Сьогодні електронна пошта є найкращим способом спілкування з легкістю, швидкістю та ефективністю. Для професійних обмінів це найпоширеніший спосіб.
Написати a професійна розсилками повинні поважати певні критерії, підказки та правила, які ми намагатимемося пояснити вам у всій статті.
Приклад написання плану для професійної електронної пошти
Іноді пошту може бути складно керувати у професійному контексті. План подальшого написання професійної електронної пошти повинен надати одержувачу розпорядження всі необхідні елементи, які є коротким і точним.
Щоб написати професійний електронний лист, ви можете прийняти такий план:
- Чіткий і явний об'єкт
- Форма оскарження
- Початок, який має виділити контекст спілкування
- Формула ввічливості для укладення
- Підпис
Виберіть предмет професійної електронної пошти
За підрахунками, професіонал може отримувати в середньому 100 електронних листів на день. Тому ви повинні вибрати тему вашого електронного листа, щоб заохотити їх відкрити його. Для цього є правила, яких слід дотримуватися:
1 - напишіть короткий об'єкт
Для того, щоб збільшити швидкість відкриття вашої електронної пошти, експерти рекомендують в ідеалі використовувати тему до 50 символів.
У вас є обмежений простір для написання об'єкта, тому ви повинні вибрати конкретний об'єкт, використовуючи дієслова дії, пов'язані з вмістом вашої електронної пошти.
Як правило, довгі об'єкти погано читаються на смартфонах, які все більше використовують професіонали для перевірки своїх електронних листів.
2-Налаштуйте тему вашої електронної пошти
Якщо можливо, ви повинні вказати ім'я та ім'я ваших контактів на рівні об'єкта. Це елемент, який може збільшити швидкість відкриття.
Поставивши деталі вашого одержувача на рівень теми електронного листа, він буде почувати себе цінувато і визнано, що заохотить його відкривати та читати вашу електронну пошту.
Корпус професійної електронної пошти
Щоб написати професійну електронну пошту, доцільно чітко напишете тіло вашої електронної пошти, не відходячи від теми, і все, на основі певних стандартів стилю та презентації.
Будьте обережні, щоб написати коротку електронну пошту з коротким і точним реченнями, які нададуть вашому одержувачу більший комфорт.
Ось кілька речей, які слід пам’ятати:
1 - використовуйте класичний шрифт
Більшість служб електронної пошти дозволяють користувачеві вибирати шрифт та стиль тексту. Що стосується ділової електронної пошти, виберіть класичний шрифт, такий як "Times New Roman" або "Arial".
Не рекомендується використовувати декоративний шрифт.
Ми також рекомендуємо:
- Прийняти читабельний розмір шрифту
- Уникайте курсиву, підсвічування або кольорів
- Не писати весь текст великими літерами
2 - написання правильної формули виклику
Для отримання професійної електронної пошти краще, як зазначено вище, звернутися до адресата за назвою, включивши в нього назву громадянства особи, яка має його прізвище.
3 - представте себе в першому абзаці
Якщо ви пишете когось вперше (наприклад, новий клієнт), дуже важливо представити себе і коротко пояснити мету вашого повідомлення.
Ви можете присвятити цій невеликій презентації один або два речення.
4-найважливіша інформація в пріоритеті
Після вашої презентації ми підемо до найважливішого моменту.
Дуже цікаво навести найбільш важливу інформацію на початку вашої електронної пошти. Ви врятуєте свій час одержувача, прояснивши свої наміри.
Ви повинні привернути увагу кореспондента і перейти прямо до суті.
5-Використовуйте формальний словниковий запас
Оскільки ви пишете професійну електронну пошту, ви повинні зробити гарне враження.
Рекомендуємо писати повні речення у ввічливому стилі.
Не рекомендується використовувати:
- Сленгові слова;
- Даремні скорочення;
- Смайлики або смайлики;
- Жарти;
- Хамські слова;
6-зробити відповідний висновок
Щоб закінчити електронну пошту, ми мусимо думати про підпис, який потрібно використовувати, тональний сигнал, який потрібно прийняти, і формула ввічливості, яку потрібно вибрати.
Треба мати на увазі, що професійне спілкування залишається а сильно кодифікована мова, Дуже важливо знати правила та обрати правильну формулу для використання в кінці електронного листа.
Використана формула повинна бути адаптована до якості її одержувача та контексту обміну.
Наприклад, якщо ви розмовляєте з керівником або клієнтом, ви можете використати “щире вітання”, що є найбільш підходящою фразою. Якщо це колега, ми можемо закінчити наш електронний лист висловом "Добрий кінець дня!" "
Що стосується підпису, ви можете встановити програму електронної пошти, щоб автоматично вставити персоналізований підпис в кінці наших електронних листів.
Для ефективності підпис повинен бути коротким:
- Не більше 4 рядків;
- Не більше 70 символів на рядок;
- Введіть своє ім’я та прізвище, свою функцію, назву компанії, адресу веб-сайту, номер телефону та факсу та, можливо, посилання на ваш профіль LinkedIn або Viadeo;
Приклад :
Роберт Холлідей
Представник компанії Y
Http: /www.votresite.com
Телефон. : 06 00 00 00 00 / факс: 06 00 00 00 00
Мобільний телефон: 06 00 00 00 00
Деякі ввічливі вирази:
- Сердечно;
- З найкращими побажаннями ;
- З найкращими побажаннями;
- З повагою;
- Сердечні вітання;
- З найкращими побажаннями ;
- З повагою,
- Приємно бачити вас знову;
- Теплі привітання ...
Для людей, яких ми особливо добре знаємо, ми можемо використовувати такі сердечні формули, як "привіт", "дружба", "до зустрічі" ...
Інші приклади класичних формул:
- Прийміть, сер / пані, вираз моїх поважних почуттів;
- Прийміть, сер / пані, висловлення мого сердечного привітання;
- Прийміть, сер / пані, мої найкращі побажання;
- Прийміть, сер / пані, мої поважні та віддані почуття;
- Прийміть, сер / пані, мої щирі вітання;
- Прийміть, сер / пані, висловлення мого найвищого поваги;
- Попросивши вас прийняти мої найкращі побажання;
- Дякую за увагу до мого прохання;
- Поважтесь прийняти, сер / пані, данину моєї глибокої поваги;
- Чекаючи прочитання від Вас, будь ласка, прийміть, сер / пані, мою висловлення найвищої поваги;
- З моєю подякою, прошу Вас знайти тут, сер / пані, вираз моїх поважних почуттів;
7-Додайте вкладення
Що стосується вкладень, не забудьте повідомити одержувача, зазначивши їх у своєму тілі з люб'язністю.
Дуже цікаво відзначити розмір і кількість вкладень, надісланих одержувачу.
Фокус: перевернута піраміда
Що стосується так званої перевернутої піраміди методи, він повинен почати текст вашої професійної електронної пошти з основної інформації Вашого повідомлення, а потім продовжити з іншою інформацією, в порядку убування важливості.
Але навіщо застосовувати цей метод?
Зазвичай перше речення читається краще, ніж решта повідомлення. Це повинно бути привабливо. Прийнявши метод перевернутої піраміди, ми можемо легко привернути увагу читача і викликати у нього бажання дочитати електронне повідомлення до кінця.
Що стосується листа, то доцільно використовувати чотири пункти в кращому випадку, до 3 4 шлейфів, при фокусуванні на конкретну ідею в пункт.
Якщо ви хочете застосувати цей метод, ми радимо вам використовувати:
- відносно короткі речення;
- зв’язування слів для зв’язку речень між собою;
- актуальна і професійна мова.
НАГАДУВАННЯ
Як ви зрозуміли, професійна електронна пошта не має нічого спільного з електронною поштою, надісланою другові. Існують правила, яких потрібно дотримуватися до кінця.
1-Обережно поводьтеся з предметом
Як ми чітко вказали, ви повинні правильно написати поле теми (або тему) вашої професійної електронної пошти. Він повинен бути лаконічним і чітким. Ваш одержувач повинен негайно зрозуміти зміст вашого листа. Тому він може вирішити, чи відкрити його негайно, чи прочитати пізніше.
2 - бути ввічливим
Як ви добре зрозуміли, використовувати формули вітання та ввічливості необхідно в контексті.
Формули мають бути короткі та дуже добре вибрані.
3-Правильні орфографічні помилки
Перш за все, вам доведеться переглянути вашу електронну пошту і переконатися, що ви не забули потрібну інформацію, і чому б хтось не прочитав її. Дуже цікаво мати думку іншої людини.
Для того, щоб виправити орфографічні і граматичні помилки, ми рекомендуємо вам скопіювати і вставити адресу електронної пошти на текстовий процесор і зробити автоматичну перевірку. Навіть якщо це програмне забезпечення не виправляє всі недоліки, це може вам допомогти. Крім того, ви також можете інвестувати в програмне забезпечення професійного корекції.
4-Підпишіть свою електронну пошту
Дуже важливо додати підпис до вашої професійної електронної пошти. Ви повинні дотримуватися наведених вище правил, щоб написати професійний підпис.
Зазначивши різноманітну інформацію, що стосується вашої функції, ваша компанія ... Ваш одержувач швидко зрозуміє, з ким він має справу.
5-Налаштуйте свою електронну пошту
Якщо це загально, почта рідше читається. Ви повинні зробити одержувачу відчути, що це повідомлення адресоване йому тільки йому. Таким чином, вам потрібно налаштувати об'єкт і вибрати формулу для прийняття, щоб почати свою електронну пошту.
Якщо це груповий електронний лист, важливо створити різні списки відповідно до характеристик одержувачів, їх уподобань, інтересів та місцезнаходження. Сегментація одержувачів дозволяє збільшити швидкість відкриття електронних листів.
6-Дайте бажання відкрити пошту
Під час написання професійної електронної пошти завжди потрібно, щоб одержувач хотів його відкрити. Як правило, об'єкт є першим елементом, який натискає кореспондент, щоб відкрити вашу електронну пошту та прочитати її. Таким чином, ви повинні надавати більше значення своєму об'єкту, зцілити його і зробити його максимально привабливим.
У цьому ж сенсі перші два речення вашого електронного листа повинні зробити одержувача бажати продовження читання. Рекомендується навести найбільш важливу інформацію на початку вашої електронної пошти та викликати цікавість вашого кореспондента.
7-уникайте оманливих об'єктів
Ви ніколи не повинні використовувати об'єкт, що вводить в оману, щоб збільшити швидкість відкриття ваших листів.
Майте на увазі, що ваш транспортний засіб по електронній пошті свою фотографію (або компанію) .so це дуже важливо, щоб уникнути вводять в оману і провокаційні об'єкти. Об'єкт повинен відповідати вмісту вашої електронної пошти.
8 - Покладіть себе на місце читача
Емпатія - це дуже важливий елемент, який слід враховувати. Ви повинні поставити себе на місце одержувача, щоб правильно написати тему електронного листа та зробити його привабливим. Ви повинні стати на місце вашого кореспондента і перерахувати ряд питань, які він може задати собі. Саме з відповідей ви можете адаптувати заголовок електронного листа.
9-використовуйте професійну електронну адресу
Особисті адреси таких прекрасних дівчат @ ... або джентльмен @ ... абсолютно забороняють. У контексті професійних відносин ми ніколи не говоримо з співрозмовником, використовуючи цей тип електронної пошти.
Рекомендується використовувати професійну адресу електронної пошти або принаймні особисту адресу з вашим іменем та прізвищем.
Професійна електронна пошта вимагає дуже гарного спілкування, чіткого словника, лаконічного тексту, чіткого запиту та бездоганної правопису. Приймаючи правила, поради та поради, про які ми просто цитували, ви можете написати привабливу електронну пошту, яка відразу ж зацікавить свого одержувача та викликає його інтерес.
