Тема є важливим аспектом будь-якого професійного повідомлення, яке ви хочете надіслати електронною поштою. Щоб ваша електронна пошта досягала своєї мети, тема має належним чином привертати вашу увагу. Багато людей не сприймають цей аспект своєї електронної пошти серйозно. Насправді, деякі люди просто надсилають електронні листи без теми та очікують результату від таких листів! Додавання рядка теми до вашої ділової електронної пошти не є обов’язковою функцією написання ділової електронної пошти, це є її ключовою частиною.
Давайте швидко розглянемо деякі з причин, чому електронна пошта вашого бізнесу дійсно потребує об'єктів.
Заборонити вважати вашу пошту небажаною
Електронні листи, надіслані без теми, можуть бути відправлені до папки спаму або спаму. Це робиться автоматично, люди не сприймають повідомлення в папці «Спам» серйозно. Крім того, більшість людей, яким ви б надсилали робочі електронні листи, занадто зайняті, щоб сканувати свою папку зі спамом. Якщо ви дійсно хочете, щоб вашу електронну пошту читали, переконайтеся, що її тема чітко визначена.
Заборонити видалення електронної пошти
Електронний лист без теми можна вважати не вартим читання. Коли люди перевіряють свою електронну пошту, вони, ймовірно, видаляють листи без теми. І для цього у них є вагомі причини. По-перше, електронну пошту можна вважати вірусом. Більшість конфіденційних листів мають порожні рядки теми; тому ваш одержувач може просто видалити його, щоб запобігти проникненню вірусів у його поштову скриньку чи комп’ютер. По-друге, електронні листи без теми можуть вважатися неактуальними для вашого одержувача. Оскільки він звик бачити першими рядки теми, ті, у яких немає теми, швидше за все, будуть видалені або не прочитані, оскільки вони можуть вважатися нерелевантними.
Привертайте увагу одержувача
Тема вашого листа створює перше враження на вашого співрозмовника. Перш ніж відкрити електронний лист, тема в принципі вказує на тему для одержувача і часто визначає, відкрито електронний лист чи ні. Тому основна функція теми — привернути увагу одержувача, щоб змусити його відкрити та прочитати електронний лист. Це означає, що тема є одним із ключових факторів, які визначають, чи буде ваша електронна пошта прочитана чи ні (ваше ім’я та адреса електронної пошти також важливі для цього).
Важливість теми не можна переоцінити. Однак мова йде не тільки про те, щоб у вашому електронному листі була тема, щоб запобігти розсилці спаму або видаленню. Зосередьтеся на темі, яка досягає бажаної мети. Це рядок теми, який надихне вашого одержувача відкрити вашу електронну пошту, прочитати її та вжити заходів.
Ефективне написання теми
Кожне ділове повідомлення електронної пошти створено так, щоб впливати на свідомість одержувача. Ефективний і добре розроблений предмет є важливою відправною точкою для досягнення цієї мети. Давайте подивимося на основи написання ефективної теми для ділових листів.
Зробіть це професійним
Використовуйте лише офіційну або професійну мову для своїх об’єктів. Ділові електронні листи зазвичай є напівофіційними або офіційними. Це означає, що ваша тема має відображати це, щоб ваша електронна пошта виглядала професійною та релевантною.
Зробіть це доречним
Ваша тема має бути цікавою для одержувача. Це має вважатися релевантним для читання вашої електронної пошти. Він також повинен правильно відображати мету вашої електронної пошти. Якщо ви претендуєте на роботу, у темі має бути зазначено ваше ім’я та посаду, на яку претендуєте.
Будьте короткими
Тема ділового листа не має бути довгою. Він покликаний привернути увагу одержувача одним махом. Чим довше, тим нецікавіше стає. Це зменшить шанси на читання. Одержувачі, які перевіряють електронну пошту на мобільних пристроях, можуть бачити не всі довгі рядки теми. Це може запобігти тому, щоб читач побачив важливу інформацію в темі. Тому у ваших інтересах зберігати тему ваших ділових електронних листів короткою, щоб ваші листи можна було прочитати.
Зробіть його точним
Також важливо зробити свою тему конкретною. Він повинен містити лише одне повідомлення. Якщо ваша електронна пошта призначена для передачі кількох повідомлень (бажано уникати), найважливіше має бути відображено в темі. По можливості, діловий лист повинен мати лише одну тему, один порядок денний. Якщо необхідно доставити кілька повідомлень одержувачу, слід надсилати окремі листи для різних цілей.
Робіть це без помилок
Перевірте граматичні та друкарські помилки. Пам’ятайте, це перше враження. Якщо в темі з’являється граматична чи друкарська помилка, ви створили негативне враження в свідомості одержувача. Якщо ваш електронний лист прочитано, весь електронний лист може бути забарвлений в негативну перспективу, тому дуже важливо, щоб ви ретельно вичитували свою тему, перш ніж надсилати ділові листи.
