Profesyonel bir mektup, farklı muhataplar arasında resmi bir ilişki sağlayan yazılı bir belgedir. Çok sıradan bir iç yapıya sahiptir. Esasen bir sayfada veya istisnai olarak iki sayfada yazılmıştır. Profesyonel mektup çoğunlukla tek bir konu içerir. Bu iç yapının bir avantajı vardır. Yazma planı ne olursa olsun aynı kalabilir. Açıkçası, hedefe göre değişiklikler olacak. Ancak, basit bir bilgi talebi, bir başvuru veya hatta bir şikayet olabilir. Profesyonel yazışma yazma planı pratik olarak değişmeden kalacaktır.

Geçmiş, şimdi, gelecek: başarılı bir profesyonel mektup için üç aşamalı bir plan

Bu kronolojik hiyerarşide geçmişin, bugünün ve geleceğin kullanımı, profesyonel bir mektubun yazma planının triptikini ifade eder. Her durumda uygulanması basit ve etkili plandır. Soru sormak, bilgi aktarmak, belirli bir konuyu açıklamak ve hatta okuyucunuzu ikna etmek için. Açısından gerekçelendirilen verimlilikMantıksal düzen yapısında gözlemlenmiştir.

 

Geçmiş: planın 1 numaralı adımı

Bir emsal, ilk veya önceki duruma göre en sık bir mektup yazarız. Alınan bir mektup, bir toplantı, bir ziyaret, bir telefon görüşmesi vb. Olabilir. Bu mektubun ilk bölümünü yazmanın amacı, gönderilme nedenlerini iletmektir. Ya da oldukça basitçe durumu açıklayan bağlam. Gerçeklerin hatırlatılması genellikle tek ve aynı cümle ile ifade edilir. Ancak bu cümleyi alt cümlelerde kurgulamak daha uygundur. Örnek olarak aşağıdaki ifadelere sahip olabiliriz:

  • Beni bilgilendiren mektubunuzu aldığımı onaylıyorum ...
  • ……… tarihli mektubunuzda
  • Bizim bilgimize getirdin ...
  • XXX gazetesi (referans n ° 12345) tarafından yayınlanan basın bülteninize göre, az önce teklif ettik ...
  • Hesabınızın doğrulamasını yaptıktan sonra bulduk ...

Mektubun yazılma nedeninin geçmiş bir gerçekle ilgili olmadığı durumlarda. Bu noktada, yazarın kendisini ve kuruluşunu tanıttığı postanın ilk paragrafına sahibiz. Ardından isteğinizi belirterek veya çeşitli hizmetlerini sunarak devam edin. Örneğin, bir bilgi talebi veya bir hizmet teklifi bağlamında, aşağıdaki ifadelere sahip olabiliriz:

  • Güvenlik sektöründeki uzmanlar olarak bunu atlatıyoruz….
  • Müşterilerimizin memnuniyetini gönül rahatlığıyla yaşamak istedik ...
  • Müşterilerimiz için planladığımızı duyurmaktan çok mutluyuz ...

Spontane bir uygulama (staj veya iş) bağlamında aşağıdaki ifadelere de sahip olabiliriz:

  • Şirketiniz dikkatimi çekti ve ………… öğrencisi olarak staj başvurusu yapmak istiyorum ………
  • Yakın zamanda mezun oldu ...

Mektubun gönderildiği alıcı, ilk paragraftan itibaren mektubunuzun konusunu anlamalıdır.

Şimdiki zaman: planın ikinci adımı

Planın bu ikinci bölümü, mektubun T zamanında yazılmasını haklı çıkaran gerekçelere atıfta bulunmaktadır. Birinci bölümde ifade edilen önceki durumla ilgili olarak. Bu düzeyde, tartışma, bilgilendirme, açıklama ve hatta sorgulama meselesidir. Durumun karmaşıklığına bağlı olarak, bu bölüm tam bir paragraf halinde yazılabilir veya ana fikri tek bir cümle ile sunabilir. Örnekleme yoluyla aşağıdaki ifadelere sahip olabiliriz:

  • … Tarihinde fatura n °… temizlenmediğine dikkat ederek, biz…
  • Organizasyonumuzun üyeliği de sizi temin eder ...
  • Sözleşmenin… tarihinde işe başlamasını sağlaması gerçeğine rağmen, şaşkınlıkla gözlemliyoruz ve Sayın ……… tarafından bildirilen gecikmeleri anlamakta güçlük çekiyoruz.

Gelecek: planın 3. adımı

Bu üçüncü ve son bölüm, ilk ikisini rapor ederek kapatır. sonrasında gelmek için

Ya mektubun yazarı olarak niyetimizi ifade ederiz ve bu nedenle şu tür ifadeleri kullanabiliriz:

  • Bugün, talep ettiğiniz öğeleri göndermekle şahsen ilgileneceğim
  • Değiştirmeye hazırız ... tabii ki orijinali dikkate alarak.
  • Lütfen bilet gişesine yaklaşın… ..

Ya bir dilek ifade ederiz, alıcıdan harekete geçmesini veya tepki vermesini isteriz veya teşvik ederiz. Böylece aşağıdaki formülasyonlara sahip olabiliriz:

  • Tezgaha yaklaşmaya davetlisiniz
  • Bu nedenle, uzmanlarınızı hızlı bir şekilde aramanızı rica ediyorum ...
  • Bu durumu çözme süreniz hevesle bekleniyor.

Bu mektubu yazmanın amacına potansiyel olarak bir argüman eşlik edebilir:

  • Durumu, sözleşmenin genel ve özel hükümlerine göre olabildiğince çabuk (nesnel) ayarlayacaksınız. (Argüman)
  • Teslimatımı bir an önce ayarlayabilir misin ? (Amaç) Satış koşullarınız göz önünde bulundurularak teslimatın planlanan tarihte yapılması gerektiğini size hatırlatmanın faydası yoktur. (Argüman)

 

Profesyonel mektubunuzu tamamlamak için gerekli olan kibar bir formül !

Profesyonel bir mektubu düzgün bir şekilde bitirmek için kibar bir ifade yazmak çok önemlidir. Gerçekte, bir ifadeden, ama aynı zamanda bir "ön-sonuç" formülünden oluşan çift kibar bir formüldür.

Ya belli bir samimiyeti yansıtan bir nezaket formülümüz var:

  • Şimdiden teşekkür ederiz ...
  • Bu beklenmedik durum için özür dileriz
  • Her zaman bir toplantıda tartışmak için hazır olacağım
  • Dilediğiniz zaman bizimle iletişime geçebilirsiniz ...
  • Bu teklifin beklentilerinizi karşılayacağını umuyoruz ve daha fazla bilgi için elbette hizmetinizdeyiz.

Ya kibar bir formülümüz var:

  • Saygılarımızla, kabul etmenizi rica ediyoruz hanımefendi efendim.
  • Lütfen en iyi duygularımızın ifadesine inanın efendim.
  • Lütfen kabul edin hanımefendi, saygılarımızla.

 

Bu planın profesyonel bir mektup yazmadaki avantajı, bir yandan içeriği yazmadaki ağırbaşlılığı ve diğer yandan alıcıya karşı okuma basitliğidir. Ancak, bu zaman çizelgesi daha karmaşık ve daha uzun içerikler için önerilmez.