Excellence in Communication: Absence Message for Receptionist
Ang papel ng receptionist ay mahalaga sa paglikha ng isang hindi malilimutang unang impression. Ang isang mahusay na pinag-isipang out-of-office na mensahe ay maaaring patuloy na maghatid ng positibong pakiramdam, kahit na wala ka.
Bumuo ng Mainit at Propesyonal na Mensahe
Dapat itong sumasalamin sa imahe ng iyong kumpanya at tiyakin sa mga bisita at tumatawag na ang kanilang mga pangangailangan ay aalagaan.Ang receptionist, sa harap na linya, ay naglalaman ng imahe ng kumpanya. Samakatuwid, ang iyong mensahe ng kawalan ay dapat pagsamahin ang malinaw na impormasyon at isang mainit na pagtanggap, na nagpapakita ng kahalagahan na ito.
Ang mga petsa ng iyong pagliban ay dapat na malinaw na nakasaad. Ang pagbibigay ng alternatibong contact ay nagpapakita ng iyong pananaw para sa pagpapatuloy ng serbisyo. Ang contact na ito ay dapat na mapagkakatiwalaan at may kaalaman, kayang humawak ng mga kahilingan habang wala ka.
Ang iyong mensahe sa kawalan ay isang pagkakataon upang bumuo ng tiwala at pagpapahalaga mula sa mga customer at kasamahan. Maaari din itong magsilbi bilang isang paalala ng pangako ng iyong kumpanya sa pambihirang serbisyo sa customer.
Ito ay isang extension ng iyong tungkulin bilang nakakaengganyang mukha ng kumpanyang ito. Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga tip na ito, maaari mong matiyak na ang iyong mensahe sa labas ng opisina ay patuloy na nagpapakita ng iyong propesyonalismo at mainit na personalidad.
Halimbawang Mensahe para sa Receptionist
Bonjour,
Mag-leave ako hanggang [end date]. Sa panahong ito, hindi ko masasagot ang mga tawag o mapapamahalaan ang mga appointment.
Para sa anumang mahirap na sitwasyon o kinakailangang suporta, [Name of colleague or department] ay nananatili sa iyong pagtatapon. Makipag-ugnayan sa kanya sa pamamagitan ng [email/phone number] para sa mabilis na tugon.
Sa aking pagbabalik, asahan ang isang masigasig at masiglang pagtanggap mula sa akin.
Regards,
[Pangalan]
Receptionniste
[Logo ng kompanya]
