Print Friendly, PDF & Email

Напишіть для читання

Колега щойно надіслав вам e-mail щодо зустрічі, яку ви маєте за годину. Електронна пошта має містити ключову інформацію, яку ви повинні представити в рамках важливого проекту.

Але є проблема: пошта настільки погано написана, що ви не можете знайти потрібні дані. Є орфографічні помилки і неповні речення. Параграфи настільки довгі і настільки заплутані, що вам потрібно три рази довше, ніж потрібно, щоб знайти потрібну інформацію. Як наслідок, ви не підготовлені до зустрічі, і це не так гладко, як ви хочете.

Ви коли-небудь стикалися з подібною ситуацією? У перевантаженому світі інформації важливо спілкуватися чітко, лаконічно і ефективно. Люди не мають часу читати електронні листи довжиною книги, і вони не мають терпіння інтерпретувати погано побудовані електронні листи і де корисна інформація розкидана всюди.

Плюс ваш навички письма хороші, чим більше ви відчуваєте себе добре, включаючи свого начальника, колег і клієнтів. Ви ніколи не знаєте, наскільки далеко вас приведуть ці хороші враження.

У цій статті ми побачимо, як можна поліпшити свої навички письма та уникнути типових помилок.

Аудиторія та формат

Першим кроком для чіткого написання є вибір відповідного формату. Чи потрібно надсилати електронну пошту? Напишіть докладний звіт? Або написати офіційний лист?

Формат, так само як і ваша аудиторія, визначатимуть ваш «пишучий голос», тобто наскільки формальним або спокійним повинен бути тон. Наприклад, якщо ви пишете електронне повідомлення потенційному клієнту, чи має воно мати такий же тон, як електронне повідомлення другові?

Безумовно, ні.

Почніть із визначення того, хто прочитає ваше повідомлення. Це спрямовано на керівників вищої ланки, на всю команду чи на невелику групу, яка працює над конкретним файлом? У всьому, що ви пишете, ваші читачі або одержувачі повинні визначати ваш тон, а також аспекти вмісту.

ЧИТАННЯ  Заборонити орфографічні помилки на роботі

Склад і стиль

Коли ви дізнаєтеся, що ви пишете і для кого ви пишете, ви повинні почати писати.

Чистий білий екран комп'ютера часто лякає. Легко застрягти, тому що ви не знаєте, як почати. Спробуйте скористатися цими підказками для створення та форматування документа:

 

  • Почніть з аудиторіїНе забувайте, що ваші читачі можуть нічого не знати про те, що ви їм розповідаєте. Що їм потрібно знати в першу чергу?
  • створення плануЦе особливо корисно, якщо ви пишете довший документ, наприклад, звіт, презентацію або мовлення. Контури допоможуть вам визначити кроки, за якими виконується порядок і розділити завдання на керовану інформацію.
  • Спробуйте трохи співчуттяНаприклад, якщо ви пишете електронну пошту з продажу для потенційних клієнтів, чому вони повинні дбати про продукт чи продаж? Яка користь для них? Пам'ятайте про потреби аудиторії в будь-який час.
  • Використовуйте риторичний трикутникЯкщо ви намагаєтеся переконати когось зробити щось, переконайтеся, що ви пояснюєте, чому люди повинні слухати вас, наводити ваше повідомлення, щоб залучити вашу аудиторію, і представити інформацію раціонально і послідовно.
  • Визначте свою основну тему: Якщо у вас виникли труднощі з визначенням основної теми вашого повідомлення, прикиньтеся, що залишилося 15 секунд, щоб пояснити своє місцезнаходження. Що ви говорите? Це, мабуть, ваша головна тема.
  • Використовуйте звичайну мову: Якщо не писати наукову статтю, то в цілому краще використовувати просту мову, пряму мову. Не використовуйте довгі слова, щоб просто вразити людей.

структура

Ваш документ має бути максимально зручним для користувачів. Використовуйте назви, субтитри, маркери та цифри якомога більше, щоб розділити текст.

Зрештою, що легше читати: сторінка з довгими абзацами або сторінка, розділена на короткі абзаци з заголовками розділів і маркерами? Документ, який легко сканувати, буде читатися частіше, ніж документ з довгими, щільними параграфами.

ЧИТАННЯ  Успішна професійна електронна пошта залежить від кількох критеріїв

Заголовки повинні привернути увагу читача. За допомогою питань, це часто є гарною ідеєю, особливо в рекламних текстах, тому що питання тримають читача цікаво і цікаво.

У електронних листах та пропозиціях використовуйте короткі, фактичні назви та субтитри, такі як у цій статті.

Додавання графіки також є розумним способом розділення тексту. Ці наочні засоби не тільки дозволяють читачеві тримати свою увагу на змісті, але й передавати важливу інформацію набагато швидше, ніж текст.

Граматичні помилки

Ви, мабуть, знаєте, що помилки в електронній пошті зроблять вашу роботу непрофесійною. Дуже важливо уникати грубих помилок, перевіряючи орфографію та переглядаючи свої орфографії якомога більше.

Ось кілька прикладів часто використовуваних слів:

 

  • Я посилаю / надсилаю / надсилаю

 

Дієслово "відправити", будучи дієсловом першої групи, завжди пише в першій особі однини "я посилаю" з "е". "Відвантаження" без "e" - це ім'я ("відвантаження") і може бути множиною: "відправлення".

 

  • Я приєднуюся до вас / я приєднуюся до вас

 

Ви завжди будете писати "Я приєднуюся до вас" з "s". "Спільне" з "t" є сполученням третьої особи в однині "він приєднується".

 

  • Кінцевий термін / термін

 

Навіть якщо "бампер" прикріплений до жіночого імені, не піддавайтеся спокусі і завжди пишіть "бампер" без "е".

 

  • Рекомендація / рекомендація

 

Якщо в англійській мові ми пишемо "рекомендацію" з "е", по-французьки ми завжди пишемо "рекомендацію" з "а".

 

  • Є / є / є там

 

Ми додаємо ейфонічне “t” у формули запитань, щоб полегшити вимову та запобігти послідовності двох голосних. Тому ми напишемо "є".

 

  • З точки зору / в термінах

 

Ніхто не пише "з точки зору" без "s". Існує дійсно завжди кілька термінів у використанні цього виразу.

ЧИТАННЯ  Знайте правила використання в професійному контексті

 

  • / Серед

 

Будьте обережні, щоб не вводити в оману слово "крім", яке закінчується символом "s". Ніхто не пише "серед" з "s". Це привід і він незмінний.

 

  • За домовленістю / за домовленістю

 

Навіть прикріплені до жіночого імені, "як узгоджено" завжди незмінно і ніколи не приймає "е".

 

  • Технічне обслуговування / обслуговування

Не плутайте ім'я і дієслово. Назва "інтерв'ю" без "t" описує обмін або "співбесіду". Спільний дієслово в третій особі однини "підтримує" використовується, коли справа доходить до виконання дії збереження чогось.

Деякі з ваших читачів не будуть досконалими у написанні та граматиці. Вони можуть не помітити, якщо ви зробите такі помилки. Але не використовуйте це як виправдання: зазвичай будуть люди, особливо керівники, які помітять!

З цієї причини все, що ви пишете, має бути якісно прийнятним для всіх читачів.

перевірка

Ворогом хорошої коректури є швидкість. Багато людей поспішають переглядати свої електронні листи, але так ви помиляєтеся. Виконайте ці інструкції, щоб перевірити, що ви написали:

  • Перевірте колонтитули: Люди часто ігнорують їх, щоб зосередитися лише на тексті. Це не тому, що заголовки жиру і жиру, що вони вільні від помилок!
  • Прочитайте повідомлення вголос: Це змушує вас йти повільніше, що означає, що ви, швидше за все, виявите помилки.
  • За допомогою пальця слідуйте за текстом під час читання: Це ще одна річ, яка допомагає вам сповільнитися.
  • Почніть з кінця тексту: Перечитайте речення від кінця до початку, це допоможе вам зосередитися на помилках, а не на вмісті.