Ngayon, ang email ay ang pinakamahusay na paraan upang makipag-usap nang madali, bilis at kahusayan. Para sa mga propesyonal na palitan, ito ang pinakakaraniwang ginagamit na paraan.

Upang magsulat ng isang propesyonal na maildapat nating igalang ang ilang pamantayan, tip at panuntunan, na susubukan naming ipaliwanag sa iyo sa buong artikulo.

Halimbawa ng isang plano sa pagsusulat para sa isang propesyonal na email 

Kung minsan ang mail ay maaaring kumplikado upang pamahalaan sa isang propesyonal na konteksto. Ang plano na sundin upang magsulat ng isang propesyonal na email ay dapat ilagay sa pagtatapon ng tatanggap ang lahat ng kinakailangang elemento na maikli at tumpak.

Upang magsulat ng isang propesyonal na email, maaari mong gamitin ang sumusunod na plano:

  • Isang malinaw at malinaw na bagay
  • Isang pormula ng apela
  • Ang panimula na dapat maglagay ng konteksto ng komunikasyon
  • Ang isang courtesy courtesy upang tapusin
  • Isang pirma

Piliin ang paksa ng isang propesyonal na email

Ayon sa mga pagtatantya, ang isang propesyonal ay maaaring makatanggap ng average na 100 mga email bawat araw. Samakatuwid dapat mong piliin ang paksa ng iyong email upang hikayatin silang buksan ito. Upang magawa ito, may mga sinusunod na alituntunin:

1-Sumulat ng maikling bagay

Upang madagdagan ang rate ng pagbubukas ng iyong email, inirerekumenda ng mga eksperto na perpektong mong gamitin ang isang paksa ng 50 character maximum.

Mayroon ka lamang ng isang limitadong espasyo upang isulat ang iyong bagay, kaya dapat kang pumili ng isang tukoy na bagay, habang ginagamit ang mga verb na aksyon na may kaugnayan sa nilalaman ng iyong email.

Sa pangkalahatan, mahaba ang mga bagay na nababasa sa mga smartphone, na nagiging mas at mas ginagamit ng mga propesyonal upang suriin ang kanilang email.

2 -I-customize ang paksa ng iyong email

Kung maaari, dapat mong banggitin ang pangalan at unang pangalan ng iyong mga contact sa antas ng bagay. Ito ay isang sangkap na maaaring taasan ang pagbubukas rate.

Sa pamamagitan ng paglalagay ng mga detalye ng iyong tatanggap sa antas ng paksa ng email, pakiramdam niya ay pinapahalagahan at kinikilala, na hihikayat sa kanya upang buksan at basahin ang iyong email.

Ang katawan ng isang propesyonal na email 

Upang makapagsulat ng isang propesyonal na email, ipinapayong maisulat nang malinaw ang katawan ng iyong email nang hindi umalis mula sa paksa at lahat batay sa ilang mga pamantayan ng estilo at pagtatanghal.

Mag-ingat upang sumulat ng isang maikling email, na may maikling at tumpak na mga pangungusap na magbibigay ng higit na ginhawa sa iyong tatanggap.

Narito ang ilang mga bagay na dapat tandaan: 

1-Gumamit ng isang Klasikong Font

Pinapayagan ng karamihan sa mga serbisyong e-mail ang gumagamit na pumili ng font at istilo ng teksto. Pagdating sa isang email sa negosyo, pumili ng isang klasikong font tulad ng "Times New Roman" o "Arial".

READ  Paano makumbinsi ang isang propesyonal na setting?

Hindi inirerekumenda na gumamit ng isang pandekorasyon na font.

Inirerekumenda rin namin:

  • Magpatibay ng isang nababasa na laki ng font
  • Iwasan ang mga italics, highlight, o mga kulay
  • Hindi isulat ang lahat ng teksto sa malalaking titik

2-Pagsusulat ng isang mahusay na formula ng tawag

Para sa isang propesyonal na e-mail, mas mainam ito sa itaas upang matugunan ang addressee sa pamamagitan ng pangalan, habang kasama ang pamagat ng pagkamagalang ng taong sinundan ng kanyang apelyido.

3-Ipakilala ang iyong sarili sa unang talata

Kung ikaw ay sumusulat sa isang tao sa unang pagkakataon (halimbawa ng isang bagong kliyente), napakahalaga na ipakilala ang iyong sarili at ipaliwanag nang maikli ang layunin ng iyong mensahe.

Maaari mong italaga sa isang maliit na pagtatanghal isa o dalawang mga pangungusap.

4-Ang pinakamahalagang impormasyon sa priyoridad

Pagkatapos ng iyong presentasyon, pumunta kami sa pinakamahalagang punto.

Ito ay lubhang kawili-wiling upang quote ang pinakamahalagang impormasyon sa simula ng iyong email. I-save mo ang iyong oras ng tagatanggap sa pamamagitan ng pagpapaliwanag sa iyong mga intensyon.

Kailangan mong agawin ang pansin ng iyong sulat at dumiretso sa punto.

5-Gumamit ng pormal na bokabularyo

Dahil nagsusulat ka ng isang propesyonal na email, kailangan mong gumawa ng isang mahusay na impression.

Pinapayuhan namin kayo na magsulat ng mga kumpletong pangungusap sa isang estilo ng magalang.

Hindi inirerekumenda na gamitin:

  • Salitang balbal;
  • Walang kaparehong mga pagdadaglat;
  • Mga Emoticon o emojis;
  • Jokes;
  • Mga bastos na salita;

6-Gumawa ng angkop na konklusyon

Upang tapusin ang isang email, dapat naming isipin ang tungkol sa lagda na gagamitin, ang tono upang mag-ampon, at ang formula ng pagiging perpekto upang pumili.

Dapat nating tandaan na ang propesyonal na komunikasyon ay nananatiling a mataas na codified wika. Napakahalaga na malaman ang mga patakaran at piliin ang tamang formula na gagamitin sa dulo ng email.

Ang formula na ginamit ay dapat na iniangkop sa kalidad ng tumatanggap nito at ang konteksto ng palitan.

Halimbawa, kung nakikipag-usap ka sa isang superbisor o isang kliyente, maaari kang gumamit ng "taos-pusong pagbati", na kung saan ay ang pinakaangkop na parirala. Sapagkat kung ito ay isang kasamahan, maaari nating tapusin ang aming email sa ekspresyong "Magandang pagtatapos ng araw!" "

Tungkol sa lagda, maaari mong itakda ang iyong software ng email upang awtomatikong ipasok ang isang personalized na lagda sa dulo ng aming mga email.

Upang maging epektibo, ang lagda ay dapat na maikli:

  • Hindi hihigit sa 4 na linya;
  • Hindi hihigit sa 70 mga character bawat linya;
  • Isama ang iyong una at huling pangalan, ang iyong pagpapaandar, ang pangalan ng kumpanya, ang iyong address ng website, ang iyong numero ng telepono at fax, at posibleng isang link sa iyong profile sa LinkedIn o Viadeo;

Halimbawa :

Robert Holliday

Kinatawan ng kumpanya Y

http: /www.votresite.com

Telepono : 06 00 00 00 00 / Fax: 06 00 00 00 00

Mobile: 06 00 00 00 00

Ang ilang mga magagalang na expression:

  • Mahinahon;
  • Pinakamahusay na pagbati;
  • Pinakamahusay na pagbati;
  • Magalang;
  • Taos-pusong pagbati ;
  • Pinakamahusay na pagbati;
  • Iyo,
  • Isang kasiyahan na makita ka ulit;
  • Warm greetings ...
READ  Email template upang bigyang-katwiran ang isang kawalan

Para sa mga taong kilalang kilala natin, maaari kaming gumamit ng mga pormulasyong pang-cordial tulad ng "hi", "pagkakaibigan", "kita" ...

Iba pang mga halimbawa ng mga klasikong pormula:

  • Mangyaring tanggapin, Sir / Madam, ang pagpapahayag ng aking kilalang damdamin;
  • Mangyaring tanggapin, Sir / Madam, ang pagpapahayag ng aking malugod na pagbati;
  • Mangyaring tanggapin, Sir / Madam, ang aking mabuting pagbati;
  • Mangyaring tanggapin, Sir / Madam, ang aking magalang at nakatuon na damdamin;
  • Mangyaring tanggapin, Sir / Madam, ang aking taos-pusong pagbati;
  • Mangyaring tanggapin, Sir / Madam, ang pagpapahayag ng aking pinakamataas na pagsasaalang-alang;
  • Sa pamamagitan ng paghingi sa iyo na tanggapin ang aking pinakamahusay na pagbati;
  • Salamat sa iyong pansin sa aking kahilingan;
  • Design to accept, Sir / Madam, the homage of my deep respeto;
  • Habang naghihintay na mabasa mula sa iyo, mangyaring tanggapin, Sir / Madam, ang katiyakan ng aking pinakamataas na pagsasaalang-alang;
  • Sa aking pasasalamat, ipinamamanhik ko sa iyo na hanapin ka rito, Sir / Madam, ang pagpapahayag ng aking kilalang damdamin;

7-Magsama ng mga kalakip

Tungkol sa mga attachment, huwag kalimutang ipaalam sa tatanggap sa pamamagitan ng pagbanggit sa kanila sa katawan ng iyong email nang may kagandahang-loob.

Napakadalas na banggitin ang laki at bilang ng mga attachment na ipinadala sa tatanggap.

Tumuon: Ang inverted pyramid

Tungkol sa tinaguriang Baliktad Ang pamamaraan pyramid, ito ay upang simulan ang teksto ng iyong mga propesyonal na email sa pamamagitan ng mga pangunahing impormasyon ng iyong mensahe at pagkatapos ay magpatuloy sa iba pang impormasyon sa pababang pagkakasunud-sunod ng kahalagahan.

Ngunit bakit gamitin ang pamamaraang ito?

Kadalasan ang unang pangungusap ay mas mahusay na magbasa kaysa sa natitirang mensahe. Dapat itong maging kaakit-akit. Sa pamamagitan ng pag-aampon ng baligtad na pamamaraan ng pyramid, madali nating makukuha ang atensyon ng mambabasa at gusto nating basahin ang email hanggang sa katapusan.

Tulad ng para sa pagsusulat, ito ay ipinapayong gumamit ng apat na talata sa karamihan, upang 3 4 mga linya sa bawat isa, habang tumutuon sa isang partikular na ideya sa bawat talata.

Kung nais mong gamitin ang pamamaraang ito, pinapayuhan ka naming gamitin:

  • medyo maikling pangungusap;
  • pag-uugnay ng mga salita upang maiugnay ang mga pangungusap;
  • isang kasalukuyang at propesyonal na wika.

 

                                                    pAALALA 

 

Tulad ng iyong naunawaan, ang isang propesyonal na email ay walang kinalaman sa isa na ipinadala sa isang kaibigan. May mga alituntunin na dapat sundin sa liham.

1-Maingat na ituring ang paksa

Gaya ng malinaw naming tinukoy, dapat mong isulat nang tama ang field ng paksa (o paksa) ng iyong propesyonal na email. Dapat itong maigsi at tahasan. Dapat na maunawaan kaagad ng iyong tatanggap ang nilalaman ng iyong email. Kaya naman maaari siyang magpasya kung bubuksan ito kaagad o babasahin ito sa ibang pagkakataon.

2-Upang maging magalang

Tulad ng naunawaan mo nang mabuti, kinakailangang gamitin ang mga pormula ng pagbati at pagiging magalang sa konteksto.

Ang mga formula ay dapat na maikli at napakahusay na napili.

3-Mga tamang error sa spelling

Una sa lahat, kailangan mong muling basahin ang iyong email at siguraduhing hindi mo nakalimutan ang anumang kinakailangang impormasyon, at bakit hindi na binabasa ng iba. Ito ay lubhang kawili-wiling upang magkaroon ng opinyon ng ibang tao.

Upang itama ang mga pagkakamali sa spelling at grammar, pinapayuhan ka namin na kopyahin at i-paste ang iyong e-mail sa isang word processor at gawin ang isang awtomatikong tseke. Kahit na ang software na ito ay hindi tama ang lahat ng mga pagkakamali, makakatulong ito sa iyo. Bilang kahalili, maaari mo ring mamuhunan sa propesyonal na pagwawasto ng software.

READ  Ang Ulat: 4 Essential Points Upang Malaman Upang Magtagumpay

4-Mag-sign iyong email

Napakahalaga na magdagdag ng pirma sa iyong propesyonal na email. Dapat mong sundin ang mga patakaran na nakalista sa itaas upang magsulat ng isang propesyonal na lagda.

Sa pamamagitan ng pagbanggit sa iba't ibang impormasyon na may kaugnayan sa iyong pag-andar, ang iyong kumpanya ... mabilis na maunawaan ng iyong tatanggap kung sino siya sa pakikitungo.

5-Ipasadya ang iyong email

Kung pangkalahatan, ang mail ay mas malamang na mabasa. Dapat mong pakiramdam ang tatanggap na ang mail ay tinutugunan sa kanya lamang. Kaya kailangan mong ipasadya ang bagay, at piliin ang formula na magpatibay upang simulan ang iyong email.

Kung ito ay isang email ng pangkat, mahalagang lumikha ng iba't ibang mga listahan alinsunod sa mga katangian ng iyong mga tatanggap, kanilang mga kagustuhan, kanilang mga interes at kanilang lokasyon. Ang paghihiwalay ng iyong mga tatanggap ay nagbibigay-daan sa iyo upang taasan ang rate ng pagbubukas ng iyong mga email.

6-Bigyan nais na buksan ang mail

Kapag nagsusulat ng isang propesyonal na email, dapat mong palaging gawin ang nais ng tatanggap na buksan ito. Sa pangkalahatan, ang bagay ay ang unang elemento na nagtutulak ng isang kasulatan upang buksan ang iyong mail at basahin ito. Kaya kailangan mong bigyan ng higit na kahalagahan ang iyong bagay, pagalingin ito at gawin itong mas kaakit-akit hangga't maaari.

Sa katulad na kahulugan, ang unang dalawang pangungusap ng iyong email ay dapat na gawin ang tumatanggap na nais na ipagpatuloy ang pagbabasa. Inirerekomenda na i-quote ang pinakamahalagang impormasyon sa simula ng iyong email at upang ma-trigger ang kuryusidad ng iyong kasulatan.

7-Iwasan ang mga mapanlinlang na bagay

Hindi ka dapat gumamit ng isang nakaliligaw na bagay upang madagdagan ang pagbubukas ng iyong mga email.

Dapat mong malaman na ang iyong email ay nagpapahiwatig ng iyong larawan (o ng iyong kumpanya). Kaya, napakahalaga upang maiwasan ang nakakapanghina at nakaliligaw na bagay. Ang bagay ay dapat sumunod sa nilalaman ng iyong email.

8-Ilagay ang iyong sarili sa lugar ng mambabasa

Ang empatiya ay isang napakahalagang sangkap na isasaalang-alang. Kailangan mong ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng iyong tatanggap upang maayos na isulat ang paksa ng iyong email at gawin itong kaakit-akit. Kailangan mong ilagay ang iyong sarili sa sapatos ng iyong sulat at ilista ang isang serye ng mga katanungan na maaari niyang tanungin sa kanyang sarili. Ito ay mula sa mga tugon na maaari mong iakma ang pamagat ng iyong email.

9-Gumamit ng isang propesyonal na email address

Ang mga personal na address tulad ng lovelygirl @ ... o gentleman @ ... ay walang pasubali upang ipagbawal. Sa konteksto ng mga propesyonal na relasyon, hindi kami nagsasalita sa isang interlocutor gamit ang ganitong uri ng mga e-mail address.

Inirerekumendang gamitin ang isang propesyonal na e-mail address, o hindi bababa sa isang personal na address sa iyong pangalan at apelyido.

Ang propesyonal na email komunikasyon ay nangangailangan ng isang napakahusay na kalidad, ang isang tiyak na bokabularyo, isang maikli at puno ng text, ang isang malinaw na kahilingan at hindi nagkakamali spelling. Sa paghango ng mga patakaran, mga tip at trick na lang namin nabanggit, maaari kang sumulat ng isang kaakit-akit ng email, na kung saan ay kawili-wili para sa iyong tatanggap kaagad at taasan ang interes.