Hedefinize uyarlanmış standart modeli belirleyin
İş dünyasında kullanılan çeşitli standart e-posta raporu şablonları vardır. Raporunuzun amacına göre doğru formatı seçmek, mesajınızı açık ve etkili bir şekilde iletmek için çok önemlidir.
Haftalık veya aylık rapor gibi düzenli bir izleme raporu için, önemli rakamları (satış, üretim vb.) içeren bir tablo yapısını seçin.
Bir bütçe veya kaynak talebi için, bir giriş, ayrıntılı ihtiyaçlarınız, bir argüman ve bir sonuç içeren kısımlar halinde yapılandırılmış bir dosya yazın.
Acil tepki gerektiren bir kriz durumunda, sorunları, sonuçları ve eylemleri birkaç şok edici cümleyle sıralayarak doğrudan ve güçlü bir üslup üzerine bahse girin.
Modeli ne olursa olsun, okumayı kolaylaştırmak için ara başlıklar, madde işaretleri, tablolarla biçimlendirmeye özen gösterin. Aşağıdaki somut örnekler, profesyonel ve etkili e-posta raporları için her durum için en iyi biçimi seçmenize yardımcı olacaktır.
Tablolar şeklinde düzenli izleme raporu
Örneğin aylık veya haftalık düzenli izleme raporu, temel verileri vurgulayan net ve sentetik bir yapı gerektirir.
Tablolardaki format, önemli göstergelerin (satış, üretim, dönüşüm oranı vb.) birkaç saniye içinde düzenli ve okunabilir bir şekilde sunulmasını sağlar.
Tablolarınıza tam olarak başlık verin, örneğin "Çevrimiçi satışların gelişimi (aylık ciro 2022)". Birimlerden bahsetmeyi unutmayın.
Mesajı güçlendirmek için grafikler gibi görsel öğeleri dahil edebilirsiniz. Verilerin doğru olduğundan ve hesaplamaların doğru olduğundan emin olun.
Her tabloya veya grafiğe, 2-3 cümlede ana eğilimleri ve sonuçları analiz eden kısa bir yorum ekleyin.
Tablo biçimi, alıcınızın temel bilgileri hızlı bir şekilde okumasını kolaylaştırır. Önemli verilerin özet sunumunu gerektiren düzenli izleme raporları için idealdir.
Bir kriz durumunda etkili e-posta
Hızlı müdahale gerektiren acil bir durumda, kısa, vurucu cümleler şeklinde bir rapor seçin.
Sorunu en baştan duyurun: “Sunucumuz bir saldırı sonucu çöktü, çevrimdışıyız”. Ardından etkiyi detaylandırın: ciro kaybı, etkilenen müşteriler vb.
Ardından zararı sınırlamak için alınan önlemleri ve hemen uygulanması gerekenleri listeleyin. Acil bir soru veya taleple bitirin: "Hizmeti 48 saat içinde geri yüklemek için ek kaynaklara güvenebilir miyiz?"
Bir krizde anahtar, zorluklar, sonuçlar ve cevaplar hakkında birkaç doğrudan cümleyle hızlı bir şekilde bilgi vermektir. Mesajınız kısa ve harekete geçirici olmalıdır. Keskin stil, bu tür acil durum e-posta raporu için en etkilidir.
Örnek XNUMX: Ayrıntılı Aylık Satış Raporu
Lütfen Mart ayı satışlarımızın ayrıntılı raporunu aşağıda bulabilirsiniz:
- Mağaza içi satışlar
Mağaza içi satışlar geçen aya göre %5 düşüşle 1€'ya geriledi. İşte bölümlere göre gelişim:
- Ev aletleri: 550 € ciro, istikrarlı
- Kendin Yap departmanı: 350 € ciro, %000 düşüş
- Bahçe bölümü: %300 düşüşle 000 € ciro
- Mutfak departmanı: %50 artışla 000 € ciro
Bahçe bölümündeki düşüş, bu ay olumsuz hava koşullarıyla açıklanıyor. Mutfak bölümündeki cesaret verici büyümeye dikkat edin.
- çevrimiçi satış
Web sitemizdeki satışlar 900€'da sabit. Online satışlarda mobilin payı %000'e yükseldi. Yeni Bahar koleksiyonumuz sayesinde mobilya ve dekorasyon satışları hızla arttı.
- Pazarlama eylemleri
Büyükanneler Günü için e-posta kampanyamız, mutfak departmanında ek 20 € ciro sağladı.
Sosyal ağlardaki iç mimari operasyonlarımız da bu segmentteki satışları artırdı.
- Sonuç
Mağazalardaki hafif düşüşe rağmen, e-ticaret ve hedefli pazarlama operasyonları sayesinde satışlarımız güçlü durumda. Bahçe bölümündeki mevsimsel düşüşü telafi etmek için dekorasyon ve mobilya konusunda çalışmalarımıza devam etmeliyiz.
Herhangi bir açıklama için emrinizdeyim.
Bien cordialement,
Jean Dupont Satıcı Doğu sektörü
İkinci örnek: Yeni bir ürün grubunun lansmanı için ek bütçe talebi
Haziran 2024'te yapılması planlanan yeni ürün yelpazemizin lansmanının bir parçası olarak sizden ek bir bütçe talep etmekten onur duyuyorum.
Bu stratejik proje, 20 ek referans sunarak, talebin her yıl %15 arttığı canlı organik ürünler segmentine yönelik teklifimizi genişletmeyi amaçlamaktadır.
Bu lansmanın başarısını garanti altına almak için ek kaynakları seferber etmek çok önemlidir. İşte sayısal önerilerim:
- Ekibin geçici takviyesi:
- Paketleme ve teknik belgeleri tamamlamak için 2 ay boyunca 6 tam zamanlı geliştiricinin işe alınması (maliyet: 12000 €)
- Web kampanyası için 3 ay dijital pazarlama ajansı desteği (8000€)
- Pazarlama kampanyası :
- Sosyal ağlardaki yayınlarımıza sponsor olmak için medya bütçesi (5000€)
- E-posta oluşturma ve gönderme: grafik tasarım, 3 kampanya için nakliye maliyeti (7000€)
- Tüketici testleri:
- Ürünler hakkında geri bildirim toplamak için tüketici panellerinin düzenlenmesi (4000 €)
Bu, bu stratejik lansmanın başarısı için gerekli olan insan ve pazarlama kaynaklarını dağıtmak için toplam 36 €'dur.
Bir sonraki toplantımızda görüşmek üzere emrinizdeyim.
Geri dönüşünüz bekleniyor,
Cordialement,
John Dupont
Proje Müdürü
Üçüncü örnek: Satış departmanı aylık faaliyet raporu
Satış departmanımızın Mart ayı faaliyet raporunu aşağıda bulabilirsiniz:
- Potansiyel müşteri ziyaretleri: Satış temsilcilerimiz, müşteri dosyamızda tanımlanan 25 potansiyel müşteri ile temasa geçti. 12 randevu belirlendi.
- Gönderilen teklifler: Kataloğumuzdaki önemli ürünler için 10 ticari teklif gönderdik, bunların 3'ü dönüştürüldü.
- Ticari fuarlar: Expopharm fuarındaki standımıza yaklaşık 200 kişi katıldı. Bunların 15 tanesini gelecek atamalara dönüştürdük.
- Eğitim: Yeni ortak çalışanımız Lena, ürünlerimizi ve satış sahalarımızı tanımak için Marc ile bir haftalık saha eğitimini takip etti.
- Hedefler: Ay boyunca 20 yeni sözleşme olan ticari hedefimize ulaşıldı. Elde edilen ciro 30 € tutarındadır.
Müşteri listemizi geliştirme çabalarımızı sürdürüyoruz, bana önerilerinizi göndermekten çekinmeyin.
Bien cordialement,
Jean Dupont Satış Müdürü
Dördüncü Örnek: Ayrıntılı Haftalık Faaliyet Raporu – Süpermarket Fırını
Fırınımızın 1-7 Mart haftası detaylı faaliyet raporunu aşağıda bulabilirsiniz:
Üretim:
- Günde ortalama 350 adet, haftada toplam 2100 adet geleneksel baget ürettik.
- Artan talebi karşılamamızı sağlayan yeni fırınımız sayesinde toplam hacim %5 arttı.
- Özel ekmek çeşitlerimizin (kırsal, kepekli, tahıllı) çeşitlenmesi meyvelerini veriyor. Bu hafta 750 pişirdik.
Satış:
- Toplam ciro 2500 €, geçen haftaya göre sabit.
- Viyana hamur işleri en çok satan ürünümüz olmaya devam ediyor (680 €), ardından öğle yemeği formülleri (550 €) ve geleneksel ekmek (430 €) geliyor.
- Pazar sabahı satışları, özel brunch teklifi sayesinde özellikle güçlüydü (1200 €'luk ciro).
Tedarik :
- 50kg un ve 25kg tereyağı alımı. Stoklar yeterli.
- Önümüzdeki hafta için yumurta ve maya sipariş etmeyi düşünüyorum.
personel:
- Julie gelecek hafta tatilde olacak, programları yeniden düzenleyeceğim.
- Satış için fazla mesai sağlayan Bastien'e teşekkürler.
sorunları:
- Madeni para mekanizmasının salı sabahı arızası, gün içinde elektrikçi tarafından onarıldı.
Bien cordialement,
Jean Dupont Yönetici
Beşinci örnek: Acil sorun – Muhasebe yazılımı arızası
Bu sabah, muhasebe yazılımımızda fatura girişini ve defteri kebirin izlenmesini engelleyen hatalar var.
İletişime geçtiğim BT hizmet sağlayıcımız yakın zamanda bir güncellemenin söz konusu olduğunu doğruladı. Bir düzeltme üzerinde çalışıyorlar.
Bu esnada işlemleri kayıt altına almamız mümkün olmuyor ve kasa takibi aksıyor. Çok hızlı bir şekilde geride kalma riskiyle karşı karşıyayız.
Sorunu geçici olarak gidermek için:
- Faturalarınızı/harcamalarınızı, alacağım bir acil durum excel dosyasına yazın
- Müşteri sorguları için, canlı hesapları doğrulamak için beni arayın
- Gelişmelerden sizi haberdar etmek için elimden geleni yapıyorum.
Hizmet sağlayıcımız tamamen seferber oldu ve bu sorunu en fazla 48 saat içinde çözmeyi umuyor. Bu arızanın kötü olduğunu biliyorum, anlayışınız için teşekkür ederim. Herhangi bir acil sorun varsa lütfen bana bildirin.
Cordialement,
Jean Dupont Muhasebeci
