailbox nang mas masigla.
Awtomatiko o mano-mano ang pag-uuri ng anumang email sa isang nakatuong folder o sub-folder.
Ito ang uri ng pamamaraan na magbibigay-daan sa iyo upang mabilis na ayusin ang iyong mga email nang may kahalagahan. Maaari kang pumili upang maiuri ang iyong mga email ayon sa tema, ayon sa paksa, sa pamamagitan ng mga deadlines. Ang mahalagang bagay ay upang samantalahin ang lahat ang mga tampok ng iyong mailbox upang pamahalaan ang iyong mga mail sa isang ganap na pagpapatakbo na paraan. Kapag nakalikha ka ng isang direktoryo na may folder at subfolder alinsunod sa mode ng organisasyon na nababagay sa iyo. Ang bawat mensahe ay magkakaroon ng lugar nito sa iyong mailbox tulad ng bawat file ng papel sa iyong mesa. Kaya, sa sandaling lumipas ang sandali upang maproseso ang iyong mga email, maaari mong ituon ang 100% sa natitirang gawain mo.
Magplano ng isang tukoy na oras para sa pagproseso ng iyong mga email
Siyempre, dapat kang manatiling tumutugon at makapagproseso ng mga mensahe na naghihintay ng agarang tugon mula sa iyo. Para sa natitira, planuhin ang pinaka-nauugnay na (mga) sandali, upang harapin ang iyong mga email sa isang pare-pareho na paraan. Magsimula sa pamamagitan ng paghahanda ng lahat ng mga elemento na kinakailangan para sa pagproseso ng iyong trabaho. Ang mga file ng papel, stapler, printer, lahat ay dapat madaling magamit upang mapadali ang maximum na konsentrasyon. Hindi mahalaga kung pipiliin mo. Ngayon na ang iyong mailbox ay naayos tulad ng isang sentro ng pag-uuri ng postal, mayroon kang posibilidad na maproseso nang kalmado ang iyong mga email nang may kahusayan at bilis.
Linisin ang iyong mailbox sa pamamagitan ng pagtanggal ng lahat ng mga hindi kinakailangang newsletter
Ang iyong mailbox ay patuloy na nabubulik sa pamamagitan ng hindi nakakainteres na mga newsletter o mga ad? Mag-ingat upang mapupuksa ang iyong mailbox ng lahat ng mga newsletter na mukhang mas spam kaysa sa anumang bagay. Kailangan mong sistematikong hindi mag-unsubscribe mula sa lahat ng mga listahan ng pag-mail na hindi magdadala sa iyo ng anumang kongkreto at kung saan ay maaaring mabilis na maging mas invasive. Maaari kang gumamit ng mga tool tulad Cleanfox saan I-unrollMe gawin ang kinakailangan sa ilang mga pag-click. Nang hindi ka nag-iingat sa umaga, ang ganitong uri ng solusyon ay makakatulong sa iyo ng napakalaking pagtatapos sa lahat ng digital na polusyon na ito. Libu-libong mga email ang maaaring maiproseso nang medyo mabilis.
Mag-set up ng isang awtomatikong tugon
Malapit ka nang magbabakasyon nang mahabang panahon. Ang isang detalye na hindi papansinin, isinaaktibo ang awtomatikong tugon ng iyong mailbox. Ito ay isang bagay na mahalaga upang ang lahat ng mga tao na nakikipag-ugnayan sa iyo ng propesyonal sa pamamagitan ng email ay mahusay na alam ng iyong kawalan. Maraming mga hindi pagkakaunawaan ang posible kapag ang isang customer o tagabigay ay nawawalan ng pasensya, dahil ang mga mensahe na ito ay nananatiling hindi sinasagot. Madali itong maiiwasan gamit ang isang maikling mensahe na awtomatikong ipapadala sa iyong bakasyon. Kailangan mo lamang ipahiwatig ang petsa ng iyong pagbabalik mula sa bakasyon at bakit hindi ang email ng isang kasamahan kung kinakailangan.
Ibuhos ang bilang ng mga email na ipinadala mo sa kopya
Ang sistematikong paggamit ng mga email na ipinadala sa carbon copy (CC) at hindi nakikitang kopya ng carbon (CCI) ay maaaring mabilis na makabuo ng walang katapusang mga palitan. Ang mga taong dapat lamang makatanggap ng iyong mensahe para sa impormasyon, ngayon ay nangangailangan ng paglilinaw. Ang iba ay nagtataka kung bakit nila natanggap ang mensaheng ito at tamang naramdaman bilang isang pag-aaksaya ng oras. Kapag pumipili na maglagay ng isang tao sa loop, siguraduhin na ang iyong pinili ay talagang may kaugnayan. Ang mga mensahe na ipinadala sa sinuman sa anumang paraan ay dapat iwasan.
Tandaan na ang isang email ay maaaring magkaroon ng ligal na halaga
Hangga't maaari panatilihin ang lahat ng iyong mga email, mayroon silang lakas ng patunay, lalo na sa pang-industriya na tribunal. Ang isang elektronikong mensahe kung ito ay sertipikado na may parehong legal na halaga bilang isang sulat na naisulat mo sa pamamagitan ng kamay. Ngunit mag-ingat, kahit isang simpleng mensahe ipinadala nang walang pag-iisip sa isang kasamahan o sa isang kliyente ay maaaring magkaroon ng malubhang kahihinatnan. Kung ang isang customer ay nagpapatunay, ang email ay may suporta, na hindi mo iginagalang ang iyong mga pangako sa mga tuntunin ng paghahatid o iba pa. Kailangan mong madala ang mga kahihinatnan para sa iyong negosyo at para sa iyong sarili. Sa mga pagtatalo sa komersyal tulad ng mga pang-industriyang tribunals, ang patunay ay sinasabing "libre". Iyon ay upang sabihin na ang hukom ang magpapasya at mas mahusay na maingat na mauri ang pag-uuri ng kanyang mga email kaysa ilagay ang mga ito sa basurahan.
