Print Friendly, PDF & Email

 Доповідь: 4 основні моменти, які потрібно знати, щоб досягти успіху

Ви повинні зробити a доповідьабо звіт на прохання вашого менеджера. Але ви не знаєте, з чого почати або як сформулювати це.

Тут я показую просту процедуру в точках 4, щоб ефективно і з певною швидкістю реалізувати цей звіт. Вона повинна бути написана логічною хронологією.

Яка користь звіту?

Це дає можливість людині, на яку він покликаний мати можливість покластися представлені дані прийняти рішення про дію. Інформація, яка зафіксована у звіті, дає можливість відповісти на одне або кілька питань, необхідних для прийняття рішень.

Тим не менш, працівник може написати доповідь, щоб запропонувати своїм керівником певні теми для вдосконалення, наприклад, щодо організації послуги або заміни матеріали. Звіт - відмінний спосіб спілкування між начальником та його підлеглими.

Залежно від мети звіту, його подання може бути різним, однак процедура, яку я показую нижче, діє для всіх звітів, які вам доведеться зробити.

Перший пункт - запит повинен бути точним і чітким.

Цей перший пункт буде основним моментом, на якому буде заснована вся ваша робота. Вона також буде обмежувати відповідну територію.

Одержувач звіту

- Чого саме він хоче від вашого звіту?

- Які цілі і завдання звіту для нього?

- Наскільки корисним буде звіт для вашого адресата?

ЧИТАННЯ  Напишіть електронний лист у професійному середовищі

- Чи одержувач вже знає предмет?

- Знайте, що його знання полягає в тому, щоб не повторювати вже відомі відомості.

Справа та умови

- Яка ситуація?

- Які причини пов’язані із запитом на звіт: труднощі, перетворення, еволюція, модифікації, вдосконалення?

Другий момент - розглянути, вибрати та зібрати важливу інформацію.

Інформація може бути безліччю, будь то примітки, документи чи інші звіти, а також різні джерела, але важливо бути вибірковим, щоб пам'ятати лише ті, що є суттєвими, істотними та необхідними і не бути захопленими інформацією менш відсоткової або повторюваної, яка може завдати шкоди остаточному звіту. Тому вам слід використовувати лише найбільш відповідну інформацію, яка відповідає запитуваному звіту.

Третя точка - організувати та реалізувати план

Як правило, план починається з вступу, потім продовжується з розвитком і закінчується висновком.

Нижче описаний план є загальним. Роль вступу і висновку не відрізняються, зберігаючи свою внутрішню роль. Навпаки, розвиток може бути сприйнятий різним способом відповідно до звіту, який вам доведеться усвідомити.

Введення звіту

Він надає важливу інформацію, що стосується самої причини звіту; його спонукання, його наміри, його сенс існування, його прерогативи.

Ця інформація повинна об'єднати кількома словами мету доповіді у стислій текстовій формі, хоча вона є детальною та повною.

Це абсолютно не бажано ігнорувати введення, так як він описує заздалегідь точні дані додатків, що дозволяють одержувач як редактор доповіді, щоб бути впевненими в тому, взаємному розумінні. Це також допомагає запам'ятати умови запиту, ситуацію, умови, коли звіт не розглядається негайно, або якщо це необхідно переглянути пізніше.

ЧИТАННЯ  Професійна пошта: деякі правила для поширених форм виклику

Розробка звіту

Розвиток зазвичай поділяється на три розділи.

- Відчутна та неупереджена інвентаризація ситуації або контексту, тобто детальний виклад того, що вже існує.

- чітке судження про те, що є на місці, висвітлюючи як позитивні, так і негативні аспекти, одночасно пропонуючи аналіз, наскільки це є необхідним.

- Консультації, пропозиції та рекомендації, наскільки це можливо, пов'язані з перевагами, які їм належать.

Висновок доповіді

Вона не повинна містити нового суб'єкта, який не міг би бути вказаний у розробці. Не будучи скороченим вираженням розробки, саме тут потрібно дати відповідь, запропонувавши чітко одне чи наступне рішення рекомендацій, зазначених у цьому.

Четвертий пункт - написання звіту

Певні правила, загальні для всіх редакційних статей, мають бути дотримані. Особливу увагу буде приділено зрозумілому та доступному словникові бездоганна орфографія для більш професіоналізму, короткі речення для кращого розуміння, прозора структура абзаців для гарного читання.

Особливий догляд за формою своєї доповіді може запропонувати читачеві чи отримувачу важливість зручності та читання.

- Ви повинні бути стислими та чітко вказаними у вашому листі

- Щоб забезпечити кращу швидкість читання звіту, надішліть читачу на додаток, який принесе деякі додаткові пояснення, коли це необхідно.

- Плануйте резюме, коли ваш звіт охоплює більше трьох сторінок, що дозволяє одержувачу орієнтуватися у своєму читанні, якщо це його вибір.

ЧИТАННЯ  Кожен одержувач має відповідну ввічливу формулу!

- Коли це вигідно або незамінно, інтегруйте таблиці та інші графіки, що відображають ваш текст, щоб ілюструвати дані. У деяких випадках вони можуть бути важливими для гарного розуміння.

- Не залишайте заголовки та субтитри, щоб розділити кожну частину вашого звіту, щоб перемогти, там, також, у плавності.

На закінчення: Що пам’ятати

  1. Правильне тлумачення та розуміння програми дозволяє вам реагувати, не будучи поруч з предметом, щоб отримати ефективність.
  2. У вашому звіті ви можете поділитися своїми ідеями, стримаючи простий звіт.
  3. Щоб бути ефективним, ваш звіт повинен давати відповіді на питання, поставлені одержувачем, отже, головний інтерес усього його виступу; складання, структура, заява та її розгортання; вступ, розробка, висновок.
  4. Поясніть свої аргументи, спостереження та запропоновані рішення.

Для формуючи у Microsoft Word цей 15-хвилинний об’їзд на YouTube буде для вас більш ніж корисним.