Ortalama bir Fransız çalışan, haftanın yaklaşık dörtte birini her gün gönderdikleri ve aldıkları yüzlerce e-postayı gözden geçirerek geçiriyor.

Ancak, posta kutumuzda zamanımızın iyi bir parçası takılıp kalmamıza rağmen, birçoğumuz, en profesyonelleri bile hala nasıl kullanılacağını bilmiyoruz uygun şekilde e-posta gönder.

Aslında, her gün okuyup yazdığımız mesajların hacmi göz önüne alındığında, ciddi iş sonuçlarına yol açabilecek utanç verici hatalar yapma ihtimalimiz daha yüksektir.

Bu yazıda, bilmemiz gereken en temel "siber saha" kurallarını tanımladık.

Açık ve doğrudan bir konu satırı ekleyin

İyi bir konu satırına örnek olarak “Toplantı tarihi değişti”, “Sunumunuz hakkında hızlı soru” veya “Teklif için öneriler” verilebilir.

İnsanlar genellikle konu satırına göre bir e-posta açmaya karar verir, okuyucuların endişelerini veya iş sorunlarını ele aldığınızı bilmelerini sağlayan bir e-posta seçin.

Profesyonel bir e-posta adresi kullanın

Bir şirkette çalışıyorsanız, şirket e-posta adresinizi kullanmanız gerekir. Ancak kişisel bir e-posta hesabı kullanıyorsanız, ister serbest meslek sahibi olun, ister iş yazışmaları için ara sıra kullanmayı seviyorsanız, bu adresi seçerken dikkatli olmalısınız.

Alıcının e-postayı kimin gönderdiğini tam olarak bilmesi için her zaman üzerinde adınızın bulunduğu bir e-posta adresiniz olmalıdır. Asla işe uygun olmayan bir e-posta adresi kullanmayın.

"Tümünü yanıtla" yı tıklamadan önce iki kez düşünün

Hiç kimse kendisiyle ilgisi olmayan 20 kişinin e-postalarını okumak istemez. Birçok kişi akıllı telefonlarına yeni mesajlarla ilgili bildirimler veya bilgisayar ekranlarında dikkat dağıtıcı açılır mesajlar aldığından e-postaları görmezden gelmek zor olabilir. Listedeki herkesin e-postayı alması gerektiğini düşünmüyorsanız, "tümünü yanıtla"yı tıklamayın.

Bir imza bloğu ekleyin

Okuyucunuza kendiniz hakkında bilgi verin. Tipik olarak, tam adınızı, unvanınızı, şirket adınızı ve bir telefon numarası da dahil olmak üzere iletişim bilgilerinizi ekleyin. Kendiniz için de biraz reklam ekleyebilirsiniz, ancak sözler veya çizimlerle aşırıya kaçmayın.

E-postanın geri kalanıyla aynı yazı tipini, boyutunu ve rengini kullanın.

Profesyonel selamlar kullanın

“Merhaba”, “Merhaba!” gibi gündelik, konuşma diline dayalı ifadeler kullanmayın. veya "Nasılsın?"

Yazılarımızın rahat olması, bir e-postadaki selamlamayı etkilememelidir. “Merhaba!” Çok resmi olmayan bir selamlamadır ve genellikle iş durumunda kullanılmamalıdır. Bunun yerine "Merhaba" veya "İyi akşamlar" kullanın.

Ünlem işaretlerini dikkatli kullanın

Bir ünlem işareti kullanmayı seçerseniz, coşkunuzu ifade etmek için yalnızca birini kullanın.

İnsanlar bazen kendilerini kaptırırlar ve cümlelerinin sonuna birkaç ünlem işareti koyarlar. Sonuç çok duygusal veya olgunlaşmamış görünebilir, ünlem işaretleri dikkatli kullanılmalıdır.

Mizah konusunda dikkatli ol

Mizah, doğru ton ve yüz ifadeleri olmadan çeviride kolayca kaybolabilir. Bir iş görüşmesinde, alıcıyı iyi tanımadığınız sürece, mizahın e-postaların dışında bırakılması en iyisidir. Ayrıca, komik olduğunu düşündüğünüz bir şey başkasına gelmeyebilir.

Farklı kültürlerden insanların farklı konuşup yazdıklarını bilin

Özellikle yazılı formda birbirimizin beden dilini göremediğimiz durumlarda kültürel farklılıklar nedeniyle iletişimsizlik kolayca ortaya çıkabilir. Mesajınızı alıcının kültürel geçmişine veya bilgi düzeyine göre uyarlayın.

Son derece bağlamsal kültürlerin (Japonca, Arapça veya Çince) sizinle iş yapmadan önce sizi tanımak istediğini unutmayın. Sonuç olarak, bu ülkelerdeki çalışanların yazılarında daha kişisel olması yaygın olabilir. Öte yandan, düşük bağlam kültürlerinden insanlar (Almanca, Amerikan veya İskandinav) bu noktaya çok çabuk gitmeyi tercih ediyorlar.

E-posta size yönelik olmasa bile e-postalarınıza yanıt verin

Size gönderilen tüm e-postalara cevap vermek zor ama denemelisiniz. Bu, özellikle gönderenin bir yanıt beklediği durumlarda, e-postanın size yanlışlıkla gönderildiği durumları içerir. Bir yanıt gerekli değildir, ancak özellikle bu kişi sizinle aynı şirkette veya sektörde çalışıyorsa, iyi bir e-posta görgü kurallarıdır.

İşte bir yanıt örneği: “Çok meşgul olduğunuzu biliyorum, ancak bana bu e-postayı göndermek istediğinizi sanmıyorum. Ve doğru kişiye gönderebilmeniz için size bildirmek istedim. »

Her mesajı inceleyin

Senin hataların e-postanızın alıcıları tarafından fark edilmeyecektir. Ve alıcıya bağlı olarak, bunu yaptığınız için yargılanabilirsiniz.

Yazım denetleyicilerine güvenmeyin. Göndermeden önce postanızı birkaç kez, tercihen yüksek sesle okuyun ve tekrar okuyun.

E-posta adresini en son ekleyin

Oluşturmayı ve mesajı düzeltmeyi bitirmeden yanlışlıkla bir e-posta göndermekten kaçının. Bir iletiyi yanıtlarken bile, alıcının adresini kaldırmak ve yalnızca iletinin gönderilmeye hazır olduğundan emin olduğunuzda eklemek iyi bir fikirdir.

Doğru alıcıyı seçtiğinizden emin olun

E-postanın “Kime” satırına adres defterinizden bir isim yazarken çok dikkatli olmalısınız. Yanlış adı seçmek kolaydır, bu da sizin ve e-postayı yanlışlıkla alan kişi için utanç verici olabilir.

Klasik yazı tiplerini kullanın

Profesyonel yazışmalar için her zaman yazı tiplerinizi, renklerinizi ve standart boyutlarınızı saklayın.

Kardinal kural: E-postalarınız diğer kişilerin okuması için kolay olmalıdır.

Genellikle, Arial, Calibri veya Times New Roman gibi 10 veya 12 punto ve okunması kolay bir yazı tipi kullanmak en iyisidir. Renk söz konusu olduğunda, siyah en güvenli seçimdir.

Tonuna göz kulak ol

Şakaların çeviride kaybolması gibi, mesajınız da hızlı bir şekilde yanlış yorumlanabilir. Anketörünüzün bire bir konuşacakları vokal ipuçlarına ve yüz ifadelerine sahip olmadığını unutmayın.

Yanlış anlaşılmaları önlemek için, Gönder'i tıklatmadan önce mesajınızı sesli okumanız önerilir. Sizin için zor görünüyorsa, okuyucu için zor görünecektir.

En iyi sonuçları elde etmek için, tamamen olumsuz kelimeler (“başarısızlık”, “kötü” veya “gözden kaçmış”) kullanmaktan kaçının ve her zaman “lütfen” ve “teşekkür ederim” deyin.