Print Friendly, PDF & Email

Якщо у вас немає чіткого розпорядку поводження з вашими електронними листами, вони можуть швидко стати джерелом значних втрат часу. З іншого боку, якщо ви робите все, що необхідно на організаційному рівні, щоб не дати вам заважати десятки непрочитаних електронних листів. Тоді ви можете звільнити розум від будь-якої можливості пропустити важливий електронний лист. У цій статті перераховано ряд перевірених практик. Прийнявши їх, ви, безсумнівно, зможете керувати своєю поштовою скринькою набагато спокійніше.

Автоматично або вручну класифікувати будь-яку електронну пошту у спеціальній папці або підпапках.

 

Це тип методу, який дозволить швидко сортувати електронні листи за важливістю. Ви можете класифікувати свої електронні листи за темою, темою, за термінами. Важливо - скористатися всім особливості Вашої поштової скриньки для повного управління поштою. Після створення каталогу з папкою та підпапкою відповідно до режиму організації, який вам підходить. Кожне повідомлення матиме своє місце у вашій поштовій скриньці, як і кожен паперовий файл на вашому столі. Отже, як тільки минув момент для обробки ваших електронних листів, ви можете зосередитися на 100% на решті своєї роботи.

Плануйте конкретний час для обробки електронних листів

 

Звичайно, ви повинні залишатися чуйними та вміти обробляти повідомлення, які очікують негайної відповіді від вас. В іншому сплануйте найбільш відповідний момент (и), щоб послідовно обробляти свої електронні листи. Почніть з підготовки всіх елементів, необхідних для обробки вашої роботи. Паперові файли, степлери, принтери, все повинно бути зручним для максимальної концентрації. Неважливо, коли ви обираєте. Тепер, коли ваша поштова скринька організована як центр сортування поштових відправлень, у вас є можливість спокійно обробляти електронні листи з ефективністю та швидкістю.

ЧИТАННЯ  Як організувати своє робоче середовище?

Очистіть свою поштову скриньку, видаливши всі непотрібні бюлетені

 

Чи поширюється ваша поштова скринька постійно нецікавими інформаційними розсилками чи рекламою? Не забудьте позбутися своєї поштової скриньки всіх цих бюлетенів, які більше нагадують спам, ніж будь-що інше. Ви повинні систематично скасовувати підписку на всі ці списки розсилки, які не приносять вам нічого конкретного і які можуть швидко стати інвазивнішими. Можна використовувати такі інструменти Cleanfox де ВідкрутитиMe зробіть необхідне за кілька кліків. Не приймаючи вас вранці, такий тип рішення допоможе вам надзвичайно покінчити з усім цим цифровим забрудненням. Тисячі листів можна обробити відносно швидко.

Налаштування автоматичної відповіді

 

Ви незабаром надовго їдете у відпустку. Деталі, які не можна не помітити, активували автоматичну відповідь вашої поштової скриньки. Це щось важливе, щоб усі люди, з якими ви професійно спілкуєтесь електронною поштою, були добре інформовані про вашу відсутність. Багато непорозумінь можливі, коли клієнт або постачальник втрачає терпіння, оскільки ці повідомлення залишаються без відповіді. Цього легко уникнути за допомогою короткого повідомлення, яке буде надіслане автоматично під час вашої відпустки. Вам просто потрібно вказати дату повернення з відпустки, а чому б не електронний лист колеги, якщо це необхідно.

Загартуйте кількість електронних листів, які ви надсилаєте копією

 

Систематичне використання електронних листів, що надсилаються у копії (CC) та невидимій копії (CCI), може швидко генерувати нескінченні обміни. Люди, які мали лише отримати ваше повідомлення для отримання інформації, тепер потребують роз'яснення. Інші дивуються, чому вони отримали це повідомлення і справедливо сприймають його як марну трату часу. Роблячи вибір, щоб поставити когось у цикл, переконайтесь, що ваш вибір справді актуальний. Повідомлень, надісланих кому-небудь будь-яким чином, слід уникати.

ЧИТАННЯ  Як ефективно працювати на відкритому просторі?

Пам’ятайте, що електронний лист може мати юридичну цінність

 

Наскільки це можливо, зберігайте всі ваші електронні листи, вони мають силу доказування, зокрема до промислового суду. Електронне повідомлення, якщо воно засвідчене тим самим юридичним значенням, що і лист, який ви написали б від руки. Але будьте обережні, навіть просте повідомлення посланий без роздумів для колеги або для клієнта може мати серйозні наслідки. Якщо клієнт доведе, електронною поштою є підтримка, що ви не дотримувались своїх зобов’язань щодо доставки чи іншого. Вам доведеться нести наслідки для свого бізнесу та для себе. У комерційних спорах, як у промислових трибуналах, доказ вважається "вільним". Тобто суддя вирішить і краще ретельно класифікувати його електронні листи, ніж виносити їх у смітник.