Profesyonel yaşamınızda sıklıkla bir protesto e-postası yazmanız gerekecek. Bu, bir meslektaşınıza, bir ortağa veya bir tedarikçiye yönelik olabilir. Sebebiniz ne olursa olsun, muhataplarınız tarafından ciddiye alınması gereken bazı şartları göz önünde bulundurmalısınız. Bu nedenle, bu tür mesajların yazımında ustalaşmak zorunludur. Anlaşmazlık e-postanızı nasıl başarılı hale getireceğiniz aşağıda açıklanmıştır.
Gerçeklere odaklanın
Protesto e-postasını yazarken, gerçekler konusunda titiz olmak önemlidir. Başka bir deyişle, okuyucunun bağlamı çabucak kavrayabilmesi için öğeler olgusal bir tarzda sunulmalıdır.
Bu nedenle, ayrıntılardan ve gereksiz cümlelerden kaçının ve bunun yerine gerçekler ve tarihler gibi önemli şeyleri belirtin. Gerçekten de, alıcının e-postanızın amacını anlayabilmesi bu unsurlarla olacaktır. Açık, kesin ve tarihli bilgiler sağlamalısınız.
İçeriği ve ardından e-postanın konusunu belirtin
Bir protesto e-postası yazarken doğrudan konuya gidin. “Bu e-postayı sana yazıyorum” gibi ifadelere ihtiyacınız yok çünkü bunlar vurgulanmaya gerek olmayan bariz şeyler.
Şikayetinize neden olan gerçekleri açık bir şekilde sunduktan sonra ve tarihi unutmadan. Bir toplantı, seminer, e-posta alışverişi, raporlama, malzeme satın alma, fatura makbuzu vb. olabilir.
Beklentilerinizi olabildiğince açık bir şekilde belirterek devam edin.
Buradaki fikir, alıcının e-postanızın amacını ve ondan ne istediğinizi hızlı bir şekilde anlayabilmesidir.
Konuşmanızda ayıklığa odaklanın
Bir protesto e-postası yazmak, sade ve özlü bir tarz gerektirir. Nitekim bu özel bir durum olduğu için gerçeklere ve beklentilerinize odaklanmalısınız. Bunu yapmak için, meydan okumanızın özünü özetleyen ve günlük, kibar bir dille yazılmış kısa cümleler kullanın.
Ayrıca, duruma uygun kibar bir ifade kullandığınızdan emin olun. Bu tür alışverişlerde "Saygılarımla" ve "saygılarımla" ifadelerinden kaçınılmalıdır.
Profesyonel kalın
Son derece mutsuz olsanız bile bir protesto e-postası yazarken profesyonel kalın. Kendinizi kontrol altına almak için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız çünkü duygular profesyonel yazıya gerçekten ait değildir.
Bu nedenle, duygularınızı bir şekilde gösterebilecek kelimeler kullanmaktan kaçının. E-postanızın gerçek olması önemlidir.
Kanıt ekle
Son olarak, bir protesto e-postasında başarılı olmak için argümanlarınıza kanıt eklemek çok önemlidir. Gerçekten de alıcıya itirazda haklı olduğunuzu göstermelisiniz. Bu yüzden kanıt olarak kullanabileceğiniz herhangi bir belgeyi ekleyin ve e-postada belirtin.
