Коли деякі співробітники відсутні з різних причин, не попередивши свого керівника або керівника, вони не знають, як висловити свою думку. Іншим також важко вимагати короткої відпустки, якщо у них є кілька особисті питання до оплати.

Вплив вашої відсутності багато в чому залежить від характеру вашої роботи та політики, яка діє на вашому робочому місці. Ваша відсутність, особливо якщо вона не оголошена заздалегідь, може бути дуже дорогою для вашої організації. Тому, перш ніж приймати рішення бути далеко, подумайте про це. Якщо це сталося або сталося, користуючись електронною поштою, щоб вибачитися або пояснити своєму керівнику, це відмінний спосіб спілкуватися ефективно і швидко.

Перед написанням обґрунтування електронної пошти

Ця стаття має на меті показати, як працівник з однієї або кількох законних причин може виправдати свою потребу бути відсутнім або причину, чому він не міг бути присутнім на своїй посаді. Як працівнику, важливо, щоб ви були впевнені в можливих наслідках відсутності без відпустки. Немає гарантії, що на ваш електронний лист із вибаченнями буде схвалена відповідь. Крім того, немає гарантії, що коли ви напишете електронний лист із проханням відпустити з роботи, воно буде сприйняте позитивно.

ЧИТАННЯ  Проект Voltaire доставить вас до відомих орфографічних конкурсів

Однак, коли ви повинні бути відсутніми з невідкладних причин, і ви не можете зв’язатися зі своїм начальником, важливо якнайшвидше написати електронний лист із зазначенням точних причин цієї відсутності. Так само, коли ви заздалегідь знаєте, що вам потрібно займатися важливими особистими чи сімейними питаннями, це розумно робити скласти електронний лист що містять свої вибачення за незручності та кілька можливих роз’яснень. Ви робите це з надією мінімізувати вплив особистого життя на свою роботу.

Нарешті, переконайтеся, що ви знайомі з політикою та протоколом вашої компанії щодо того, як бути відсутніми у вашій групі. Підприємство може піти на певні поступки в разі надзвичайних ситуацій і надати спосіб керувати ними. Імовірно, буде діяти політика щодо кількості днів між тим, коли вам потрібно подати заявку, і тими днями, коли ви будете відсутні.

Рекомендації щодо написання електронної пошти

Використовуйте формальний стиль

Цей електронний лист є офіційним. Воно повинно бути написано в офіційному стилі. Від теми до висновку все має бути професійним. Ваш керівник, як і всі інші, очікує, що ви висловите серйозність ситуації у своєму електронному листі. Імовірно, що ваша справа буде почута, коли ви пишете такий електронний лист у офіційному стилі.

Надішліть повідомлення рано

Ми вже підкреслили важливість поваги до політики компанії. Також зверніть увагу, що якщо вам потрібно написати електронний лист із професійним приводом, важливо зробити це якомога швидше. Це особливо необхідно, коли ви зазнали невдачі, і ви не прийшли працювати без дозволу. Повідомлення начальника після невиправданої відсутності може уникнути попередження. Повідомляючи Вас заздалегідь про випадок форс-мажорних обставин, в якому Ви опинитеся, Ви допоможете компанії обрати відповідну заміну або домовитися.

ЧИТАННЯ  Підготуйте автоматичне повідомлення про відсутність до свят

Будьте лаконічними з деталями

Будьте короткими. Вам не потрібно вдаватися в деталі того, що сталося, що призвело до того, що ви не були там або незабаром зникли. Просто згадайте важливі факти. Якщо ви просите дозволу заздалегідь, вкажіть день(и), коли ви збираєтеся бути відсутніми. Будьте конкретні з датами, не давайте приблизних.

Пропонуйте допомогу

Коли ви пишете електронний лист із виправданням для того, щоб бути відсутнім, обов’язково покажіть, що ви дбаєте про продуктивність компанії. Не можна просто говорити, що ви будете далеко, запропонувати зробити щось, що зменшить наслідки вашої відсутності. Наприклад, ви можете зробити це, коли повернетеся або поговорите з колегою, щоб замінити вас. Деякі компанії можуть мати такі правила, як відрахування із зарплати за кілька днів. Тому постарайтеся повністю зрозуміти політику компанії та як з нею можна працювати.

Приклад електронного листа 1: як написати електронний лист із вибаченнями (після того, як ви пропустили робочий день)

Тема: Доказ відсутності від 19

 Здравствуйте, г-н Guillou,

 Будь ласка, прийміть цей електронний лист як офіційне сповіщення про те, що я не зміг прийти на роботу 19 листопада 2018 року через застуду. Ліам і Артур зайняли моє місце під час моєї відсутності. Вони виконали всі поставлені мною завдання на цей день.

 Прошу вибачення за те, що не можу поспілкуватися з вами перед відходом з роботи. Вибачте, якщо виникли незручності для компанії.

 Я додав свою медичну довідку до цього електронного листа.

 Будь ласка, повідомте мене, якщо вам потрібна додаткова інформація.

 Дякую за ваше розуміння.

Cordialement,

 Етан Гаудін

Приклад електронної пошти 2: Як написати лист із вибаченнями за майбутню відсутність на роботі

Тема: Управління моїм відсутністю дня 17 / 12 / 2018

Шановні пані Паскаль,

 Будь ласка, прийміть цей електронний лист як офіційне сповіщення про те, що я буду відсутній на роботі 17 грудня 2018 року. Того дня я буду виступати як професійний свідок у суді. Минулого тижня я повідомила вас про виклик у суд і про те, що я обов’язково повинен бути присутнім.

 Я уклав угоду з Габіном Тібо з ІТ-відділу, який зараз у відпустці, щоб замінити мене. Під час судових перерв я подзвоню, чи потрібна йому допомога.

 Je Vous remercie.

 Cordialement,

 Емма Валле