Ang isang propesyonal na liham ay isang nakasulat na dokumento, na tinitiyak ang isang pormal na ugnayan sa pagitan ng iba't ibang mga kausap. Mayroon itong isang napaka-ordinaryong panloob na istraktura. Mahalagang nakasulat sa isang pahina, o dalawang may iba. Ang propesyonal na liham ay madalas na naglalaman ng isang solong paksa. Ang panloob na istraktura ay may kalamangan. Ang kanyang plano sa pagsulat ay maaaring manatiling pareho anuman. Malinaw na, magkakaroon ng mga pagbabago na bibigyan ng layunin. Gayunpaman, maging isang simpleng kahilingan para sa impormasyon, isang aplikasyon, o kahit isang reklamo. Ang plano para sa pagsusulat ng mga propesyonal na sulat ay mananatiling praktikal na hindi nagbabago.

Nakaraan, kasalukuyan, hinaharap: isang plano ng tatlong yugto para sa isang matagumpay na liham na propesyonal

Ang paggamit ng nakaraan, kasalukuyan at hinaharap, sa magkakasunod na hierarchy na ito, ay tumutukoy sa triptych ng plano sa pagsulat ng isang propesyonal na liham. Ito ang simple at mabisang plano na ipatupad sa lahat ng mga sitwasyon. Upang magtanong, maghatid ng impormasyon, ipaliwanag ang isang naibigay na paksa, o hikayatin ang iyong mambabasa. Kahusayan, na nabibigyang katwiran patungkol salohikal na pagkakasunod-sunod sinusunod sa istraktura nito.

 

Ang nakaraan: hakbang bilang 1 ng plano

Nagsusulat kami ng isang liham nang madalas, batay sa isang precedent, isang pauna o nakaraang sitwasyon. Maaari itong isang sulat na natanggap, isang pagpupulong, pagbisita, panayam sa telepono, atbp. Ang layunin ng pagsulat ng unang bahagi ng liham na ito ay upang maiparating ang mga dahilan ng pagpapadala. O medyo simple ang konteksto na naglalarawan sa sitwasyon. Ang paalala ng mga katotohanan ay karaniwang ipinahayag sa isa at parehong pangungusap. Gayunpaman, mas madaling magawa ang pangungusap na ito sa mga sub-pangungusap. Sa pamamagitan ng paglalarawan, maaari naming magkaroon ng mga sumusunod na expression:

  • Kinikilala ko ang pagtanggap ng iyong liham, na ipinapaalam sa akin ng ...
  • Sa iyong liham na may petsang ………
  • Dinala mo sa aming kaalaman ...
  • Sa view ng iyong press release na nai-publish ng pahayagan XXX (sanggunian n ° 12345), iminungkahi lamang namin ...
  • Matapos maisagawa ang isang pag-verify sa iyong account, nakita namin ...

Sa mga sitwasyon kung saan ang dahilan ng pagsulat ng liham ay hindi nauugnay sa isang nakaraang katotohanan. Sa puntong iyon mayroon kaming unang talata ng mail kung saan ipinakilala ng may-akda ang kanyang sarili at ang kanyang pagtatatag. Pagkatapos ay magpatuloy sa pamamagitan ng pagtukoy ng iyong kahilingan o sa pamamagitan ng pag-aalok ng iba't ibang mga serbisyo. Halimbawa, sa konteksto ng isang kahilingan para sa impormasyon o isang panukala sa serbisyo, maaari kaming magkaroon ng mga sumusunod na expression:

  • Bilang mga dalubhasa sa sektor ng seguridad, dumating kami sa ganitong paraan ....
  • Ang pagkakaroon ng kasiyahan ng aming mga customer sa puso, nais namin ...
  • Masayang-masaya kaming ipahayag na nakaplano kami para sa aming mga customer ...

Sa konteksto ng isang kusang aplikasyon (internship o trabaho), maaari din kaming magkaroon ng mga expression sa ibaba:

  • Ang iyong kumpanya ay nakuha ang aking pansin at bilang isang mag-aaral sa …………, nais kong mag-aplay para sa isang internship ………
  • Kamakailan nagtapos sa ...

Ang tatanggap na pinagtutuunan ng liham ay dapat, mula sa unang talata, maunawaan ang paksa ng iyong liham.

READ  Email ng template upang tumugon sa isang kahilingan para sa impormasyon mula sa isang superbisor

Ang kasalukuyan: pang-dalawang hakbang ng plano

Ang pangalawang bahagi ng plano ay tumutukoy sa mga kadahilanang binibigyang katwiran ang pagsulat ng liham sa oras na T. Tungkol sa nakaraang sitwasyon na ipinahayag sa unang bahagi. Sa antas na ito, ito ay isang katanungan ng alinmang pagtatalo, pagpapaalam, pagpapaliwanag o kahit pagtatanong. Nakasalalay sa pagiging kumplikado ng sitwasyon, ang bahaging ito ay maaaring nakasulat alinman sa isang buong talata o ipakita ang pangunahing ideya sa isang solong pangungusap. Sa pamamagitan ng paglalarawan, maaari naming magkaroon ng mga sumusunod na expression:

  • Mapapansin na sa petsa ng… invoice n °… ay hindi na-clear, kami…
  • Ang pagiging miyembro ng aming samahan ay tiniyak din sa iyo ...
  • Sa kabila ng katotohanang nagbibigay ang kontrata para sa pagsisimula ng trabaho sa petsa ng…, napagmasdan naming may pagtataka at nagkaproblema sa pag-unawa sa mga pagkaantala na iniulat ni G. ……….

Ang hinaharap: hakbang bilang 3 ng plano

Ang pangatlo at panghuling bahagi na ito ay nagsasara ng unang dalawa sa pamamagitan ng pag-uulat sa resulta darating.

Alinman ipahayag namin ang aming mga hangarin, bilang may-akda ng liham, at sa gayon maaari naming magamit ang mga expression ng uri:

  • Ngayon ay personal kong aalagaan ang pagpapadala ng mga item na iyong hiniling
  • Handa kaming magpalit ... isinasaalang-alang ang kurso ng orihinal.
  • Mangyaring lumapit sa tanggapan ng tiket… ..

Alinman sa ipahayag namin ang isang hiling, humihiling o naghihikayat sa tatanggap na kumilos o reaksyon. Maaari kaming magkaroon ng mga sumusunod na pormulasyon:

  • Inaanyayahan kang lumapit sa counter
  • Hinihiling ko sa iyo na tumawag sa iyong mga dalubhasa nang mabilis upang ...
  • Ang iyong kadalian upang malutas ang sitwasyong ito ay sabik na hinihintay.

Ang layunin ng pagsulat ng liham na ito ay maaaring may kasamang argument:

  • Aayusin mo ang sitwasyon nang mabilis hangga't maaari (layunin) alinsunod sa pangkalahatan at tukoy na mga probisyon ng kontrata. (Argumento)
  • Maaari mo bang ayusin ang aking paghahatid sa lalong madaling panahon? (Layunin) Walang saysay na ipaalala sa iyo na ang paghahatid ay dapat gawin sa naka-iskedyul na petsa, sa view ng iyong mga kundisyon ng pagbebenta. (Argumento)

 

Isang magalang na pormula, mahalaga upang isara ang iyong propesyonal na liham!

Upang maayos na wakasan ang isang propesyonal na liham, mahalaga na magsulat ng isang magalang na parirala. Sa katunayan ito ay isang dobleng magalang na pormula, na binubuo ng isang ekspresyon, ngunit din ng isang formula na "paunang konklusyon".

READ  Paano mabisang magsulat sa trabaho?

Alinman mayroon kaming isang pormula ng kagandahang-loob, na sumasalamin sa isang tiyak na pagiging magiliw:

  • Makatanggap nang maaga ang aming salamat sa ...
  • Humihingi kami ng paumanhin para sa hindi inaasahang sitwasyong ito
  • Palagi akong magagamit upang talakayin ito sa isang pagpupulong
  • Maaari kang makipag-ugnay sa amin anumang oras upang ...
  • Inaasahan namin na matutugunan ng alok na ito ang iyong mga inaasahan at siyempre nasa iyong pagtatapon para sa karagdagang impormasyon.

Alinman mayroon kaming isang magalang na pormula:

  • Hinihiling namin sa iyo na tanggapin, Madam, Sir, ang aming mabuting pagbati.
  • Mangyaring maniwala, Sir, sa pagpapahayag ng aming pinakamahusay na damdamin.
  • Mangyaring tanggapin, Madam, ang aming mabuting pagbati.

 

Ang bentahe ng planong ito sa pagsulat ng isang propesyonal na liham ay sa isang banda ang kahinahunan nito sa pagsulat ng nilalaman at sa kabilang banda, ang kadalian nitong basahin ang tatanggap. Gayunpaman, hindi inirerekumenda ang timeline na ito para sa mas kumplikado at mas mahabang nilalaman.